A partir de 2025, las empresas alemanas que emitan facturas a otras empresas deberán hacerlo de forma electrónica. Sin embargo, la pregunta es: ¿en qué formato? Hay dos opciones conocidas: la factura XRechnung y la factura ZUGFeRD.

En este artículo, explicaremos qué son las facturas XRechnung y ZUGFeRD. Veremos cómo difieren los formatos, incluido su cumplimiento legal, requisitos técnicos y manejo práctico.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué son las facturas electrónicas?
  
• ¿Qué es una factura XRechnung?
  
• ¿Qué es una factura ZUGFeRD?
  
• ¿Cuál es la diferencia entre una factura XRechnung y una ZUGFeRD?
  

¿Qué son las facturas electrónicas?

Lasfacturas electrónicas, son documentos digitales que contienen datos de facturas en un formato estructurado y legible por máquina. A diferencia de las facturas tradicionales en papel o los PDF no estructurados, las facturas electrónicas permiten el procesamiento automático por parte de los sistemas de contabilidad y planificación de recursos empresariales. Los formatos más comunes incluyen estándares basados en XML, como XRechnung o ZUGFeRD, que cumplen con los requisitos de la gestión de facturas digitales. Las facturas electrónicas deben cumplir con los requisitos legales de la norma EN 16931 de la Unión Europea (UE).

La introducción de la facturación electrónica forma parte de un cambio integral hacia la digitalización de la economía. El objetivo de la facturación electrónica es optimizar los flujos de trabajo, reducir las fuentes de errores en la introducción manual de datos y reducir los costes. Otro factor clave detrás de la facturación electrónica es la Directiva de la UE 2014/55/UE introducida en 2014, que hizo obligatoria la facturación electrónica para los contratos públicos en la Unión Europea. La Directiva se introdujo con la esperanza de que la facturación electrónica hiciera más eficiente la administración y facilitara la cooperación transfronteriza dentro de la UE. La directiva también establecía que, a partir de noviembre de 2020, todos los poderes adjudicadores de Alemania debían recibir y procesar facturas en formato electrónico.

A partir del 1 de enero de 2025, la facturación electrónica no solo será relevante para las empresas que emiten facturas a administraciones públicas y autoridades federales (es decir, empresas B2G o de empresa a gobierno). Debido a la Ley de Oportunidades de Crecimiento del Consejo Federal, aprobada en marzo de 2024, las empresas que venden o compran bienes o servicios de otras empresas (es decir, empresas B2B o de empresa a empresa) deben emitir facturas electrónicamente a partir de 2025. Las únicas excepciones son los pequeños empresarios, que pueden seguir enviando facturas en formato papel o PDF. Sin embargo, deben ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas entrantes. La Ley Fiscal Anual de 2024 definió esta regulación para los pequeños empresarios. A partir de 2025, podrás encontrar información detallada en nuestro artículo sobre la regla para empresarios a pequeña escala.

El formato específico que utilicen las empresas para las facturas electrónicas dependerá de cada empresa. Las opciones más comunes en Alemania son la factura XRechnung y la factura ZUGFeRD.

¿Qué es una factura XRechnung?

La factura XRechnung fue aprobada por la Oficina de Coordinación de Normas Informáticas (KoSIT), que en Alemania es responsable del desarrollo y la aplicación de normas de tecnología de la información (TI) para el intercambio de datos en la administración pública. Aunque XRechnung refleja una factura tradicional en términos de contenido y cumplimiento legal, difiere fundamentalmente en su formato: la XRechnung se basa en un formato de datos XML. En lugar de un documento legible, XRechnung consiste en un conjunto de datos en forma de líneas de código. Todos los datos de la factura tienen un espacio predeterminado en este formato estructurado y, por lo tanto, los sistemas digitales pueden leerlos y procesarlos de forma completa y automática.

¿Qué es una factura ZUGFeRD?

En 2014, el Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) elaboró la factura ZUGFeRD. Esto explica el nombre completo del formato de factura «Guía central del usuario del Foro para la Facturación Electrónica de Alemania», que se abrevia como «ZUGFeRD». Una factura ZUGFeRD es un formato de factura híbrido que combina dos elementos en un solo documento. Al igual que la XRechnung, contiene un conjunto de datos XML, pero también contiene un documento PDF/A-3 que se parece a una factura convencional. Esto significa que tanto las máquinas como los humanos pueden leer la factura de ZUGFeRD.

¿Cuál es la diferencia entre una factura XRechnung y una ZUGFeRD?

Las empresas B2B, en particular, deberían analizar detenidamente las diferencias entre las facturas XRechnung y ZUGFeRD para poder decidir qué formato de factura es el mejor para ellas. A continuación se muestra una descripción general de las diferencias más importantes.

Cumplimiento de la normativa legal:

Tanto la factura XRechnung como la ZUGFeRD cumplen legalmente con las directivas y normas europeas pertinentes. ZUGFeRD, a partir de la versión 2.0, se adhiere al estándar internacional para facturas, la Factura Intersectorial (CII) del Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y el Comercio Electrónico (UN/CEFACT). Este estándar para facturas electrónicas, que permite el intercambio estructurado de datos, es también la base de la XRechnung. Por lo tanto, en términos de cumplimiento legal, no hay diferencia entre la factura XRechnung y ZUGFeRD.

Grupo destinatario

Los grupos destinatarios de las facturas XRechnung y ZUGFeRD difieren debido a sus respectivos enfoques y usos potenciales. XRechnung se creó originalmente para facturar a clientes públicos. Por lo tanto, es especialmente adecuado para empresas que mantienen exclusivamente relaciones comerciales con autoridades e instituciones públicas.

Por el contrario, el formato ZUGFeRD atrae a un grupo objetivo mucho más amplio. Es adecuado para su uso tanto en el sector público como en el sector B2B. En teoría, incluso es posible utilizarlo en el sector de empresa a consumidor, o B2C. A partir de la versión 2.1, la factura ZUGFeRD cumple con todos los requisitos para la administración pública. También permite la creación de un archivo XML puro sin PDF. Esta función adicional es útil porque algunos portales de recepción de facturas de los poderes adjudicadores públicos solo aceptan datos de facturas XML estructurados.

Formato de archivo

XRechnung es un archivo XML puro. Por el contrario, la factura ZUGFeRD es un formato híbrido que consiste en un documento PDF visible que contiene un archivo XML incrustado.

Legibilidad

Los diferentes formatos de archivo resaltan otra diferencia importante entre la factura XRechnung y ZUGFeRD. El XRechnung solo es legible por máquina y, por lo tanto, requiere un software especial para que la información contenida en sus líneas de código sea visible para los humanos. Los usuarios pueden usar un software especial para leer una factura de ZUGFeRD, pero no se les exige. En la vista PDF, los usuarios pueden ver el contenido como lo harían en una factura tradicional.

Procesamiento

Las facturas XRechnung solo se pueden procesar automáticamente (es decir, con la ayuda de un software especial). Las facturas ZUGFeRD, por otro lado, se pueden transferir automática o manualmente a los sistemas de contabilidad de los destinatarios. Las empresas también pueden transferir manualmente la información de una factura de ZUGFeRD al sistema de su empresa.

Diseño

Otra diferencia entre las facturas XRechnung y ZUGFeRD es la posibilidad de utilizar un diseño individual. Las facturas ZUGFeRD ofrecen a las empresas la flexibilidad de integrar su diseño corporativo en la factura en PDF. Esto incluye el uso de logotipos, fuentes específicas, colores y otros elementos gráficos que reflejen la marca de la empresa. Esta adaptabilidad es particularmente ventajosa en los sectores B2B y B2C, ya que permite a las empresas presentar su identidad de marca de manera consistente, incluso en la facturación. Por el contrario, XRechnung es puramente funcional y prescinde por completo de la individualidad visual. Dado que se compone exclusivamente de datos XML legibles por máquina, no es posible incluir elementos gráficos ni un formato especial.

Requisitos técnicos para emisores de facturas

La creación de una factura XRechnung requiere el uso de un software de contabilidad especial o un generador en línea. Para la mayoría de los proveedores de software consolidados, la creación de una factura XRechnung ya es una parte integral de su paquete de servicios. Con solo unos pocos clics, los usuarios pueden crear estas facturas automáticamente, enviarlas y archivarlas a prueba de auditorías. Los generadores en línea ofrecen opciones similares, pero las facturas creadas deben descargarse de forma manual y archivarse localmente. Para las empresas que emiten un gran número de facturas y necesitan garantizar su almacenamiento a largo plazo, la mejor opción suele ser utilizar un software especializado. Esto se debe a que el software no impone restricciones en cuanto a la cantidad de facturas creadas, mientras que muchos generadores en línea limitan su uso.

Para crear facturas ZUGFeRD también se requiere un software adecuado. Las empresas pueden utilizar programas de contabilidad especializados, sistemas ERP o extensiones para aplicaciones existentes.

En principio, también es técnicamente posible convertir facturas PDF existentes a los formatos de factura XRechnung o ZUGFeRD. Algunos proveedores de servicios cobran por ello, pero no se recomienda. La conversión es propensa a errores, ya que el PDF utiliza el reconocimiento de texto automático para leer el contenido de las facturas originales.

Requisitos técnicos para los destinatarios de facturas

Los destinatarios necesitan un software especial para leer y procesar las facturas XRechnung. No es absolutamente necesario para las facturas ZUGFeRD, ya que los usuarios pueden ver los datos de la factura en PDF como lo harían con las facturas convencionales.

Envíos

Puedes enviar facturas XRechnung y ZUGFeRD a los destinatarios de varias maneras. Las opciones incluyen: la carga de un archivo, el envío a través de plataformas de transmisión especiales o el envío como archivo adjunto de un correo electrónico. Además, puedes enviar facturas directamente desde el software de contabilidad a través de una interfaz adecuada.

Stripe Invoicing ofrece una solución práctica para el envío de facturas electrónicas. Las empresas con cuenta de Stripe pueden usar la aplicación de Billit, que es socio de Stripe, para crear y enviar facturas de manera fácil y en cumplimiento de la ley. Tras configurarlo una única vez, el sistema gestiona el proceso de envío de forma automática. Además, el sistema permite a las empresas comprobar el estado de todas las facturas en cualquier momento. Si se produce un error, los usuarios reciben una notificación inmediata para que puedan resolver el problema rápidamente.

Visión general: Diferencia entre facturas XRechnung y ZUGFeRD