ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป ธุรกิจในเยอรมนีที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับธุรกิจอื่นๆ จะต้องดําเนินการผ่านวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม คําถามก็คือ ใบแจ้งหนี้ต้องอยู่ในรูปแบบใด มีสองตัวเลือกที่เป็นที่รู้จักกันดี ได้แก่ XRechnung และ ZUGFeRD

ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าใบแจ้งหนี้ XRechnung และ ZUGFeRD คืออะไร เราจะสํารวจว่ารูปแบบเหล่านี้มีความแตกต่างกันอย่างไร รวมถึงการปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย ข้อกําหนดทางเทคนิค และการจัดการในเชิงปฏิบัติ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คืออะไร
  
• ใบแจ้งหนี้ XRechnung กับ ZUGFeRD แตกต่างกันอย่างไร
  

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์คืออะไร

ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นเอกสารดิจิทัลที่มีข้อมูลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่มีโครงสร้างและอ่านได้ด้วยแมชชีน ใบแจ้งหนี้ี้อิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้สามารถประมวลผลการชําระเงินอัตโนมัติด้วยระบบการวางแผนทรัพยากรสําหรับองค์กร (ERP) และการทำบัญชี ซึ่งแตกต่างจากใบแจ้งหนี้กระดาษแบบเดิมหรือไฟล์ PDF ที่ไม่ได้จัดโครงสร้าง รูปแบบที่พบบ่อยได้แก่ มาตรฐานแบบ XML เช่น XRechnung หรือ ZUGFeRD ซึ่งเป็นไปตามข้อกําหนดของการจัดการใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมายของมาตรฐานสหภาพยุโรป (EU) EN 16931

การเริ่มใช้การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนแปลงที่ครอบคลุมเพื่อไปสู่ระบบดิจิทัลของเศรษฐกิจ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีไว้เพื่อปรับขั้นตอนการทํางานให้เหมาะสม ลดต้นเหตุของข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง และลดต้นทุน ปัจจัยสําคัญอีกประการหนึ่งที่อยู่เบื้องหลังการออกใบแจ้งหนี้ี้อิเล็กทรอนิกส์คือ EU Directive 2014/55/EU ซึ่งนำมาใช้ในปี 2014 ซึ่งบังคับให้ใช้ใบแจ้งหนี้ี้อิเล็กทรอนิกส์กับสัญญาของราชการในสหภาพยุโรป คําสั่งนี้ได้รับการนำมาใช้ด้วยความหวังว่าการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้การบริหารมีประสิทธิภาพมากขึ้นและอํานวยความสะดวกให้กับความร่วมมือข้ามพรมแดนในสหภาพยุโรป คําสั่งนี้ยังระบุด้วยว่าตั้งแต่เดือนพฤศจิกายน 2020 หน่วยงานที่มีอํานาจทําสัญญาทั้งหมดในเยอรมนีจะต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป การออกใบแจ้งหนี้ี้อิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียงเกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้ให้กับหน่วยงานราชการและหน่วยงานของรัฐบาลกลางเท่านั้น (กล่าวคือธุรกิจที่ทำกับรัฐบาลหรือธุรกิจแบบ B2G) ตามกฎหมาย Growth Opportunities Act ของรัฐบาลกลางซึงผ่านในเดือนมีนาคม 2024 ธุรกิจที่จําหน่ายหรือซื้อสินค้าหรือบริการจากธุรกิจอื่นๆ (เช่น ธุรกิจที่ทำกับธุรกิจหรือบริษัทแบบ B2B) จะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในปี 2025 เป็นต้นไป ข้อยกเว้นเพียงอย่างเดียวคือผู้ประกอบการขนาดเล็ก โดยพวกเขาสามารถส่งใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารกระดาษหรือไฟล์ PDF ได้ อย่างไรก็ตาม จะต้องสามารถรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งเข้ามาได้ กฎหมายภาษีประจําปี 2024 ได้กําหนดระเบียบนี้สําหรับผู้ประกอบการขนาดเล็ก ตั้งแต่ปี 2025 เป็นต้นไป คุณสามารถค้นหาข้อมูลโดยละเอียดได้ในบทความเกี่ยวกับกฎของผู้ประกอบการขนาดเล็ก

รูปแบบเฉพาะเจาะจงที่ธุรกิจใช้สำหรับใบแจ้งหนี้ี้อิเล็กทรอนิกส์นั้นขึ้นอยู่กับตัวธุรกิจเอง ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุดในเยอรมนีได้แก่ XRechnung และ ZUGFeRD

ใบแจ้งหนี้ XRechnung คืออะไร

XRechnung ได้รับอนุมัติจากสํานักงานประสานงานด้านมาตรฐาน IT (KoSIT) ซึ่งในเยอรมนีมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการพัฒนาและดําเนินการตามมาตรฐานเทคโนโลยีข้อมูล (IT) สําหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลในภาครัฐ แม้ว่า XRechnung จะเหมือนกับใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมในแง่ของเนื้อหาและการปฏิบัติตามกฎหมาย แต่มีความแตกต่างโดยพื้นฐานในด้านรูปแบบ โดย XRechnung จะใช้รูปแบบข้อมูล XML XRechnung ประกอบด้วยข้อมูลที่ตั้งค่าไว้ในรูปแบบของบรรทัดโค้ด แทนที่จะเป็นเอกสารที่อ่านได้ ข้อมูลใบแจ้งหนี้ทั้งหมดมีพื้นที่ที่กําหนดไว้ล่วงหน้าในรูปแบบที่จัดโครงสร้างนี้ ดังนั้นจึงสามารถอ่านและประมวลผลโดยระบบดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์และอัตโนมัติ

ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คืออะไร

Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ได้พัฒนาใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ในปี 2014 ซึ่งเป็นที่มาของชื่อเต็มของรูปแบบใบแจ้งหนี้นี้ “Central User Guide of the Forum for Electronic Invoicing Germany” ที่ย่อเป็น “ZUGFeRD” ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD คือรูปแบบใบแจ้งหนี้แบบไฮบริดที่รวมสององค์ประกอบไว้ในเอกสารเดียว เช่นเดียวกับ XRechnung รูปแบบนี้มีชุดข้อมูล XML แต่ยังมีเอกสาร PDF/A-3 ที่ดูเหมือนกับใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมด้วย ซึ่งหมายความว่าทั้งแมชชีนและมนุษย์สามารถอ่านใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ได้

ใบแจ้งหนี้ XRechnung กับ ZUGFeRD แตกต่างกันอย่างไร

ธุรกิจแบบ B2B ควรตรวจสอบความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ XRechnung กับ ZUGFeRD มากเป็นพิเศษ เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ว่ารูปแบบใบแจ้งหนี้ใดเหมาะกับตนมากที่สุด ด้านล่างนี้เป็นภาพรวมของความแตกต่างที่สําคัญที่สุด

การปฏิบัติตามข้อกําหนดทางกฎหมาย

ทั้ง XRechnung และ ZUGFeRD เป็นไปตามแนวทางและมาตรฐานที่เกี่ยวข้องของยุโรป ZUGFeRD ตั้งแต่เวอร์ชัน 2.0 เป็นต้นไปเป็นไปตามมาตรฐานสากลสําหรับใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ข้ามอุตสาหกรรม (CII) ของ United Nations Centre for Trade Facilitation และ Electronic Business (UN/CEFACT) มาตรฐานสําหรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นี้ซึ่งช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบมีโครงสร้างเป็นพื้นฐานของ XRechnung ด้วย ในแง่ของความเป็นไปตามกฎหมาย จึงไม่มีความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ XRechnung และ ZUGFeRD

กลุ่มเป้าหมาย

กลุ่มเป้าหมายของใบแจ้งหนี้ XRechnung และ ZUGFeRD จะแตกต่างกันตามการมุ่งเน้นและการใช้งานที่เป็นไปได้ แต่เดิม XRechnung ใช้สําหรับการส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าราชการ ดังนั้นจึงเหมาะอย่างยิ่งสําหรับธุรกิจที่รักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับหน่วยงานราชการและสถาบันต่างๆ

ในทางตรงกันข้าม รูปแบบ ZUGFeRD มุ่งไปยังกลุ่มเป้าหมายที่กว้างขึ้น เหมาะกับการใช้งานทั้งภาครัฐและภาคธุรกิจ B2B ในทางทฤษฎี สามารถใช้งานในภาคธุรกิจต่อผู้บริโภคหรือ B2C ได้ด้วย ตั้งแต่เวอร์ชัน 2.1 ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ตรงตามข้อกําหนดทั้งหมดสําหรับภาคราชการ นอกจากนี้ยังอนุญาตให้สร้างไฟล์ XML อย่างสมบูรณ์โดยไม่มี PDF ด้วย ฟังก์ชันเพิ่มเติมนี้มีประโยช เนื่องจากพอร์ทัลใบเสร็จใบแจ้งหนี้ของหน่วยงานรัฐที่มีอํานาจทำสัญญาบางพอร์ทัลยอมรับเฉพาะข้อมูลใบแจ้งหนี้แบบ XML ที่มีโครงสร้างเท่านั้น

รูปแบบไฟล์

XRechnung เป็นไฟล์ XML อย่างสมบูรณ์ ในทางตรงกันข้ามใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD มีรูปแบบไฮบริด โดยประกอบด้วยเอกสาร PDF ที่มองเห็นได้ที่มีไฟล์ XML แบบฝัง

ความสามารถในการอ่าน

รูปแบบไฟล์ที่ต่างกันเน้นความแตกต่างที่สําคัญอีกอย่างหนึ่งระหว่างใบแจ้งหนี้ XRechnung และ ZUGFeRD XRechnung ใช้เฉพาะแมชชีนอ่านได้ ดังนั้นจึงต้องมีซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อให้ข้อมูลที่อยู่ในบรรทัดโค้ดแสดงต่อมนุษย์ ผู้ใช้สามารถใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่ออ่านใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ได้ แต่ไม่จำเป็น ในมุมมอง PDF ผู้ใช้สามารถดูเนื้อหาเหมือนกับที่พวกเขาดูในใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิม

การประมวลผล

ใบแจ้งหนี้ XRechnung สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติเท่านั้น (เช่น ด้วยความช่วยเหลือของซอฟต์แวร์พิเศษ) ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD สามารถโอนให้กับระบบการทําบัญชีของผู้รับได้ทั้งแบบอัตโนมัติและแบบดําเนินการด้วยตนเอง ธุรกิจต่างๆ สามารถโอนข้อมูลใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD เข้าสู่ระบบของธุรกิจด้วยตัวเองได้เช่นกัน

การออกแบบ

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ XRechnung และ ZUGFeRD อีกประการหนึ่งคือ โอกาสในการออกแบบแยกทีละรายการ ใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ให้ธุรกิจสามารถผสานการทํางานการออกแบบองค์กรเข้ากับใบแจ้งหนี้ PDF ได้แบบยืดหยุ่น ซึ่งรวมถึงการใช้โลโก้ แบบอักษรเฉพาะ สีและองค์ประกอบกราฟิกอื่นๆ ที่สะท้อนถึงแบรนด์ของธุรกิจ ความสามารถในการปรับนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในภาคธุรกิจ B2B และ B2C เนื่องจากช่วยให้ธุรกิจสามารถนําเสนอตัวตนของแบรนด์อย่างสอดคล้อง แม้ในการออกใบแจ้งหนี้ ในทางตรงกันข้าม XRechnung นั้นทํางานได้อย่างเดียวและไม่มีผลกับการมองเห็นด้วยสายตาเลย เนื่องจากประกอบด้วยข้อมูล XML ที่แมชชีนอ่านได้เท่านั้น จึงไม่สามารถใช้องค์ประกอบกราฟิกและการจัดรูปแบบพิเศษได้

ข้อกําหนดทางเทคนิคสําหรับผู้ออกใบแจ้งหนี้

การสร้าง XRechnung ต้องใช้ซอฟต์แวร์การทําบัญชีพิเศษหรือเครื่องมือสร้างออนไลน์ สําหรับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ที่มีชื่อเสียงส่วนใหญ่ การสร้าง XRechnung เป็นส่วนหนึ่งในแพ็กเกจบริการอยู่แล้ว ผู้ใช้สามารถสร้างใบแจ้งหนี้เหล่านี้โดยอัตโนมัติ ส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ แล้วจัดเก็บใบแจ้งหนี้ถาวรด้วยวิธีที่สามารถตรวจสอบได้ เครื่องมือสร้างออนไลน์มีตัวเลือกที่คล้ายกัน แต่ใบแจ้งหนี้ที่สร้างขึ้นจะต้องดาวน์โหลดและเก็บถาวรด้วยตนเองในเครื่อง สําหรับธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้จํานวนมากและจําเป็นต้องแน่ใจว่ามีการจัดเก็บข้อมูลในระยะยาว การใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางมักจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า นั่นเป็นเพราะซอฟต์แวร์ไม่มีข้อจํากัดเกี่ยวกับจํานวนใบแจ้งหนี้ที่สร้าง ในขณะที่เครื่องมือสร้างออนไลน์จํานวนมากจํากัดการใช้งาน

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมยังจําเป็นต้องสร้างใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD ได้ด้วย ธุรกิจสามารถใช้โปรแกรมการทําบัญชี ระบบ ERP หรือส่วนขยายเฉพาะทางสําหรับการใช้งานที่มีอยู่ได้

ตามหลักการแล้ว คุณยังสามารถแปลงใบแจ้งหนี้ PDF ที่มีอยู่เป็นใบแจ้งหนี้ XRechnung หรือ ZUGFeRD ได้ด้วย ผู้ให้บริการบางรายเรียกเก็บเงินสําหรับการดำเนินการนี้ แต่ไม่แนะนําให้ทำ การแปลงรูปแบบอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย เนื่องจาก PDF ใช้การรู้จำข้อความอัตโนมัติเพื่ออ่านเนื้อหาของใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

ข้อกําหนดทางเทคนิคสําหรับผู้รับใบแจ้งหนี้

ผู้รับต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่ออ่านและประมวลผลใบแจ้งหนี้ XRechnung นี่ไม่ใช่สิ่งจำเป็นสําหรับใบแจ้งหนี้ ZUGFeRD เนื่องจากผู้ใช้สามารถดูข้อมูลใบแจ้งหนี้ในไฟล์ PDF ได้เช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ทั่วไป

การจัดส่ง

คุณสามารถส่งทั้งใบแจ้งหนี้ XRechnung และ ZUGFeRD ให้กับผู้รับได้หลายวิธี ตัวเลือกประกอบด้วย: การอัปโหลดไฟล์ การส่งผ่านแพลตฟอร์มการส่งแบบพิเศษ หรือการส่งเป็นไฟล์แนบอีเมล นอกจากนี้คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้จากซอฟต์แวร์การทําบัญชีโดยตรงผ่านอินเทอร์เฟซที่เหมาะสมได้

Stripe Invoicing นําเสนอโซลูชันที่ใช้ได้จริงในการส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจที่มีบัญชี Stripe จะใช้แอปได้จากพาร์ทเนอร์ Billit ของ Stripe เพื่อสร้างและส่งใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดายและเป็นไปตามข้อกําหนดทางกฎหมาย หลังจากการตั้งค่าแบบครั้งเดียว ระบบจะจัดการกระบวนการจัดส่งโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ระบบยังช่วยให้ธุรกิจสามารถตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้ทุกเมื่อ หากเกิดข้อผิดพลาด ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือนทันทีเพื่อให้สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

ภาพรวม: ใบแจ้งหนี้ XRechnung เทียบกับ ZUGFeRD