La facturación electrónica, o e-invoicing, se está convirtiendo gradualmente en la norma en el sector de empresa a empresa (B2B) en Alemania. Sin embargo, existen excepciones a la facturación electrónica obligatoria, lo que con frecuencia genera incertidumbre en la práctica. Además, no siempre está claro qué formatos de factura considera la ley como electrónicos.

En este artículo, encontrarás toda la información que necesitas sobre la facturación electrónica obligatoria, también en lo que respecta a los pequeños empresarios. Desmontaremos los mitos más comunes y te ofreceremos una visión general de los tipos de facturas electrónicas permitidos. Además, te explicaremos detalladamente qué obligaciones te corresponden y a partir de cuándo, cuáles son las posibles consecuencias de incumplir la normativa y cómo preparar tu sistema de contabilidad para los nuevos requisitos.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• Ideas erróneas sobre la facturación electrónica obligatoria
  
• ¿Qué se considera una factura electrónica en Alemania?
  
• ¿Quién debe cumplir con la facturación electrónica obligatoria y cuándo?
  
• ¿Cuáles son los riesgos de emitir facturas electrónicas incorrectas?
  
• Cómo ayuda Stripe Invoicing a los pequeños empresarios a cumplir con la obligación de facturar electrónicamente
  
• Lista de verificación: facturas electrónicas para pequeños empresarios
  

Ideas erróneas sobre la facturación electrónica obligatoria

Las pequeñas empresas alemanas, en particular, suelen creer que están exentas de la obligación de facturar electrónicamente. A continuación se enumeran algunas ideas erróneas muy extendidas:

La facturación electrónica se aplica a las grandes empresas

Algunos autónomos dan por sentado que la facturación electrónica obligatoria se aplica únicamente a las grandes empresas. Sin embargo, el tamaño de una empresa no influye directamente en la obligación de facturar electrónicamente.

La facturación electrónica solo es obligatoria para los contratos públicos

Durante mucho tiempo, la facturación electrónica obligatoria se aplicaba principalmente a las facturas emitidas a clientes del sector público. Por ello, algunas empresas dan por sentado que están exentas de este tipo de facturación, siempre que envíen facturas exclusivamente a otras empresas. No obstante, la nueva normativa está ampliando gradualmente el uso de las facturas electrónicas, incluida la facturación B2B. Esto significa que ya no son solo los contratos entre empresas y la administración pública (B2G) los que se ven afectados por la facturación electrónica obligatoria.

El volumen de facturas determina si la facturación electrónica es obligatoria

Otro error común se refiere al volumen de facturas. Algunas empresas emiten solo unos pocos documentos de facturación y dan por sentado que la nueva normativa digital no les afecta. Sin embargo, en la práctica, las normas legales se aplican independientemente del número de facturas que envíe una empresa.

¿Qué se considera una factura electrónica en Alemania?

Una factura electrónica se crea, envía y recibe de forma digital. Contiene los mismos datos que un documento de facturación en papel o en formato PDF. A diferencia de esos tipos de archivo, utiliza un formato estructurado y legible por máquina que los sistemas de contabilidad o de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden procesar automáticamente. Para que una factura electrónica se considere una solicitud de pago oficial, debe cumplir determinados criterios legales. En Alemania, los requisitos formales para las facturas electrónicas están regulados por el artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG) y por la Directiva de la UE 2014/55/UE.

Los documentos de facturación electrónicos simplifican el procesamiento digital, el archivo y la auditoría. Reducen los errores, agilizan la tramitación y mejoran la seguridad. Las facturas electrónicas también contribuyen al cumplimiento de la normativa legal y a la prevención del fraude o la evasión fiscal.

Para garantizar una tramitación fluida, las facturas electrónicas deben seguir una estructura estandarizada. Las principales normas utilizadas en el país son XRechnung y ZUGFeRD.

XRechnung:

XRechnung es la estructura estándar para la facturación electrónica en Alemania. Se basa en el lenguaje XML (Extensible Markup Language), por lo que muchos se refieren a ella como una factura basada en XML. En vez de ser un documento legible, consiste exclusivamente en un conjunto de datos en forma de líneas de código. Por lo tanto, requiere un software especializado para que los datos que contiene sean legibles para las personas. Todos los datos de la factura ocupan un espacio predeterminado, por lo que están configurados para ser leídos y procesados íntegramente por máquinas.

Factura ZUGFeRD:

La factura ZUGFeRD es un formato híbrido que combina un archivo PDF y un archivo XML en un único documento. El PDF es legible para el ser humano y tiene el aspecto de un documento de facturación habitual. El conjunto de datos XML almacena información legible por máquina que los sistemas de contabilidad o ERP pueden procesar de forma automatizada. A diferencia de la XRechnung, los destinatarios no necesitan herramientas especiales para visualizar el documento.

¿Quién debe cumplir con la facturación electrónica obligatoria y cuándo?

Varios Estados miembros de la Unión Europea llevan varios años impulsando reformas destinadas a digitalizar las facturas. En diciembre de 2022, la Comisión Europea presentó una propuesta de directiva como parte de su iniciativa «El IVA en la era digital (ViDA)». Uno de los objetivos de esta directiva es promover la facturación electrónica y servir como fuente fiable de datos sobre las obligaciones de declaración del impuesto sobre el valor añadido (IVA).

A nivel nacional, Alemania implementó estas normas a través de la Ley de Oportunidades de Crecimiento, que el Bundesrat (Consejo Federal) ratificó en 2024. Como resultado, las entidades B2B deberán utilizar la facturación digital en el futuro. Los legisladores están introduciendo gradualmente los requisitos para facilitar una transición fluida de los documentos en papel y PDF a las facturas electrónicas estandarizadas.

Línea temporal de implementación

Las autoridades están introduciendo gradualmente el uso obligatorio de las facturas electrónicas de la siguiente manera:

• A partir del 27 de noviembre de 2020, los emisores de facturas están obligados a facturar los suministros a los organismos públicos mediante factura electrónica.

• A partir del 1 de enero de 2025, todas las empresas de Alemania deberán estar capacitadas para recibir facturas electrónicas. Las empresas emisoras podrán emitir otros tipos de facturas, además de las facturas electrónicas, desde el 1 de enero de 2025 hasta el 31 de diciembre de 2026. Los documentos en papel seguirán siendo admisibles en todo momento, mientras que cualquier formato de facturación distinto de la factura electrónica requerirá la aprobación del destinatario.

• Las empresas con ingresos inferiores a 800.000 € en 2026 podrán seguir emitiendo facturas en papel u otras facturas digitales hasta el 31 de diciembre de 2027.

• Por norma general, las facturas electrónicas se convertirán en la forma estándar a partir de 2028.

Exenciones a la facturación electrónica obligatoria para pequeños empresarios

Las empresas alemanas cuyos ingresos totales no superaron los 25.000 € en el año natural anterior y que no se prevé que superen los 100.000 € en el año natural en curso pueden acogerse a la regulación para pequeños empresarios prevista en el artículo 19 de la Ley del IVA (UStG). La solicitud de este régimen exime del pago del IVA. En consecuencia, no es necesario indicar el IVA en las facturas ni liquidarlo ante la oficina fiscal. Este estatus también exime de determinadas obligaciones administrativas, incluida la obligación de presentar declaraciones preliminares del IVA.

A partir de 2025, los pequeños empresarios deberán estar capacitados para recibir y procesar facturas electrónicas. Al mismo tiempo, existe una norma especial relativa a la emisión de facturas electrónicas. La Ley Anual de Impuestos de Alemania de 2024 aclaró que no es necesario que envíen facturas electrónicas. El artículo 34a del Reglamento de Aplicación del IVA alemán (UStDV) establece esta norma. Según esta normativa, los pequeños empresarios siguen teniendo libertad para emitir los denominados «otros documentos de facturación», como facturas en papel o en formato PDF. En consecuencia, no estarán obligados a generar facturas digitales estructuradas a partir de 2027.

Otras excepciones a la facturación electrónica obligatoria

Las empresas del país no están obligadas a enviar una factura electrónica en los siguientes casos:

• Facturas a particulares (empresa a consumidor, o B2C): los remitentes no necesitan crear facturas digitales para destinatarios no comerciales. Los emisores pueden seguir emitiendo estas facturas en papel o en formato PDF.

• Facturas de bajo importe: una factura de bajo importe cubre una cantidad total de hasta 250 €, y los emisores pueden seguir utilizando otro formato de facturación.

• Ingresos exentos de impuestos: las normas sobre facturación electrónica obligatoria no se aplican a muchos tipos de ingresos exentos de impuestos, tal y como se definen en el artículo 4 de la UStG.

• Facturas de billetes de transporte: las facturas de billetes de transporte, tal y como se definen en el artículo 34 de la UStDV, también están exentas de la facturación electrónica obligatoria.

Independientemente de si el envío de facturas digitales es obligatorio por ley, todas las empresas en Alemania deben poder recibir, procesar y archivar facturas electrónicas.

¿Cuáles son los riesgos de emitir facturas electrónicas incorrectas?

Las herramientas modernas de facturación electrónica comprueban automáticamente si las facturas contienen errores antes de enviarlas. Si falta información obligatoria o si el archivo no cumple con las especificaciones requeridas, el sistema señala los problemas y, por regla general, rechaza la factura. El sistema identifica estos problemas antes del envío, lo que ayuda a evitar errores.

Aún así, pueden surgir problemas técnicos y las personas pueden cometer errores, por ejemplo, al introducir importes, números de factura o tipos impositivos. El software no siempre detecta estas imprecisiones por sí solo.

En algunos casos, los destinatarios no pueden leer correctamente las facturas electrónicas que contienen errores o detalles que faltan. Cuando esto ocurre, los equipos de contabilidad realizan comprobaciones adicionales y pueden rechazar el documento de facturación. A continuación, el remitente corrige los errores y lo reenvía, lo que aumenta el trabajo administrativo y retrasa el pago.

Las facturas electrónicas que no cumplen con la normativa legal también pueden ocasionar problemas con las autoridades fiscales y, en el peor de los casos, acarrear sanciones y recargos fiscales. Por ese motivo, las empresas deben verificar que sus facturas electrónicas cumplan los criterios formales y que se compruebe su contenido.

Cómo ayuda Stripe Invoicing a los pequeños empresarios a cumplir con la obligación de facturar electrónicamente

Las obligaciones en materia de facturación electrónica también están llevando a los pequeños empresarios a adaptar sus sistemas contables, en caso de que reciban —y no envíen— facturas electrónicas. Muchos siguen gestionando los documentos de facturación en papel o como simples archivos PDF. Con la introducción de formatos de archivo estandarizados para la factura electrónica, ahora tienen que leer facturas legibles por máquina. Los pequeños empresarios también pueden optar voluntariamente por enviar facturas electrónicas.

Stripe Invoicing ayuda a los pequeños empresarios a generar, enviar y gestionar facturas electrónicas. Con Invoicing, generar facturas electrónicas únicas o recurrentes que se revisan de forma automatizada y cumplen con las normas es cuestión de minutos. Al automatizar la generación de facturas a gran escala, los pequeños empresarios pueden minimizar los errores y cumplir con todas las normativas.

Stripe realiza un seguimiento automático del estado de las facturas, envía recordatorios de pago y procesa los reembolsos. Por su parte, Stripe Payments ofrece a los pequeños empresarios acceso a más de 100 métodos de pago que pueden ofrecer a sus clientes.

Lista de verificación: facturas electrónicas para pequeños empresarios

Los pequeños empresarios en Alemania pueden seguir emitiendo sus propias facturas, incluidas las enviadas a partir de 2027. No obstante, es recomendable familiarizarse ya con los formatos estructurados de factura electrónica, por si alguno de sus socios comerciales los prefiere. Además, la facturación electrónica pasa a ser obligatoria para una empresa una vez que supera el umbral de pequeño empresario.

La transición a los formatos de archivo de factura electrónica no requiere una revisión exhaustiva de tu sistema contable, pero sí exige algunos ajustes organizativos y técnicos. Siguiendo los pasos que se indican a continuación, los pequeños empresarios pueden garantizar el cumplimiento de la normativa legal y adaptar sus procesos de facturación a tiempo.

Asegúrate de poder recibir facturas electrónicas

A partir de enero de 2025, todas las empresas de Alemania, incluidos los pequeños empresarios, deberán poder recibir facturas electrónicas. Por ello, cada empresa debe confirmar que dispone de la capacidad técnica necesaria para procesar formatos de factura estandarizados, como XRechnung o ZUGFeRD. Esto requiere un software adecuado o un sistema de contabilidad con funciones de facturación electrónica.

Elige el software de contabilidad adecuado

Comprueba si tu software de contabilidad o de gestión contable es compatible con los tipos de archivo de factura electrónica estandarizados; lo ideal es que pueda tanto recibir como generar facturas electrónicas. Si el sistema actual no cuenta con estas capacidades, elige un proveedor adecuado, como Stripe Invoicing.

Adapta los procesos de facturación

Es recomendable revisar cuidadosamente los flujos de trabajo de facturación y procesamiento existentes. Los datos deben registrarse en un formato estructurado para que se procesen automáticamente según sea necesario. Adapta esos métodos cuando sea necesario.

Informa a los empleados y a los clientes

Notifica a todos los empleados que participan en la tramitación de facturas sobre los nuevos flujos de trabajo y normas. Una breve formación sobre la herramienta que se utiliza o los nuevos formatos ayuda a evitar errores. Si quieres enviar facturas electrónicas, debes informar a tus socios comerciales con suficiente antelación.

Asegúrate de que tu archivo cumple con la normativa

Las facturas electrónicas deben archivarse correctamente, al igual que los registros en papel. Almacena todas las facturas electrónicas de forma que puedan someterse a auditoría y facilita su localización para cuando sea necesario.

Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica para pequeños empresarios en Alemania

A continuación encontrarás respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la obligación de emitir facturas electrónicas para los pequeños empresarios.