Un recordatorio de pago es una comunicación que una empresa envía para informar o recordar a un cliente sobre un pago próximo o atrasado. Las empresas suelen utilizar estos recordatorios para aumentar la tasa de pagos a tiempo. Pueden entregarse a través de una variedad de canales, como correo electrónico, mensajes de texto, cartas o llamadas telefónicas automatizadas.

Los pagos atrasados son un problema común para las empresas. En Europa Occidental, por ejemplo, casi la mitad de todas las ventas B2B se vieron afectadas por pagos tardíos en el segundo trimestre de 2024. Los recordatorios de pago ayudan a las empresas a recibir pagos. A continuación, cubriremos lo que debes saber sobre los recordatorios de pago, como qué incluir, cuándo enviarlos y cómo Stripe puede ayudar a automatizar el proceso.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuándo se debe enviar un recordatorio de pago?
  
• ¿Qué debe incluir un recordatorio de pago?
  
• ¿Cómo puede Stripe ayudar a automatizar los recordatorios de pago?
  
• ¿Cuáles son los errores comunes a evitar con los recordatorios de pago?
  

¿Cuándo se debe enviar un recordatorio de pago?

El momento de un recordatorio de pago depende de la naturaleza del pago y de tu relación con el pagador. Aquí hay pautas generales sobre cuándo enviarlos:

• Recordatorios de pago próximos: Envía recordatorios de pago próximos de 3 a 7 días antes de la fecha de vencimiento. Esto le da al destinatario tiempo suficiente para prepararse para el pago y evitar cargos por demora o interrupciones en el servicio. Este tipo de recordatorio es ideal para servicios de suscripción, ciclos de facturación regulares u otras situaciones en las que se necesita más aviso.
  
• Recordatorios de fecha de vencimiento: Envía recordatorios de fecha de vencimiento el día que se debe el pago. Estos recordatorios ejercen una presión amable al pagador para que complete la transacción si aún no lo ha hecho. Este tipo de recordatorio es ideal para asegurar que los pagos se realicen a tiempo sin dañar las relaciones.
  
• Recordatorios de pago atrasado: Envía recordatorios de pago atrasado de 1 a 7 días después de la fecha de vencimiento. Este es un recordatorio amable enviado con la suposición de que la fecha límite se incumplió de forma involuntaria. Envía un segundo recordatorio de 7 a 14 días después de la fecha de vencimiento si el pago sigue atrasado, con un tono más firme que resalte cualquier penalización o consecuencia. Envía un recordatorio final 30 días o más después de la fecha de vencimiento si aún no se ha completado. Este recordatorio debe señalar la posibilidad de escalar a cobros o tomar acciones legales si el pago aún no se ha recibido.
  

¿Qué debe incluir un recordatorio de pago?

Un recordatorio de pago debe ser directo, ir al grano y ser fácil de entender, y mantener a la vez un tono amigable y profesional.

Comienza con un saludo cortés y amigable para establecer un tono positivo y evitar sonar demasiado brusco o insistente.

Ejemplo: “¡Hola, [Nombre del destinatario], espero que estés bien!”

A continuación, recuérdale por qué estás enviando la nota. Asegúrate de incluir:

• La cantidad adeudada.
  
• El número de factura u otro punto de referencia.
  
• Cuándo hay que hacer efectivo el pago (o cuánto tiempo ha estado atrasado).
  

Ejemplo: “Este es solo un recordatorio rápido sobre la Factura #12345 por un importe de $250. Vencía el 15 de marzo, pero aún no hemos recibido el pago”.

Después de los detalles de la factura, recuérdale cómo pueden pagar. Puedes incluir:

• Los métodos de pago que aceptas.
  
• Detalles de pago que puedan necesitar (por ejemplo, un enlace de pago, tus datos bancarios).
  
• Cualquier instrucción detallada.
  

Ejemplo: “Puedes realizar el pago en línea aquí [enlace], o también transferirlo directamente a nuestra cuenta bancaria (ver detalles a continuación)”.

Si el pago está atrasado, menciona amablemente cualquier cargo por demora o consecuencia para recordarle las implicaciones sin ser demasiado severo.

Ejemplo: “Solo un aviso: se aplicará una comisión de $15 si no recibimos el pago antes del 22 de marzo”.

Anima al destinatario a ponerse en contacto si hay problemas o preguntas. Esto hace que el recordatorio se perciba como colaborativo y en línea con tu relación comercial, en lugar de generar confrontación.

Ejemplo: “Si hay algún problema o necesitas ayuda para realizar el pago, no dudes en contactarnos”.

Concluye tu recordatorio con un mensaje cortés que comunique tus motivos, traslada que sigue siendo un cliente valioso y dile si tiene alguna pregunta.

Ejemplo: “¡Muchas gracias por encargarte de esto! Si ya has enviado el pago, puedes ignorar este recordatorio. Y si necesitas algo, ¡solo tienes que decírmelo!”

Ejemplo completo de correo electrónico

Asunto: Recordatorio amistoso – Pago pendiente para la factura #12345

Hola, [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien. Quería recordarte amablemente sobre el pago pendiente de la factura #12345, que asciende a $250, y que venció el [fecha].

Si ya has realizado este pago, puedes ignorar este mensaje. De lo contrario, agradeceríamos que pudieras atender esto a la mayor brevedad. Puedes realizar el pago utilizando nuestro portal seguro aquí [link] o mediante transferencia bancaria (detalles a continuación).

Solo una nota rápida: si no recibimos el pago antes del [fecha], podría aplicarse una comisión por demora de $15, como se detalla en nuestras condiciones de pago.

Si tienes alguna pregunta o necesitas asistencia, no dudes en decírnoslo. Gracias por tu atención a este asunto, y apreciamos tu pronta respuesta.

Un saludo,
[Tu nombre]
[Tu información de contacto]

¿Cómo puede Stripe ayudar a automatizar los recordatorios de pago?

Stripe facilita la automatización de los recordatorios de pago y reduce el esfuerzo necesario para perseguir los pagos. Así te puede ayudar Stripe:

• Recordatorios de facturación y suscripción: Stripe Billing es una herramienta valiosa para negocios basados en suscripciones. Antes de que venza un pago, el sistema recuerda a los clientes sobre un cargo próximo para que no se sorprendan. En caso de un pago fallido, Stripe notifica a los clientes y vuelve a intentar el pago en intervalos que puedes personalizar. También puede notificar automáticamente a los clientes sobre saldos vencidos.
  
• Herramientas de facturación: Con Stripe Invoicing puedes crear facturas y Stripe se encarga del seguimiento. Por ejemplo, Stripe puede recordar a los clientes una semana antes de que venza una factura, enviar un aviso el día en que el pago haya vencido, o enviar recordatorios periódicos después de la fecha de vencimiento.
  
• Enlaces de pago: Con Stripe, puedes generar enlaces de pago únicos para cargos únicos. Estos son especialmente útiles para recordatorios, que puedes incrustar en los correos electrónicos que envía Stripe o incluir en tus seguimientos. Facilitar al máximo el proceso a los clientes puede aumentar los pagos a tiempo sin crear más trabajo para ti.
  
• Gestión de pagos fallidos: Cuando los pagos fallan, el sistema Smart Retries de Stripe optimiza cuándo volver a intentar procesar la transacción. Se notifica a los clientes sobre el problema y se les solicita que actualicen su método de pago, y Stripe vuelve a intentar el cargo en intervalos optimizados.
  
• Portales de clientes: El portal de autoservicio de Stripe es una innovación clave para las empresas. Los clientes pueden iniciar sesión, ver sus facturas, actualizar su información de pago o pagar cualquier saldo vencido sin tener que contactarte para obtener soporte. Esto facilita a los clientes monitorizar y planificar los pagos y reduce la necesidad de recordatorios adicionales.
  
• Integración de software: Stripe se integra con herramientas como Mailchimp, Zapier o sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM). Por ejemplo, puedes usar Zapier para activar un recordatorio de correo electrónico personalizado cuando un pago de Stripe está vencido o sincronizar Stripe con tu CRM para que tus equipos de ventas y soporte estén debidamente informados.
  
• Análisis avanzados: Stripe compila los datos de tendencias de pago que necesitas para tomar decisiones informadas. Puedes ver qué clientes suelen pagar tarde, cuándo se pagan la mayoría de las facturas y si tu sistema tiene algún problema. Por ejemplo, si notas que la mayoría de los pagos vencidos ocurren los fines de semana, puedes ajustar el momento de tus recordatorios en consecuencia.
  
• Interfaces de programación de aplicaciones (API) para personalización total: Si necesitas soluciones personalizadas a tus especificaciones, las API de Stripe te permiten construir flujos de trabajo personalizados. ¿Quieres enviar recordatorios por mensaje de texto en lugar de por correo electrónico? No hay problema. ¿Necesitas un sistema de recordatorios que se adapte a comportamientos específicos de los clientes? También puedes hacerlo. La API de Stripe te da control para diseñar lo que mejor funcione para tu negocio.
  

¿Cuáles son los errores comunes que se deben evitar con los recordatorios de pago?

Los recordatorios de pago efectivos deben tener el tono adecuado e incluir toda la información pertinente. Cometer un error con un recordatorio puede perjudicar tus posibilidades de recibir el pago o dañar tu relación con el destinatario. Estos son los errores comunes que debes evitar:

• Ser demasiado impreciso: Si el recordatorio carece de detalles importantes, los clientes confundidos pueden dejarlo de lado sin pagar. Incluye siempre el número de factura o referencia, el importe adeudado, la fecha límite de pago y las instrucciones para realizar el pago.
  
• Usar un tono inapropiado: Un tono demasiado duro puede molestar a los clientes, mientras que un tono demasiado amigable o pasivo puede no transmitir suficiente urgencia. Usa un lenguaje educado pero firme. Por ejemplo, “Debes pagar de inmediato para evitar consecuencias graves” puede sonar demasiado duro, mientras que “¡Hola, solo un aviso, nos debes algo de dinero!” puede sonar demasiado casual.
  
• Esperar demasiado para enviar recordatorios: Si envías recordatorios solo después de que el pago está vencido, los clientes pueden olvidar la factura o asumir que no era una preocupación urgente. Envía recordatorios unos días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento, poco después de que el pago esté vencido (por ejemplo, 1-7 días), y en intervalos crecientes si el pago sigue pendiente.
  
• Abrumar al destinatario con demasiados mensajes: Los recordatorios que se envían con demasiada frecuencia pueden crear frustración y llevar a los destinatarios a ignorar o evitar tus comunicaciones. Actúa con moderación a la hora de temporizar tus recordatorios. Envía un primer recordatorio de vencimiento unos días después de que pase la fecha de vencimiento, haz un seguimiento una o dos veces dentro de un calendario razonable (por ejemplo, 7 y 14 días después), y guarda los avisos finales para cuando todos los esfuerzos educados hayan fallado.
  
• No ofrecer ayuda o soluciones: Si el recordatorio no reconoce que puede haber una explicación lógica de por qué el destinatario no ha pagado, como dificultades financieras o confusión sobre cómo pagar, puede parecer rígido o poco útil y dejar al cliente sintiéndose desatendido. En su lugar, incluye una invitación a ponerte en contacto. Por ejemplo: “Si tienes alguna pregunta sobre esta factura o necesitas asistencia, no dudes en contactarnos”.
  
• Ignorar la marca y la profesionalidad: Si tu recordatorio se percibe como informal o no coincide con el tono o estilo de tu negocio, puede parecer menos legítimo, confundir a los clientes o generar sospechas de fraude. Usa tu logotipo, plantillas de correo electrónico de marca y un tono consistente en línea con lo que los clientes han llegado a esperar de tu negocio.
  
• No incluir opciones de pago: Unos procesos de pago complicados o poco claros conllevan demoras o falta de pago. Siempre incluye un enlace de pago directo (si es posible), instrucciones sobre cómo usar transferencias bancarias u otros métodos, y tu información de contacto para cualquier pregunta.
  
• No abordar las tarifas por retraso o consecuencias: Si no hay consecuencias por los retrasos, los clientes pueden no priorizar el pago. Para fomentar el pago puntual, describe educadamente los intereses de demora o las acciones potenciales.
  
• No hacer seguimiento: Si envías un recordatorio y no vuelves a contactar, los clientes pueden olvidarlo. Crea un calendario de seguimiento que escale el tono y la urgencia con el tiempo.