Un recordatorio de pago es una comunicación que una empresa envía para informar o recordar a un cliente sobre un pago vencido o próximo. Las empresas suelen utilizar estos recordatorios para aumentar la tasa de pagos puntuales. Se pueden enviar a través de varios canales, como correos electrónicos, mensajes de texto, cartas o llamadas telefónicas automatizadas.

Los pagos vencidos son un problema común para las empresas. En Europa occidental, por ejemplo, los pagos atrasados afectaron casi la mitad de todas las ventas B2B en el segundo trimestre de 2024. Los recordatorios de pago ayudan a las empresas a recibir pagos. A continuación, te explicaremos lo que debes saber sobre los recordatorios de pago, qué incluir, cuándo enviarlos y cómo Stripe puede ayudar a automatizar el proceso.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuándo debes enviar un recordatorio de pago?
  
• ¿Qué debe incluir un recordatorio de pago?
  
• ¿Cómo puede Stripe ayudar a automatizar los recordatorios de pago?
  
• ¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar con los recordatorios de pago?
  

¿Cuándo debes enviar un recordatorio de pago?

La programación de un recordatorio de pago depende de la naturaleza del pago y de tu relación con el pagador. Estas son pautas generales sobre cuándo enviarlos:

• Próximos recordatorios de pago: envía los próximos recordatorios de pago de 3 a 7 días antes de la fecha de vencimiento. Esto le da al destinatario el tiempo suficiente para prepararse para el pago y evitar las comisiones por pago atrasado o las interrupciones en el servicio. Este tipo de recordatorio es ideal para los servicios de suscripción, los ciclos de facturación regulares u otras situaciones en las que es útil recibir más avisos.
  
• Recordatorios de fecha de vencimiento: envía recordatorios de fecha de vencimiento el día en que venza ese pago. Estos recordatorios recuerdan amablemente al pagador realizar la transacción si aún no la hizo. Este tipo de recordatorio es ideal para garantizar que los pagos se realicen a tiempo sin dañar las relaciones.
  
• Recordatorios de pago vencido: envía recordatorios de pago vencido de 1 a 7 días después de la fecha de vencimiento. Es un recordatorio amable creado con la suposición de que el plazo se incumplió involuntariamente. Envía un segundo recordatorio de 7 a 14 días después de la fecha de vencimiento si el pago sigue vencido, con un tono más firme que destaque las sanciones o consecuencias. Envía un recordatorio final 30 días o más después de la fecha de vencimiento si sigue sin realizarse. Este recordatorio debe indicar la posibilidad de pasar a la gestión de cobros o de tomar acciones legales si el pago sigue sin recibirse.
  

¿Qué debe incluir un recordatorio de pago?

Un recordatorio de pago debe ser directo, conciso y fácil de entender con un tono amigable y profesional.

Comienza con un saludo cortés y amable para establecer un tono positivo y evitar sonar muy abrupto o insistente.

Ejemplo: «¡Hola, [nombre del destinatario], espero que te encuentres bien!»

Luego, recuérdale por qué envías la nota. Asegúrate de incluir lo siguiente:

• Importe adeudado
  
• Número de factura u otro punto de referencia
  
• Cuándo vence el pago (o cuánto tiempo lleva vencido)
  

Ejemplo: «Este es un breve recordatorio de la factura n.º 12345 de USD 250. Venció el 15 de marzo, y aún no vimos que se realice el pago».

Después de los datos de la factura, recuérdale cómo puede pagar. Puedes incluir lo siguiente:

• Métodos de pago que aceptas
  
• Datos de pago que pueda necesitar (por ejemplo, un enlace de pago, tus datos bancarios)
  
• Instrucciones paso a paso
  

Ejemplo: «Puedes realizar el pago en línea aquí [enlace] o transferirlo directamente a nuestra cuenta bancaria (consulta los detalles a continuación)».

Si el pago se atrasa, menciona cortésmente las comisiones o consecuencias por pagos atrasados para recordarle lo que sucederá sin tanta severidad.

Ejemplo: «Para que lo tengas en cuenta: Se aplicará una comisión por retraso de USD 15 si no recibimos el pago antes del 22 de marzo».

Fomenta al destinatario a que se comunique contigo si tiene problemas o preguntas. De este modo, el recordatorio no se convierte en una confrontación, sino en una colaboración acorde con tu relación comercial.

Ejemplo: «Si tienes problemas o necesitas ayuda para realizar el pago, no dudes en contactarnos».

Concluye el recordatorio con un recordatorio cortés que comunique tu punto sin dejar que el cliente se sienta valorado y le deje espacio para hacer preguntas.

Ejemplo: «¡Muchas gracias por tu colaboración! Si ya enviaste el pago, ignora este recordatorio. Y si necesitas algo, avísame».

Ejemplo completo de correo electrónico

Asunto: Recordatorio amable – Pago vencido de factura n.º 12345

Hola, [nombre del destinatario]:

Espero que te encuentres bien. Quería recordarte amablemente sobre el pago pendiente de la factura n.º 12345, por un total de USD 250, que venció el [fecha].

Si ya realizaste este pago, ignora este mensaje. De lo contrario, te agradeceríamos que lo realices lo antes posible. Puedes realizar el pago utilizando nuestro portal seguro aquí [enlace] o mediante una transferencia bancaria (detalles a continuación).

Nota breve: Si no recibimos el pago antes del [fecha], puede que se aplique una comisión por pago atrasado de USD 15, como se indica en nuestras condiciones de pago.

Si tienes preguntas o necesitas ayuda, contáctanos. Gracias por tu atención, agradecemos tu pronta respuesta.

Saludos cordiales,
[Tu nombre]
[Tu información de contacto]

¿Cómo puede Stripe ayudar a automatizar los recordatorios de pago?

Stripe facilita los recordatorios de pago automático y reduce el esfuerzo necesario para conseguir los pagos. Así es como Stripe puede ayudarte:

• Recordatorios de facturación y suscripción: Stripe Billing es una herramienta útil para las empresas basadas en suscripciones. Antes de que venza un pago, el sistema recuerda a los clientes el próximo cargo para que no los pille desprevenidos. En caso de un pago fallido, Stripe notifica a los clientes y reintenta el pago en intervalos que puedes personalizar. También puede notificar automáticamente a los clientes sobre los saldos vencidos.
  
• Herramientas de facturación: con Stripe Invoicing, puedes crear facturas, y Stripe maneja el seguimiento. Por ejemplo, Stripe puede recordar a los clientes una semana antes de que se venza una factura, enviar un recordatorio el día en que se venza el pago o enviar recordatorios periódicos después de la fecha de vencimiento.
  
• Enlaces de pago: con Stripe, puedes generar enlaces de pago únicos para cargos únicos. Estos enlaces son útiles sobre todo para los recordatorios, que puedes integrar en los correos electrónicos que envía Stripe o incluir en tus seguimientos. Facilitar al máximo el pago a los clientes puede aumentar los pagos puntuales sin crear más trabajo para ti.
  
• Administración de pagos fallidos: cuando los pagos fallan, el sistema Smart Retries de Stripe optimiza cuándo volver a intentar procesar la transacción. Se notifica el problema a los clientes y se les solicita que actualicen su método de pago, y Stripe reintenta el cobro en intervalos optimizados.
  
• Portales de clientes: el portal de autoservicio de Stripe es una innovación clave para las empresas. Los clientes pueden iniciar sesión, ver sus facturas, actualizar su información de pago o pagar cualquier saldo vencido sin tener que ponerse en contacto contigo para obtener soporte. Esto facilita a los clientes controlar y planificar los pagos y reduce la necesidad de enviar recordatorios adicionales.
  
• Integración de software: Stripe se integra con herramientas como Mailchimp, Zapier o sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Por ejemplo, puedes usar Zapier para activar un recordatorio personalizado por correo electrónico cuando un pago de Stripe está vencido o sincronizar Stripe con tu CRM para mantener informados a tus equipos de ventas y soporte.
  
• Análisis avanzado: Stripe recopila los datos de las tendencias de pago que necesitas para tomar decisiones informadas. Puedes ver qué clientes suelen pagar tarde, cuándo se paga la mayoría de las facturas y si tu sistema tiene problemas. Por ejemplo, si notas que la mayoría de los pagos vencidos ocurren los fines de semana, puedes programar el envío de tus recordatorios según corresponda.
  
• Interfaces de programación de aplicaciones (API) para una personalización completa: si necesitas soluciones personalizadas según tus especificaciones, las API de Stripe te permiten crear flujos de trabajo personalizados. ¿Quieres enviar recordatorios por texto en lugar de por correo electrónico? No hay problema. ¿Necesitas un sistema de recordatorios que se adapte a los comportamientos específicos de los clientes? También puedes hacerlo. La API de Stripe te permite diseñar lo que mejor se adapte a tu empresa.
  

¿Cuáles son los errores más comunes que se deben evitar con los recordatorios de pago?

Los recordatorios de pago efectivos deben tener el tono correcto e incluir toda la información pertinente. Cometer un error con un recordatorio puede perjudicar tus posibilidades de recibir pagos o dañar tu relación con el destinatario. Estos son los errores más comunes que debes evitar:

• Expresarse con poca claridad: si el recordatorio no tiene información importante, los clientes despistados pueden olvidarlo y no pagar. Incluye siempre la factura o el número de referencia, el importe adeudado, el plazo del pago y las instrucciones para realizar el pago.
  
• Usar un tono inapropiado: un tono muy duro puede alejar a los clientes y un tono muy amigable o pasivo puede no transmitir suficiente urgencia. Utiliza un lenguaje amable pero firme. Por ejemplo, «Debes pagar de inmediato para evitar consecuencias graves» puede sonar muy duro, mientras que «¡Oye, te avisamos que nos debes dinero!» puede sonar muy casual.
  
• Esperar mucho tiempo para enviar recordatorios: si envías recordatorios solo después de que un pago se atrase, los clientes pueden olvidarse de la factura o pensar que no era una preocupación urgente. Envía recordatorios unos días antes de la fecha de vencimiento, en la fecha de vencimiento, poco después de que el pago se haya atrasado (por ejemplo, de 1 a 7 días) y en intervalos cada vez mayores si el pago sigue pendiente.
  
• Agobiar al destinatario con muchos mensajes: los recordatorios que se envían con mucha frecuencia pueden frustrar a los destinatarios y llevarlos a ignorar o evitar tus comunicaciones. Piensa cómo programar tus recordatorios. Envía el primer recordatorio de pago vencido unos días después de que pase la fecha de vencimiento, haz un seguimiento una o dos veces dentro de un plazo razonable (por ejemplo, 7 y 14 días después) y deja los avisos finales para cuando hayan fracasado todas las comunicaciones amables.
  
• No ofrecer ayuda o soluciones: si el recordatorio no reconoce que puede haber una explicación lógica de por qué el destinatario no pagó, como dificultades financieras o confusión sobre cómo pagar, puede parecer rígido o poco útil y dejar al cliente sin apoyo. En su lugar, incluye una invitación para ponerse en contacto. Por ejemplo: «Si tienes preguntas sobre esta factura o necesitas ayuda, no dudes en contactarnos».
  
• Ignorar la imagen de marca y el profesionalismo: si tu recordatorio suena informal o no coincide con el tono o el estilo de tu empresa, puede parecer menos legítimo, confundir a los clientes o hacerles sospechar que puede ser fraude. Utiliza tu logotipo, plantillas de correo electrónico adaptadas a tu marca y un tono coherente con lo que los clientes esperan de tu empresa.
  
• No incluir opciones de pago: los procesos de pago complicados o poco claros conducen a retrasos o falta de pago. Incluye siempre un enlace de pago directo (en lo posible), instrucciones sobre cómo usar las transferencias bancarias u otros métodos y tu información de contacto para cualquier pregunta.
  
• No abordar las comisiones o consecuencias por retraso: si no hay consecuencias por retrasos, puede que los clientes no prioricen el pago. Para fomentar el pago puntual, describe amablemente las comisiones por retraso o las posibles acciones.
  
• No hacer el seguimiento: si envías un recordatorio y no vuelves a ponerte en contacto, los clientes pueden olvidarlo. Programa un seguimiento que aumente el tono y la urgencia con el tiempo.