Een betalingsherinnering is communicatie die een bedrijf verstuurt om een klant te informeren of te herinneren over een aanstaande of achterstallige betaling. Bedrijven gebruiken deze herinneringen meestal om het aantal tijdige betalingen te verhogen. Ze kunnen via verschillende kanalen worden verstuurd, zoals e-mail, sms-berichten, brieven of geautomatiseerde telefoongesprekken.

Achterstallige betalingen zijn een veelvoorkomend probleem voor bedrijven. In West-Europa bijvoorbeeld werd bijna de helft van alle B2B verkopen beïnvloed door te late betalingen in het tweede kwartaal van 2024. Betalingsherinneringen helpen bedrijven om betaald te krijgen. Hieronder bespreken we wat je moet weten over betalingsherinneringen, zoals wat je erin moet zetten, wanneer je ze moet versturen en hoe Stripe kan helpen het proces te automatiseren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wanneer moet je een betalingsherinnering sturen?
  
• Wat moet er in een betalingsherinnering staan?
  
• Hoe kan Stripe helpen bij het automatiseren van betalingsherinneringen?
  
• Wat zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden met betalingsherinneringen?
  

Wanneer moet je een betalingsherinnering sturen?

De timing van een betaling hangt af van de aard van de betaling en je relatie met de betaler. Hier zijn algemene richtlijnen over wanneer je ze moet versturen:

• Aanstaande betalingsherinneringen: Stuur aanstaande betalingsherinneringen 3-7 dagen voor de vervaldatum. Dit geeft de ontvanger voldoende tijd om de betaling voor te bereiden en laatkosten of onderbrekingen van de service te voorkomen. Dit type betalingsherinnering is ideaal voor abonnementsdiensten, regelmatige factureringscycli of andere situaties waarin meer tijd nuttig is.
  
• Herinneringen voor vervaldatum: Stuur herinneringen voor vervaldatum op de dag dat de betaling verschuldigd is. Deze herinneringen sporen de betaler beleefd aan om de transactie te voltooien als hij dat nog niet heeft gedaan. Dit type herinnering is ideaal om ervoor te zorgen dat betalingen op tijd worden gedaan zonder relaties te beschadigen.
  
• Herinneringen voor te late betaling: Stuur 1-7 dagen na de vervaldatum herinneringen voor te late betaling. Dit is een vriendelijke herinnering, waarbij ervan wordt uitgegaan dat de deadline per ongeluk is overschreden. Stuur 7-14 dagen na de vervaldatum een tweede herinnering als de betaling nog steeds te laat is, met een strengere toon die eventuele boetes of gevolgen benadrukt. Stuur 30 dagen of meer na de vervaldatum een laatste herinnering als de betaling nog steeds niet compleet is. Deze herinnering moet aangeven dat je mogelijk overgaat tot incasso of juridische stappen als de betaling nog steeds niet is ontvangen.
  

Wat moet er in een betalingsherinnering staan?

Een betalingsherinnering moet direct, to the point en gemakkelijk te begrijpen zijn, terwijl de toon vriendelijk en professioneel blijft.

Begin met een beleefde en vriendelijke begroeting om een positieve toon te zetten en voorkom dat je te abrupt of opdringerig overkomt.

Example: “Hoi, [Naam ontvanger], ik hoop dat dit bericht je goed doet!”

Herinner ze er vervolgens aan waarom je het bericht verstuurt. Zorg dat je het volgende opneemt:

• Het verschuldigde bedrag
  
• Het factuur nummer of een andere referentie
  
• Wanneer de betaling verschuldigd is (of hoe lang deze al achterstallig is)
  

Voorbeeld: "Dit is slechts een snelle herinnering over Factuur #12345 voor $250. Het was verschuldigd op 15 maart en we hebben de betaling nog niet gezien. Het moest op 15 maart betaald worden en we hebben de betaling nog niet zien binnenkomen."

Herinner ze er na de factuurgegevens aan hoe ze kunnen betalen. Je kunt het volgende vermelden:

• Betaalmethoden die je accepteert
  
• Betalingsgegevens die ze nodig kunnen hebben (bijv. een betaallink, je bankgegevens)
  
• Eventuele stapsgewijze instructies
  

Voorbeeld: "Je kunt de betaling hier online doen [Link], of je kunt deze rechtstreeks naar onze bankrekening overschrijven (zie details hieronder)."

Als de betaling te laat is, vermeld dan beleefd eventuele kosten of consequenties om hen aan de inzet te herinneren zonder te hard te zijn.

Voorbeeld: “Even een waarschuwing: als we de betaling niet voor 22 maart hebben ontvangen, wordt er $15verwijlkosten in rekening gebracht.”

Moedig de ontvanger aan om contact op te nemen als er problemen of vragen zijn. Hierdoor voelt de herinnering eerder als een samenwerking en in lijn met jullie zakelijke relatie dan als een confrontatie.

Voorbeeld: “Als er een probleem is of je hebt hulp nodig bij het doen van de betaling, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.”

Sluit je herinnering af met een beleefde opmerking die je punt overbrengt, terwijl je ze toch het gevoel geeft dat ze een gewaardeerde klant zijn en ruimte laat voor vragen.

Voorbeeld: "Heel erg bedankt voor het regelen! Als je de betaling al hebt verstuurd, kun je deze herinnering negeren. En als je iets nodig hebt, laat het me dan weten!"

Volledig voorbeeld e-mail

Betreft: Vriendelijke herinnering - Betaling verschuldigd voor factuur #12345

Hallo, [Naam ontvanger],

Ik hoop dat je deze e-mail goed ontvangt. Ik wilde je vriendelijk herinneren aan de uitstaande betaling voor factuur #12345, in totaal $250, die op [datum] betaald moest worden.

Als je deze betaling al hebt gedaan, kun je dit bericht negeren. Anders zouden we het op prijs stellen als je dit zo snel mogelijk wilt doen. Je kunt de betaling uitvoeren via ons beveiligde portaal hier [link] of via bankoverschrijving (details hieronder).

Even een snelle opmerking: als we op [datum] nog geen betaling hebben ontvangen, kunnen er $15 extra kosten in rekening worden gebracht, zoals beschreven in onze betalingsvoorwaarden.

Als je vragen hebt of hulp nodig hebt, laat het ons dan weten. Bedankt voor je aandacht en we stellen je snelle reactie op prijs.

Met vriendelijke groet,
[Je naam]
[Je contactgegevens]

Hoe kan Stripe helpen bij het automatiseren van betalingsherinneringen?

Stripe maakt automatiseren van betalingen herinneringen eenvoudiger en vermindert de moeite die nodig is om betalingen na te streven. Lees hier hoe Stripe kan helpen:

• Facturering en abonnementsherinneringen: Stripe Billing is een waardevol hulpmiddel voor bedrijven die abonnementen afsluiten. Voordat een betaling verschuldigd is, herinnert het systeem klanten aan een aanstaande betaling zodat ze niet voor verrassingen komen te staan. In het geval van een mislukte betaling brengt Stripe klanten op de hoogte en probeert de betaling opnieuw op intervallen die je kunt aanpassen. Het kan klanten ook automatisch op de hoogte stellen van achterstallige betalingen.
  
• Factureringstools: Met Stripe Invoicing kun je facturen maken en Stripe zorgt voor de follow-up. Stripe kan klanten bijvoorbeeld een week voordat een factuur moet worden betaald eraan herinneren, een herinnering sturen op de dag dat de betaling te laat is of periodieke herinneringen sturen na de vervaldatum.
  
• Betalingslinks: Met Stripe kun je unieke betalingslinks genereren voor eenmalige kosten. Deze zijn vooral handig voor herinneringen, die je kunt opnemen in de e-mails die Stripe verstuurt of in je follow-ups. Door het klanten zo gemakkelijk mogelijk te maken om te betalen, kun je de tijdige betalingen verhogen zonder dat het je meer werk oplevert.
  
• Mislukte betalingen beheren: Wanneer betalingen mislukken, optimaliseert het Smart Retries-systeem van Stripe wanneer de transactie opnieuw moet worden verwerkt. Klanten worden op de hoogte gebracht van het probleem en gevraagd om hun betaalmethode aan te passen, en Stripe probeert de betaling opnieuw met geoptimaliseerde intervallen.
  
• Klantportalen: Stripe's self-service portaal is een belangrijke innovatie voor bedrijven. Klanten kunnen inloggen, hun facturen bekijken, hun betalingsgegevens bijwerken of achterstallige bedragen betalen zonder dat ze contact met je hoeven op te nemen voor ondersteuning. Dit maakt het makkelijker voor klanten om betalingen te controleren en te plannen en vermindert de behoefte aan extra herinneringen.
  
• Software-integratie: Stripe kan worden geïntegreerd met tools zoals Mailchimp, Zapier of systemen voor klantrelatiebeheer (CRM). Je kunt bijvoorbeeld Zapier gebruiken om een aangepaste e-mailherinnering te triggeren wanneer een Stripe-betaling te laat is of Stripe synchroniseren met je CRM om je verkoop- en supportteams op de hoogte te houden.
  
• Geavanceerde analyses: Stripe verzamelt de gegevens over betalingstrends die je nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen. Je kunt zien welke klanten vaak te laat betalen, wanneer de meeste facturen worden betaald en of je systeem problemen heeft. Als je bijvoorbeeld ziet dat de meeste achterstallige betalingen in het weekend plaatsvinden, kun je de timing van je herinneringen daarop aanpassen.
  
• Application Programming Interfaces (API's) voor totale aanpassing: Als je oplossingen nodig hebt die op maat zijn gemaakt volgens jouw specificaties, kun je met de API's van Stripe aangepaste workflows bouwen. Wil je herinneringen versturen via tekst in plaats van e-mail? Geen probleem. Wil je een herinneringssysteem dat zich aanpast aan specifiek gedrag van klanten? Dat kan ook. Stripe's API geeft je de controle om te ontwerpen wat het beste werkt voor jouw bedrijf.
  

Wat zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden met betalingsherinneringen?

Efficiënte betalingsherinneringen moeten de juiste toon treffen en alle relevante informatie bevatten. Een fout maken met een herinnering kan je kansen om betaald te krijgen schaden of je relatie met de ontvanger beschadigen. Hier zijn veelgemaakte fouten die je moet vermijden:

• Te vaag zijn: Als er geen belangrijke details in de herinnering staan, zullen verwarde klanten de herinnering misschien terzijde leggen zonder te betalen. Vermeld altijd het factuur- of referentienummer, het verschuldigde bedrag, de betalingstermijn en instructies voor het doen van de betaling.
  
• Een ongepaste toon gebruiken: Een te harde toon kan klanten van je vervreemden, terwijl een te vriendelijke of passieve toon misschien niet genoeg urgentie overbrengt. Gebruik beleefde maar krachtige taal. Bijvoorbeeld: “Je moet onmiddellijk betalen om ernstige gevolgen te voorkomen” kan te hard klinken, terwijl “Hé, even een waarschuwing, je bent ons geld schuldig!” te nonchalant kan klinken.
  
• Te lang wachten met het sturen van herinneringen: Als je pas herinneringen stuurt nadat de betaling is achterstallig is, kunnen klanten de factuur vergeten of aannemen dat het geen dringende kwestie was. Stuur herinneringen een paar dagen voor de vervaldatum, op de vervaldatum, kort nadat de betaling te laat is (bijv. 1-7 dagen) en met toenemende intervallen als de betaling nog steeds niet is voldaan.
  
• De ontvanger overstelpen met te veel berichten: Te vaak verstuurde herinneringen kunnen frustratie opwekken en ertoe leiden dat ontvangers je berichten negeren of vermijden. Denk goed na over de timing van je herinneringen. Stuur een eerste achterstallige herinnering een paar dagen nadat de vervaldatum is verstreken, volg een of twee keer op binnen een redelijk tijdsbestek (bijv. 7 en 14 dagen later) en bewaar de laatste aanmaningen voor wanneer alle beleefde pogingen hebben gefaald.
  
• Geen hulp of oplossingen bieden: Als de herinnering niet erkent dat er een logische verklaring kan zijn waarom de ontvanger niet heeft betaald, zoals financiële problemen of verwarring over hoe te betalen, kan deze star of onbehulpzaam overkomen en de klant het gevoel geven dat hij niet wordt gesteund. Voeg in plaats daarvan een uitnodiging toe om contact op te nemen. Bijvoorbeeld: “Als je vragen hebt over deze factuur of hulp nodig hebt, neem dan gerust contact met ons op.”
  
• Branding en professionaliteit negeren: Als je herinnering informeel overkomt of niet overeenkomt met de toon of stijl van je bedrijf, kan deze minder legitiem overkomen, klanten in verwarring brengen of hen doen vermoeden dat het om fraude gaat. Gebruik je logo, merkeigen e-mailsjablonen en een consistente toon die overeenkomt met wat klanten van je bedrijf verwachten..
  
• Betalingsopties niet vermelden: Ingewikkelde of onduidelijke betalingsprocessen leiden tot vertragingen of niet-betaling. Voeg altijd een directe betaallink toe (indien mogelijk), instructies voor het gebruik van bankoverschrijvingen of andere methoden en je contactgegevens voor eventuele vragen.
  
• Niet ingaan op te late kosten of consequenties: Als er geen consequenties zijn voor vertragingen, zullen klanten misschien geen prioriteit geven aan betaling. Om prompte betaling aan te moedigen, moet je beleefd te laat betaalde kosten of mogelijke acties schetsen.
  
• Niet opvolgen: Als je één herinnering stuurt en daarna geen contact meer opneemt, zullen klanten het misschien vergeten. Maak een follow-upschema dat de toon en urgentie na verloop van tijd verhoogt.