Un rappel de paiement est une communication envoyée par une entreprise pour informer ou rappeler à un client un paiement à venir ou en retard. Les entreprises utilisent généralement ces rappels pour augmenter le taux de paiements effectués dans les délais. Ils peuvent être envoyés par divers canaux, tels que les courriels, les SMS, les lettres ou les appels téléphoniques automatisés.

Les retards de paiement constituent un problème courant pour les entreprises. En Europe occidentale, par exemple, près de la moitié des ventes interentreprises ont été affectées par des retards de paiement au deuxième trimestre 2024. Les rappels de paiement aident les entreprises à se faire payer. Vous trouverez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur les rappels de paiement, notamment ce qu’il faut inclure, quand les envoyer et comment Stripe peut vous aider à automatiser ce processus.

Que contient cet article?

• Quand devez-vous envoyer un rappel de paiement?
  
• Que doit contenir un rappel de paiement?
  
• Comment Stripe peut-il vous aider à automatiser les rappels de paiement?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter avec les rappels de paiement?
  

Quand faut-il envoyer un rappel de paiement?

Le moment auquel un rappel de paiement doit être envoyé dépend de la nature du paiement et de votre relation avec le payeur. Voici quelques directives générales concernant le moment où il convient de les envoyer :

• Rappels de paiement à venir : envoyez des rappels de paiement 3 à 7 jours avant la date d’échéance. Cela donne au destinataire suffisamment de temps pour préparer le paiement et éviter les frais de retard ou les interruptions de service. Ce type de rappel est idéal pour les services d’abonnement, les cycles de facturation réguliers ou d’autres situations dans lesquelles un préavis plus long est utile.
  
• Rappels de date d’échéance : envoyez des rappels de date d’échéance le jour où le paiement est dû. Ces rappels incitent poliment le payeur à effectuer la transaction s’il ne l’a pas encore fait. Ce type de rappel est idéal pour garantir que les paiements sont effectués à temps sans nuire aux relations commerciales.
  
• Rappels de paiement en retard : envoyez des rappels de paiement en retard 1 à 7 jours après la date d’échéance. Il s’agit d’un rappel amical, envoyé en partant du principe que le délai a été dépassé par inadvertance. Envoyez un deuxième rappel 7 à 14 jours après la date d’échéance si le paiement est toujours en souffrance, en adoptant un ton plus ferme et en soulignant les pénalités ou les conséquences éventuelles. Envoyez un dernier rappel 30 jours ou plus après la date d’échéance si le paiement n’a toujours pas été effectué. Ce rappel doit signaler la possibilité d’un recours à une procédure de recouvrement ou à des poursuites judiciaires si le paiement n’a toujours pas été reçu.
  

Que doit contenir un rappel de paiement?

Un rappel de paiement doit être direct, précis et facile à comprendre tout en conservant un ton amical et professionnel.

Commencez par une salutation polie et amicale pour donner un ton positif et éviter de paraître trop brusque ou insistant.

Exemple : « Bonjour, [nom du destinataire], j’espère que vous allez bien. »

Ensuite, rappelez-leur pourquoi vous envoyez la note. Assurez-vous d’inclure :

• le montant dû
  
• le numéro de facture ou toute autre référence
  
• la date d’échéance du paiement (ou depuis combien de temps il est en souffrance)
  

Exemple : « Ceci est un simple rappel concernant la facture n° 12345 d’un montant de 250 $. Elle était due le 15 mars et nous n’avons pas encore reçu votre paiement. »

Après les détails de la facture, rappelez-leur comment ils peuvent payer. Vous pouvez mentionner :

• les modes de paiement que vous acceptez
  
• les informations de paiement dont ils pourraient avoir besoin (par exemple, un lien de paiement, vos coordonnées bancaires)
  
• toute instruction étape par étape
  

Exemple : « Vous pouvez faire le paiement en ligne ici [lien], ou transférer le montant directement sur notre compte bancaire (voir détails ci-dessous). »

Si le paiement est en retard, mentionnez poliment les frais de retard ou les conséquences pour leur rappeler les enjeux sans être trop sévère.

Exemple : « Veuillez noter qu’une pénalité de retard de 15 $ s’appliquera si nous ne recevons pas votre paiement d’ici le 22 mars. »

Encouragez le destinataire à vous contacter en cas de problèmes ou de questions. Cela donne à votre rappel un caractère collaboratif et conforme à votre relation commerciale, plutôt que conflictuel.

Exemple : « Si vous rencontrez un problème ou si vous avez besoin d’aide pour effectuer le paiement, n’hésitez pas à nous contacter. »

Terminez votre rappel par une remarque polie qui fait passer votre message tout en continuant à faire sentir à votre interlocuteur qu’il est un client important et en lui laissant la possibilité de poser des questions.

Exemple : « Merci beaucoup de régler cette question. Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez ignorer ce rappel. N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin de quoi que ce soit. »

Exemple complet de courriel

Objet : Rappel amical, paiement dû pour la facture n° 12345

Bonjour, [nom du destinataire],

J’espère que vous vous portez bien. Je vous rappelle que le paiement de la facture n° 12345, d’un montant total de 250 $, était dû le [date].

Si vous avez déjà effectué ce paiement, veuillez ignorer ce message. Sinon, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir régler ce problème dès que possible. Vous pouvez effectuer le paiement en utilisant notre portail sécurisé ici [lien] ou par virement bancaire (détails ci-dessous).

Veuillez noter que si nous ne recevons pas votre paiement avant le [date], des frais de retard de 15 $ pourraient s’appliquer, conformément à nos conditions de paiement.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous le faire savoir. Nous vous remercions de l’attention que vous portez à cette question et nous vous remercions de votre réponse rapide.

Cordialement,
[Votre nom]
[Vos coordonnées]

Comment Stripe peut-il vous aider à automatiser les rappels de paiement?

Stripe facilite les rappels de paiement automatisé et réduit les efforts nécessaires pour obtenir les paiements. Voici comment Stripe peut vous aider :

• Rappel de facturation et d’abonnement : Stripe Billing est un outil précieux pour les entreprises proposant des abonnements. Avant qu’un paiement ne soit dû, le système rappelle aux clients l’échéance à venir afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu. En cas de paiement refusé, Stripe informe les clients et réessaie le paiement à intervalles réguliers que vous pouvez personnaliser. Il peut également informer automatiquement les clients des soldes en souffrance.
  
• Outils de facturation : grâce à Stripe Invoicing, vous pouvez créer des factures et Stripe se charge du suivi. Par exemple, Stripe peut envoyer un rappel aux clients une semaine avant la date d’échéance d’une facture, envoyer un message le jour où le paiement est en retard ou envoyer des rappels périodiques après la date d’échéance.
  
• Liens de paiement : grâce à Stripe, vous pouvez générer des liens de paiement uniques pour les paiements ponctuels. Ceux-ci sont particulièrement utiles pour les rappels, que vous pouvez intégrer dans les courriels envoyés par Stripe ou inclure dans vos suivis. En facilitant au maximum le paiement pour vos clients, vous pouvez augmenter le nombre de paiements effectués dans les délais sans créer de travail supplémentaire pour vous.
  
• Gestion des paiements échoués : lorsque des paiements échouent, le système Smart Retries de Stripe optimise le moment où il convient de réessayer de traiter la transaction. Les clients sont informés du problème et invités à mettre à jour leur mode de paiement, puis Stripe réessaie le prélèvement à des intervalles optimisés.
  
• Portails clients : le portail en libre-service de Stripe est une innovation majeure pour les entreprises. Les clients peuvent se connecter, consulter leurs factures, mettre à jour leurs informations de paiement ou régler tout solde en souffrance sans avoir à vous contacter pour obtenir de l’aide. Cela facilite le suivi et la planification des paiements pour les clients et réduit le besoin de rappels supplémentaires.
  
• Intégration logicielle : Stripe s’intègre à des outils tels que Mailchimp, Zapier ou des systèmes de gestion de la relation client (CRM). Par exemple, vous pouvez utiliser Zapier pour déclencher un rappel par courriel personnalisé lorsqu’un paiement Stripe est en retard ou synchroniser Stripe avec votre CRM afin de tenir vos équipes commerciales et d’assistance informées.
  
• Analytique avancée : Stripe compile les données sur les tendances de paiement dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Vous pouvez voir quels clients paient souvent en retard, quand la plupart des factures sont payées et si votre système présente des problèmes. Par exemple, si vous remarquez que la plupart des paiements en retard ont lieu la fin de semaine, vous pouvez ajuster le moment de votre rappel en conséquence.
  
• Interfaces de programmation d’applications (API) pour une personnalisation totale : si vous avez besoin de solutions sur mesure, les API de Stripe vous permettent de créer des flux de travail personnalisés. Vous souhaitez envoyer des rappels par SMS plutôt que par courriel? Aucun problème. Vous avez besoin d’un système de rappel qui s’adapte aux comportements spécifiques de vos clients? Cela est également possible. L’API de Stripe vous permet de concevoir ce qui convient le mieux à votre entreprise.
  

Quelles sont les erreurs courantes à éviter avec les rappels de paiement?

Pour être efficaces, les rappels de paiement doivent adopter le ton approprié et inclure toutes les informations pertinentes. Une erreur dans un rappel peut compromettre vos chances d’être payé ou nuire à votre relation avec le destinataire. Voici quelques erreurs courantes à éviter :

• Être trop vague : si le rappel ne contient pas toutes les informations importantes, les clients pourraient le mettre de côté sans y prêter attention. Veuillez toujours inclure le numéro de facture ou de référence, le montant dû, la date limite de paiement et les instructions de paiement.
  
• Utiliser un ton inapproprié : un ton trop sévère peut rebuter les clients, tandis qu’un ton trop amical ou passif peut ne pas traduire suffisamment l’urgence de la situation. Utilisez un langage poli mais ferme. Par exemple, « Vous devez payer immédiatement pour éviter de graves conséquences » peut sembler trop sévère, tandis que « Bonjour, juste un petit rappel, vous nous devez de l’argent! » peut sembler trop informel.
  
• Attendre trop longtemps avant d’envoyer des rappels : si vous n’envoyez des rappels qu’après l’échéance du paiement, les clients risquent d’oublier la facture ou de considérer qu’il ne s’agit pas d’une priorité. Envoyez des rappels quelques jours avant la date d’échéance, à la date d’échéance, peu après l’échéance (par exemple, 1 à 7 jours), puis à intervalles de plus en plus courts si le paiement n’a toujours pas été effectué.
  
• Submerger le destinataire de messages : les rappels trop fréquents peuvent être source de frustration et inciter les destinataires à ignorer ou à éviter vos communications. Réfléchissez bien au moment où vous envoyez vos rappels. Envoyez un premier rappel quelques jours après la date d’échéance, puis un ou deux autres dans un délai raisonnable (par exemple, 7 et 14 jours plus tard), et réservez les derniers rappels pour lorsque tous les efforts ont échoué.
  
• Ne pas proposer d’aide ni de solutions : si le rappel ne tient pas compte des raisons logiques qui peuvent expliquer le non-paiement du destinataire, telles que des difficultés financières ou une confusion quant au mode de paiement, il peut être perçu comme rigide ou peu utile et donner au client le sentiment de ne pas être assisté. Invitez plutôt le destinataire à vous contacter. Par exemple : « Si vous avez des questions concernant cette facture ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à nous contacter. »
  
• Négliger l’image de marque et le professionnalisme : si votre rappel semble informel ou ne correspond pas au ton ni au style de votre entreprise, il peut paraître moins légitime, semer la confusion chez les clients ou les amener à soupçonner une fraude. Utilisez votre logo, des modèles de courriels à l’image de votre marque et un ton cohérent, conforme à ce que les clients attendent de votre entreprise.
  
• Omettre des options de paiement : des processus de paiement complexes ou peu clairs peuvent entraîner des retards ou des défauts de paiement. Veuillez toujours inclure un lien de paiement direct (si possible), des instructions sur la manière d’effectuer les virements bancaires ou d’utiliser d’autres modes de paiement, ainsi que vos coordonnées pour toute question.
  
• Ne pas mentionner les frais de retard ou les conséquences : si les retards n’entraînent aucune conséquence, les clients risquent de ne pas considérer le paiement comme une priorité. Afin d’encourager les paiements rapides, veuillez indiquer poliment les frais de retard ou les mesures qui pourraient être prises.
  
• Absence de suivi : si vous envoyez un seul rappel et ne reprenez pas contact, les clients risquent d’oublier votre demande. Créez un calendrier de suivi qui intensifie le ton et l’urgence au fil du temps.