Les systèmes de paiement traditionnels sont chronophages, laborieux et sujets aux erreurs humaines. Les plateformes d’automatisation des paiements offrent aux entreprises une solution de rechange plus rapide, plus efficace et plus sécurisée. Cela comprend des solutions d’automatisation pratiques pour des processus tels que la facturation, la paie des employés et la facturation récurrente. Les entreprises qui les utilisent peuvent améliorer leurs opérations financières, accéder aux informations sur les clients et libérer des ressources pour des tâches stratégiques.

Le besoin de processus de paiement simples et efficaces est de plus en plus répandu dans divers secteurs. Le marché mondial de l’automatisation des comptes fournisseurs était évalué à près de 5,4 milliards USD en 2023 et devrait atteindre 17 milliards USD d’ici 2032. Dans cet article, nous vous expliquerons le fonctionnement des plateformes d’automatisation des paiements, leurs avantages et leurs difficultés, et comment choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce qu’une plateforme d’automatisation des paiements?
  
• Fonctionnement des plateformes d’automatisation des paiements
  
• Avantages des plateformes d’automatisation des paiements
  
• Les défis posés par les plateformes d’automatisation des paiements
  
• Comment choisir une plateforme d’automatisation des paiements
  

Qu’est-ce qu’une plateforme d’automatisation des paiements?

Une plateforme d’automatisation des paiements facilite les processus de paiement automatisés tels que le traitement des factures, les flux de travail d’approbation et les transactions financières. Elle réduit la saisie manuelle et la surveillance manuelle. De plus, elle s’intègre généralement aux systèmes comptables et bancaires afin de garantir l’exactitude, la rapidité et la conformité des paiements.

Voici quelques-unes des fonctionnalités généralement offertes par les plateformes d’automatisation des paiements.

• Traitement automatisé des factures : cela inclut la possibilité de capturer et de traiter automatiquement les factures à l’aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC).

• Processus d’approbation : des processus configurables établissent des règles pour l’approbation des factures sur la base de critères tels que les montants et les fournisseurs.

• Paiements électroniques : ils prennent en charge plusieurs moyens de paiement tels que les paiements ACH (Automated Clearing House), les virements bancaires, les cartes de crédit et les portefeuilles numériques.

• Détection de la fraude : des fonctionnalités de sécurité avancées telles que l’authentification à deux facteurs, le chiffrement et les algorithmes de détection des anomalies permettent de prévenir les activités frauduleuses et de préserver l’intégrité des données.

• Intégration financière : cela comprend l’intégration et la synchronisation des données avec les systèmes financiers existants tels que les progiciels de gestion intégrée (PGI) et les logiciels de comptabilité.

• Rapports et analyses personnalisables : des outils de création de rapports et des tableaux de bord complets permettent de suivre les paiements, d’analyser les habitudes de dépenses et de gérer les flux de trésorerie.

• Gestion des fournisseurs : cela implique la gestion des données des fournisseurs, y compris les conditions de paiement, les coordonnées et les numéros d’identification fiscale.

• Gestion de la fiscalité et de la conformité : cela implique des calculs fiscaux automatisés et des pistes d’audit détaillées pour toutes les transactions.

• Capacités globales : cela inclut la prise en charge des transactions multidevises et des paiements internationaux.

Fonctionnement des plateformes d’automatisation des paiements

Les plateformes d’automatisation des paiements automatisent le traitement des factures, l’approbation des paiements, l’exécution des paiements et la détection de la fraude aux paiements à l’aide de plusieurs technologies. Voici comment fonctionne l’automatisation des paiements.

• Extraction des données de facturation : la plateforme reçoit des factures de diverses sources telles que les courriels, les portails fournisseurs et le courrier postal. La reconnaissance automatique des caractères ainsi que l’apprentissage automatique peuvent être utilisés pour extraire des données clés de ces factures, notamment les renseignements sur les fournisseurs, les numéros de facture, les dates, les postes et les montants.

• Validation des données et rapprochement des factures : pour garantir l’exactitude, la plateforme valide les données extraites par rapport à des règles et des formats prédéfinis. Elle fait correspondre les données avec les bons de commande ou les contrats correspondants et signale toute divergence pour examen. L’intelligence artificielle (IA) peut aider à détecter les signes de comportement frauduleux au cours de ce processus.

• Processus d’approbation : sur la base de règles prédéfinies (par exemple, le montant, le fournisseur, le service), la plateforme utilise l’automatisation du flux de travail pour acheminer les factures aux approbateurs appropriés et suivre leur état d’approbation. Les approbateurs reçoivent ensuite des notifications et des rappels. Cela permet d’accélérer les paiements et de réduire le travail manuel. La plateforme peut également déterminer les remises potentielles en cas de paiement anticipé.

• Exécution du paiement : une fois le paiement approuvé, la plateforme lance le processus de paiement en fonction du mode de paiement choisi (par exemple, ACH, virement bancaire) et des préférences du fournisseur. Elle respecte les normes et les réglementations du secteur pour un traitement sécurisé des paiements. Les utilisateurs reçoivent alors une confirmation de l’exécution du paiement et des détails de la transaction.

• Rapprochement et rapports : la plateforme fait correspondre les paiements aux factures et aux relevés bancaires et repère les éventuelles divergences. Au cours de ce processus, les interfaces de programmation d’applications (API) facilitent la communication entre la plateforme et d’autres systèmes tels que les PGI, les systèmes comptables et les systèmes bancaires. La plateforme génère ensuite des rapports sur des indicateurs clés tels que l’état des paiements, les flux de trésorerie et les performances des fournisseurs.

Avantages des plateformes d’automatisation des paiements

Les entreprises qui utilisent des plateformes d’automatisation des paiements peuvent bénéficier des avantages ci-dessous.

• Amélioration des processus : les plateformes d’automatisation des paiements peuvent réduire les tâches manuelles telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et le traitement des approbations. Cela permet d’accélérer les cycles de paiement et d’affiner les flux de travail. L’analyse continue des données contribue à l’amélioration continue des processus de paiement.

• Moins d’erreurs : l’extraction et la validation automatisées des données peuvent améliorer la précision et réduire les coûts en réduisant les erreurs de traitement manuel.

• Réduction des coûts : les plateformes d’automatisation des paiements réduisent les coûts en réduisant la main-d’œuvre, en évitant les frais de retard de paiement et en déterminant les possibilités de remise pour paiement anticipé.

• Plus de ressources disponibles : comme l’automatisation gère les tâches routinières, le personnel peut se concentrer sur des activités plus stratégiques et à valeur ajoutée.

• Visibilité des données : l’intégration avec les systèmes de PGI et comptables existants offre une vue unifiée des données financières.

• Aperçu en temps réel : les plateformes d’automatisation des paiements fournissent des informations immédiates sur l’état des paiements, les factures impayées et les prévisions de trésorerie. Cela aide les entreprises à prendre des décisions éclairées en matière de gestion de la trésorerie, d’investissements et d’allocation des ressources.

• Conformité : les flux de travail automatisés et les pistes d’audit facilitent le respect des politiques internes, la conformité aux exigences réglementaires et les processus d’audit.

• Prévention de la fraude : les plateformes avancées utilisent l’IA et l’apprentissage automatique pour détecter les anomalies, les risques et les activités suspectes.

• Amélioration des relations avec les fournisseurs : les plateformes d’automatisation des paiements renforcent les relations avec les fournisseurs en leur proposant des paiements cohérents et immédiats. Elles peuvent également offrir des fonctionnalités conviviales pour les fournisseurs, telles que des portails fournisseurs, qui donnent un accès en libre-service aux informations de facturation et de paiement, ainsi que des programmes de paiement anticipé.

Les défis posés par les plateformes d’automatisation des paiements

Si les plateformes d’automatisation des paiements peuvent offrir de nombreux avantages, elles présentent également les défis et les risques ci-dessous.

La technologie

• Intégration : l’intégration de plateformes d’automatisation des paiements aux systèmes financiers et aux logiciels de PGI existants peut s’avérer complexe et chronophage, surtout si l’infrastructure existante est obsolète ou utilise des solutions personnalisées.

• Migration des données : la migration des données financières vers une nouvelle plateforme d’automatisation présente des risques tels que la perte et la corruption des données. Les entreprises doivent s’assurer de l’intégrité des données au cours du processus de migration.

• Temps d’arrêt du système : comme toute plateforme numérique, les systèmes d’automatisation des paiements peuvent connaître des temps d’arrêt ou des pannes, ce qui peut perturber les processus de paiement et affecter la gestion des flux de trésorerie.

Sécurité et conformité

• Sécurité des données : le traitement des données financières sensibles nécessite des mesures de sécurité strictes. Toute vulnérabilité de la plateforme peut exposer l’entreprise à des violations de données et à la fraude financière.

• Conformité : le non-respect des réglementations et des normes financières peut entraîner des sanctions juridiques. Les plateformes d’automatisation doivent constamment suivre l’évolution des exigences de conformité.

• Dépendance vis-à-vis des fournisseurs : les entreprises s’appuient souvent sur les protocoles de sécurité du fournisseur de la plateforme, qui ne correspondent pas toujours à leurs propres normes ou besoins en matière de sécurité.

Opérations

• Adoption et formation des utilisateurs : la résistance au changement des employés ou une formation inadéquate peuvent entraver l’adoption réussie de nouvelles technologies d’automatisation.

• Dépendance excessive à l’égard de l’automatisation : une dépendance excessive à l’égard des processus automatisés peut dégrader les compétences du personnel, qui peut avoir du mal à gérer les tâches manuellement en cas de besoin.

• Maintenance et assistance : les plateformes d’automatisation ont besoin d’une maintenance continue et d’un soutien technique pour fonctionner. Un soutien inadéquat peut entraîner des retards opérationnels et des inefficacités.

Finances

• Investissement initial : la mise en œuvre d’une plateforme d’automatisation entraîne des coûts initiaux substantiels, notamment des frais de licence, des coûts d’intégration et des dépenses de formation.

• Rentabilité : il y a toujours un risque que la rentabilité ne justifie pas les coûts initiaux, surtout si la plateforme ne parvient pas à apporter les améliorations ou les économies escomptées.

Stratégie et relations

• Résistance du fournisseur : certains fournisseurs peuvent être réticents ou incapables de s’adapter aux moyens de paiement électroniques utilisés par la plateforme d’automatisation. Cela pourrait mettre les relations entre les intervenants à rude épreuve.

• Levier de négociation : les modalités de paiement automatisées peuvent réduire la flexibilité des entreprises pour ce qui est de négocier les conditions avec les fournisseurs au cas par cas.

• Processus internes : l’automatisation des paiements peut nécessiter des changements majeurs dans les processus et les contrôles financiers internes. Cela peut perturber les flux de travail établis et impliquer une période d’ajustement.

Croissance et flexibilité

• Personnalisation limitée : certaines plateformes offrent des options de personnalisation limitées, qui peuvent ne pas répondre entièrement aux besoins uniques ou à la complexité de chaque entreprise.

• Limitations de croissance : au fur et à mesure que les entreprises se développent, leurs opérations financières deviennent plus complexes. Une plateforme qui n’est pas conçue pour se développer efficacement peut entraver la croissance plutôt que de la faciliter.

Comment choisir une plateforme d’automatisation des paiements

Voici un guide étape par étape expliquant comment choisir la plateforme d’automatisation des paiements la mieux adaptée à votre entreprise.

Évaluer les besoins de l’entreprise

• Déterminez les aspects de vos processus de paiement qui doivent être améliorés, tels que la rapidité, la précision et la sécurité.

• Définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l’automatisation des paiements, qu’il s’agisse de réduire les coûts opérationnels, d’améliorer la gestion des flux de trésorerie, de renforcer la sécurité ou tout cela à la fois.

• Réfléchissez à la taille actuelle de votre entreprise et à vos projets de croissance. La plateforme doit être en mesure de gérer des volumes de transactions croissants et de la complexité.

Évaluer les caractéristiques clés

• La plateforme doit s’intégrer à votre PGI, à vos systèmes comptables et à vos autres outils financiers existants. Vérifiez la compatibilité.

• Assurez-vous que la plateforme dispose de mesures de sécurité solides telles que le chiffrement, l’authentification multifacteur et le respect des normes de sécurité financière pertinentes.

• Vérifiez si l’interface utilisateur de la plateforme est facile à utiliser pour tous les membres de l’équipe, ce qui réduit le temps de formation et la résistance à l’adoption.

• Réfléchissez au type d’automatisation proposé. Couvre-t-elle des processus tels que le traitement des factures, l’exécution des paiements et le rapprochement?

• Vérifiez si la plateforme permet la personnalisation en fonction de vos processus métier et de vos exigences en matière de flux de travail.

Tenir compte de la conformité et de la sécurité

• Assurez-vous que la plateforme est conforme aux réglementations et aux normes du secteur applicables à votre entreprise.

• Examinez les protocoles de sécurité des données, les procédures de sauvegarde et les plans de reprise après sinistre de la plateforme.

• Vérifiez que la plateforme fournit des pistes d’audit complètes pour toutes les transactions.

Analyser les coûts et la rentabilité

• Examinez la structure tarifaire de la plateforme. Le service est-il facturé par transaction, par mois, ou y a-t-il une cotisation annuelle? Assurez-vous que vous comprenez tous les coûts potentiels, y compris ceux relatifs à la configuration, l’abonnement et les frais supplémentaires liés aux fonctionnalités ou services supplémentaires.

• Tenez compte de la rentabilité de l’utilisation de la plateforme. Les économies de coûts et les gains d’efficacité justifieront-ils les dépenses? Effectuez une analyse coûts-avantages pour prendre une décision éclairée.

Vérifier le service d’assistance et la fiabilité des fournisseurs

• Faites des recherches sur la réputation du fournisseur sur le marché. Lisez les avis des clients et les études de cas pour évaluer la satisfaction des utilisateurs et l’efficacité de la plateforme.

• Tenez compte du niveau d’assistance. Le fournisseur offre-t-il une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, des ressources de formation et une maintenance continue?

• Examinez les antécédents du fournisseur en matière d’améliorations et de mises à jour. Choisissez un fournisseur qui améliore et met à jour activement ses logiciels pour que la plateforme reste efficace à mesure que de nouvelles technologies et normes apparaissent.

Effectuer des essais et des tests

• Avant de prendre une décision définitive, invitez une liste restreinte de fournisseurs à vous proposer des démonstrations afin d’essayer les plateformes. Cela peut vous aider à mieux comprendre les fonctionnalités et la convivialité de chaque option.

• Si possible, effectuez un test pilote avec la plateforme. Mettez-la en œuvre dans un environnement contrôlé afin d’évaluer ses performances et son incidence sur vos processus. Cela peut fournir des informations pratiques qui pourraient ne pas être apparentes dans les démonstrations.

Solliciter des commentaires et des références

• Impliquez les membres de votre équipe dans le processus d’évaluation, car ils seront les principaux utilisateurs de la plateforme.

• Demandez au fournisseur des références d’autres entreprises similaires à la vôtre. Contactez ces références pour discuter de leurs expériences et des résultats qu’elles ont obtenus avec la plateforme.