Herkömmliche Zahlungssysteme sind zeitaufwändig, arbeitsintensiv und anfällig für menschliche Fehler. Zahlungsautomatisierungsplattformen bieten Unternehmen eine schnellere, effektivere und sicherere Alternative. Dazu gehören komfortable Automatisierungslösungen für Prozesse wie Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung und wiederkehrende Abrechnungen. Unternehmen, die sie nutzen, können ihre Finanzabläufe verbessern, Zugang zu Kundeninformationen erhalten und Ressourcen für strategische Aufgaben freisetzen.

Der Bedarf an effizienten, einfachen Bezahlprozessen über verschiedene Branchen hinweg steigt. Der globale Markt für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung wurde auf fast 5,4 Mrd. $ im Jahr 2023 geschätzt und wird bis 2032 voraussichtlich 17 Mrd. $ erreichen. Im Folgenden erläutern wir, wie Zahlungsautomatisierungsplattformen funktionieren, welche Vorteile und Herausforderungen sie haben und wie Sie die beste Plattform für Ihr Unternehmen auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Zahlungsautomatisierungsplattform?
  
• So funktionieren Zahlungsautomatisierungsplattformen
  
• Vorteile von Zahlungsautomatisierungsplattformen
  
• Herausforderungen bei Zahlungsautomatisierungsplattformen
  
• Auswahl einer Zahlungsautomatisierungsplattform
  

Was ist eine Zahlungsautomatisierungsplattform?

Eine Zahlungsautomatisierungsplattform ermöglicht automatisierte Zahlungsprozesse wie die Rechnungsverarbeitung, Genehmigungsworkflows und Finanztransaktionen. Sie reduziert die manuelle Eingabe und die manuelle Aufsicht. Zudem lässt sie sich in die Buchhaltungs- und Banksysteme integrieren, um die Zahlungsgenauigkeit sowie die Pünktlichkeit und Konformität zu gewährleisten.

Hier sind einige der Funktionen, die häufig in Zahlungsautomatisierungsplattformen enthalten sind.

• Automatisierte Rechnungsverarbeitung: Dazu gehört auch die Möglichkeit, Rechnungen mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR) automatisch zu erfassen und zu verarbeiten.

• Genehmigungsworkflows: Konfigurierbare Workflows legen Regeln für Rechnungsgenehmigungen fest, die auf Kriterien wie Beträgen und Lieferanten basieren.

• Elektronische Zahlungen: Diese unterstützen mehrere Zahlungsmethoden wie Automated Clearing House (ACH)-Zahlungen, Banküberweisungen, Kreditkarten und digitale Geldbörsen.

• Betrugserkennung: Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und Algorithmen zur Erkennung von Anomalien helfen dabei, betrügerische Aktivitäten zu verhindern und die Datenintegrität zu wahren.

• Finanzielle Integration: Dazu gehört die Integration und Datensynchronisation mit bestehenden Finanzsystemen wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Buchhaltungssoftware.

• Anpassbare Berichte und Analysen: Umfassende Reporting-Tools und Dashboards ermöglichen das Nachverfolgen von Zahlungen, die Analyse von Ausgabenmustern und die Verwaltung des Cashflows.

• Lieferantenverwaltung: Dies umfasst die Verwaltung von Kreditorendaten, einschließlich Zahlungsbedingungen, Kontaktinformationen und Steuer-IDs.

• Steuer- und Compliance-Management: Dazu gehören automatisierte Steuerberechnungen und detaillierte Prüfpfade für alle Transaktionen.

• Globale Fähigkeiten: Dies umfasst die Unterstützung von Transaktionen in mehreren Währungen sowie internationale Zahlungen.

So funktionieren Zahlungsautomatisierungsplattformen

Zahlungsautomatisierungsplattformen automatisieren die Rechnungsverarbeitung, Zahlungsgenehmigungen, Zahlungsausführung und die Erkennung von Zahlungsbetrug mithilfe verschiedener Technologien. So funktioniert die Zahlungsautomatisierung.

• Extraktion von Rechnungsdaten: Die Plattform erhält Rechnungen aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, Lieferantenportalen und Post. Sie kann OCR und maschinelles Lernen verwenden, um wichtige Daten daraus zu extrahieren, einschließlich Lieferantendaten, Rechnungsnummern, Datumsangaben, Einzelposten und Beträgen.

• Datenvalidierung und Rechnungsabgleich: Um die Genauigkeit zu gewährleisten, validiert die Plattform die extrahierten Daten anhand vordefinierter Regeln und Formate. Sie gleicht die Daten mit den entsprechenden Bestellungen oder Verträgen ab und kennzeichnet alle Abweichungen zur Überprüfung. Künstliche Intelligenz (KI) kann dabei helfen, Anzeichen für betrügerisches Verhalten während dieses Prozesses zu erkennen.

• Genehmigungsworkflows: Basierend auf vordefinierten Regeln (z. B. Betrag, Lieferant, Abteilung) verwendet die Plattform Workflow-Automatisierung, um Rechnungen an die entsprechenden genehmigenden Personen weiterzuleiten und deren Genehmigungsstatus zu verfolgen. Die genehmigenden Personen erhalten dann Benachrichtigungen und Erinnerungen. Das beschleunigt Zahlungen und reduziert den manuellen Aufwand. Die Plattform kann auch potenzielle Rabatte für vorzeitige Zahlungen identifizieren.

• Zahlungsabwicklung: Sobald die Zahlung genehmigt wurde, leitet die Plattform den Zahlungsvorgang basierend auf der gewählten Zahlungsmethode (z. B. ACH, Überweisung) und den Präferenzen des Lieferanten ein. Sie hält sich an die Branchenstandards und Vorschriften für eine sichere Zahlungsabwicklung. Anschließend erhalten die Nutzer/innen eine Bestätigung über die Ausführung der Zahlung und die Transaktionsdetails.

• Abgleich und Reporting: Die Plattform gleicht die Zahlungen mit Rechnungen und Kontoauszügen ab und identifiziert etwaige Abweichungen. Während dieses Prozesses erleichtern Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) die Kommunikation zwischen der Plattform und anderen Systemen wie ERP, Buchhaltungssystemen und Banksystemen. Die Plattform generiert dann Berichte zu wichtigen Kennzahlen wie Zahlungsstatus, Cashflow und Lieferantenleistung.

Vorteile von Zahlungsautomatisierungsplattformen

Unternehmen, die Zahlungsautomatisierungsplattformen nutzen, profitieren von den folgenden Vorteilen:

• Verbesserte Prozesse: Zahlungsautomatisierungsplattformen können manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Genehmigungsrouting reduzieren. Das beschleunigt die Zahlungszyklen und verfeinert die Arbeitsabläufe. Laufende Datenanalysen unterstützen die kontinuierliche Verbesserung von Zahlungsprozessen.

• Weniger Fehler: Die automatisierte Datenextraktion und -validierung kann die Genauigkeit verbessern und Kosten sparen, indem manuelle Verarbeitungsfehler reduziert werden.

• Geringere Kosten: Zahlungsautomatisierungsplattformen senken die Kosten, indem sie manuellen Aufwand reduzieren, Verzugszinsen vermeiden und Möglichkeiten für Skonti für vorzeitige Zahlungen identifizieren.

• Weitere verfügbare Ressourcen: Da die Automatisierung Routineaufgaben erledigt, können sich die Mitarbeitenden auf strategischere, wertschöpfendere Aktivitäten konzentrieren.

• Sichtbarkeit der Daten: Die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme bietet eine einheitliche Ansicht der Finanzdaten.

• Echtzeit-Einblicke: Zahlungsautomatisierungsplattformen bieten sofortigen Einblick in Zahlungsstatus, ausstehende Rechnungen und Cashflow-Prognosen. Dies hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen über Cash-Management, Investitionen und Ressourcenzuweisung zu treffen.

• Compliance: Automatisierte Workflows und Audit-Trails helfen bei der Einhaltung interner Richtlinien, der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und Audit-Prozessen.

• Betrugsprävention: Fortgeschrittene Plattformen nutzen KI und maschinelles Lernen, um Anomalien, potenzielle Risiken und verdächtige Aktivitäten zu erkennen.

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Zahlungsautomatisierungsplattformen stärken die Beziehungen zu Lieferanten, indem sie konsistente, sofortige Zahlungen ermöglichen. Sie können auch lieferantenfreundliche Funktionen anbieten, wie z. B. Lieferantenportale, die einen Self-Service-Zugriff auf Rechnungs- und Zahlungsinformationen ermöglichen, und Programme für frühzeitige Zahlungen.

Herausforderungen bei Zahlungsautomatisierungsplattformen

Zahlungsautomatisierungsplattformen können viele Vorteile bieten, bergen aber auch Herausforderungen und Risiken.

Technologie

• Integration: Die Integration von Zahlungsautomatisierungsplattformen in bestehende Finanzsysteme und ERP-Software kann komplex und zeitaufwändig sein, insbesondere wenn die bestehende Infrastruktur veraltet ist oder benutzerdefinierte Lösungen verwendet.

• Datenmigration: Die Migration von Finanzdaten zu einer neuen Automatisierungsplattform birgt Risiken wie Datenverlust und Beschädigung. Unternehmen müssen die Datenintegrität während des Migrationsprozesses sicherstellen.

• Ausfallzeiten der Anlage: Wie bei jeder digitalen Plattform kann es auch bei Zahlungsautomatisierungssystemen zu Ausfallzeiten oder Ausfällen kommen, die Zahlungsprozesse stören und das Cashflow-Management beeinträchtigen können.

Sicherheit und Compliance

• Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen Finanzdaten erfordert starke Sicherheitsmaßnahmen. Jegliche Schwachstellen in der Plattform können das Unternehmen Datenschutzverletzungen und Finanzbetrug aussetzen.

• Compliance: Die Nichteinhaltung von Finanzvorschriften und -standards kann zu rechtlichen Sanktionen führen. Automatisierungsplattformen müssen mit Änderungen der Compliance-Anforderungen Schritt halten.

• Abhängigkeit von Anbietern: Unternehmen verlassen sich häufig auf die Sicherheitsprotokolle des Plattformanbieters, die nicht immer ihren eigenen Sicherheitsstandards oder -anforderungen entsprechen.

Vorgänge

• Nutzerakzeptanz und Schulung: Veränderungswiderstände der Mitarbeitenden oder unzureichende Schulungen können die erfolgreiche Einführung neuer Automatisierungstechnologien behindern.

• Übermäßige Abhängigkeit von Automatisierung: Eine übermäßige Abhängigkeit von automatisierten Prozessen kann die Fähigkeiten der Mitarbeitenden beeinträchtigen, die es möglicherweise schwierig finden, Aufgaben bei Bedarf manuell zu erledigen.

• Wartung und Support: Automatisierungsplattformen benötigen eine kontinuierliche Wartung und technischen Support, um zu funktionieren. Unzureichender Support kann zu betrieblichen Verzögerungen und Ineffizienzen führen.

Finanzen

• Anfangsinvestition: Die Implementierung einer Automatisierungsplattform ist mit erheblichen Vorlaufkosten verbunden, einschließlich Lizenzgebühren, Integrations- und Schulungskosten.

• Return on Investment (ROI): Es besteht immer das Risiko, dass der ROI die anfänglichen Kosten nicht rechtfertigt, insbesondere wenn die Plattform nicht die erwarteten Verbesserungen oder Kosteneinsparungen liefert.

Strategie und Beziehungen

• Widerstand von Lieferanten: Einige Lieferanten sind möglicherweise nicht in der Lage, sich an die elektronischen Zahlungsmethoden anzupassen, die die Automatisierungsplattform verwendet. Dies könnte Beziehungen belasten.

• Verhandlungsmöglichkeiten: Automatisierte Zahlungsbedingungen können die Flexibilität von Unternehmen einschränken, Bedingungen mit Lieferanten von Fall zu Fall auszuhandeln.

• Interne Prozesse: Die Automatisierung von Zahlungen kann weitreichende Änderungen an den internen Finanzprozessen und -kontrollen erfordern. Dies kann etablierte Arbeitsabläufe stören und eine Eingewöhnungsphase mit sich bringen.

Wachstum und Flexibilität

• Begrenzte Anpassung: Einige Plattformen bieten nur begrenzte Anpassungsoptionen, die den individuellen Anforderungen oder der Komplexität jedes Unternehmens möglicherweise nicht vollständig gerecht werden.

• Einschränkungen des Wachstums: Wenn Unternehmen wachsen, werden ihre Finanzabläufe komplexer. Eine Plattform, die nicht darauf ausgelegt ist, effektiv zu wachsen, kann Wachstum eher behindern als fördern.

Auswahl einer Zahlungsautomatisierungsplattform

In diesem detaillierten Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die richtige Zahlungsautomatisierungsplattform für Ihr Unternehmen auswählen.

Ermitteln Sie Ihre Geschäftsanforderungen

• Ermitteln Sie, welche Aspekte Ihrer Zahlungsprozesse verbessert werden müssen, z. B. Geschwindigkeit, Genauigkeit und Sicherheit.

• Definieren Sie, was Sie mit der Zahlungsautomatisierung erreichen wollen – ob Betriebskosten senken, Cashflow-Management verbessern, Sicherheit erhöhen oder alles zusammen.

• Denken Sie an Ihre aktuelle Unternehmensgröße und Ihre zukünftigen Wachstumspläne. Die Plattform sollte in der Lage sein, steigende Transaktionsvolumina und Komplexität zu bewältigen.

Zentrale Funktionen evaluieren

• Die Plattform sollte in Ihr bestehendes ERP, Buchhaltungssystem und andere Finanztools integriert werden können. Prüfen Sie die Kompatibilität.

• Stellen Sie sicher, dass die Plattform über starke Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und die Einhaltung relevanter Finanzsicherheitsstandards verfügt.

• Prüfen Sie, ob die Benutzeroberfläche der Plattform für alle Teammitglieder einfach zu bedienen ist, wodurch die Einarbeitungszeit und der Widerstand gegen die Einführung reduziert werden.

• Überlegen Sie, welche Art von Automatisierung angeboten wird. Deckt sie Prozesse wie Rechnungsverarbeitung, Zahlungsabwicklung und Abgleich ab?

• Prüfen Sie, ob die Plattform eine Anpassung an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und Workflow-Anforderungen zulässt.

Compliance- und Sicherheitsaspekte im Blick

• Stellen Sie sicher, dass die Plattform den für Ihr Unternehmen relevanten Branchenvorschriften und -standards entspricht.

• Untersuchen Sie die Datensicherheitsprotokolle, Backup-Verfahren und Disaster-Recovery-Pläne der Plattform.

• Stellen Sie sicher, dass die Plattform umfassende Prüfpfade für alle Transaktionen bereitstellt.

Analyse von Kosten und ROI

• Untersuchen Sie die Preisstruktur der Plattform. Werden Gebühren pro Transaktion und Monat erhoben oder gibt es eine Jahresgebühr? Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle potenziellen Kosten, einschließlich Einrichtung, Abonnement und etwaiger Zusatzgebühren für zusätzliche Funktionen oder Services.

• Berücksichtigen Sie den potenziellen ROI durch die Nutzung der Plattform. Werden die Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne die Ausgaben rechtfertigen? Führen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse durch, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Überprüfen Sie Support und Anbieterzuverlässigkeit

• Recherchieren Sie den Ruf des Anbieters auf dem Markt. Lesen Sie Kundenrezensionen und Fallstudien, um die Nutzerzufriedenheit und die Effektivität der Plattform zu messen.

• Berücksichtigen Sie das Support-Angebot. Bietet der Anbieter 24/7-Support, Schulungsressourcen und laufende Wartung?

• Schauen Sie sich die Erfolgsbilanz des Anbieters für Verbesserungen und Aktualisierungen an. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter, der seine Software aktiv verbessert und aktualisiert, damit die Plattform auch bei neuen Technologien und Standards leistungsfähig bleibt.

Versuche und Tests durchführen

• Bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen, fordern Sie Demos von einer kurzen Liste von Anbietern an, um die Plattformen zu testen. Dies kann Ihnen helfen, die Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit der einzelnen Optionen besser zu verstehen.

• Führen Sie, wenn möglich, einen Pilotversuch mit der Plattform durch. Implementieren Sie sie in einer kontrollierten Umgebung, um ihre Leistung und Auswirkungen auf Ihre Prozesse zu bewerten. Dies kann praktische Einblicke liefern, die in Demos möglicherweise nicht ersichtlich sind.

Feedback und Referenzen einholen

• Beziehen Sie Mitglieder Ihres Teams in den Bewertungsprozess mit ein, da sie die Hauptnutzer der Plattform sein werden.

• Bitten Sie den Anbieter um Referenzen von anderen Unternehmen, die Ihrem ähnlich sind. Wenden Sie sich an diese Referenzen, um über ihre Erfahrungen und die Ergebnisse zu sprechen, die sie mit der Plattform erzielt haben.