Los sistemas de pago tradicionales consumen mucho tiempo, requieren mucha mano de obra y son propensos a errores humanos. Las plataformas de automatización de pagos ofrecen a las empresas una alternativa más rápida, eficaz y segura. Incluyen cómodas soluciones de automatización para procesos como el procesamiento de facturas, la nómina de empleados y la facturación recurrente. Las empresas que los utilizan pueden mejorar las operaciones financieras, obtener acceso a la información de los clientes y liberar recursos para tareas estratégicas.

La necesidad de contar con procesos de pago eficientes y sencillos en diversos sectores es cada vez mayor. A nivel global, el valor del mercado de automatización de cuentas por pagar alcanzó casi 5.400 millones de dólares en 2023 y se prevé que alcance los 17.000 millones de dólares en 2032. A continuación, te explicamos cómo funcionan las plataformas de automatización de pagos, cuáles son sus ventajas y desventajas, y cómo elegir la mejor para tu empresa.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una plataforma de automatización de pagos?
  
• Cómo funcionan las plataformas de automatización de pagos
  
• Ventajas de las plataformas de automatización de pagos
  
• Inconvenientes de las plataformas de automatización de pagos
  
• Cómo elegir una plataforma de automatización de pagos
  

¿Qué es una plataforma de automatización de pagos?

Una plataforma de automatización de pagos facilita los procesos de pago automatizados, como el procesamiento de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y las transacciones financieras. Reduce la entrada manual y la supervisión manual. Además, suele integrarse con los sistemas bancarios y de contabilidad para que los pagos sean precisos, puntuales y cumplan con la normativa.

Estas son algunas de las funciones que suelen incluir las plataformas de automatización de pagos.

• Procesamiento automatizado de facturas: Esto incluye la capacidad de capturar y procesar facturas automáticamente utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

• Flujos de trabajo de aprobación: Los flujos de trabajo configurables establecen reglas para las aprobaciones de facturas en función de criterios como los importes y los proveedores.

• Pagos electrónicos: Estos admiten múltiples métodos de pago, como pagos de la cámara de compensación automatizada (ACH), transferencias electrónicas, tarjetas de crédito y monederos digitales.

• Detección del fraude: Las funciones de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores, el cifrado y los algoritmos de detección de anomalías, ayudan a prevenir actividades fraudulentas y a mantener la integridad de los datos.

• Integración financiera: Esto incluye la integración y sincronización de datos con los sistemas financieros existentes, como la planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de contabilidad.

• Informes y análisis personalizables: Las herramientas integrales de elaboración de informes y los paneles permiten hacer un seguimiento de los pagos, analizar los patrones de gasto y gestionar la tesorería.

• Gestión de proveedores: Esto implica la gestión de los datos de los proveedores, incluidas las condiciones de pago, la información de contacto y los ID fiscales.

• Gestión fiscal y de cumplimiento normativo: Esto implica cálculos de impuestos automatizados y registros de auditoría detallados para todas las transacciones.

• Capacidades globales: Esto incluye soporte para transacciones en múltiples divisas y pagos internacionales.

Cómo funcionan las plataformas de automatización de pagos

Las plataformas de automatización de pagos automatizan el procesamiento de facturas, las aprobaciones y la ejecución de los pagos y la detección de fraudes de pagos mediante el uso de múltiples tecnologías. Así es como funciona la automatización de pagos.

• Extracción de datos de facturas: La plataforma recibe facturas de diversas fuentes, como correo electrónico, portales de proveedores y correo postal. Puede utilizar el OCR y el machine learning para extraer datos clave de ellos, como los datos del proveedor, los números de factura, las fechas, las partidas individuales y los importes.

• Validación de datos y cotejo de facturas: Para garantizar la precisión, la plataforma valida los datos extraídos con reglas y formatos predefinidos. Hace coincidir los datos con las órdenes de compra o contratos correspondientes y marca cualquier discrepancia para su revisión. La inteligencia artificial (IA) puede ayudar a detectar señales de comportamiento fraudulento durante este proceso.

• Flujos de trabajo de aprobación: Sobre la base de reglas predefinidas (por ejemplo, importe, proveedor, departamento), la plataforma utiliza la automatización del flujo de trabajo para enviar las facturas a los aprobadores adecuados y realizar un seguimiento de su estado de aprobación. A continuación, los aprobadores reciben notificaciones y recordatorios. Esto agiliza los pagos y reduce el trabajo manual. La plataforma también puede identificar posibles descuentos por pago anticipado.

• Ejecución de pagos: Una vez que se aprueba el pago, la plataforma inicia el proceso de pago según el método de pago elegido (p. ej., ACH, transferencia electrónica) y las preferencias del proveedor. Se adhiere a los estándares y regulaciones de la industria para el procesamiento seguro de pagos. A continuación, los usuarios reciben la confirmación de la ejecución del pago y los detalles de la transacción.

• Conciliación y elaboración de informes: La plataforma asocia los pagos con las facturas y los extractos bancarios e identifica las discrepancias. Durante este proceso, las interfaces de programación de aplicaciones (API) facilitan la comunicación entre la plataforma y otros sistemas como ERP, sistemas de contabilidad y sistemas bancarios. A continuación, la plataforma genera informes sobre métricas clave como el estado de los pagos, el flujo de caja y el rendimiento de los proveedores.

Ventajas de las plataformas de automatización de pagos

Las empresas que usan plataformas de automatización de pagos pueden ver los siguientes beneficios:

• Mejora de los procesos: Las plataformas de automatización de pagos pueden reducir tareas manuales como la introducción de datos, la conciliación de facturas y la ruta de las aprobaciones. Esto acelera los ciclos de pago y perfecciona los flujos de trabajo. El análisis permanente de los datos favorece la mejora continua de los procesos de pago.

• Menos errores: La extracción y validación automatizadas de datos pueden mejorar la precisión y ahorrar costes al reducir los errores de procesamiento manual.

• Costes más bajos: Las plataformas de automatización de pagos abaratan los costes reduciendo el trabajo manual, evitando comisiones por pagos atrasados e identificando oportunidades de descuentos por pago anticipado.

• Más recursos disponibles: Como la automatización maneja las tareas rutinarias, el personal puede concentrarse en actividades más estratégicas y de valor añadido.

• Visibilidad de los datos: La integración con los sistemas ERP y de contabilidad existentes proporciona una vista unificada de los datos financieros.

• Información en tiempo real: Las plataformas de automatización de pagos proporcionan información inmediata sobre el estado de los pagos, las facturas pendientes y las previsiones de tesorería. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre la gestión del efectivo, las inversiones y la asignación de recursos.

• Cumplimiento de la normativa: Los flujos de trabajo automatizados y los registros de auditoría ayudan con el cumplimiento de las políticas internas, el cumplimiento de los requisitos normativos y los procesos de auditoría.

• Prevención de fraude: Las plataformas avanzadas utilizan la IA y el machine learning para detectar anomalías, riesgos potenciales y actividades sospechosas.

• Mejora de las relaciones con los proveedores: Las plataformas de automatización de pagos refuerzan las relaciones con los proveedores al ofrecer pagos inmediatos y consistentes. También pueden ofrecer funciones adaptadas a los proveedores, como los portales de proveedores, que dan acceso de autoservicio a la información de facturas y pagos, y los programas de pago anticipado.

Inconvenientes de las plataformas de automatización de pagos

Si bien las plataformas de automatización de pagos pueden ofrecer muchas ventajas, también presentan estos inconvenientes y riesgos.

Tecnología

• Integración: La integración de plataformas de automatización de pagos con sistemas financieros y software ERP existentes puede ser compleja y llevar mucho tiempo, especialmente si la infraestructura existente está desactualizada o utiliza soluciones personalizadas.

• Migración de datos: La migración de datos financieros a una nueva plataforma de automatización plantea riesgos como la pérdida y los daños de los datos. Las empresas deben garantizar la integridad de los datos durante el proceso de migración.

• Tiempos de inactividad del sistema: Al igual que cualquier plataforma digital, los sistemas de automatización de pagos pueden experimentar tiempos de inactividad o interrupciones, lo que puede interrumpir los procesos de pago y afectar a la gestión de la tesorería.

Seguridad y cumplimiento normativo

• Seguridad de los datos: El tratamiento de datos financieros confidenciales requiere de medidas de seguridad sólidas. Cualquier vulnerabilidad en la plataforma puede exponer a la empresa a brechas de datos y fraude financiero.

• Cumplimiento de la normativa: El incumplimiento de los reglamentos y normas financieras puede dar lugar a sanciones legales. Las plataformas de automatización deben mantenerse actualizadas con los cambios en los requisitos de cumplimiento.

• Dependencia de proveedores: Las empresas suelen confiar en los protocolos de seguridad del proveedor de la plataforma, que no siempre se ajustan a sus propios estándares o necesidades de seguridad.

Operaciones

• Adopción y formación de usuarios: La resistencia al cambio entre los empleados o la formación inadecuada pueden dificultar la adopción exitosa de nuevas tecnologías de automatización.

• Dependencia excesiva de la automatización: La dependencia excesiva de los procesos automatizados puede degradar las habilidades del personal, que puede tener dificultades para manejar las tareas manualmente cuando sea necesario.

• Mantenimiento y soporte: Las plataformas de automatización requieren un mantenimiento continuo y soporte técnico para funcionar. Un apoyo inadecuado puede dar lugar a retrasos e ineficiencias operativas.

Finanzas

• Inversión inicial: La implementación de una plataforma de automatización plantea costes iniciales importantes, incluidas las tarifas de licencia, los costes de integración y los gastos de capacitación.

• Retorno de la inversión (ROI): Siempre existe el riesgo de que el retorno de la inversión no justifique los costes iniciales, especialmente si la plataforma no consigue las mejoras o el ahorro de costes esperados.

Estrategia y relaciones

• Resistencia de los proveedores: Algunos proveedores pueden ser reacios o incapaces de adaptarse a los métodos de pago electrónicos que utiliza la plataforma de automatización. Esto podría tensar las relaciones.

• Apalancamiento de las negociaciones: Las condiciones de pago automatizadas pueden disminuir la flexibilidad de las empresas para negociar las condiciones con los proveedores caso por caso.

• Procesos internos: La automatización de los pagos puede requerir cambios importantes en los procesos y controles financieros internos. Esto puede alterar los flujos de trabajo establecidos e implicar un período de ajuste.

Crecimiento y flexibilidad

• Personalización limitada: Algunas plataformas ofrecen opciones de personalización limitadas, que pueden no satisfacer completamente las necesidades singulares o las complejidades de cada empresa.

• Limitaciones de crecimiento: A medida que las empresas crecen, sus operaciones financieras se vuelven más complejas. Una plataforma que no está diseñada para crecer de manera efectiva puede obstaculizar el crecimiento en lugar de facilitarlo.

Cómo elegir una plataforma de automatización de pagos

Esta guía detallada te explicamos paso a paso cómo elegir la plataforma de automatización de pagos adecuada para tu empresa.

Evalúa las necesidades de tu empresa

• Determina qué aspectos de tus procesos de pago necesitan mejoras (por ejemplo, la velocidad, la precisión y la seguridad).

• Define lo que quieres lograr con la automatización de pagos, ya sea reducir los costes operativos, mejorar la gestión del flujo de efectivo, aumentar la seguridad o todo lo anterior.

• Piensa en el tamaño actual de tu empresa y en tus planes de crecimiento futuro. La plataforma debe ser capaz de manejar volúmenes de transacción y complejidad cada vez mayores.

Evalúa las funciones clave

• La plataforma debe integrarse con tu ERP, sistemas de contabilidad y otras herramientas financieras existentes. Comprueba la compatibilidad.

• Asegúrate de que la plataforma cuente con medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, la autenticación multifactor y el cumplimiento de las normas de seguridad financiera pertinentes.

• Comprueba si la interfaz de usuario de la plataforma es fácil de usar para todos los miembros del equipo, y si es capaz de reducir el tiempo de formación y la resistencia a la adopción.

• Piensa en el tipo de automatización que vas a ofrecer. ¿Abarca procesos como el procesamiento de facturas, la ejecución de pagos y la conciliación?

• Comprueba si la plataforma permite la personalización para adaptarse a tus procesos comerciales específicos y requisitos de flujo de trabajo.

Piensa en el cumplimiento de la normativa y la seguridad

• Asegúrate de que la plataforma cumpla con los reglamentos y estándares de la industria relevantes para tu negocio.

• Investiga los protocolos de seguridad de datos, los procedimientos de copia de seguridad y los planes de recuperación ante desastres de la plataforma.

• Comprueba que la plataforma proporcione registros de auditoría completos para todas las transacciones.

Analiza los costes y el retorno de la inversión

• Examina la estructura de precios de la plataforma. ¿Cobra por transacción, por mes o hay una tarifa anual? Analiza a fondo todos los costes potenciales, incluida la configuración, la suscripción y cualquier tarifa adicional por funciones o servicios adicionales.

• Estudia el ROI potencial del uso de la plataforma. ¿El ahorro de costes y las mejoras de eficiencia justificarán el gasto? Realiza un análisis de coste-beneficio para tomar una decisión informada.

Revisa el soporte y la fiabilidad de los proveedores

• Investiga la reputación del proveedor en el mercado. Lee las opiniones de los clientes y los estudios de casos para medir la satisfacción de los usuarios y la eficacia de la plataforma.

• Ten en cuenta el nivel de soporte. ¿El proveedor proporciona soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, recursos de capacitación y mantenimiento continuo?

• Revisa el historial del proveedor en busca de mejoras y actualizaciones. Elige un proveedor que mejore y actualice activamente tu software y que sea capaz de mantener la eficacia de la plataforma a medida que surgen nuevas tecnologías y estándares.

Realiza pruebas y ensayos

• Antes de tomar una decisión final, solicita demostraciones de una lista corta de proveedores para probar las plataformas. Esto puede ayudarte a entender mejor las características y la facilidad de uso de cada opción.

• Si es posible, realiza una prueba piloto con la plataforma. Impleméntala en un entorno controlado para evaluar su rendimiento e impacto en tus procesos. Esto puede proporcionar información práctica que podría no ser evidente en las demostraciones.

Busca opiniones y referencias

• Involucra a los miembros de tu equipo en el proceso de evaluación, ya que serán los usuarios principales de la plataforma.

• Pídele al proveedor referencias de otras empresas similares a la tuya. Ponte en contacto con estas referencias para hablar de sus experiencias y de los resultados que han conseguido con la plataforma.