I sistemi di pagamento tradizionali sono dispendiosi in termini di tempo e manodopera e sono soggetti a errori umani. Le piattaforme per l'automazione dei pagamenti offrono alle attività un'alternativa più rapida, efficace e sicura. Esse includono pratiche soluzioni di automazione per processi come la fatturazione, le buste paga dei dipendenti e la fatturazione ricorrente. Le attività che li utilizzano possono migliorare le operazioni finanziarie, accedere a informazioni approfondite sui clienti e liberare risorse per attività strategiche.

La necessità di processi di pagamento efficienti e semplici in diversi settori è in aumento. Il mercato globale dell'automazione della contabilità fornitori è stato valutato a quasi 5,4 miliardi di dollari nel 2023 e si prevede che raggiungerà i 17 miliardi di dollari entro il 2032. Di seguito viene illustrato come funzionano le piattaforme per l'automazione dei pagamenti, quali sono i loro vantaggi e le loro sfide e come scegliere quella migliore per la tua attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è una piattaforma per l'automazione dei pagamenti?
  
• Funzionamento delle piattaforme per l'automazione dei pagamenti
  
• Vantaggi delle piattaforme per l'automazione dei pagamenti
  
• Sfide delle piattaforme per l'automazione dei pagamenti
  
• Come scegliere una piattaforma per l'automazione dei pagamenti
  

Che cos'è una piattaforma per l'automazione dei pagamenti?

Una piattaforma per l'automazione dei pagamenti semplifica l'automazione di processi di pagamento come l'elaborazione delle fatture, i flussi di lavoro per l'approvazione e le transazioni finanziarie. Riduce l'inserimento e la supervisione manuali. Inoltre, in genere si integra con i sistemi bancari e di contabilità per garantire pagamenti accurati, tempestivi e conformi.

Ecco alcune delle funzionalità spesso incluse nelle piattaforme per l'automazione dei pagamenti.

• Elaborazione automatica delle fatture: Ciò include la possibilità di acquisire ed elaborare automaticamente le fatture utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR).

• Flussi di lavoro per l'approvazione: I flussi di lavoro configurabili stabiliscono regole per l'approvazione delle fatture in base a criteri quali importi e fornitori.

• Pagamenti elettronici: Queste piattaforme supportano più metodi di pagamento come i pagamenti ACH (Automated Clearing House), i bonifici bancari, le carte di credito e i wallet.

• Rilevamento delle frodi: Le funzionalità di sicurezza avanzate, come l'autenticazione a due fattori, la crittografia e gli algoritmi di rilevamento delle anomalie, aiutano a prevenire le attività fraudolente e a mantenere l'integrità dei dati.

• Integrazione finanziaria: Ciò include l'integrazione e la sincronizzazione dei dati con i sistemi finanziari esistenti, come i software ERP (Enterprise Resource Planning) e di contabilità.

• Reportistica e analisi personalizzabili: Strumenti completi di reportistica e dashboard consentono di monitorare i pagamenti, analizzare gli schemi di spesa e gestire il flusso di cassa.

• Gestione dei fornitori: Ciò comporta la gestione dei dati dei fornitori, inclusi i termini di pagamento, le informazioni di contatto e gli ID fiscali.

• Gestione di imposte e conformità: Ciò comporta calcoli delle imposte automatizzati e audit trail dettagliati per tutte le transazioni.

• Funzionalità globali: Includono il supporto per transazioni multivaluta e pagamenti internazionali.

Funzionamento delle piattaforme per l'automazione dei pagamenti

Le piattaforme per l'automazione dei pagamenti automatizzano l'elaborazione delle fatture, l'approvazione e l'esecuzione dei pagamenti e il rilevamento delle frodi nei pagamenti utilizzando più tecnologie. Ecco come funziona l'automazione dei pagamenti.

• Estrazione dei dati delle fatture: La piattaforma riceve fatture da varie fonti quali e-mail, portali dei fornitori e posta fisica. Può utilizzare l'OCR e il machine learning per estrarne i dati chiave, tra cui i dettagli del fornitore, i numeri di fattura, le date, le voci riga e gli importi.

• Validazione dei dati e corrispondenza delle fatture: Per garantire l'accuratezza, la piattaforma convalida i dati estratti confrontandoli con regole e formati predefiniti. Abbina i dati con gli ordini di acquisto o i contratti corrispondenti e segnala eventuali discrepanze da analizzare. L'intelligenza artificiale (IA) può aiutare a rilevare segni di comportamento fraudolento durante questa procedura.

• Flussi di lavoro per l'approvazione: Sulla base di regole predefinite (ad es. importo, fornitore, reparto), la piattaforma utilizza l'automazione del flusso di lavoro per instradare le fatture agli approvatori appropriati e monitorare il loro stato di approvazione. Gli approvatori ricevono quindi notifiche e promemoria. In questo modo si velocizzano i pagamenti e si riduce il lavoro manuale. La piattaforma può anche identificare potenziali sconti per pagamenti anticipati.

• Esecuzione del pagamento: Una volta che il pagamento viene approvato, la piattaforma avvia la procedura di pagamento in base al metodo di pagamento scelto (ad es. ACH, bonifico bancario) e alle preferenze del fornitore. Aderisce agli standard e alle normative del settore per l'elaborazione sicura dei pagamenti. Gli utenti ricevono quindi una conferma dell'esecuzione del pagamento e i dettagli della transazione.

• Riconciliazione e reportistica: La piattaforma confronta i pagamenti con le fatture e gli estratti conto bancari e identifica eventuali discrepanze. Durante questo processo, le interfacce di programmazione delle applicazioni (API) facilitano la comunicazione tra la piattaforma e altri sistemi quali ERP, sistemi di contabilità e sistemi bancari. La piattaforma genera quindi report su metriche chiave come lo stato del pagamento, il flusso di cassa e le prestazioni dei fornitori.

Vantaggi delle piattaforme per l'automazione dei pagamenti

Le attività che utilizzano piattaforme per l'automazione dei pagamenti possono riscontrare i seguenti vantaggi:

• Miglioramento delle procedure: Le piattaforme per l'automazione dei pagamenti possono ridurre attività manuali come l'inserimento di dati, la corrispondenza delle fatture e i percorsi di approvazione. In questo modo si velocizzano i cicli di pagamento e si perfezionano i flussi di lavoro. L'analisi continua dei dati supporta il miglioramento continuo dei processi di pagamento.

• Riduzione degli errori: L'estrazione e la convalida automatizzate dei dati possono migliorare l'accuratezza e consentire di risparmiare sui costi riducendo gli errori di elaborazione manuale.

• Riduzione dei costi: Le piattaforme per l'automazione dei pagamenti abbassano i costi riducendo la manodopera, evitando commissioni per ritardato pagamento e identificando le opportunità di sconto per i pagamenti anticipati.

• Maggiore disponibilità di risorse: Mentre l'automazione gestisce le attività di routine, il personale può concentrarsi su attività più strategiche e a valore aggiunto.

• Visibilità dei dati: L'integrazione con i sistemi ERP e di contabilità esistenti offre una visione unificata dei dati finanziari.

• Approfondimenti in tempo reale: Le piattaforme per l'automazione dei pagamenti forniscono informazioni immediate sullo stato dei pagamenti, sulle fatture in sospeso e sulle previsioni dei flussi di cassa. Questo aiuta le attività a prendere decisioni informate sulla gestione della liquidità, sugli investimenti e sull'allocazione delle risorse.

• Conformità: I flussi di lavoro automatizzati e gli audit trail aiutano a rispettare le politiche interne, la conformità ai requisiti normativi e le procedure di audit.

• Prevenzione delle frodi: Le piattaforme avanzate utilizzano l'intelligenza artificiale e il machine learning per rilevare anomalie, rischi potenziali e attività sospette.

• Miglioramento delle relazioni con i fornitori: Le piattaforme per l'automazione dei pagamenti rafforzano le relazioni con i fornitori offrendo pagamenti coerenti e immediati. Potrebbero inoltre offrire funzionalità di facile utilizzo per i fornitori, quali portali dei fornitori, che consentono l'accesso self-service alle informazioni sulle fatture e sui pagamenti, e programmi per pagamenti anticipati.

Sfide delle piattaforme per l'automazione dei pagamenti

Se da un lato le piattaforme per l'automazione dei pagamenti possono offrire molti vantaggi, dall'altro presentano anche sfide e rischi significativi.

Tecnologie

• Integrazione: L'integrazione delle piattaforme per l'automazione dei pagamenti con i sistemi finanziari e i software ERP esistenti può essere complessa e richiedere molto tempo, soprattutto se l'infrastruttura esistente è obsoleta o utilizza soluzioni personalizzate.

• Migrazione dei dati: La migrazione dei dati finanziari a una nuova piattaforma di automazione comporta rischi come la perdita e il danneggiamento dei dati. Le attività devono garantire l'integrità dei dati durante il processo di migrazione.

• Tempi di inattività del sistema: Come qualsiasi piattaforma digitale, i sistemi per l'automazione dei pagamenti possono subire tempi di inattività o interruzioni, che possono interrompere i processi di pagamento e influire sulla gestione del flusso di cassa.

Sicurezza e conformità

• Sicurezza dei dati: La gestione di dati finanziari sensibili richiede rigide misure di sicurezza. Qualsiasi eventuale vulnerabilità nella piattaforma può esporre l'attività a violazioni dei dati e frodi finanziarie.

• Conformità: Il mancato rispetto delle normative e degli standard finanziari può portare a sanzioni legali. Le piattaforme per l'automazione devono rimanere al passo con i cambiamenti nei requisiti di conformità.

• Dipendenza dai fornitori: Le attività spesso si affidano ai protocolli di sicurezza del fornitore della piattaforma, che potrebbero non essere sempre in linea con i propri standard o esigenze di sicurezza.

Operazioni

• Adozione e formazione degli utenti: La resistenza al cambiamento tra i dipendenti o una formazione inadeguata possono ostacolare la corretta adozione delle nuove tecnologie di automazione.

• Eccessivo affidamento sull'automazione: Un'eccessiva dipendenza dai processi automatizzati può ridurre le competenze del personale, che potrebbe trovare difficile gestire manualmente le attività quando necessario.

• Manutenzione e supporto: Le piattaforme per l'automazione richiedono una manutenzione e un'assistenza tecnica continue per poter funzionare. Un'assistenza inadeguata può portare a ritardi operativi e inefficienze.

Finanze

• Investimento iniziale: L'implementazione di una piattaforma per l'automazione comporta costi iniziali considerevoli, tra cui costi di licenza, costi di integrazione e spese di formazione.

• Ritorno sugli investimenti (ROI): C'è sempre il rischio che il ROI non giustifichi i costi iniziali, soprattutto se la piattaforma non riesce a fornire i miglioramenti o i risparmi attesi.

Strategia e relazioni

• Resistenza dei fornitori: Alcuni fornitori potrebbero essere riluttanti o non in grado di adattarsi ai metodi di pagamento elettronico utilizzati dalla piattaforma per l'automazione. Questo potrebbe mettere a dura prova le relazioni.

• Leva negoziale: I termini di pagamento automatizzati potrebbero ridurre la flessibilità delle attività nel negoziare i termini con i fornitori caso per caso.

• Processi interni: L'automazione dei pagamenti può richiedere modifiche importanti ai processi e ai controlli finanziari interni. Ciò può interrompere i flussi di lavoro consolidati e comportare un periodo di adattamento.

Crescita e flessibilità

• Personalizzazione limitata: Alcune piattaforme offrono opzioni di personalizzazione limitate, che potrebbero non soddisfare completamente le esigenze specifiche o le complessità di ogni attività.

• Limitazioni alla crescita: Man mano che le attività crescono, le loro operazioni finanziarie diventano più complesse. Una piattaforma non progettata per crescere in modo efficace può ostacolare la crescita anziché facilitarla.

Come scegliere una piattaforma per l'automazione dei pagamenti

Ecco una guida dettagliata per scegliere la piattaforma per l'automazione dei pagamenti più adatta alla tua attività.

Valutazione delle esigenze della tua attività

• Determina quali aspetti delle procedure di pagamento devono essere migliorati, ad esempio velocità, accuratezza e sicurezza.

• Definisci cosa vuoi ottenere con l'automazione dei pagamenti, ad esempio una riduzione dei costi operativi, un miglioramento della gestione del flusso di cassa, un aumento della sicurezza o tutti questi risultati.

• Pensa alle dimensioni attuali della tua attività e ai piani di crescita futuri. La piattaforma deve essere in grado di gestire l'aumento del volume e della complessità delle transazioni.

Valutazione delle caratteristiche principali

• La piattaforma dovrebbe integrarsi con i sistemi ERP, i sistemi di contabilità e gli altri strumenti finanziari esistenti. Verifica la compatibilità.

• Assicurati che la piattaforma disponga di rigide misure di sicurezza come la crittografia, l'autenticazione a più fattori e la conformità agli standard di sicurezza finanziaria pertinenti.

• Verifica se l'interfaccia utente della piattaforma è facile da usare per tutti i membri del team, riducendo così i tempi di formazione e la resistenza all'adozione.

• Considera che tipo di automazione viene offerta. Include procedure quali l'elaborazione delle fatture, l'esecuzione dei pagamenti e la riconciliazione?

• Verifica se la piattaforma consente la personalizzazione per adattarla ai tuoi specifici processi aziendali e ai requisiti dei flussi di lavoro.

Considerazioni su conformità e sicurezza

• Assicurati che la piattaforma sia conforme alle normative e agli standard di settore pertinenti per la tua attività.

• Esamina i protocolli di sicurezza dei dati, le procedure di backup e i piani di ripristino di emergenza della piattaforma.

• Verifica che la piattaforma fornisca audit trail completi per tutte le transazioni.

Analisi di costi e ROI

• Esamina la struttura tariffaria della piattaforma. L'addebito è per transazione, per mese o è previsto un canone annuale? Comprendi tutti i potenziali costi, inclusi quelli per configurazione, abbonamento e qualsiasi costo aggiuntivo per funzionalità o servizi extra.

• Considera il potenziale ROI derivante dall'utilizzo della piattaforma. I risparmi sui costi e i guadagni in termini di efficienza giustificheranno la spesa? Conduci un'analisi costi-benefici per prendere una decisione informata.

Analisi dell'affidabilità di assistenza e fornitori

• Fai una ricerca sulla reputazione del fornitore sul mercato. Leggi le recensioni dei clienti e i casi di studio per valutare la soddisfazione degli utenti e l'efficacia della piattaforma.

• Considera il livello di supporto. Il fornitore fornisce assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, risorse di formazione e manutenzione continua?

• Esamina i precedenti del fornitore riguardo miglioramenti e aggiornamenti. Scegli un fornitore che migliori e aggiorni attivamente il proprio software per mantenere la piattaforma efficace man mano che emergono nuove tecnologie e standard.

Esecuzione di prove e test

• Prima di prendere una decisione definitiva, richiedi demo da un elenco limitato di fornitori per provare le piattaforme. Questo può aiutarti a comprendere meglio le caratteristiche e l'usabilità di ciascuna opzione.

• Se possibile, esegui un test pilota con la piattaforma. Implementala in un ambiente controllato per valutarne le prestazioni e l'impatto sui tuoi processi. Questo può fornire approfondimenti pratici che potrebbero non essere evidenti nelle demo.

Ricerca di feedback e referenze

• Coinvolgi i membri del tuo team nel processo di valutazione, in quanto saranno gli utenti principali della piattaforma.

• Chiedi al fornitore delle referenze di altre attività simili alla tua. Contatta queste fonti per discutere delle loro esperienze e dei risultati che hanno ottenuto con la piattaforma.