Os sistemas de pagamento tradicionais são demorados, trabalhosos e propensos a erros humanos. As plataformas de automação de pagamentos oferecem às empresas uma alternativa mais rápida, eficaz e segura. Elas incluem soluções de automação convenientes para processos como faturamento, folha de pagamento de funcionários e cobrança recorrente. As empresas que usam esses recursos podem aprimorar as operações financeiras, obter acesso aos insights dos clientes e liberar recursos para tarefas estratégicas.

A necessidade de processos de pagamento simples e eficientes em vários setores está aumentando. O mercado global de automação de contas a pagar foi avaliado em quase US$ 5,4 bilhões em 2023 e deve chegar a US$ 17 bilhões até 2032. Abaixo, explicaremos como funcionam as plataformas de automação de pagamentos, seus benefícios e desafios e como escolher a melhor para a sua empresa.

O que este artigo oferece?

• O que é uma plataforma de automação de pagamentos?
  
• Como funcionam as plataformas de automação de pagamentos
  
• Benefícios das plataformas de automação de pagamentos
  
• Desafios das plataformas de automação de pagamentos
  
• Como escolher uma plataforma de automação de pagamentos
  

O que é uma plataforma de automação de pagamentos?

Uma plataforma de automação de pagamentos facilita processos de pagamento automatizados, como processamento de faturas, fluxos de trabalho de aprovação e transações financeiras. Ela reduz a entrada manual e a supervisão manual. Além disso, normalmente também se integra a sistemas contábeis e bancários para manter pagamentos precisos, oportunos e em conformidade.

Veja a seguir alguns dos recursos frequentemente incluídos em plataformas de automação de pagamentos.

• Processamento automatizado de faturas: Isso inclui a capacidade de capturar e processar faturas automaticamente usando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR).

• Fluxos de trabalho de aprovação: Fluxos de trabalho configuráveis estabelecem regras para aprovações de faturas com base em critérios como valores e fornecedores.

• Pagamentos eletrônicos: Elas aceitam várias formas de pagamento, como pagamentos pela Automated Clearing House (ACH), wire transfer, cartões de crédito e carteiras digitais.

• Detecção de fraudes: Recursos avançados de segurança, como autenticação de dois fatores, criptografia e algoritmos de detecção de anomalias, ajudam a evitar atividades fraudulentas e a manter a integridade dos dados.

• Integração financeira: Isso inclui integração e sincronização de dados com sistemas financeiros existentes, como planejamento de recursos empresariais (ERP) e software de contabilidade.

• Relatórios e análises personalizáveis: Ferramentas e dashboards abrangentes para relatórios acompanham pagamentos, analisam padrões de gastos e gerenciam fluxos de caixa.

• Gestão de fornecedores: Isso envolve o gerenciamento de dados de fornecedores, incluindo termos de pagamento, informações de contato e IDs fiscais.

• Gestão tributária e de conformidade: Isso envolve cálculos fiscais automatizados e trilhas de auditoria detalhadas para todas as transações.

• Capacidades globais: Isso inclui suporte para transações em várias moedas e pagamentos internacionais.

Como funcionam as plataformas de automação de pagamentos

As plataformas de automação de pagamentos automatizam o processamento de faturas, as aprovações de pagamentos, a execução de pagamentos e a detecção de fraude de pagamento usando várias tecnologias. Veja como funciona a automação de pagamentos.

• Extração de dados de faturas: A plataforma recebe faturas de várias fontes, como e-mail, portais de fornecedores e correio físico. Ela pode usar OCR e machine learning para extrair dados importantes deles, incluindo detalhes do fornecedor, números de fatura, datas, itens de linha e quantidades.

• Validação de dados e correspondência de faturas: Para garantir a precisão, a plataforma valida os dados extraídos em relação a regras e formatos predefinidos. Ela compara os dados com ordens de compra ou contratos correspondentes e sinaliza quaisquer discrepâncias para revisão. A inteligência artificial (IA) pode ajudar a detectar sinais de comportamento fraudulento durante esse processo.

• Fluxos de trabalho de aprovação: Com base em regras predefinidas (por exemplo, valor, fornecedor, departamento), a plataforma usa a automação do fluxo de trabalho para encaminhar faturas aos aprovadores apropriados e acompanhar seu status de aprovação. Os aprovadores recebem notificações e lembretes. Isso agiliza os pagamentos e reduz o trabalho manual. A plataforma também pode identificar possíveis descontos de pagamento antecipado.

• Execução de pagamentos: Após a aprovação do pagamento, a plataforma inicia o processo de pagamento com base na forma de pagamento escolhida (p. ex., ACH, wire transfer) e nas preferências do fornecedor. Ela segue os padrões e regulamentos do setor para processamento seguro de pagamentos. Em seguida, os usuários recebem a confirmação da execução do pagamento e os detalhes da transação.

• Reconciliação e elaboração de relatórios: A plataforma associa pagamentos a faturas e extratos bancários e identifica discrepâncias. Durante esse processo, as interfaces de programação de aplicativos (APIs) facilitam a comunicação entre a plataforma e outros sistemas, como ERP, sistemas contábeis e sistemas bancários. Em seguida, a plataforma gera relatórios sobre as principais métricas, como status do pagamento, fluxo de caixa e desempenho do fornecedor.

Benefícios das plataformas de automação de pagamentos

As empresas que usam plataformas de automação de pagamentos contam com os seguintes benefícios:

• Melhoria de processos: As plataformas de automação de pagamentos podem reduzir tarefas manuais, como entrada de dados, correspondência de faturas e direcionamento de aprovação. Isso acelera os ciclos de pagamento e refina os fluxos de trabalho. A análise contínua de dados apoia a melhoria contínua dos processos de pagamento.

• Menos erros: A extração e validação automatizadas de dados podem melhorar a precisão e economizar custos, reduzindo os erros de processamento manual.

• Custos mais baixos: As plataformas de automação de pagamentos reduzem custos reduzindo o trabalho manual, evitando taxas por atraso e identificando oportunidades de descontos de pagamento antecipado.

• Mais recursos disponíveis: Como a automação lida com tarefas rotineiras, a equipe pode se concentrar em atividades mais estratégicas e que agreguem valor.

• Visibilidade dos dados: A integração com sistemas ERP e contábeis existentes proporciona uma visão unificada dos dados financeiros.

• Insights em tempo real: As plataformas de automação de pagamentos fornecem informações imediatas sobre status de pagamento, faturas pendentes e previsões de fluxo de caixa. Isso ajuda as empresas a tomar decisões informadas sobre gestão de caixa, investimentos e alocação de recursos.

• Conformidade: Fluxos de trabalho e trilhas de auditoria automatizados ajudam na aderência a políticas internas, conformidade com requisitos regulatórios e processos de auditoria.

• Prevenção de fraudes: As plataformas avançadas usam IA e machine learning para detectar anomalias, riscos potenciais e atividades suspeitas.

• Melhoria do relacionamento com fornecedores: As plataformas de automação de pagamentos fortalecem o relacionamento com fornecedores ao entregar pagamentos consistentes e imediatos. Elas também podem oferecer recursos amigáveis ao fornecedor, como portais de fornecedores, que dão acesso de autoatendimento a informações de fatura e pagamento, além de programas de pagamento antecipado.

Desafios das plataformas de automação de pagamentos

Embora as plataformas de automação de pagamentos possam oferecer muitos benefícios, elas também apresentam esses desafios e riscos.

Tecnologia

• Integração: A integração de plataformas de automação de pagamentos com sistemas financeiros e softwares ERP existentes pode ser complexa e demorada, especialmente se a infraestrutura existente estiver desatualizada ou utilizar soluções personalizadas.

• Migração de dados: A migração de dados financeiros para uma nova plataforma de automação apresenta riscos como perda e corrupção de dados. As empresas devem proteger a integridade dos dados durante o processo de migração.

• Tempos de inatividade do sistema: Como qualquer plataforma digital, os sistemas de automação de pagamentos podem sofrer tempos de inatividade ou interrupções, o que pode interromper os processos de pagamento e afetar a gestão do fluxo de caixa.

Segurança e conformidade

• Segurança de dados: O tratamento de dados financeiros sigilosos exige medidas de segurança robustas. Qualquer vulnerabilidade na plataforma pode expor a empresa a violações de dados e fraudes financeiras.

• Conformidade: A não conformidade com regulamentos e normas financeiras pode levar a penalidades legais. As plataformas de automação devem acompanhar as mudanças nos requisitos de conformidade.

• Dependência de fornecedores: Muitas vezes, as empresas dependem dos protocolos de segurança do fornecedor da plataforma, que nem sempre estão alinhados com seus próprios padrões ou necessidades de segurança.

Operações

• Adoção e treinamento de usuários: A resistência à mudança entre os funcionários ou o treinamento inadequado podem dificultar a adoção bem-sucedida de novas tecnologias de automação.

• Dependência excessiva da automação: A dependência excessiva de processos automatizados pode degradar as habilidades da equipe, que pode achar difícil lidar com tarefas manualmente quando necessário.

• Manutenção e suporte: As plataformas de automação requerem manutenção contínua e suporte técnico para funcionar. O suporte inadequado pode levar a atrasos operacionais e ineficiências.

Finanças

• Investimento inicial: A implementação de uma plataforma de automação apresenta custos iniciais substanciais, incluindo taxas de licenciamento, custos de integração e despesas de treinamento.

• Retorno sobre o investimento (ROI): Há sempre o risco de que o ROI não justifique os custos iniciais, especialmente se a plataforma não conseguir entregar as melhorias esperadas ou reduzir custos.

Estratégia e relacionamentos

• Resistência de fornecedores: Alguns fornecedores podem relutar ou não conseguir se adaptar às formas de pagamento eletrônicas utilizadas pela plataforma de automação. Isso pode prejudicar os relacionamentos.

• Alavancagem de negociação: Termos de pagamento automatizados podem diminuir a flexibilidade das empresas para negociar termos com fornecedores caso a caso.

• Processos internos: A automatização de pagamentos pode exigir mudanças importantes nos processos e controles financeiros internos. Isso pode interromper fluxos de trabalho estabelecidos e envolver um período de ajuste.

Crescimento e flexibilidade

• Personalização limitada: Algumas plataformas oferecem opções limitadas de personalização, que podem não atender totalmente às necessidades ou complexidades exclusivas de cada empresa.

• Limitações de crescimento: Conforme as empresas crescem, suas operações financeiras se tornam mais complexas. Uma plataforma que não foi projetada para crescer efetivamente pode atrapalhar o crescimento em vez de facilitá-lo.

Como escolher uma plataforma de automação de pagamentos

Descubra neste guia detalhado como escolher a plataforma de automação de pagamentos ideal para sua empresa.

Avalie as necessidades da sua empresa

• Determine quais aspectos dos seus processos de pagamento precisam de melhorias, como velocidade, precisão e segurança.

• Defina o que você deseja alcançar com a automação de pagamentos, seja redução de custos operacionais, melhoria da gestão de fluxo de caixa, aumento da segurança ou todos os itens acima.

• Pense no tamanho atual da sua empresa e nos planos de crescimento futuros. A plataforma deve ser capaz de lidar com volumes e complexidade de transações crescentes.

Avalie os principais recursos

• A plataforma deve se integrar com seu ERP, sistemas contábeis e outras ferramentas financeiras existentes. Verifique a compatibilidade.

• Garanta que a plataforma tenha medidas de segurança fortes, como criptografia, autenticação multifator e conformidade com as normas de segurança financeira relevantes.

• Verifique se a interface de usuário da plataforma é fácil de usar para todos os membros da equipe, reduzindo o tempo de treinamento e a resistência à adoção.

• Considere que tipo de automação é oferecida. Ela abrange processos como processamento de faturas, execução de pagamentos e reconciliação?

• Verifique se a plataforma permite a personalização para se adequar aos seus processos de negócios e requisitos de fluxo de trabalho específicos.

Considere a conformidade e a segurança

• Garanta que a plataforma esteja em conformidade com as regulamentações e normas do setor relevantes para o seu negócio.

• Investigue os protocolos de segurança de dados, procedimentos de backup e planos de recuperação de desastres da plataforma.

• Verifiqye se a plataforma fornece trilhas de auditoria abrangentes para todas as transações.

Analise custos e ROI

• Analise a estrutura de preços da plataforma. Ela cobra por transação, por mês ou há uma tarifa anual? Entenda todos os possíveis custos, incluindo configuração, assinatura e tarifas adicionais por recursos ou serviços adicionais.

• Considere o ROI potencial do uso da plataforma. A redução de custos e os ganhos de eficiência justificarão os gastos? Realize uma análise de custo-benefício para tomar uma decisão informada.

Revise o suporte e a confiabilidade do fornecedor

• Pesquise a reputação do fornecedor no mercado. Leia avaliações de clientes e estudos de caso para medir a satisfação dos usuários e a eficácia da plataforma.

• Considere o nível de suporte. O fornecedor fornece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, recursos de treinamento e manutenção contínua?

• Analise o histórico do fornecedor para melhorias e atualizações. Escolha um fornecedor que melhore e atualize ativamente seu software para manter a eficácia da plataforma à medida que novas tecnologias e padrões surgem.

Realize avaliações e testes

• Antes de tomar uma decisão final, solicite demonstrações de uma pequena lista de fornecedores para experimentar as plataformas. Isso pode ajudar você a entender melhor os recursos e a usabilidade de cada opção.

• Se possível, realize um teste piloto com a plataforma. Implemente-a em um ambiente controlado para avaliar seu desempenho e impacto em seus processos. Isso pode fornecer insights práticos que podem não ser aparentes em demonstrações.

Busque feedback e referências

• Envolva os membros da sua equipe no processo de avaliação, pois eles serão os principais usuários da plataforma.

• Peça ao fornecedor referências de outras empresas semelhantes à sua. Entre em contato com essas referências para discutir suas experiências e os resultados alcançados com a plataforma.