Les systèmes de paiement traditionnels sont chronophages, laborieux et sujets aux erreurs humaines. Les plateformes d'automatisation des paiements offrent aux entreprises une alternative plus rapide, plus efficace et plus sécurisée. Elles comprennent des solutions d'automatisation pratiques pour des processus comme la facturation, la paie et la facturation récurrente. Les entreprises qui les utilisent peuvent améliorer leurs opérations financières, accéder à de précieuses informations sur les clients et libérer des ressources pour des tâches stratégiques.

Le besoin de processus de paiement simples et efficaces se ressent de plus en plus dans de nombreux secteurs. Le marché mondial de l'automatisation des comptes fournisseurs, évalué à près de 5,4 milliards USD en 2023, devrait atteindre 17 milliards USD d'ici 2032. Nous allons vous expliquer le fonctionnement des plateformes d'automatisation des paiements, leurs avantages et leurs écueils, et comment choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.

Sommaire de cet article

• Qu'est-ce qu'une plateforme d'automatisation des paiements ?
  
• Fonctionnement des plateformes d'automatisation des paiements
  
• Avantages des plateformes d'automatisation des paiements
  
• Écueils des plateformes d'automatisation des paiements
  
• Comment choisir une plateforme d'automatisation des paiements
  

Qu'est-ce qu'une plateforme d'automatisation des paiements ?

Une plateforme d'automatisation des paiements facilite les processus de paiement automatisés tels que le traitement des factures, les flux d'approbation et les transactions financières. Elle réduit la saisie manuelle et la surveillance manuelle. De plus, elle peut généralement s'intégrer aux systèmes comptables et bancaires afin de garantir l'exactitude, la rapidité et la conformité des paiements.

Voici quelques-unes des fonctionnalités souvent incluses dans les plateformes d'automatisation des paiements.

• Traitement automatisé des factures : Cela inclut la possibilité de capturer et de traiter automatiquement les factures à l'aide de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR).

• Flux de validation : Des flux de travail configurables établissent des règles pour l'approbation des factures en fonction de critères comme les montants et les fournisseurs.

• Paiements électroniques : Ceux-ci prennent en charge plusieurs moyens de paiement comme les paiements ACH (Automated Clearing House), les virements bancaires, les cartes bancaires et les portefeuilles électroniques.

• Détection de la fraude : Des fonctionnalités de sécurité avancées comme l'authentification à deux facteurs, le chiffrement et les algorithmes de détection des anomalies permettent d'empêcher les activités frauduleuses et de préserver l'intégrité des données.

• Intégration financière : Cela comprend l'intégration et la synchronisation des données avec les systèmes financiers existants comme les progiciels de gestion intégrée (ERP) et les logiciels de comptabilité.

• Rapports et analyses personnalisables : Des outils de création de rapports et des tableaux de bord complets permettent de suivre les paiements, d'analyser les habitudes de dépenses et de gérer les flux de trésorerie.

• Gestion des fournisseurs : Cela permet de gérer les données des fournisseurs, y compris les conditions de paiement, les coordonnées et les numéros d'identification fiscale.

• Gestion de la fiscalité et de la conformité : Cela englobe le calcul automatisé des taxes et des pistes d'audit détaillées pour toutes les transactions.

• Fonctionnalités internationales : Cela inclut la prise en charge des transactions multidevises et des paiements internationaux.

Fonctionnement des plateformes d'automatisation des paiements

Les plateformes d'automatisation des paiements automatisent le traitement des factures, l'approbation des paiements, l'exécution des paiements et la détection de la fraude au paiement à l'aide de plusieurs technologies. Voici comment fonctionne l'automatisation des paiements.

• Extraction des données de facturation : La plateforme reçoit des factures de diverses sources telles que les e-mails, les portails fournisseurs et le courrier postal. Il peut utiliser l'OCR et l'apprentissage automatique pour en extraire des données clés, notamment les détails sur les fournisseurs, les numéros de facture, les dates, les postes et les montants.

• Validation des données et rapprochement des factures : Pour garantir l'exactitude, la plateforme valide les données extraites au regard de règles et de formats prédéfinis. Elle fait correspondre les données avec les bons de commande ou les contrats correspondants et signale tout écart pour examen. L'intelligence artificielle (IA) peut aider à détecter les signes de comportement frauduleux au cours de ce processus.

• Flux de validation : Sur la base de règles prédéfinies (par exemple, le montant, le fournisseur, le service), la plateforme utilise l'automatisation des flux pour acheminer les factures vers les validateurs appropriés et suivre l'état de leur approbation. Les validateurs reçoivent ensuite des notifications et des rappels. Cela permet d'accélérer les paiements et de réduire le travail manuel. La plateforme peut également identifier d'éventuelles réductions pour paiement anticipé.

• Exécution du paiement : Une fois le paiement validé, la plateforme lance le processus de paiement en fonction du moyen de paiement choisi (par exemple, paiement ACH, virement bancaire) et des préférences du fournisseur. Elle respecte les normes et réglementations de l'industrie en matière de traitement sécurisé des paiements. Les utilisateurs reçoivent alors une confirmation de l'exécution du paiement et des détails de la transaction.

• Rapprochement et reporting : La plateforme fait correspondre les paiements aux factures et aux relevés bancaires, et détecte les éventuels écarts. Au cours de ce processus, les interfaces de programmation d'applications (API) facilitent la communication entre la plateforme et d'autres systèmes comme les ERP, les systèmes comptables et les systèmes bancaires. La plateforme génère ensuite des rapports sur des indicateurs clés tels que l'état des paiements, les flux de trésorerie et les performances des fournisseurs.

Avantages des plateformes d'automatisation des paiements

Les entreprises qui utilisent des plateformes d'automatisation des paiements peuvent bénéficier des avantages suivants :

• Amélioration des processus : Les plateformes d'automatisation des paiements peuvent réduire les tâches manuelles telles que la saisie de données, le rapprochement des factures et l'acheminement des approbations. Cela permet d'accélérer les cycles de paiement et d'affiner les flux. L'analyse systématique des données contribue à l'amélioration continue des processus de paiement.

• Moins d'erreurs : L'extraction et la validation automatisées des données peuvent améliorer la précision et réduire les coûts en réduisant les erreurs de traitement manuel.

• Réduction des coûts : Les plateformes d'automatisation des paiements permettent de réduire les coûts en réduisant la main-d'œuvre, en évitant les frais de retard de paiement et en identifiant les éventuelles réductions pour paiement anticipé.

• Plus de ressources disponibles : Comme l'automatisation gère les tâches courantes, le personnel peut se consacrer à des activités à valeur ajoutée plus stratégiques.

• Visibilité des données : L'intégration avec les systèmes ERP et comptables existants offre une vue unifiée des données financières.

• Données en temps réel : Les plateformes d'automatisation des paiements fournissent des informations immédiates sur l'état des paiements, les factures impayées et les flux de trésorerie prévisionnels. Cela aide les entreprises à prendre des décisions éclairées en matière de gestion de la trésorerie, d'investissements et d'allocation des ressources.

• Conformité : Les flux de travail automatisés et les pistes d'audit facilitent le respect des politiques internes, la conformité aux exigences réglementaires et les processus d'audit.

• Prévention de la fraude : Les plateformes avancées utilisent l'IA et l'apprentissage automatique pour détecter les anomalies, les risques et les activités suspectes.

• Amélioration des relations avec les fournisseurs : Les plateformes d'automatisation des paiements renforcent les relations avec les fournisseurs en leur proposant des paiements cohérents et immédiats. Elles peuvent également offrir des fonctionnalités pratiques pour les fournisseurs, telles que des portails fournisseurs, qui donnent un accès en libre-service aux informations de facturation et de paiement, ainsi que des programmes de paiement anticipé.

Écueils des plateformes d'automatisation des paiements

Si les plateformes d'automatisation des paiements peuvent offrir de nombreux avantages, elles présentent également les écueils et risques suivants.

Technologie

• Intégration : L'intégration de plateformes d'automatisation des paiements aux systèmes financiers et aux logiciels ERP existants peut s'avérer complexe et chronophage, surtout si l'infrastructure existante est obsolète ou utilise des solutions personnalisées.

• Migration des données : La migration des données financières vers une nouvelle plateforme d'automatisation présente des risques tels que la perte et la corruption des données. Les entreprises doivent garantir l'intégrité des données pendant le processus de migration.

• Temps d'arrêt du système : Comme toute plateforme numérique, les systèmes d'automatisation des paiements peuvent connaître des temps d'arrêt ou des pannes, ce qui peut perturber les processus de paiement et affecter la gestion des flux de trésorerie.

Sécurité et conformité

• Sécurité des données : Le traitement des données financières sensibles nécessite des mesures de sécurité strictes. Toute vulnérabilité de la plateforme peut exposer l'entreprise à des violations de données et à la fraude financière.

• Conformité : Le non-respect des réglementations et normes financières peut entraîner des sanctions juridiques. Les plateformes d'automatisation doivent s'adapter à l'évolution des exigences de conformité.

• Dépendance vis-à-vis des fournisseurs : Les entreprises s'appuient souvent sur les protocoles de sécurité du fournisseur de la plateforme, qui ne correspondent pas toujours à leurs propres normes ou besoins en matière de sécurité.

Opérations

• Adoption et formation des utilisateurs : La résistance au changement ou la formation inadéquate des employés peut freiner l'adoption des nouvelles technologies d'automatisation.

• Dépendance excessive à l'égard de l'automatisation : Une dépendance excessive à l'égard des processus automatisés peut dégrader les compétences du personnel, qui peut avoir du mal à gérer les tâches manuellement en cas de besoin.

• Maintenance et support : Les plateformes d'automatisation ont besoin d'une maintenance continue et d'un support technique pour fonctionner. Un support inadéquat peut entraîner des retards opérationnels et des inefficacités.

Finances

• Investissement initial : La mise en œuvre d'une plateforme d'automatisation entraîne des coûts initiaux substantiels, notamment des frais de licence, des coûts d'intégration et des dépenses de formation.

• Retour sur investissement (ROI) : Le retour sur investissement ne justifie pas les coûts initiaux dans tous les cas, surtout si la plateforme ne parvient pas à apporter les améliorations ou les économies escomptées.

Stratégie et relations

• Résistance du fournisseur : Certains fournisseurs peuvent être réticents ou incapables de s'adapter aux moyens de paiement électroniques utilisés par la plateforme d'automatisation. Cela pourrait mettre les relations à rude épreuve.

• Levier de négociation : Les modalités de paiement automatisées peuvent réduire la flexibilité avec laquelle les entreprises négocient les conditions avec les fournisseurs au cas par cas.

• Processus internes : L'automatisation des paiements peut nécessiter des changements majeurs dans les processus et les contrôles financiers internes. Cela peut perturber les flux établis et nécessiter une période d'ajustement.

Croissance et flexibilité

• Personnalisation limitée : Certaines plateformes offrent des options de personnalisation limitées, qui peuvent ne pas répondre entièrement aux besoins ou à la complexité propre(s) chaque entreprise.

• Limitations de croissance : Au fur et à mesure que les entreprises se développent, leurs opérations financières deviennent plus complexes. Une plateforme qui n'est pas conçue pour se développer efficacement peut freiner la croissance au lieu de la faciliter.

Comment choisir une plateforme d'automatisation des paiements

Ce guide vous explique, étape par étape, comment sélectionner une plateforme d'automatisation des paiements adaptée à votre entreprise.

Évaluez les besoins de votre entreprise

• Déterminez les aspects de vos processus de paiement qui doivent être améliorés, p. ex. la rapidité, la précision et la sécurité.

• Fixez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l'automatisation des paiements, qu'il s'agisse de réduire les coûts opérationnels, d'améliorer la gestion des flux de trésorerie, de renforcer la sécurité ou tout cela à la fois.

• Réfléchissez à la taille actuelle de votre entreprise et à vos projets de croissance. La plateforme doit être en mesure d'absorber une hausse des volumes de transactions et de la complexité.

Évaluer les caractéristiques clés

• La plateforme doit s'intégrer à votre ERP, à vos systèmes comptables et à vos autres outils financiers existants. Vérifiez la compatibilité.

• Assurez-vous que la plateforme dispose de mesures de sécurité solides comme le chiffrement, l'authentification multifacteur et le respect des normes de sécurité financière applicables.

• Vérifiez si l'interface utilisateur de la plateforme est facile à utiliser pour tous les membres de l'équipe, ce qui réduit le temps de formation et la résistance à l'adoption.

• Réfléchissez au type d'automatisation proposé. Couvre-t-elle des processus comme le traitement des factures, l'exécution des paiements et le rapprochement ?

• Vérifiez s'il est possible de personnaliser la plateforme pour l'adapter à vos processus métier et à vos exigences en matière de flux.

Tenez compte de la conformité et de la sécurité

• Assurez-vous que la plateforme est conforme aux réglementations et aux normes sectorielles applicables à votre entreprise.

• Examinez les protocoles de sécurité des données, les procédures de sauvegarde et les plans de reprise après sinistre de la plateforme.

• Vérifiez que la plateforme fournit des pistes d'audit complètes pour toutes les transactions.

Analysez les coûts et le ROI

• Examinez la structure tarifaire de la plateforme. Débite-t-elle des frais par transaction, par mois, ou y a-t-il des frais annuels ? Prenez connaissance de tous les coûts potentiels, y compris la configuration, l'abonnement et les frais supplémentaires liés aux fonctionnalités ou services supplémentaires.

• Tenez compte du retour sur investissement potentiel de l'utilisation de la plateforme. Les économies de coûts et les gains d'efficacité justifieront-ils les dépenses ? Effectuez une analyse coûts-avantages pour prendre une décision éclairée.

Vérifiez le service d'assistance et la fiabilité des fournisseurs

• Faites des recherches sur la réputation du fournisseur sur le marché. Lisez les avis et témoignages de clients pour évaluer la satisfaction des utilisateurs et l'efficacité de la plateforme.

• Tenez compte du niveau d'assistance. Le fournisseur fournit-il une assistance 24h sur 24 et 7j sur 7, des ressources de formation et une maintenance continue ?

• Examinez les antécédents du fournisseur en matière d'améliorations et de mises à jour. Choisissez un fournisseur qui améliore et met à jour activement ses logiciels pour que la plateforme reste efficace à mesure que de nouvelles technologies et normes apparaissent.

Effectuez des essais et des tests

• Avant de prendre une décision finale, demandez des démonstrations à une poignée de fournisseurs pour essayer leurs plateformes. Cela peut vous aider à mieux apprécier les fonctionnalités et l'aspect pratique de chaque option.

• Si possible, effectuez un test pilote avec la plateforme. Mettez-la en œuvre dans un environnement contrôlé pour évaluer ses performances et son impact sur vos processus. Ce test peut vous fournir des informations pratiques qui vous n'obtiendriez peut-être pas avec des démos.

Solliciter des commentaires et des références

• Impliquez les membres de votre équipe dans le processus d'évaluation, car ils seront les principaux utilisateurs de la plateforme.

• Demandez au fournisseur des références d'autres entreprises similaires à la vôtre. Contactez ces références pour discuter de leurs expériences et des résultats qu'elles ont obtenus avec la plateforme.