Los sistemas de pago tradicionales consumen mucho tiempo, requieren mucha mano de obra y son propensos a errores humanos. Las plataformas de automatización de pagos ofrecen a las empresas una alternativa más rápida, eficaz y segura. Incluyen soluciones de automatización convenientes para procesos como facturación, plantilla de empleados y facturación recurrente. Las empresas que los utilizan pueden mejorar las operaciones financieras, obtener acceso a la información de los clientes y liberar recursos para tareas estratégicas.

La necesidad de contar con procesos de pago eficientes y sencillos en diversos sectores es cada vez mayor. El mercado global de automatización de cuentas por pagar se valoró en casi $5.4 mil millones de dólares en 2023 y se proyecta que alcance los $17 mil millones de dólares para 2032. A continuación, te explicaremos cómo funcionan las plataformas de automatización de pagos, sus beneficios y desafíos, y cómo elegir la mejor para tu empresa.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es una plataforma de automatización de pagos?
  
• Cómo funcionan las plataformas de automatización de pagos
  
• Beneficios de las plataformas de automatización de pagos
  
• Desafíos de las plataformas de automatización de pagos
  
• Cómo elegir una plataforma de automatización de pagos
  

¿Qué es una plataforma de automatización de pagos?

Una plataforma de automatización de pagos facilita los procesos de pago automatizados, como el procesamiento de facturas, los flujos de trabajo de aprobación y las transacciones financieras. Reduce la entrada manual y la supervisión manual. Además, suele integrarse con los sistemas contables y bancarios para que los pagos sean precisos, puntuales y cumplan con la normativa.

Estas son algunas de las funcionalidades que a menudo se incluyen en las plataformas de automatización de pagos.

• Procesamiento automatizado de facturas: esto incluye la capacidad de capturar y procesar facturas automáticamente utilizando la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

• Flujos de trabajo de aprobación: los flujos de trabajo configurables establecen reglas para la aprobación de facturas en función de criterios como los importes y los proveedores.

• Pagos electrónicos: estos admiten varios métodos de pago, como pagos de la cámara de compensación automatizada (ACH), transferencias bancarias, tarjetas de crédito y carteras digitales.

• Detección de fraudes: las funciones de seguridad avanzadas, como la autenticación de dos factores, el cifrado y los algoritmos de detección de anomalías, ayudan a prevenir actividades fraudulentas y a mantener la integridad de los datos.

• Integración financiera: esto incluye la integración y sincronización de datos con los sistemas financieros existentes, como la planificación de recursos empresariales (ERP) y el software de contabilidad.

• Informes y análisis personalizables: las herramientas integrales de elaboración de informes y los dashboards permiten realizar el seguimiento de los pagos, analizar los patrones de gasto y gestionar el flujo de caja.

• Gestión de proveedores: esto implica la gestión de los datos de los proveedores, incluidas las condiciones de pago, la información de contacto y las identificaciones fiscales.

• Gestión fiscal y de cumplimiento de la normativa: esto implica cálculos de impuestos automatizados y registros de auditoría detallados para todas las transacciones.

• Funcionalidades globales: Esto incluye la compatibilidad con transacciones multidivisa y pagos internacionales.

Cómo funcionan las plataformas de automatización de pagos

Las plataformas de automatización de pagos automatizan el procesamiento de facturas, las aprobaciones de pagos, la ejecución de pagos y la detección de fraude de pagos mediante el uso de varias tecnologías. Así es como funciona la automatización de pagos.

• Extracción de datos de facturas: la plataforma recibe facturas de varias fuentes, como correo electrónico, portales de proveedores y correo físico. Puede utilizar el OCR y el machine learning para extraer datos clave de ellos, incluidos los detalles del proveedor, números de factura, las fechas, las partidas y los importes.

• Validación de datos y cotejo de facturas: para garantizar la precisión, la plataforma valida los datos extraídos con reglas y formatos predefinidos. Coteja los datos con las órdenes de compra o contratos correspondientes y marca cualquier discrepancia para su revisión. La inteligencia artificial (IA) puede ayudar a detectar señales de comportamiento fraudulento durante este proceso.

• Flujos de trabajo de aprobación: basándose en reglas predefinidas (por ejemplo, importe, proveedor, departamento), la plataforma utiliza la automatización del flujo de trabajo para enrutar las facturas a los aprobadores adecuados y realizar un seguimiento de su estado de aprobación. A continuación, los aprobadores reciben notificaciones y recordatorios. Esto acelera los pagos y reduce el trabajo manual. La plataforma también puede identificar posibles descuentos por pago anticipado.

• Ejecución del pago: una vez que se aprueba el pago, la plataforma inicia el proceso de pago según el método de pago elegido (p. ej., ACH, transferencia electrónica) y las preferencias del proveedor. Se adhiere a los estándares y regulaciones del sector para el procesamiento seguro de pagos. A continuación, los usuarios reciben una confirmación de la ejecución del pago y los detalles de la transacción.

• Conciliación y elaboración de informes: la plataforma hace coincidir los pagos con las facturas y los extractos bancarios, e identifica cualquier discrepancia. Durante este proceso, las interfaces de programación de aplicaciones (API) facilitan la comunicación entre la plataforma y otros sistemas, como ERP, sistemas de contabilidad y sistemas bancarios. A continuación, la plataforma genera informes sobre métricas clave como el estado de los pagos, el flujo de caja y el rendimiento de los proveedores.

Beneficios de las plataformas de automatización de pagos

Las empresas que utilizan plataformas de automatización de pagos pueden ver los siguientes beneficios:

• Mejora de procesos: las plataformas de automatización de pagos pueden reducir las tareas manuales, como la entrada de datos, la conciliación de facturas y el enrutamiento de aprobaciones. Esto acelera los ciclos de pago y perfecciona los flujos de trabajo. El análisis continuo de los datos contribuye a la mejora continua de los procesos de pago.

• Menos errores: la extracción y validación automatizada de datos puede mejorar la precisión y ahorrar costos al reducir los errores de procesamiento manual.

• Menores costos: las plataformas de automatización de pagos reducen los costos al reducir el trabajo manual, evitar los cargos por pagos atrasados e identificar oportunidades de descuentos por pagos anticipados.

• Más recursos disponibles: a medida que la automatización se encarga de las tareas rutinarias, el personal puede centrarse en actividades más estratégicas y de valor agregado.

• Visibilidad de los datos: la integración con los sistemas ERP y de contabilidad existentes proporciona una visión unificada de los datos financieros.

• Información en tiempo real: las plataformas de automatización de pagos proporcionan información inmediata sobre los estados de los pagos, facturas pendientes y las previsiones de flujo de caja. Esto ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas sobre la gestión del efectivo, las inversiones y la asignación de recursos.

• Cumplimiento de la normativa: los flujos de trabajo automatizados y los registros de auditoría ayudan con el cumplimiento de las políticas internas, el cumplimiento de los requisitos normativos y los procesos de auditoría.

• Prevención de fraude: las plataformas avanzadas utilizan la IA y el machine learning para detectar anomalías, riesgos potenciales y actividades sospechosas.

• Mejora de las relaciones con los proveedores: las plataformas de automatización de pagos fortalecen las relaciones con los proveedores al ofrecer pagos consistentes e inmediatos. También pueden ofrecer funciones fáciles de usar para los proveedores, como portales de proveedores, que brindan acceso de autoservicio a la información de facturas y pagos, y programas de pago anticipado.

Desafíos de las plataformas de automatización de pagos

Si bien las plataformas de automatización de pagos pueden ofrecer muchos beneficios, también presentan estos desafíos y riesgos.

Tecnología

• Integración: la integración de las plataformas de automatización de pagos con los sistemas financieros y el software ERP existentes puede ser compleja y llevar mucho tiempo, especialmente si la infraestructura existente está obsoleta o utiliza soluciones personalizadas.

• Migración de datos: la migración de datos financieros a una nueva plataforma de automatización plantea riesgos, como la pérdida de datos y la corrupción de datos. Las empresas deben garantizar la integridad de los datos durante el proceso de migración.

• Tiempos de inactividad del sistema: al igual que cualquier plataforma digital, los sistemas de automatización de pagos pueden experimentar tiempos de inactividad o interrupciones, lo que puede interrumpir los procesos de pago y afectar la gestión del flujo de caja.

Seguridad y cumplimiento de la normativa

• Seguridad de los datos: el manejo de datos financieros confidenciales requiere medidas de seguridad sólidas. Cualquier vulnerabilidad en la plataforma puede exponer a la empresa a violaciones de datos y fraudes financieros.

• Cumplimiento de la normativa: el incumplimiento de los reglamentos y normas financieras puede dar lugar a sanciones legales. Las plataformas de automatización deben mantenerse al día con los cambios en los requisitos de cumplimiento de la normativa.

• Dependencia de proveedores: las empresas a menudo confían en los protocolos de seguridad del proveedor de la plataforma, que no siempre se alinean con sus propios estándares o necesidades de seguridad.

Operaciones

• Adopción y formación de usuarios: la resistencia al cambio entre los empleados o la formación inadecuada pueden obstaculizar la adopción exitosa de nuevas tecnologías de automatización.

• Dependencia excesiva de la automatización: la dependencia excesiva de los procesos automatizados puede degradar las habilidades del personal, que puede tener dificultades para manejar las tareas manualmente cuando sea necesario.

• Mantenimiento y soporte: Las plataformas de automatización requieren mantenimiento continuo y soporte técnico para funcionar. Un soporte inadecuado puede provocar retrasos e ineficiencias operativas.

Finanzas

• Inversión inicial: la implementación de una plataforma de automatización supone importantes costos iniciales, como las tasas de licencia, los costos de integración y los gastos de capacitación.

• Retorno de la inversión (ROI): siempre existe el riesgo de que el retorno de la inversión no justifique los costos iniciales, especialmente si la plataforma no logra ofrecer las mejoras esperadas o el ahorro de costos.

Estrategia y relaciones

• Resistencia de los proveedores: es posible que algunos proveedores se muestren reacios o no puedan adaptarse a los métodos de pago electrónicos que utiliza la plataforma de automatización. Esto podría tensar las relaciones.

• Apalancamiento de negociación: las condiciones de pago automatizadas pueden disminuir la flexibilidad de las empresas para negociar condiciones con los proveedores caso por caso.

• Procesos internos: la automatización de los pagos puede requerir cambios importantes en los procesos y controles financieros internos. Esto puede interrumpir los flujos de trabajo establecidos e implicar un período de ajuste.

Crecimiento y flexibilidad

• Personalización limitada: algunas plataformas ofrecen opciones de personalización limitadas, que pueden no satisfacer completamente las necesidades o complejidades únicas de cada negocio.

• Limitaciones de crecimiento: A medida que las empresas crecen, sus operaciones financieras se vuelven más complejas. Una plataforma que no está diseñada para crecer de manera efectiva puede obstaculizar el crecimiento en lugar de facilitarlo.

Cómo elegir una plataforma de automatización de pagos

Aquí tienes una guía paso a paso para elegir la plataforma de automatización de pagos adecuada para tu empresa.

Evalúa las necesidades de tu empresa

• Determina qué aspectos de tus procesos de pago necesitan mejoras, como la velocidad, la precisión y la seguridad.

• Define lo que quieres lograr con la automatización de pagos, ya sea reducir los costos operativos, mejorar la gestión del flujo de efectivo, aumentar la seguridad o todo lo anterior.

• Piensa en el tamaño actual de tu empresa y en tus planes de crecimiento futuro. La plataforma debe ser capaz de manejar el aumento de los volúmenes de transacciones y la complejidad.

Evalúa las funcionalidades clave

• La plataforma debe integrarse con tu ERP, sistemas de contabilidad y otras herramientas financieras existentes. Comprueba la compatibilidad.

• Asegúrate de que la plataforma cuente con medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, la autenticación multifactor y el cumplimiento de los estándares de seguridad financiera pertinentes.

• Verifica si la interfaz de usuario de la plataforma es fácil de usar para todos los miembros del equipo, lo que reduce el tiempo de formación y la resistencia a la adopción.

• Considera qué tipo de automatización se ofrece. ¿Abarca procesos como el procesamiento de facturas, la ejecución de pagos y la conciliación?

• Verifica si la plataforma permite la personalización para adaptarte a tus procesos empresariales específicos y a los requisitos del flujo de trabajo.

Tenga en cuenta el cumplimiento de la normativa y la seguridad

• Asegúrate de que la plataforma cumpla con las regulaciones y estándares de la industria relevantes para tu negocio.

• Investiga los protocolos de seguridad de datos de la plataforma, los procedimientos de copia de seguridad y los planes de recuperación ante desastres.

• Verifica que la plataforma proporcione registros de auditoría completos para todas las transacciones.

Analizar los costos y el retorno de la inversión

• Examina la estructura de precios de la plataforma. ¿Se cobra por transacción, por mes o hay una comisión anual? Comprende todos los costos potenciales, incluida la configuración, la suscripción y cualquier tarifa adicional por funciones o servicios adicionales.

• Considera el ROI potencial del uso de la plataforma. ¿El ahorro de costos y el aumento de la eficiencia justificarán el gasto? Realiza un análisis de costo-beneficio para tomar una decisión informada.

Revisa el soporte y la confiabilidad del proveedor

• Investiga la reputación del proveedor en el mercado. Lee las opiniones de los clientes y los estudios de casos para medir la satisfacción de los usuarios y la eficacia de la plataforma.

• Ten en cuenta el nivel de apoyo. ¿El proveedor proporciona soporte las 24 horas, todos los días, recursos de capacitación y mantenimiento continuo?

• Revisa el historial del proveedor para ver si hay mejoras y actualizaciones. Elige un proveedor que mejore y actualice activamente tu software para mantener la eficacia de la plataforma a medida que surgen nuevas tecnologías y estándares.

Realizar ensayos y pruebas

• Antes de tomar una decisión final, solicita demostraciones de una lista corta de proveedores para probar las plataformas. Esto puede ayudarte a comprender mejor las funcionalidades y la facilidad de uso de cada opción.

• Si es posible, realiza una prueba piloto con la plataforma. Impleméntalo en un entorno controlado para evaluar su rendimiento e impacto en sus procesos. Esto puede proporcionar información práctica que podría no ser evidente en las demostraciones.

Buscar comentarios y referencias

• Involucra a los miembros de tu equipo en el proceso de evaluación, ya que serán los principales usuarios de la plataforma.

• Pídele al vendedor referencias de otras empresas similares a la tuya. Ponte en contacto con estas referencias para hablar de sus experiencias y de los resultados que han conseguido con la plataforma.