Traditionele betaalsystemen zijn tijdrovend, arbeidsintensief en gevoelig voor menselijke fouten. Platforms voor betalingsautomatisering bieden bedrijven een sneller, effectiever en veiliger alternatief. Denk hierbij aan handige automatiseringsoplossingen voor processen als facturatie, salarisadministratie van medewerkers en terugkerende facturatie. Bedrijven die ze gebruiken, kunnen hun financiële bedrijfsvoering verbeteren, toegang krijgen tot klantinzichten en middelen vrijmaken voor strategische taken.

De behoefte aan efficiënte, eenvoudige betaalprocessen in verschillende sectoren neemt toe. De wereldwijde markt voor automatisering van crediteuren werd gewaardeerd op bijna 5,4 miljard dollar in 2023 en zal naar verwachting in 2032 17 miljard dollar bedragen. Hieronder leggen we uit hoe een platform voor automatisering van betalingen werkt, wat de voordelen en uitdagingen zijn en hoe je het platform kiest dat het beste bij je bedrijf past.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een platform voor betalingsautomatisering?
  
• Hoe platforms voor betalingsautomatisering werken
  
• Voordelen van platforms voor betalingsautomatisering
  
• Uitdagingen van platforms voor betalingsautomatisering
  
• Hoe kies je een platform voor betalingsautomatisering?
  

Wat is een platform voor de automatisering van betalingen?

Een platform voor betalingsautomatisering faciliteert geautomatiseerde betaalprocessen zoals factuurverwerking, goedkeuringsworkflows en financiële transacties. Het vermindert handmatige invoer en handmatig toezicht. Het integreert doorgaans ook met boekhoud- en banksystemen om ervoor te zorgen dat betalingen nauwkeurig, tijdig en compliant blijven.

Hier zijn enkele van de functies die vaak zijn opgenomen in platforms voor betalingsautomatisering.

• Geautomatiseerde factuurverwerking: Dit omvat de mogelijkheid om automatisch facturen vast te leggen en te verwerken met behulp van optische tekenherkenning (OCR)-technologie.

• Goedkeuringsworkflows: Configureerbare workflows: stel regels vast voor factuurgoedkeuringen op basis van criteria zoals bedragen en leveranciers.

• Elektronische betalingen: Deze ondersteunen meerdere betaalmethoden, zoals ACH-betalingen (Automated Clearing House), bankoverschrijvingen, creditcards en digitale wallets.

• Fraudedetectie: Geavanceerde beveiligingsfuncties zoals tweefactorauthenticatie, versleuteling en algoritmen voor anomaliedetectie helpen frauduleuze activiteiten te voorkomen en de gegevensintegriteit te behouden.

• Financiële integratie: Dit omvat integratie en gegevenssynchronisatie met bestaande financiële systemen zoals enterprise resource planning (ERP) en boekhoudsoftware.

• Aanpasbare rapportage en analyse: Uitgebreide rapportagetools en dashboards om betalingen bij te houden, uitgavenpatronen te analyseren en de cashflow te beheren.

• Beheer van leveranciers: Dit omvat het beheer van leveranciersgegevens, inclusief betalingsvoorwaarden, contactgegevens en belasting-ID's.

• Fiscaal en compliance management: Dit omvat geautomatiseerde belastingberekeningen en gedetailleerde audittrails voor alle transacties.

• Wereldwijde mogelijkheden: Dit omvat ondersteuning voor transacties in meerdere valuta's en internationale betalingen.

Hoe platforms voor automatisering van betalingen werken

Platforms voor automatisering van betalingen automatiseren de verwerking van facturen, de goedkeuring van betalingen, de uitvoering van betalingen en detectie van fraude bij betalingen door gebruik te maken van meerdere technologieën. Zo werkt het automatiseren van betalingen.

• Extractie van factuurgegevens: Het platform ontvangt facturen van verschillende bronnen, zoals e-mail, leveranciersportalen en fysieke post. Het kan OCR en machine learning gebruiken om er belangrijke gegevens uit te extraheren, waaronder leveranciersgegevens, factuurnummers, datums, regelitems en bedragen.

• Gegevensvalidatie en factuurmatching: Om de nauwkeurigheid te garanderen, valideert het platform de geëxtraheerde gegevens aan de hand van vooraf gedefinieerde regels en formaten. Het vergelijkt de gegevens met overeenkomstige inkooporders of contracten en markeert eventuele discrepanties voor beoordeling. Kunstmatige intelligentie (AI) kan tijdens dit proces helpen bij het detecteren van tekenen van frauduleus gedrag.

• Goedkeuringsworkflows: Op basis van vooraf gedefinieerde regels (bijv. bedrag, leverancier, afdeling) maakt het platform gebruik van workflowautomatisering om facturen naar de juiste goedkeurders te routeren en hun goedkeuringsstatus te volgen. Goedkeurders ontvangen vervolgens meldingen en herinneringen. Dit versnelt betalingen en vermindert handmatige arbeid. Het platform kan ook potentiële kortingen voor vervroegde betalingen identificeren.

• Uitvoering van de betaling: Nadat de betaling is goedgekeurd, start het platform het betaalproces op basis van de gekozen betaalmethode (bijvoorbeeld ACH, bankoverschrijving) en de voorkeuren van de leverancier. Het voldoet aan de industrienormen en voorschriften voor veilige betalingsverwerking. Gebruikers ontvangen vervolgens een bevestiging van de uitvoering van de betaling en de transactiegegevens.

• Reconciliatie en rapportage: Het platform koppelt betalingen aan facturen en bankafschriften en identificeert eventuele afwijkingen. Tijdens dit proces vergemakkelijken Application Programming Interfaces (API's) de communicatie tussen het platform en andere systemen zoals ERP, boekhoudsystemen en banksystemen. Het platform genereert vervolgens rapporten over belangrijke statistieken zoals betalingsstatus, cashflow en leveranciersprestaties.

Voordelen van platforms voor de automatisering van betalingen

Bedrijven die platforms voor betalingsautomatisering gebruiken, kunnen profiteren van de volgende voordelen:

• Verbeterde processen: Platforms voor de automatisering van betalingen kunnen handmatige taken zoals het invoeren van gegevens, het matchen van facturen en het routeren van goedkeuringen verminderen. Dit versnelt betaalcycli en verfijnt workflows. Voortdurende gegevensanalyse ondersteunt continue verbetering van betalingsprocessen.

• Minder fouten: Geautomatiseerde gegevensextractie en -validatie kan de nauwkeurigheid verbeteren en kosten besparen door handmatige verwerkingsfouten te verminderen.

• Lagere kosten: Platforms voor het automatiseren van betalingen verlagen de kosten door handmatige werkzaamheden te verminderen, kosten voor late betaling te vermijden en mogelijkheden voor kortingen voor vroege betalingen te ontdekken.

• Meer beschikbare bronnen: Terwijl automatisering routinetaken afhandelt, kan het personeel zich concentreren op meer strategische, waardetoevoegende activiteiten.

• Zichtbaarheid van gegevens: Integratie met bestaande ERP- en boekhoudsystemen zorgt voor een gebundeld overzicht van financiële gegevens.

• Real-time inzicht: Automatiseringsplatforms voor betalingen bieden direct inzicht in de status van betalingen, openstaande facturen en cashflowprognoses. Dit helpt bedrijven weloverwogen beslissingen te nemen over cashmanagement, investeringen en toewijzing van middelen.

• Compliance: Geautomatiseerde workflows en audittrails helpen bij het naleven van intern beleid, naleving van wettelijke vereisten en auditprocessen.

• Fraudepreventie: Geavanceerde platforms gebruiken AI en machine learning om afwijkingen, potentiële risico's en verdachte activiteiten te detecteren.

• Verbeterde relaties met leveranciers: Platforms voor betalingsautomatisering versterken de relatie met leveranciers door consistente, onmiddellijke betalingen te leveren. Ze kunnen ook leveranciervriendelijke functies bieden, zoals leveranciersportalen, die selfservice-toegang geven tot factuur- en betalingsinformatie, en programma's voor vroege betaling.

Uitdagingen van platforms voor betalingsautomatisering

Platforms voor betalingsautomatisering kunnen veel voordelen bieden, maar brengen ook uitdagingen en risico's met zich mee.

Technologie

• Integratie: Het integreren van platforms betalingsautomatisering met bestaande financiële systemen en ERP-software kan complex en tijdrovend zijn, vooral als de bestaande infrastructuur verouderd is of aangepaste oplossingen gebruikt.

• Gegevensmigratie: Het migreren van financiële gegevens naar een nieuw automatiseringsplatform brengt risico's met zich mee, zoals gegevensverlies en corruptie. Bedrijven moeten de integriteit van de gegevens tijdens het migratieproces waarborgen.

• Uitvaltijd van het systeem: Zoals elk digitaal platform kunnen automatiseringssystemen voor betalingen te maken krijgen met downtime of uitval, waardoor betaalprocessen kunnen worden verstoord en het cashflowbeheer kan worden beïnvloed.

Beveiliging en compliance

• Beveiliging van gegevens: Voor de verwerking van gevoelige financiële gegevens zijn strenge beveiligingsmaatregelen vereist. Eventuele kwetsbaarheden in het platform kunnen het bedrijf blootstellen aan datalekken en financiële fraude.

• Compliance: Niet-naleving van financiële voorschriften en normen kan leiden tot juridische sancties. Automatiseringsplatforms moeten up-to-date blijven met wijzigingen in compliancevereisten.

• Afhankelijkheid van leveranciers: Bedrijven vertrouwen vaak op de beveiligingsprotocollen van de platformprovider, die niet altijd aansluiten bij hun eigen beveiligingsstandaarden of -behoeften.

Operaties

• Adoptie en training van gebruikers: Weerstand tegen verandering bij werknemers of ontoereikende training kan de succesvolle invoering van nieuwe automatiseringstechnologieën in de weg staan.

• Overmatig vertrouwen op automatisering: Een te grote afhankelijkheid van geautomatiseerde processen kan de vaardigheden van het personeel aantasten, dat het een uitdaging kan vinden om taken handmatig af te handelen wanneer dat nodig is.

• Onderhoud en ondersteuning: Automatiseringsplatforms hebben continu onderhoud en technische ondersteuning nodig om te kunnen functioneren. Ontoereikende ondersteuning kan leiden tot operationele vertragingen en inefficiënties.

Financiën

• Initiële investering: Het implementeren van een automatiseringsplatform brengt aanzienlijke initiële kosten met zich mee, waaronder licentiekosten, integratiekosten en trainingskosten.

• Rendement op investering (ROI): Er is altijd een risico dat de ROI de initiële kosten niet rechtvaardigt, vooral als het platform niet de verwachte verbeteringen of kostenbesparingen oplevert.

Strategie en relaties

• Weerstand van leveranciers: Sommige leveranciers zijn misschien terughoudend of niet in staat om zich aan te passen aan de elektronische betaalmethoden die het automatiseringsplatform gebruikt. Dit kan relaties onder druk zetten.

• Hefboomwerking voor onderhandelingen: Geautomatiseerde betalingsvoorwaarden kunnen de flexibiliteit van bedrijven verminderen om per geval met leveranciers over voorwaarden te onderhandelen.

• Interne processen: Het automatiseren van betalingen kan grote veranderingen vereisen in interne financiële processen en controles. Dit kan gevestigde workflows verstoren en een aanpassingsperiode met zich meebrengen.

Groei en flexibiliteit

• Beperkte aanpassing: Sommige platforms bieden beperkte aanpassingsopties, die mogelijk niet volledig voldoen aan de unieke behoeften of complexiteit van elk bedrijf.

• Groeibeperkingen: Naarmate bedrijven groeien, worden hun financiële transacties complexer. Een platform dat niet is ontworpen om effectief te groeien, kan groei eerder belemmeren dan faciliteren.

Een platform voor automatisering van betalingen kiezen

Deze stapsgewijze gids bevat het juiste platform voor betalingsautomatisering voor je bedrijf.

Breng de behoeften van je bedrijf in kaart

• Bepaal welke aspecten van je betaalprocessen verbetering behoeven, zoals snelheid, nauwkeurigheid en veiligheid.

• Definieer wat je wilt bereiken met betalingsautomatisering, of het nu gaat om het verlagen van de operationele kosten, het verbeteren van het cashflowbeheer, het verbeteren van de beveiliging of al het bovenstaande.

• Denk na over je huidige bedrijfsgrootte en toekomstige groeiplannen. Het platform moet in staat zijn om toenemende transactievolumes en complexiteit aan te kunnen.

Evalueer de belangrijkste functies

• Het platform moet worden geïntegreerd met je bestaande ERP, boekhoudsystemen en andere financiële tools. Controleer op compatibiliteit.

• Zorg ervoor dat het platform sterke beveiligingsmaatregelen heeft, zoals codering, multifactorauthenticatie en naleving van relevante financiële beveiligingsnormen.

• Controleer of de gebruikersinterface van het platform gemakkelijk te gebruiken is voor alle teamleden, waardoor de trainingstijd en de weerstand tegen acceptatie worden verminderd.

• Bedenk wat voor soort automatisering er wordt aangeboden. Omvat dit processen zoals factuurverwerking, uitvoering van betalingen en reconciliatie?

• Controleer of het platform maatwerk mogelijk maakt dat past bij je specifieke bedrijfsprocessen en workflowvereisten.

Denk aan compliance en beveiliging

• Zorg ervoor dat het platform voldoet aan de branchevoorschriften en -normen die relevant zijn voor je bedrijf.

• Onderzoek de gegevensbeveiligingsprotocollen, back-upprocedures en noodherstelplannen van het platform.

• Controleer of het platform uitgebreide audittrails biedt voor alle transacties.

Analyseer kosten en ROI

• Onderzoek de prijsstructuur van het platform. Worden kosten in rekening gebracht per transactie, per maand of zijn er jaarlijkse kosten? Krijg inzicht in alle potentiële kosten, inclusief installatie, abonnement en eventuele extra kosten voor extra functies of diensten.

• Houd rekening met de potentiële ROI van het gebruik van het platform. Zullen de kostenbesparingen en efficiëntiewinsten de uitgaven rechtvaardigen? Voer een kosten-batenanalyse uit om een weloverwogen beslissing te nemen.

Evalueer de ondersteuning en de betrouwbaarheid van de leveranciers

• Onderzoek de reputatie van de leverancier in de markt. Lees klantrecensies en casestudy's om de gebruikerstevredenheid en de effectiviteit van het platform te meten.

• Houd rekening met het niveau van ondersteuning. Biedt de leverancier 24/7 ondersteuning, trainingsmiddelen en doorlopend onderhoud?

• Kijk naar de staat van dienst van de leverancier voor verbeteringen en updates. Kies een leverancier die zijn software actief verbetert en bijwerkt om het platform effectief te houden wanneer er nieuwe technologieën en standaarden opduiken.

Proeven en testen uitvoeren

• Voordat je een definitieve beslissing neemt, vraag je demo's aan bij een korte lijst van leveranciers om de platforms uit te proberen. Dit kan je helpen de functies en bruikbaarheid van elke optie beter te begrijpen.

• Voer indien mogelijk een pilottest uit met het platform. Implementeer het in een gecontroleerde omgeving om de prestaties en impact op je processen te evalueren. Dit kan praktische inzichten opleveren die in demo's misschien niet naar voren komen.

Vraag om feedback en referenties

• Betrek leden van je team bij het evaluatieproces, aangezien zij de primaire gebruikers van het platform zullen zijn.

• Vraag de leverancier om referenties van andere bedrijven die vergelijkbaar zijn met het uwe. Neem contact op met deze referenties om hun ervaringen en de resultaten die ze met het platform hebben bereikt te bespreken.