Automatisering van belastingvoorbereiding is het gebruik van software om belastingaangiften te doen. Automatisering maakt het proces eenvoudiger en nauwkeuriger door je financiële informatie automatisch op te halen, je schuld en eventuele terugbetaling te berekenen en te controleren op fouten om problemen met de belastingdienst te voorkomen. Je kunt via deze systemen ook je belastingaangifte elektronisch doen, waardoor het proces wordt versneld en je eventuele terugbetalingen sneller ontvangt. Dit soort software kan vaak rechtstreeks worden gekoppeld aan je boekhoudsoftware, die al je financiële zaken op één plek organiseert.

Allerlei bedrijven automatiseren hun belastingen. De wereldwijde markt voor belastingsoftware wordt geschat op ongeveer US$ 18,5 miljard USD in 2023. Hieronder leggen we uit wat je moet weten over automatisering van belastingvoorbereiding en hoe je de juiste oplossing voor je bedrijf kiest.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt de automatisering van de belastingvoorbereiding?
  
• Voordelen van de automatisering van belastingvoorbereiding
  
• Uitdagingen van de automatisering van belastingvoorbereiding
  
• Hoe kies je een geautomatiseerde oplossing voor belastingvoorbereiding?
  
• Best practices voor automatisering van belastingvoorbereiding
  

Hoe werkt de automatisering van belastingvoorbereiding?

Dit zijn de belangrijkste componenten van automatisering van belastingvoorbereiding.

• Verzamelen van gegevens: Eerst voegt software voor belastingvoorbereiding financiële gegevens samen. Deze gegevens kunnen afkomstig zijn van bronnen zoals salarissystemen, bankrekeningen, investeringsplatforms en boekhoudsoftware. Geavanceerde Application Programming Interfaces (API's) maken de overdracht van deze gegevens naar de belastingsoftware mogelijk om alle financiële activiteiten te verantwoorden.

• Engine voor belastingregels: Software voor belastingvoorbereiding biedt een regel-engine die regelmatig wordt bijgewerkt en die de meest recente belastingwetgeving in verschillende rechtsgebieden weerspiegelt. Deze engine past deze regels toe op de geïmporteerde financiële gegevens om belastbare gebeurtenissen te bepalen en de verschuldigde belasting nauwkeurig te berekenen. Voor bedrijven worden hierbij overwegingen als afschrijvingen en grensoverschrijdende fiscale implicaties afgehandeld.

• Foutdetectie en nalevingscontroles: Geavanceerde algoritmen scannen de gegevens op inconsistenties of vermeldingen die kunnen leiden tot audits, zoals aftrekposten van uitschieters of niet-overeenkomende inkomstenrapporten. Dit onderdeel vermindert compliancerisico's en zorgt ervoor dat de aangiften voldoen aan de huidige belastingcodes.

• Fine-tuning van belastingen: Meer geavanceerde platforms hebben mogelijk een functie die juridische tactieken suggereert om belastingverplichtingen te verminderen. Dit kan inkomensverschuiving, aftrektiming of pensioenbijdragen zijn. Deze verfijning maakt gebruik van voorspellende analyses en simuleert toekomstige belastingscenario's op basis van voorgestelde acties.

• Elektronische archivering: Zodra de software de aangiften heeft voorbereid en beoordeeld, worden ze elektronisch ingediend bij de bevoegde belastingdienst. De software houdt ook vaak de status van de retourzending bij en stuurt meldingen over eventuele problemen, acceptatiebevestigingen en updates over mogelijke terugbetalingen of verschuldigde bedragen.

Voordelen van het automatiseren van belastingaangifte

Hier zijn enkele mogelijke voordelen voor particulieren en bedrijven die hun belastingvoorbereiding automatiseren.

• Grotere nauwkeurigheid: Belastingsoftware vermindert menselijke fouten bij het invoeren van gegevens en berekeningen door de nieuwste belastingregels consistent en nauwkeurig toe te passen.

• Tijdwinst: Het automatiseren van routinetaken zoals het verzamelen van gegevens, berekeningen en het invullen van formulieren bespaart tijd.

• Lagere kosten: Automatisering van belastingvoorbereiding vereist een initiële investering, maar kan op lange termijn besparingen opleveren door handmatige arbeid te verminderen en de vergoedingen die aan externe belastingadviseurs worden betaald, te verlagen.

• Compliance: Belastingsoftware blijft up-to-date met de nieuwste belastingcodes en wijzigingen in de regelgeving zodat gebruikers compliant blijven en boetes krijgen voor niet-compliance.

• Financieel inzicht: Belastingsoftware bevat vaak analysefuncties die inzicht geven in financiële gezondheid, belastingverplichtingen en besparingsmogelijkheden.

• Veiligheid: Hoogwaardige belastingsoftware maakt gebruik van krachtige beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële gegevens en persoonlijke informatie te beschermen.

• Eenvoudiger indieningsproces: Met belastingsoftware is het gemakkelijker om elektronisch aangifte te doen bij de belastingdienst, omdat de verwerking vaak sneller gaat en terugbetalingen sneller verlopen. De software kan ook ingewikkelde belastingscenario's aan zonder dat de gebruiker diepgaande belastingkennis nodig heeft.

• Schaal: Naarmate transacties toenemen of het bedrijf uitbreidt naar nieuwe belastingjurisdicties, kan belastingsoftware deze veranderingen opvangen zonder extra investeringen.

• Doorlopende fiscale bijstand: Belastingsoftware kan het hele jaar door de fiscale implicaties van financiële beslissingen monitoren voor een betere belastingplanning en aansprakelijkheidsbeheer.

Uitdagingen bij automatisering van belastingvoorbereiding

Hier zijn enkele uitdagingen van geautomatiseerde belastingvoorbereiding.

• Kosten vooraf en integratie: Software voor belastingautomatisering kan aanzienlijke kosten vooraf met zich meebrengen en de integratie met bestaande financiële systemen en workflows kan tijdrovend zijn en technische expertise vereisen.

• Beveiliging van gegevens: Het verwerken van gevoelige financiële en persoonlijke informatie vereist sterke beveiligingsmaatregelen om te beschermen tegen datalekken en cyberdreigingen.

• Gebruikerservaring: Hoewel belastingsoftware kan helpen het belastingaangifteproces te vereenvoudigen, vinden sommige gebruikers het misschien moeilijk om te navigeren. De gebruikersinterface moet intuïtief en toegankelijk genoeg zijn voor mensen met beperkte belastingkennis.

• Gegevensinvoer: Geautomatiseerde systemen zijn sterk afhankelijk van de nauwkeurigheid en volledigheid van de invoergegevens. Als de aanvankelijke gegevensinvoer onjuist of onvolledig is, kan dat leiden tot fouten in de belastingberekening en -aangifte.

• Overmatig vertrouwen op technologie: Gebruikers kunnen te afhankelijk worden van geautomatiseerde systemen en de noodzaak om inzicht te krijgen in hun eigen financiële situatie en belastingverplichtingen over het hoofd zien. Ze kunnen de bedrijfsfinanciën loskoppelen en minder goed in staat zijn om belastinggerelateerde beslissingen handmatig te verifiëren.

• Technische ondersteuning: Zoals bij alle software, hebben gebruikers mogelijk technische ondersteuning en training nodig. Het verstrekken hiervan kan voor bedrijven arbeidsintensief zijn.

• Uitzonderingen: Belastingsoftware kan zeldzame of unieke belastingscenario's niet altijd effectief afhandelen. Het aanpassen van oplossingen om dergelijke gevallen aan te pakken kan complex en kostbaar zijn.

• Multinationale belastingaangiften: Multinationale ondernemingen moeten de belastingcodes en aangifteprocedures van verschillende landen volgen. Deze bedrijven moeten kiezen voor geautomatiseerde systemen die zich kunnen aanpassen aan een breed scala aan regelgevingsomgevingen.

• Kans op fouten: Automatisering kan fouten veroorzaken als gebruikers de software niet goed ontwerpen, testen en bijwerken. Als de software bijvoorbeeld belastingwetgeving verkeerd interpreteert, kan dit leiden tot onjuiste aangiften, wat juridische en financiële gevolgen kan hebben.

Een geautomatiseerde oplossing voor belastingvoorbereiding kiezen

Om de juiste oplossing voor automatisering van belastingvoorbereiding te kiezen, moet je evalueren of de software voldoet aan je zakelijke behoeften. Hier is een korte handleiding voor het selectieproces.

Bepaal wat je nodig hebt

• Houd rekening met de grootte van je bedrijf en de complexiteit van je fiscale situatie. Grotere ondernemingen, bedrijven met meerdere inkomstenbronnen, internationale transacties of gespecialiseerde branchevoorschriften hebben mogelijk meer geavanceerde software nodig.

• Beoordeel hoe goed de software integreert met bestaande financiële systemen, zoals boekhoudsoftware, salarisadministratie en CRM-systemen (Customer Relationship Management).

• Denk na over wie de software gaat gebruiken (bijv. interne accountants, een financieel team, externe belastingprofessionals) en wat hun specifieke behoeften zijn op het gebied van bruikbaarheid en functionaliteit.

Onderzoek beschikbare opties

• Onderzoek de meest populaire belastingvoorbereidingssoftware voor bedrijven. Zoek beoordelingen, getuigenissen en casestudy's.

• Geef een overzicht van de belangrijkste functies van elke software. Denk hierbij aan mogelijkheden voor het importeren en exporteren van gegevens, aangifte in meerdere staten, automatische belastingupdates, nalevingscontroles of analyses.

• Bevestig dat de software sterke beveiligingsmaatregelen bevat, zoals gegevensversleuteling, veilige gebruikersauthenticatie en regelmatige beveiligingsaudits.

Evalueer compliance

• Controleer of de software voldoet aan de meest recente belastingwetgeving en -regelgeving die van toepassing is op je bedrijf.

• Controleer hoe vaak de software wordt bijgewerkt voor nieuwe belastingwetten en wat het updateproces is. Zorg ervoor dat de softwareleverancier een betrouwbare staat van dienst heeft als het gaat om het aanpassen van de software aan belastingwijzigingen.

Denk na over schaal en ondersteuning

• Kies software die zich aanpast aan de groei van je bedrijf. Zorg ervoor dat het een toename van transacties en potentiële uitbreidingen naar nieuwe belastingjurisdicties zonder prestatieproblemen kan verwerken.

• Evalueer het niveau en de kwaliteit van de geleverde klantenondersteuning. Controleer of de aanbieder trainingsbronnen aanbiedt, zoals tutorials, webinars en gebruikershandleidingen, om je team te helpen de software te gebruiken.

Test bruikbaarheid en interface

• Veel softwareleveranciers bieden gratis proefversies of demo's aan. Gebruik deze om de interface en bruikbaarheid van de software te testen om te zien of deze voldoet aan je zakelijke behoeften.
  

Analyseer kosten en baten

• Bepaal de prijsstructuur van de software, die kan bestaan uit een eenmalige aankoop, een maandelijks abonnement of op basis van het aantal aanmeldingen. Vergelijk dit met het verwachte rendement op de investering, zoals tijdsbesparing, minder fouten en betere compliance.
  

Feedback verzamelen en beslissen

• Verzamel indien mogelijk feedback van de teamleden die hebben deelgenomen aan de proefperiode over hun ervaringen met de software.

• Gebruik alle inzichten en feedback om een weloverwogen beslissing te nemen die functionaliteit, kosten, ondersteuning en schaal in evenwicht houdt.

Aanbevolen werkwijzen voor de automatisering van belastingvoorbereiding

Deze best practices kunnen je helpen om het meeste uit je belastingvoorbereidingssoftware te halen:

• Voer geavanceerde gegevensvalidatie uit: Ontwikkel validatieregels op maat die verder gaan dan alleen foutcontroles. Gebruik voorspellende analyses om patronen te identificeren die op discrepanties kunnen duiden, of gebruik verfijningsmogelijkheden en machine learning-algoritmen om de gegevenskwaliteit in de loop van de tijd te verbeteren.

• Gebruik artificiële intelligentie (AI) voor belastingplanning: Gebruik AI om fiscale gevolgen te voorspellen op basis van verschillende bedrijfsscenario's. Dit kan helpen bij de strategische financiële planning en de voorbereiding van wijzigingen in de belastingplicht onder verschillende economische omstandigheden.

• Pas je software aan: In plaats van te vertrouwen op kant-en-klare oplossingen, kun je aangepaste modules ontwikkelen die de unieke aspecten van je bedrijfsstructuur of branche ondersteunen. Dit kunnen gespecialiseerde procedures zijn voor internationale belastingnaleving, gecompliceerde berekeningen van vermogenswinsten of branchespecifieke fiscale stimulansen.

• Kies voor real-time gegevensverwerking: Schakel over van batchverwerking naar realtime gegevensverwerking voor onmiddellijke updates van belastinggegevens en inzicht. Hierdoor kun je sneller beslissingen nemen op basis van de meest actuele financiële informatie en kun je je reactieve en proactieve belastingplanning verbeteren.

• Verbeter de data-integriteit met blockchain: Onderzoek het gebruik van blockchain-technologie om transacties met belastinggegevens te beveiligen voor een grotere gegevensintegriteit en traceerbaarheid. Dit kan met name voordelig zijn in auditscenario's, omdat de blockchain onveranderlijke records en een duidelijk auditspoor biedt.

• Stel op rollen gebaseerde toegangscontroles in: Implementeer geavanceerde toegangscontroles om te beperken wie toegang heeft tot gevoelige belastinggegevens en volg en beheer wijzigingen die door elke gebruiker worden aangebracht. Dit zorgt voor meer verantwoordelijkheid en verhoogt de beveiliging door onbevoegde toegang en kans op interne fraude tot een minimum te beperken.

• Bereid je voor op wijzigingen in de regelgeving: Ontwikkel een systeem om snel in te spelen op veranderingen in de regelgeving. Denk hierbij aan geautomatiseerde waarschuwingen voor nieuwe belastingwetten, integratie met juridische analysetools of softwareontwikkelingspraktijken om wijzigingen in het geautomatiseerde systeem snel door te voeren.

• Voer gedetailleerde risicobeoordelingen uit: Voer regelmatig grondige risicobeoordelingen uit van je fiscale processen en automatiseringstools. Gebruik geavanceerde statistische methoden om risicofactoren en mogelijke gevolgen voor het bedrijf te bepalen en pas de tactieken dienovereenkomstig aan.

• Integreer menselijk toezicht: Combineer deskundig menselijk toezicht met automatisering om gecompliceerde problemen aan te pakken, strategisch inzicht te bieden en de geautomatiseerde output te controleren. Deze hybride aanpak maximaliseert de effectiviteit door de snelheid en nauwkeurigheid van automatisering te combineren met het genuanceerde inzicht van ervaren belastingprofessionals.

• Verbeter het proces in de loop van de tijd: Gebruik flexibele methodologieën om het geautomatiseerde systeem iteratief te verfijnen en te verbeteren. Onderbouw deze continue verbeteringscyclus met behulp van feedbackloops van belastingaudits, gebruikerservaringen en analyses van systeemprestaties.