Bei der Automatisierung der Steuervorbereitung handelt es sich um die Verwendung von Software zum Einreichen von Steuern. Die Automatisierung macht den Prozess einfacher und genauer, indem sie Ihre Finanzinformationen automatisch abruft, ermittelt, welchen Betrag Sie schuldig sind, und mögliche Rückerstattungen berechnet und auf Fehler prüft, um Probleme mit den Steuerbehörden zu vermeiden. Sie können Ihre Steuererklärung auch automatisch über diese Systeme einreichen. Dadurch wird der Prozess weiter beschleunigt und Sie können Rückerstattungen schneller erhalten. Diese Art von Software kann oft direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbunden werden, die alle Ihre Finanzdaten an einem Ort organisiert.

Unternehmen aller Art automatisieren ihre Steuern, wobei der globale Markt für Steuersoftware auf rund 18,5 Milliarden USD im Jahr 2023 geschätzt wird. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was Sie über die Automatisierung der Steuervorbereitung wissen sollten und wie Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen auswählen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die Automatisierung der Steuervorbereitung?
  
• Vorteile der Automatisierung der Steuervorbereitung
  
• Herausforderungen bei der Automatisierung der Steuervorbereitung
  
• So wählen Sie eine automatisierte Lösung für die Steuervorbereitung
  
• Best Practices für die Automatisierung der Steuervorbereitung
  

Wie funktioniert die Automatisierung der Steuervorbereitung?

Hier sind die Kernkomponenten der Automatisierung der Steuervorbereitung.

• Datenerfassung: Erstens werden in der Steuervorbereitungssoftware die Finanzdaten zusammengefasst. Diese Daten können aus Quellen wie Gehaltsabrechnungssystemen, Bankkonten, Anlageplattformen und Buchhaltungssoftware stammen. Moderne Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) ermöglichen die Übertragung dieser Daten in die Steuersoftware, um alle Finanzaktivitäten zu erfassen.

• Steuerregel-Engine: Steuervorbereitungssoftware bietet eine regelmäßig aktualisierte Regel-Engine, die die neuesten Steuergesetze und -vorschriften in verschiedenen Ländern widerspiegelt. Dieses Modul wendet diese Regeln auf die importierten Finanzdaten an, um steuerpflichtige Ereignisse zu bestimmen und die geschuldeten Steuern genau zu berechnen. Für Unternehmen werden Aspekte wie Abschreibungen und Amortisation sowie grenzüberschreitende steuerliche Auswirkungen berücksichtigt.

• Fehlererkennung und Compliance-Prüfungen: Ausgeklügelte Algorithmen durchsuchen die Daten nach Inkonsistenzen oder Einträgen, die zu Prüfungen führen könnten, wie z. B. Ausreißerabzüge oder nicht übereinstimmende Einkommensberichte. Diese Komponente reduziert Compliance-Risiken und stellt sicher, dass die eingereichten Erklärungen den geltenden Steuervorschriften entsprechen.

• Feinabstimmung der Steuern: Fortschrittlichere Plattformen verfügen möglicherweise über eine Funktion, die rechtliche Taktiken zur Reduzierung der Steuerverbindlichkeit vorschlägt. Dazu können Einkommensverlagerungen, Abzugszeitpunkte oder Rentenbeiträge gehören. Bei dieser Feinabstimmung werden prädiktive Analysen genutzt und künftige Steuerszenarien auf der Grundlage von vorgeschlagenen Maßnahmen simuliert.

• Elektronische Einreichung: Sobald die Software die Erklärungen erstellt und geprüft hat, reicht sie sie elektronisch bei den zuständigen Steuerbehörden ein. Die Software verfolgt auch häufig den Status der Erklärungen und sendet Benachrichtigungen über Probleme, Annahmebestätigungen und Updates über mögliche Rückerstattungen oder fällige Beträge.

Vorteile der automatischen Steuervorbereitung

Hier sind einige mögliche Vorteile für Einzelpersonen und Unternehmen, die ihre Steuervorbereitung automatisieren.

• Höhere Genauigkeit: Steuersoftware reduziert menschliche Fehler bei der Dateneingabe und bei Berechnungen, indem sie die neuesten Steuervorschriften konsequent und genau anwendet.

• Zeitersparnis: Die Automatisierung von Routineaufgaben wie Datenerfassung, Berechnungen und das Ausfüllen von Formularen spart Zeit.

• Geringere Kosten: Die Automatisierung der Steuervorbereitung erfordert eine Anfangsinvestition, kann jedoch langfristige Einsparungen erzielen, indem manuelle Arbeit reduziert und die an externe Steuerberater gezahlten Gebühren gesenkt werden.

• Compliance: Die Steuersoftware ist immer auf dem neuesten Stand bezüglich der neuesten Steuergesetze und Änderung der Vorschriften, damit die Nutzer/innen die Vorschriften einhalten und Strafen bei Nichteinhaltung vermeiden können.

• Einblicke in Finanzen: Steuersoftware enthält häufig Analysefunktionen, die Aufschluss über die finanzielle Gesundheit, Steuerverbindlichkeiten und Einsparmöglichkeiten geben.

• Sicherheit: Hochwertige Steuersoftware verwendet starke Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Finanzdaten und persönliche Informationen zu schützen.

• Einfachere Einreichung: Mit Steuersoftware ist die elektronische Einreichung bei den Steuerbehörden einfacher, was häufig zu schnelleren Bearbeitungszeiten und schnelleren Rückerstattungen führt. Die Software kann auch komplizierte Steuerszenarien bewältigen, ohne dass die Nutzer/innen über fundierte Kenntnisse im Bereich Steuern verfügen müssen.

• Umfang: Wenn Transaktionen zunehmen oder das Unternehmen in neue Steuergebiete expandiert, kann die Steuersoftware diese Änderungen ohne zusätzliche Investitionen berücksichtigen.

• Kontinuierliche steuerliche Unterstützung: Steuersoftware kann die steuerlichen Auswirkungen finanzieller Entscheidungen das ganze Jahr über überwachen, um die steuerliche Planung und das Verbindlichkeitsmanagement zu verbessern.

Herausforderungen bei der Automatisierung der Steuervorbereitung

Hier sind einige Herausforderungen der automatisierten Steuervorbereitung.

• Vorlaufkosten und Integration: Software zur Steuerautomatisierung kann mit erheblichen Vorlaufkosten verbunden sein, und die Integration in bestehende Finanzsysteme und Arbeitsabläufe kann zeitaufwändig sein und technisches Fachwissen erfordern.

• Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen finanziellen und persönlichen Daten erfordert strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz vor Datenschutzverletzungen und Cyberbedrohungen.

• Nutzererfahrung: Steuersoftware kann zwar dazu beitragen, die Abgabe der Steuererklärung zu vereinfachen, manche Nutzer/innen empfinden die Navigation jedoch möglicherweise als schwierig. Die Nutzeroberfläche muss intuitiv und zugänglich genug für Personen mit begrenzten Kenntnissen im Bereich Steuern sein.

• Dateneingabe: Automatisierte Systeme sind in hohem Maße darauf angewiesen, dass die Eingabedaten genau und umfassend sind. Wenn die anfänglichen Dateneingaben falsch oder unvollständig sind, kann dies zu Fehlern bei der Steuerberechnung und -erklärung führen.

• Übermäßige Abhängigkeit von Technologie: Die Nutzer/innen verlassen sich möglicherweise zu sehr auf automatisierte Systeme und sind sich nicht der Notwendigkeit bewusst, ihre eigene finanzielle Situation und ihre steuerlichen Verpflichtungen zu verstehen. Sie sind möglicherweise von den Unternehmensfinanzen abgekoppelt und können steuerrelevante Entscheidungen nur noch in begrenztem Maße manuell überprüfen.

• Technischer Support: Wie bei jeder Software benötigen die Nutzer/innen möglicherweise technischen Support und Schulungen. Dies kann für Unternehmen ressourcenintensiv sein.

• Ausnahmen: Steuersoftware kann mit seltenen oder besonderen Steuerszenarien möglicherweise nicht immer effektiv umgehen. Die Anpassung von Lösungen für solche Fälle kann komplex und kostspielig sein.

• Multinationale Steuererklärungen: Multinationale Konzerne müssen die Steuervorschriften und Einreichungsverfahren verschiedener Länder befolgen. Diese Unternehmen müssen sich für automatisierte Systeme entscheiden, die an ein breites Spektrum von Vorschriften angepasst werden können.

• Fehlerpotenzial: Die Automatisierung kann zu Fehlern führen, wenn Nutzer/innen die Software nicht korrekt konfigurieren, testen und aktualisieren. Interpretiert die Software beispielsweise Steuergesetze falsch, kann dies zu fehlerhaften Steuererklärungen führen - mit rechtlichen und finanziellen Folgen.

So wählen Sie eine automatisierte Lösung für die Steuervorbereitung aus

Um die richtige Lösung für die Automatisierung der Steuervorbereitung zu wählen, müssen Sie einschätzen, ob die Software Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Leitfaden zum Auswahlprozess.

Ihre geschäftlichen Anforderungen ermitteln

• Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und die Komplexität Ihrer Steuersituation. Größere Unternehmen oder solche mit mehreren Einnahmequellen, internationalen Transaktionen oder speziellen Branchenvorschriften benötigen möglicherweise eine modernere Software.

• Beurteilen Sie, wie gut sich die Software in bestehende Finanzsysteme wie Buchhaltungssoftware, Gehaltsabrechnungsdienste und CRM-Systeme (Customer Relationship Management) integrieren lässt.

• Überlegen Sie, wer die Software verwenden wird (z. B. interne Buchhalter/innen, ein Finanzteam, externe Steuerfachleute) und welche spezifischen Anforderungen sie in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität haben.

Verfügbare Optionen ermitteln

• Recherchieren Sie die beliebteste Steuervorbereitungssoftware für Unternehmen. Suchen Sie nach Rezensionen, Erfahrungsberichten und Fallstudien.

• Skizzieren Sie die wichtigsten Funktionen jeder Software. Dazu gehören Funktionen für den Import und Export von Daten, die Einreichung in mehreren Bundesstaaten, automatische Steueraktualisierungen, Compliance-Prüfungen oder Analysen.

• Vergewissern Sie sich, dass die Software über starke Sicherheitsmaßnahmen wie Datenverschlüsselung, sichere Benutzerauthentifizierung und regelmäßige Sicherheitsaudits verfügt.

Compliance bewerten

• Vergewissern Sie sich, dass die Software den neuesten für Ihr Unternehmen geltenden Steuergesetzen und -vorschriften entspricht.

• Prüfen Sie, wie oft die Software aufgrund neuer Steuergesetze aktualisiert wird und wie der Aktualisierungsprozess aussieht. Stellen Sie sicher, dass der Softwareanbieter eine zuverlässige Erfolgsbilanz bei der Anpassung der Software an steuerliche Änderungen vorweisen kann.

Skalierung und Support berücksichtigen

• Wählen Sie eine Software, die sich an Ihr Unternehmenswachstum anpasst. Stellen Sie sicher, dass die erhöhte Anzahl der Transaktionen und potenzielle Expansionen in neue Steuergebiete ohne Einbußen bei der Leistung umgesetzt werden können.

• Bewerten Sie das Niveau und die Qualität des Kundensupports. Prüfen Sie, ob der Anbieter Schulungsmaterialien wie Tutorials, Webinare und Nutzerhandbücher anbietet, um Ihr Team bei der Nutzung der Software zu unterstützen.

Nutzerfreundlichkeit und Schnittstelle testen

• Viele Softwareanbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demos an. Testen Sie damit die Nutzeroberfläche und Nutzerfreundlichkeit der Software, um festzustellen, ob sie Ihren Geschäftsanforderungen entspricht.
  

Kosten-Nutzen-Analyse

• Bestimmen Sie die Preisstruktur der Software, die als Einmalkauf, monatliches Abonnement oder auf dem Volumen der Einreichungen basierend erworben werden kann. Vergleichen Sie dies mit der erwarteten Investitionsrendite wie Zeitersparnis, Fehlerreduzierung und verbesserter Konformität.
  

Feedback einholen und eine Entscheidung treffen

• Holen Sie möglichst zu ihren Erfahrungen mit der Software Feedback von den Teammitgliedern ein, die an der Testphase teilgenommen haben.

• Nutzen Sie alle Erkenntnisse und Rückmeldungen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, die Funktionalität, Kosten, Support und Skalierbarkeit in Einklang bringt.

Best Practices für die Automatisierung der Steuervorbereitung

Diese Best Practices können Ihnen helfen, das Beste aus Ihrer Steuervorbereitungssoftware herauszuholen:

• Führen Sie eine erweiterte Datenvalidierung durch: Entwickeln Sie individuelle Validierungsregeln, die über die einfache Fehlerprüfung hinausgehen. Verwenden Sie prädiktive Analysen, um Muster zu identifizieren, die auf Diskrepanzen hinweisen könnten, oder nutzen Sie Verbesserungsmöglichkeiten und Algorithmen für maschinelles Lernen, um die Datenqualität im Laufe der Zeit zu verbessern.

• Nutzen Sie Künstliche Intelligenz (KI) für die Steuerplanung: Nutzen Sie KI, um steuerliche Auswirkungen auf der Grundlage verschiedener Geschäftsszenarien vorherzusagen. Dies kann bei der strategischen Finanzplanung und der Vorbereitung von Änderungen hinsichtlich der Steuerschuld unter verschiedenen wirtschaftlichen Bedingungen helfen.

• Passen Sie Ihre Software an: Anstatt sich auf Standardlösungen zu verlassen, sollten Sie individuelle Module entwickeln, die die besonderen Aspekte Ihrer Unternehmensstruktur oder Branche unterstützen. Dazu können spezielle Verfahren für die Einhaltung internationaler Steuergesetze, komplizierte Kapitalertragsberechnungen oder branchenspezifische Steueranreize gehören.

• Datenverarbeitung in Echtzeit wählen: Wechseln Sie von der Batch-Verarbeitung zur Datenverarbeitung in Echtzeit, um Aktualisierungen und Einblicke in Steuerunterlagen sofort zu erhalten. So können Sie zeitnahere Entscheidungen auf der Grundlage der aktuellen Finanzinformationen treffen und Ihre reaktive und proaktive Steuerplanung verbessern.

• Datenintegrität mit Blockchain verbessern: Erfahren Sie mehr über den Einsatz der Blockchain-Technologie zur Sicherung von Steuerdatentransaktionen für eine bessere Datenintegrität und Rückverfolgbarkeit. Dies kann vor allem in Audit-Szenarien von Vorteil sein, da die Blockchain unveränderliche Datensätze und einen klaren Audit-Trail liefert.

• Rollenbasierte Zugriffskontrollen einrichten: Implementieren Sie ausgeklügelte Zugriffskontrollen, die den Zugriff auf sensible Steuerdaten einschränken, und verfolgen und verwalten Sie die von den einzelnen Nutzer/innen vorgenommenen Änderungen. Dies schafft mehr Verantwortlichkeit und erhöht die Sicherheit, indem unbefugte Zugriffe und das Potenzial für internen Betrug minimiert werden.

• Vorbereitung auf Änderungen bei den Vorschriften: Entwickeln Sie ein System zur schnellen Anpassung an Änderungen bei den Vorschriften. Dazu können automatische Warnungen bei neuen Steuergesetzen, die Vernetzung mit rechtlichen Analysetools oder Softwareentwicklungsverfahren zur schnellen Implementierung von Änderungen im automatisierten System zählen.

• Detaillierte Risikobeurteilungen durchführen: Führen Sie regelmäßig umfassende Risikobewertungen für Ihre Steuerprozesse und Automatisierungstools durch. Verwenden Sie moderne statistische Methoden, um Risikofaktoren und potenzielle Auswirkungen auf das Unternehmen zu ermitteln, und passen Sie die Taktik dann entsprechend an.

• Menschliche Kontrolle einbeziehen: Kombinieren Sie fachkundige menschliche Überwachung mit Automatisierung, um mit komplizierten Problemen umzugehen, strategische Einblicke zu liefern und die automatisierten Ergebnisse zu überprüfen. Dieser hybride Ansatz maximiert die Effektivität, indem er die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Automatisierung mit dem nuancierten Verständnis erfahrener Steuerfachleute kombiniert.

• Verbesserung des Verfahrens im Laufe der Zeit: Verwenden Sie agile Methoden, um das automatisierte System immer weiter zu verfeinern und zu verbessern. Informieren Sie über diesen kontinuierlichen Verbesserungszyklus mithilfe von Feedbackschleifen aus Steuerprüfungen, Nutzererfahrungen und Analysen der Systemleistung.