L’automatisation de la préparation des déclarations fiscales désigne l’utilisation d’un logiciel pour produire des déclarations d’impôt. L’automatisation simplifie le processus et le rend plus précis en saisissant automatiquement vos données financières, en calculant le montant que vous devez et votre éventuel remboursement, et en vérifiant les erreurs pour éviter les problèmes avec l’administration fiscale. Vous pouvez également produire vos déclarations fiscales par voie électronique au moyen de ces systèmes, ce qui accélère le processus et vous aide à obtenir des remboursements plus rapidement. Ce type de logiciel peut souvent se connecter directement à votre logiciel de comptabilité, qui organise toutes vos finances en un seul endroit.

Le marché mondial des logiciels de gestion fiscale étant évalué à environ 18,5 milliards de dollars en 2023, ce sont des entreprises de tous types qui automatisent leurs déclarations fiscales. Nous allons vous expliquer ci-dessous ce que vous devez savoir sur l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales et comment choisir la bonne solution pour votre entreprise.

Que contient cet article?

• Comment fonctionne l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales?
  
• Avantages de l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales
  
• Défis liés à l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales
  
• Comment choisir une solution de préparation automatisée des déclarations fiscales
  
• Bonnes pratiques en matière d’automatisation de la préparation des déclarations fiscales
  

Comment fonctionne l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales?

Voici les principaux composants de l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales.

• Collecte des données : tout d’abord, les logiciels de préparation de déclarations fiscales agrègent les données financières. Ces données peuvent provenir de sources telles que les systèmes de paie, les comptes bancaires, les plateformes d’investissement et les logiciels de comptabilité. Des interfaces de programmation d’applications (API) avancées permettent le transfert de ces données dans le logiciel de gestion fiscale afin de rendre compte de toutes les activités financières.

• Moteur de règles fiscales : le logiciel de préparation des déclarations fiscales fournit un moteur de règles régulièrement mis à jour qui reflète les dernières lois et réglementations fiscales dans les différents territoires. Ce moteur applique ces règles aux données financières importées afin de déterminer les événements imposables et de calculer avec précision les impôts dus. Pour les entreprises, il prend en compte des considérations telles que la dépréciation, l’amortissement et les incidences fiscales transfrontalières.

• Détection d’erreurs et contrôles de conformité : des algorithmes sophistiqués analysent les données à la recherche d’incohérences ou d’écritures susceptibles d’entraîner des audits, tels que des déductions aberrantes ou des rapports de revenus non concordants. Cette composante réduit les risques de conformité et garantit que les déclarations sont conformes aux codes des impôts en vigueur.

• Ajustements fiscaux : les plateformes plus avancées peuvent avoir une fonctionnalité qui suggère des tactiques juridiques pour réduire les obligations fiscales. Il peut s’agir d’un transfert de bénéfices, de déductions programmées ou de cotisations de retraite. Ces ajustements utilisent l’analyse prédictive et simulent des situations futures en fonction des actions proposées.

• Dépôt électronique : une fois que le logiciel a préparé et examiné les déclarations, il les transmet électroniquement à l’administration fiscale concernée. De plus, le logiciel permet de consulter l’état de la déclaration et d’envoyer des notifications en cas de problème, des confirmations d’acceptation et des mises à jour sur les remboursements potentiels ou les montants dus.

Avantages de l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales

Voici quelques avantages possibles pour les particuliers et les entreprises qui automatisent la préparation de leurs déclarations fiscales.

• Précision accrue : le logiciel de gestion fiscale réduit les erreurs humaines dans la saisie des données et les calculs en appliquant les règles fiscales les plus récentes de manière cohérente et précise.

• Gain de temps : l’automatisation des tâches de routine telles que la collecte de données, les calculs et le remplissage de formulaires permet de gagner du temps.

• Réduction des coûts : l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales nécessite un investissement initial, mais elle peut générer des économies à long terme en réduisant la main-d’œuvre et en diminuant les frais payés aux préparateurs de déclarations de revenus externes.

• Conformité : le logiciel de gestion fiscale est mis à jour avec les derniers codes d’impôts et les modifications réglementaires les plus récentes afin d’aider les utilisateurs à rester en conformité et à éviter les pénalités en cas de non-conformité.

• Aperçu financier : les logiciels de gestion fiscale comprennent souvent des fonctions d’analyse qui donnent un aperçu de la santé financière, des obligations fiscales et des possibilités d’épargne.

• Sécurité : un logiciel de gestion fiscale de haute qualité utilise des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger les renseignements financiers et les données personnelles.

• Processus de déclaration simplifié : les logiciels de gestion fiscale facilitent la déclaration électronique auprès de l’administration fiscale, ce qui permet souvent d’obtenir des délais de traitement et des remboursements plus rapides. Ces logiciels peuvent également gérer des situations complexes sans que l’utilisateur n’ait besoin de connaissances approfondies en matière de fiscalité.

• Flexibilité : au fur et à mesure que les transactions augmentent ou que l’entreprise se développe dans de nouvelles juridictions fiscales, les logiciels de gestion fiscale peuvent s’adapter à ces changements sans investissements supplémentaires.

• Assistance fiscale continue : les logiciels de gestion fiscale permettent de surveiller les incidences fiscales des décisions financières tout au long de l’année afin d’améliorer la planification fiscale et la gestion des obligations.

Défis liés à l’automatisation de la préparation des déclarations fiscales

Voici quelques difficultés liées à la préparation automatisée des déclarations fiscales.

• Coûts initiaux et intégration : les logiciels d’automatisation fiscale peuvent entraîner des coûts initiaux considérables, et leur intégration aux systèmes financiers et aux flux de travail existants peut prendre beaucoup de temps et nécessiter des compétences techniques.

• Sécurité des données : le traitement des renseignements financiers et des données personnelles sensibles nécessite des mesures de sécurité strictes pour se protéger contre les violations de données et les cybermenaces.

• Expérience utilisateur : même si les logiciels de gestion fiscale peuvent simplifier le processus de déclaration des revenus, certains utilisateurs peuvent avoir du mal à s’y retrouver. L’interface utilisateur doit être intuitive et suffisamment accessible pour les personnes ayant des connaissances limitées en fiscalité.

• Saisie des données : les systèmes automatisés dépendent fortement de l’exactitude et de l’exhaustivité des données saisies. Si les données initiales sont incorrectes ou incomplètes, cela peut entraîner des erreurs dans les calculs et les déclarations fiscales.

• Dépendance excessive à l’égard de la technologie : les utilisateurs peuvent devenir trop dépendants des systèmes automatisés et négliger la nécessité de comprendre leur propre situation financière et leurs obligations fiscales. Ils peuvent être détachés des finances de l’entreprise et avoir une capacité réduite à vérifier manuellement les décisions en matière de fiscalité.

• Assistance technique : comme pour tout logiciel, les utilisateurs peuvent avoir besoin d’une assistance technique et d’une formation. Pour les entreprises, ces services peuvent s’avérer coûteux en ressources.

• Exceptions : les logiciels de gestion fiscale ne gèrent pas toujours efficacement les situations rares ou uniques. La personnalisation des solutions pour traiter de tels cas peut s’avérer complexe et coûteuse.

• Déclarations fiscales des multinationales : les sociétés multinationales doivent suivre les codes d’impôts et les procédures de déclaration de différents pays. Ces entreprises doivent choisir des systèmes automatisés capables de s’adapter à un large éventail d’environnements réglementaires.

• Risque d’erreurs : l’automatisation peut introduire des erreurs si la conception, les tests et la mise à jour du logiciel ne sont pas effectués correctement par les utilisateurs. Par exemple, si le logiciel interprète mal les lois fiscales, il peut entraîner des déclarations incorrectes, ce qui peut avoir des conséquences juridiques et financières.

Comment choisir une solution de préparation automatisée des déclarations fiscales

Pour choisir la bonne solution d’automatisation de la préparation des déclarations fiscales, vous devez évaluer si le logiciel répond aux besoins de votre entreprise. Voici un guide rapide du processus de sélection.

Évaluer les besoins de votre entreprise

• Tenez compte de la taille de votre entreprise et de la complexité de votre situation fiscale. Les grandes entreprises ou celles qui ont plusieurs sources de revenus, réalisent des transactions internationales ou sont assujetties à des réglementations sectorielles spécialisées peuvent avoir besoin de logiciels plus avancés.

• Évaluez dans quelle mesure le logiciel s’intègre aux systèmes financiers existants tels que les logiciels de comptabilité, les services de paie et les systèmes de gestion de la relation client (CRM).

• Réfléchissez aux personnes qui utiliseront le logiciel (p. ex. les comptables internes, l’équipe du service financier, les fiscalistes externes) et à leurs besoins particuliers en matière de convivialité et de fonctionnalité.

Faire des recherches sur les options disponibles

• Faites des recherches sur les logiciels de préparation de déclarations fiscales les plus populaires pour les entreprises. Demandez des avis, des témoignages et des études de cas.

• Décrivez les principales caractéristiques de chaque logiciel. Il peut s’agir de fonctionnalités d’importation et d’exportation de données, de déclaration dans plusieurs États, de mises à jour fiscales automatiques, de contrôles de conformité ou d’analyse.

• Assurez-vous que le logiciel comprend des mesures de sécurité rigoureuses telles que le chiffrement des données, l’authentification sécurisée des utilisateurs et des audits de sécurité réguliers.

Évaluer la conformité

• Vérifiez que le logiciel est conforme aux dernières lois et réglementations fiscales applicables à votre entreprise.

• Vérifiez à quelle fréquence le logiciel est mis à jour pour les nouvelles lois fiscales et quel est son processus de mise à jour. Assurez-vous que le fournisseur du logiciel a fait ses preuves en matière d’adaptation du logiciel aux changements fiscaux.

Tenir compte de l’évolutivité et de l’assistance

• Choisissez un logiciel capable de s’adapter à la croissance de votre entreprise. Assurez-vous qu’il est en mesure de gérer l’augmentation des transactions et les expansions potentielles dans de nouvelles juridictions fiscales sans problème de performance.

• Évaluez le niveau et la qualité de l’assistance client fournie. Vérifiez si le fournisseur propose des ressources de formation telles que des didacticiels, des webinaires et des manuels d’utilisation pour aider votre équipe à utiliser le logiciel.

Tester la convivialité et l’interface

• De nombreux fournisseurs de logiciels proposent des périodes d’essai ou des démonstrations gratuites. Utilisez-les pour tester l’interface et la convivialité du logiciel afin de voir s’il répond aux besoins de votre entreprise.
  

Analyser les coûts et les bénéfices

• Déterminez la structure tarifaire du logiciel, qui peut prendre la forme d’un achat unique, d’un abonnement mensuel ou d’un volume de dépôts. Comparez cela avec le rendement du capital investi attendu, comme le gain de temps, la réduction des erreurs et l’amélioration de la conformité.
  

Recueillir des commentaires et prendre une décision

• Si possible, recueillez les commentaires des membres de l’équipe qui ont participé à la période d’essai sur leurs expériences avec le logiciel.

• Utilisez tous les renseignements et les commentaires pour prendre une décision éclairée qui contrebalance les fonctionnalités, les coûts, l’assistance et l’évolutivité.

Bonnes pratiques en matière d’automatisation de la préparation des déclarations fiscales

Ces bonnes pratiques peuvent vous aider à tirer le meilleur parti de votre logiciel de préparation des déclarations fiscales :

• Effectuer une validation avancée des données : développez des règles de validation personnalisées qui vont au-delà de la simple vérification des erreurs. Utilisez l’analyse prédictive pour identifier les modèles susceptibles d’indiquer des écarts, ou utilisez les possibilités d’affinement et les algorithmes d’apprentissage automatique pour améliorer la qualité des données au fil du temps.

• Utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour la planification fiscale : utilisez l’IA pour prédire les incidences fiscales en fonction de différents scénarios d’entreprise. Cela peut aider à la planification financière stratégique et à la préparation des changements dans l’obligation fiscale selon différentes conditions économiques.

• Personnaliser le logiciel : au lieu de vous fier à des solutions prêtes à l’emploi, développez des modules personnalisés qui prennent en charge les aspects uniques de la structure de votre entreprise ou de votre secteur d’activité. Il peut s’agir de procédures spécialisées de conformité fiscale internationale, de calculs complexes des gains en capital ou d’incitations fiscales propres à un secteur.

• Opter pour le traitement des données en temps réel : passez du traitement par lots au traitement des données en temps réel pour obtenir des mises à jour et des données immédiates sur les dossiers fiscaux. Cela vous permet de prendre des décisions plus opportunes en fonction des données financières les plus récentes et d’améliorer votre planification fiscale réactive et proactive.

• Améliorer l’intégrité des données grâce à la chaîne de blocs : explorez l’utilisation de la technologie de chaîne de blocs pour sécuriser les transactions de données fiscales afin d’améliorer l’intégrité et la traçabilité des données. Cela peut être particulièrement avantageux dans les scénarios d’audit, car la chaîne de blocs fournit des enregistrements immuables et une piste d’audit claire.

• Définir des contrôles d’accès basés sur les rôles : mettez en place des contrôles d’accès sophistiqués qui limitent l’accès aux données fiscales sensibles, et suivez et gérez les modifications apportées par chaque utilisateur. Cela crée une plus grande responsabilisation et renforce la sécurité en minimisant les accès non autorisés et les risques de fraude interne.

• Se préparer aux changements réglementaires : développez un système d’adaptation rapide aux changements réglementaires. Il peut s’agir d’alertes automatisées sur les nouvelles lois fiscales, de l’intégration d’outils d’analyse juridique ou de pratiques de développement de logiciels permettant de mettre en œuvre rapidement des changements dans le système automatisé.

• Effectuer des évaluations détaillées des risques : effectuez régulièrement des évaluations approfondies des risques de vos processus fiscaux et de vos outils d’automatisation. Utilisez des méthodes statistiques avancées pour déterminer les facteurs de risque et les impacts potentiels sur l’entreprise, puis ajustez les tactiques en conséquence.

• Intégrer la supervision humaine : associez une supervision humaine experte à l’automatisation pour traiter les problèmes complexes, fournir des renseignements stratégiques et vérifier les résultats automatisés. Cette approche hybride maximise l’efficacité en combinant la rapidité et la précision de l’automatisation avec la compréhension nuancée de fiscalistes expérimentés.

• Améliorer le processus au fil du temps : utilisez des méthodologies agiles pour affiner et améliorer le système automatisé de manière itérative. Façonnez ce cycle d’amélioration continue à l’aide des boucles de rétroaction des contrôles fiscaux, des expériences utilisateur et de l’analyse de la performance du système.