A automação da preparação de impostos é o uso de um software para declarar impostos. A automação torna o processo mais fácil e preciso, extraindo suas informações financeiras automaticamente, calculando sua dívida e possível reembolso, e verificando se há erros para evitar problemas com o fisco. Você também pode declarar seus impostos eletronicamente usando esses sistemas, acelerando ainda mais o processo e ajudando você a obter os possíveis reembolsos mais rapidamente. Muitas vezes, esse tipo de software pode se conectar diretamente com o seu software de contabilidade, que organiza todas as suas finanças em um só lugar.

Todos os tipos de empresas automatizam seus impostos, com o mercado global de softwares fiscais avaliado em cerca de US$ 18,5 bilhões em 2023. Abaixo, vamos explicar o que você deve saber sobre a automação da preparação de impostos e como escolher a solução certa para o seu negócio.

Neste artigo:

• Como funciona a automação da preparação de impostos?
  
• Benefícios da automatização da preparação de impostos
  
• Desafios da automação da preparação de impostos
  
• Como escolher uma solução automatizada de preparação de impostos
  
• Práticas recomendadas para automação da preparação de impostos
  

Como funciona a automação de preparação de impostos?

Veja os principais componentes da automação da preparação de impostos.

• Coleta de dados: primeiro, o software de preparação de impostos agrega os dados financeiros. Esses dados podem vir de fontes como sistemas de folha de pagamento, contas bancárias, plataformas de investimento e softwares contábeis. As interfaces de programação de aplicativos (APIs) avançadas permitem a transferência desses dados para o software fiscal para contabilizar todas as atividades financeiras.

• Mecanismo de regras fiscais: o software de preparação de impostos fornece um mecanismo de regras atualizado regularmente que reflete as leis e regulamentos fiscais mais recentes em diferentes jurisdições. Esse mecanismo aplica essas regras aos dados financeiros importados para determinar eventos tributáveis e calcular com precisão os impostos devidos. Para as empresas, ele gerencia considerações como depreciação, amortização e implicações fiscais internacionais.

• Detecção de erros e verificações de conformidade: algoritmos sofisticados examinam os dados em busca de inconsistências ou entradas que possam levar a auditorias, como deduções atípicas ou relatórios de renda incompatíveis. Esse componente reduz os riscos de conformidade e garante que as declarações cumpram os códigos fiscais atuais.

• Regularização de impostos: as plataformas mais avançadas podem ter um recurso que sugere táticas legais para reduzir obrigações fiscais. Isso pode incluir mudança de renda, prazo de dedução ou contribuições para aposentadoria. Esse ajuste fino usa análise preditiva e simula cenários fiscais futuros com base nas ações propostas.

• Arquivamento eletrônico: depois de preparar e analisar as declarações, o software as declara eletronicamente junto às autoridades fiscais competentes. O software também costuma acompanhar o status da devolução e enviar notificações sobre problemas, confirmações de aceitação e atualizações sobre possíveis reembolsos ou valores devidos.

Benefícios da automatização da preparação de impostos

Veja a seguir alguns possíveis benefícios para pessoas físicas e jurídicas que automatizam a preparação fiscal.

• Maior precisão: o software fiscal reduz os erros humanos na entrada de dados e nos cálculos, aplicando as regras fiscais mais recentes de forma consistente e precisa.

• Tempo economizado: automatizar tarefas de rotina, como coleta de dados, cálculos e preenchimento de informes, economiza tempo.

• Custos mais baixos: a automação da preparação de impostos requer um investimento inicial, mas pode gerar economia a longo prazo ao reduzir o trabalho manual e diminuir as taxas pagas a preparadores de impostos externos.

• Conformidade: o software fiscal se mantém atualizado com os mais recentes códigos fiscais e mudanças regulatórias para ajudar os usuários a permanecer em conformidade e evitar penalidades por não conformidade.

• Insights financeiros: o software fiscal normalmente inclui recursos de análise que fornecem informações sobre a saúde financeira, obrigações fiscais e oportunidades de economia.

• Segurança: softwares fiscais de alta qualidade usam fortes medidas de segurança para proteger dados financeiros e informações pessoais confidenciais.

• Processo de declaração mais simples: a declaração eletrônica junto às autoridades fiscais é mais fácil com softwares fiscais, o que possibilita um processamento mais ágil e reembolsos mais rápidos. O software também pode lidar com cenários fiscais complicados sem a necessidade de conhecimento tributário profundo do usuário.

• Escala: à medida que as transações aumentam ou a empresa se expande para novas jurisdições fiscais, o software fiscal pode acomodar essas mudanças sem investimentos adicionais.

• Assistência fiscal contínua: o software fiscal pode monitorar as implicações fiscais das decisões financeiras ao longo do ano para um melhor planejamento tributário e gestão de passivos.

Desafios da automação da preparação de impostos

Veja alguns desafios da preparação automatizada de impostos.

• Custos iniciais e integração: o software de automação fiscal pode envolver custos iniciais substanciais, e integrá-lo a sistemas financeiros e fluxos de trabalho existentes pode ser demorado e exigir conhecimento técnico.

• Segurança de dados: lidar com informações financeiras e pessoais confidenciais exige fortes medidas de segurança para se proteger contra violações de dados e ameaças cibernéticas.

• Experiência do usuário: embora um software fiscal possa ajudar a simplificar o processo de declaração de impostos, alguns usuários podem achar difícil navegar pelo sistema. A interface do usuário deve ser intuitiva e acessível o suficiente para quem tem um conhecimento fiscal limitado.

• Entrada de dados: os sistemas automatizados dependem muito que os dados de entrada sejam precisos e abrangentes. Se as entradas de dados iniciais estiverem incorretas ou incompletas, isso pode levar a erros nos cálculos e nas declarações fiscais.

• Dependência excessiva da tecnologia: os usuários podem se tornar excessivamente dependentes de sistemas automatizados e ignorar a necessidade de entender suas próprias situações financeiras e obrigações fiscais. Eles podem se desconectar das finanças da empresa e ter uma capacidade reduzida de verificar manualmente decisões relacionadas a impostos.

• Suporte técnico: assim como acontece com qualquer software, os usuários podem precisar de suporte técnico e treinamento. Fornecer isso pode consumir muitos recursos para as empresas.

• Exceções: os softwares fiscais nem sempre lidam com cenários fiscais raros ou únicos de forma eficaz. A personalização de soluções para lidar com esses casos pode ser complexa e cara.

• Declarações fiscais para multinacionais: as empresas multinacionais devem seguir os códigos fiscais e os procedimentos de declaração de diferentes países. Essas empresas devem escolher sistemas automatizados que possam se adaptar a uma ampla gama de ambientes regulatórios.

• Potencial de erros: a automação pode introduzir erros se os usuários não projetarem, testarem e atualizarem corretamente o software. Por exemplo, se o software interpretar mal as leis tributárias, isso pode levar a declarações incorretas, o que pode ter consequências jurídicas e financeiras.

Como escolher uma solução automatizada de preparação de impostos

Para escolher a solução certa para a automação da preparação de impostos, você precisa avaliar se o software atende às necessidades da sua empresa. Veja um guia rápido para o processo de seleção.

Determine as necessidades da sua empresa

• Considere o tamanho da sua empresa e a complexidade da sua situação fiscal. Empresas maiores ou com diversos fluxos de renda, transações internacionais ou regulamentações setoriais especializadas podem precisar de softwares mais avançados.

• Avalie a integração do software com sistemas financeiros existentes, como software de contabilidade, serviços de folha de pagamento e sistemas de gestão de relacionamento com o cliente (CRM).

• Pense em quem usará o software (por exemplo, contadores internos, uma equipe financeira, profissionais fiscais externos) e quais são as suas necessidades específicas em termos de usabilidade e funcionalidade.

Pesquise as opções disponíveis

• Procure qual é o software de preparação de impostos mais popular para empresas. Busque avaliações, depoimentos e estudos de caso.

• Descreva os principais recursos de cada software. Eles podem incluir recursos de importação e exportação de dados, declaração em vários estados, atualizações fiscais automáticas, verificações de conformidade ou análises.

• Confirme se o software inclui medidas de segurança fortes, como criptografia de dados, autenticação segura dos usuários e auditorias de segurança regulares.

Avalie a conformidade

• Verifique se o software está em conformidade com as leis e os regulamentos fiscais mais recentes aplicáveis à sua empresa.

• Confira com que frequência o software é atualizado para seguir as novas leis tributárias e qual é o processo de atualização. Assegure que o fornecedor de software tenha um histórico confiável de adaptação do software às mudanças fiscais.

Considere expansão e suporte

• Escolha um software que possa adaptar-se ao crescimento da sua empresa. Verifique se ele consegue lidar com o aumento de transações e possíveis expansões para novas jurisdições fiscais sem problemas de desempenho.

• Avalie o nível e a qualidade do suporte ao cliente prestado. Verifique se o provedor oferece recursos de treinamento como tutoriais, webinars e manuais do usuário para ajudar sua equipe a usar o software.

Teste a usabilidade e a interface

• Muitos provedores de software oferecem avaliações gratuitas ou demonstrações. Use-os para testar a interface e a usabilidade do software e ver se ele atende às necessidades da sua empresa.
  

Analise custos e benefícios

• Determine a estrutura de preços do software, que pode ser uma compra avulsa, uma assinatura mensal ou com base no volume de declarações. Compare isso com o retorno esperado sobre o investimento, como tempo economizado, redução de erros e conformidade aprimorada.
  

Reúna feedback e decida

• Se possível, peça a opinião de outros membros da equipe que participaram do período de teste sobre a experiência com o software.

• Use todos os insights e comentários para tomar uma decisão bem informada que equilibre funcionalidade, custo, suporte e escala.

Práticas recomendadas para automação da preparação de impostos

Estas práticas recomendadas podem ajudar você a aproveitar ao máximo o seu software de preparação de impostos:

• Realize validação avançada de dados: desenvolva regras de validação personalizadas que vão além da verificação de erros básica. Use a análise preditiva para identificar padrões que possam indicar discrepâncias ou use oportunidades de refinamento e algoritmos de aprendizado de máquina para melhorar a qualidade dos dados ao longo do tempo.

• Use inteligência artificial (IA) no planejamento tributário: use IA para prever implicações fiscais com base em diversos cenários de negócios. Isso pode ajudar no planejamento financeiro estratégico e na preparação de mudanças no passivo tributário em diferentes condições econômicas.

• Personalize seu software: em vez de confiar em soluções prontas para uso, desenvolva módulos personalizados que suportem os aspectos exclusivos da sua estrutura de negócios ou setor. Isso pode incluir procedimentos especializados para conformidade fiscal internacional, cálculos complicados de ganhos de capital ou incentivos fiscais específicos do setor.

• Escolha o processamento de dados em tempo real: mude do processamento em lote para o processamento de dados em tempo real para obter atualizações e informações imediatas sobre registros fiscais. Assim você consegue tomar decisões mais oportunas com base nas informações financeiras atualizadas, podendo ainda melhorar seu planejamento tributário reativo e proativo.

• Melhore a integridade dos dados com blockchain: explore o uso da tecnologia blockchain para proteger transações de dados fiscais para obter maior integridade e rastreabilidade de dados. Isso pode ser particularmente vantajoso em cenários de auditoria, já que a blockchain fornece registros imutáveis e uma trilha de auditoria clara.

• Defina controles de acesso baseados em funções: implemente controles de acesso sofisticados que limitam quem pode acessar dados fiscais sigilosos e rastreie e gerencie as alterações feitas por cada usuário. Isso permite uma maior responsabilidade e aumenta a segurança, minimizando acessos não autorizados e a possibilidade de fraude interna.

• Prepare-se para mudanças regulatórias: desenvolva um sistema para que se adapte rapidamente às mudanças regulatórias. Isso pode incluir alertas automatizados para novas leis fiscais, integração com ferramentas de análise jurídica ou práticas de desenvolvimento de software para implementar rapidamente mudanças no sistema automatizado.

• Realize avaliações de risco detalhadas: execute regularmente avaliações de risco completas em seus processos fiscais e ferramentas de automação. Use métodos estatísticos avançados para determinar fatores de risco e possíveis impactos sobre o negócio e, em seguida, ajuste as táticas de acordo.

• Incorpore a supervisão humana: combine supervisão humana especializada com automação para lidar com problemas complicados, fornecer insights estratégicos e verificar os resultados automatizados. Essa abordagem híbrida maximiza a eficácia, combinando a velocidade e a precisão da automação com o entendimento sutil de profissionais fiscais experientes.

• Melhore o processo ao longo do tempo: use metodologias ágeis para refinar e melhorar iterativamente o sistema automatizado. Forneça insights a esse ciclo de melhoria contínua usando loops de feedback de auditorias fiscais, experiências dos usuários e análises de desempenho do sistema.