La automatización de la preparación de impuestos es el uso de software para declarar impuestos. La automatización hace que el proceso sea más sencillo y preciso al extraer tu información financiera automáticamente, calcular tu deuda y posible reembolso y verificar si hay errores para evitar problemas con las autoridades fiscales. También puedes presentar tus impuestos electrónicamente a través de estos sistemas, lo que acelera aún más el proceso y te ayuda a obtener los reembolsos más rápido. A menudo, este tipo de software puede conectarse directamente con tu software de contabilidad, que organiza todas tus finanzas en un solo lugar.

Todos los tipos de empresas automatizan sus impuestos y el mercado mundial de software de impuestos se valoró en alrededor de 18.500 millones de dólares en 2023. A continuación, te explicaremos lo que debes saber sobre la automatización de la preparación de impuestos y cómo elegir la solución adecuada para tu negocio.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funciona la automatización de la preparación de impuestos?
  
• Beneficios de automatizar la preparación de impuestos
  
• Desafíos de la automatización de la preparación de impuestos
  
• Cómo elegir una solución de preparación de impuestos automatizada
  
• Mejores prácticas para la automatización de la preparación de impuestos
  

¿Cómo funciona la automatización de la preparación de impuestos?

Estos son los principales componentes de la automatización de la preparación de impuestos.

• Recogida de datos: En primer lugar, el software de preparación de impuestos añade datos financieros. Estos datos pueden provenir de fuentes como sistemas de nóminas, cuentas bancarias, plataformas de inversión y software de contabilidad. Las interfaces avanzadas de programación de aplicaciones (API) permiten la transferencia de estos datos al software de impuestos para contabilizar todas las actividades financieras.

• Motor de reglas fiscales: El software de preparación de impuestos proporciona un motor de reglas actualizado regularmente que refleja las últimas leyes y regulaciones fiscales en diferentes jurisdicciones. Este motor aplica estas reglas a los datos financieros importados para determinar hechos imponibles y calcular con precisión los impuestos adeudados. En el caso de las empresas, se ocupa de aspectos como la depreciación, la amortización y las implicaciones fiscales transfronterizas.

• Detección de errores y comprobaciones de cumplimiento de la normativa: Los algoritmos sofisticados escanean los datos para comprobar si hay inconsistencias o entradas que puedan dar lugar a auditorías, como deducciones atípicas o informes de ingresos que no coinciden. Este componente reduce los riesgos de cumplimiento de la normativa y garantiza que las presentaciones cumplan con los códigos fiscales actuales.

• Ajuste de impuestos: Las plataformas más avanzadas podrían tener una función que sugiera tácticas legales para reducir las obligaciones fiscales. Estas podrían incluir el cambio de ingresos, el momento de la deducción o las contribuciones para la jubilación. Este ajuste utiliza análisis predictivos y simula situaciones fiscales futuras en función de las acciones propuestas.

• Presentación electrónica: Una vez que el software prepara y revisa las declaraciones, las presenta electrónicamente ante las autoridades fiscales correspondientes. El software también suele realizar un seguimiento del estado de la devolución y enviar notificaciones sobre cualquier problema, confirmaciones de aceptación y actualizaciones sobre posibles reembolsos o importes adeudados.

Beneficios de automatizar la preparación de impuestos

A continuación se indican algunos de los posibles beneficios para los particulares y las empresas que automatizan su preparación de impuestos.

• Mayor precisión: El software de impuestos reduce los errores humanos en la introducción de datos y los cálculos mediante la aplicación de las últimas normas fiscales de forma coherente y precisa.

• Ahorro de tiempo: La automatización de tareas rutinarias como la recopilación de datos, los cálculos y la cumplimentación de formularios ahorra tiempo.

• Costes más bajos: La automatización de la preparación de impuestos requiere una inversión inicial, pero puede generar ahorros a largo plazo al reducir el trabajo manual y reducir las comisiones que se pagan a los preparadores de impuestos externos.

• Cumplimiento de la normativa: El software de impuestos se actualiza con los últimos códigos fiscales y cambios normativos para ayudar a los usuarios a seguir cumpliendo con la normativa y evitar sanciones por incumplimiento.

• Perspectiva financiera: El software de impuestos a menudo incluye funciones de análisis que brindan información sobre el estado financiero, las obligaciones fiscales y las oportunidades de ahorro.

• Seguridad: El software de impuestos de alta calidad utiliza fuertes medidas de seguridad para proteger los datos financieros confidenciales y los datos personales.

• Proceso de presentación más sencillo: La presentación electrónica ante las autoridades fiscales es más fácil con el software de impuestos, lo que a menudo da lugar a una mayor rapidez en los tiempos de procesamiento y los reembolsos. El software también puede manejar situaciones fiscales complicadas sin necesidad de que el usuario tenga un conocimiento fiscal profundo.

• Escala: A medida que las transacciones aumentan o a medida que la empresa se expande a nuevas jurisdicciones fiscales, el software fiscal puede adaptarse a estos cambios sin realizar inversiones adicionales.

• Asistencia tributaria continua: El software de impuestos puede supervisar las implicaciones fiscales de las decisiones financieras a lo largo del año para lograr una mejor planificación fiscal y gestión de pasivos.

Desafíos de la automatización de la preparación de impuestos

Estos son algunos de los desafíos de la preparación automatizada de impuestos.

• Costes iniciales e integración: El software de automatización de impuestos puede implicar costes iniciales considerables, e integrarlo con los sistemas financieros y flujos de trabajo existentes puede llevar mucho tiempo y requerir conocimientos técnicos.

• Seguridad de los datos: El manejo de información financiera y personal confidencial requiere sólidas medidas de seguridad para protegerse contra las filtraciones de datos y las amenazas cibernéticas.

• Experiencia del usuario: Aunque el software de impuestos puede ayudar a simplificar el proceso de presentación de impuestos, algunos usuarios pueden tener dificultades para utilizarlo. La interfaz de usuario debe ser lo suficientemente intuitiva y accesible para quienes tengan conocimientos fiscales limitados.

• Introducción de datos: Los sistemas automatizados dependen en gran medida de que los datos introducidos sean precisos y completos. Si los datos introducidos inicialmente son incorrectos o están incompletos, pueden producirse errores en los cálculos y la presentación de impuestos.

• Dependencia excesiva de la tecnología: Los usuarios pueden volverse demasiado dependientes de los sistemas automatizados y pasar por alto la necesidad de comprender sus propias situaciones financieras y obligaciones fiscales. Es posible que se desconecten de las finanzas de la empresa y tengan una capacidad reducida para verificar manualmente las decisiones relacionadas con los impuestos.

• Soporte técnico: Al igual que con cualquier software, los usuarios pueden requerir soporte técnico y formación. Esto puede requerir muchos recursos para las empresas.

• Excepciones: Es posible que el software de impuestos no siempre maneje situaciones impositivas especiales o únicas de manera efectiva. La personalización de las soluciones para manejar estos casos puede ser complejo y costoso.

• Declaraciones fiscales multinacionales: Las empresas multinacionales deben seguir los códigos fiscales y los procedimientos de presentación de diferentes países. Estas empresas deben elegir sistemas automatizados que puedan adaptarse a una amplia gama de entornos regulatorios.

• Posibilidad de errores: La automatización puede introducir errores si los usuarios no diseñan, prueban y actualizan correctamente el software. Por ejemplo, si el software malinterpreta la normativa fiscal podría dar lugar a presentaciones incorrectas, lo que podría tener consecuencias legales y financieras.

Cómo elegir una solución de preparación de impuestos automatizada

Para elegir la solución adecuada para la automatización de la preparación de impuestos, deberás evaluar si el software satisface las necesidades de tu empresa. A continuación se incluye una guía rápida del proceso de selección.

Determina las necesidades de tu empresa

• Ten en cuenta el tamaño de tu empresa y la complejidad de tu situación fiscal. Las empresas más grandes o con varias fuentes de ingresos, transacciones internacionales o regulaciones especializadas del sector pueden necesitar un software más avanzado.

• Evalúa la eficacia con la que se integra el software con los sistemas financieros existentes, como el software de contabilidad, los servicios de nóminas y los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

• Piensa en quién usará el software (p. ej., contables internos, un equipo de finanzas, profesionales fiscales externos) y cuáles son sus necesidades específicas en cuanto a usabilidad y funcionalidad.

Investiga las opciones disponibles

• Investiga cuál es el software de preparación de impuestos que más utilizan las empresas. Busca reseñas, testimonios y estudios de casos.

• Describe las características clave de cada software. Entre ellas pueden encontrarse las funcionalidades de importación y exportación de datos, la presentación en varios estados, las actualizaciones automáticas de impuestos, las comprobaciones de cumplimiento de la normativa o los análisis.

• Confirma que el software incluye medidas de seguridad sólidas, como cifrado de datos, autenticación segura de usuarios y auditorías de seguridad periódicas.

Evalúa el cumplimiento de la normativa

• Verifica que el software cumpla con las últimas leyes y regulaciones fiscales aplicables a tu empresa.

• Comprueba la frecuencia con la que se actualiza el software para las nuevas leyes fiscales y cuál es su proceso de actualización. Asegúrate de que el proveedor del software tenga un historial fiable de adaptación del software a los cambios fiscales.

Analiza la escala y el soporte

• Elige un software que pueda adaptarse al crecimiento de tu negocio. Asegúrate de que pueda gestionar el aumento de las transacciones y las posibles ampliaciones a nuevas jurisdicciones fiscales sin problemas de rendimiento.

• Evalúa el nivel y la calidad de la atención al cliente. Comprueba si el proveedor ofrece recursos de formación, como tutoriales, seminarios web y manuales de usuario, para ayudar a tu equipo a utilizar el software.

Prueba la usabilidad y la interfaz

• Muchos proveedores de software ofrecen pruebas gratuitas o demostraciones. Utilízalos para probar si la interfaz y la facilidad de uso del software satisfacen las necesidades de tu empresa.
  

Analiza los costes y beneficios

• Determina la estructura de tarifas del software, que puede ser una compra única o una suscripción mensual o depender del volumen de presentaciones. Compárala con el retorno esperado de la inversión, como el ahorro de tiempo, la reducción de errores y la mejora del cumplimiento de la normativa.
  

Reúne comentarios y decide

• Si es posible, reúne comentarios sobre las experiencias que tuvieron con el software los miembros del equipo que participaron en el período de prueba.

• Utiliza toda la información y los comentarios para tomar una decisión bien informada que equilibre la funcionalidad, el coste, el soporte y la escala.

Mejores prácticas para automatizar la preparación de impuestos

Estas mejores prácticas pueden ayudarte a sacar el máximo provecho de tu software de preparación de impuestos:

• Realiza una validación avanzada de datos: Desarrolla reglas de validación personalizadas que vayan más allá de la comprobación básica de errores. Utiliza el análisis predictivo para identificar patrones que podrían indicar discrepancias o utiliza oportunidades de ajuste y algoritmos de machine learning para mejorar la calidad de los datos a lo largo del tiempo.

• Utiliza la inteligencia artificial (IA) para la planificación fiscal: Utiliza la IA para predecir las implicaciones fiscales en función de diferentes situaciones empresariales. Esto puede ayudar con la planificación financiera estratégica y la preparación de cambios en la obligación tributaria en diferentes condiciones económicas.

• Personaliza tu software: En lugar de depender de soluciones listas para usar, desarrolla módulos personalizados que respalden los aspectos únicos de tu estructura comercial o sector. Estos pueden incluir procedimientos especializados para el cumplimiento de la normativa fiscal internacional, cálculos complicados de ganancias de capital o incentivos fiscales específicos del sector.

• Elige el procesamiento de datos en tiempo real: Pasa del procesamiento por lotes al procesamiento de datos en tiempo real para obtener información y actualizaciones inmediatas de los registros fiscales. Esto te permite tomar decisiones más oportunas basadas en la información financiera más actualizada y puede mejorar tu planificación fiscal reactiva y proactiva.

• Mejora la integridad de los datos con blockchain: Explora el uso de la tecnología blockchain para proteger las transacciones de datos fiscales con el fin de lograr una mayor integridad y trazabilidad de los datos. Esto puede ser particularmente útil en situaciones de auditoría, ya que la blockchain proporciona registros inalterables y una pista de auditoría clara.

• Establece controles de acceso basados en funciones: Implementa controles de acceso sofisticados que limiten quién puede acceder a los datos fiscales confidenciales, haz un seguimiento y gestiona los cambios realizados por cada usuario. Así se crea una mayor responsabilidad y se aumenta la seguridad al minimizar el acceso no autorizado y la posibilidad de fraude interno.

• Prepárate para los cambios normativos: Desarrolla un sistema de adaptación rápida a los cambios normativos. Este puede incluir alertas automatizadas sobre nuevas leyes fiscales, integración con herramientas de análisis legal o prácticas de desarrollo de software para implementar rápidamente cambios en el sistema automatizado.

• Realiza evaluaciones de riesgos detalladas: Realiza periódicamente evaluaciones de riesgo exhaustivas de tus procesos fiscales y herramientas de automatización. Utiliza métodos estadísticos avanzados para determinar los factores de riesgo y los impactos potenciales en el negocio y después ajusta las tácticas en consecuencia.

• Incorpora la supervisión humana: Combina la supervisión humana experta con la automatización para manejar problemas complicados, proporcionar información estratégica y verificar los resultados automatizados. Este enfoque híbrido maximiza la eficacia al combinar la velocidad y precisión de la automatización con la comprensión matizada de profesionales fiscales experimentados.

• Mejora el proceso a lo largo del tiempo: Utiliza metodologías ágiles para adaptar y mejorar iterativamente el sistema automatizado. Enriquece este ciclo de mejora continua con bucles de retroalimentación de auditorías fiscales, experiencias de usuario y análisis de rendimiento del sistema.