La automatización de la preparación de impuestos es el uso de software para presentar impuestos. La automatización hace que el proceso sea más fácil y preciso al extraer tu información financiera automáticamente, calcular tu deuda y posible reembolso, y verificar si hay errores para evitar problemas con las autoridades fiscales. También puedes presentar tus impuestos electrónicamente a través de estos sistemas, lo que acelera aún más el proceso y te ayuda a obtener reembolsos más rápido. Este tipo de software a menudo puede conectarse directamente con tu software de contabilidad, que organiza todas tus finanzas en un solo lugar.

Todo tipo de empresas automatizan sus impuestos, y el mercado mundial de software fiscal está valorado en alrededor de $18,500 millones de dólares en 2023. A continuación, te explicaremos lo que debes saber sobre la automatización de la preparación de impuestos y cómo elegir la solución adecuada para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cómo funciona la automatización de la preparación de impuestos?
  
• Beneficios de automatizar la preparación de impuestos
  
• Desafíos de la automatización de la preparación de impuestos
  
• Cómo elegir una solución de preparación de impuestos automatizada
  
• Prácticas recomendadas para la automatización de la preparación de impuestos
  

¿Cómo funciona la automatización de la preparación de impuestos?

Estos son los componentes principales de la automatización de la preparación de impuestos.

• Recogida de datos: En primer lugar, el software de preparación de impuestos reúne datos financieros. Estos datos pueden provenir de fuentes como sistemas de nómina, cuentas bancarias, plataformas de inversión y software contable. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) avanzadas permiten la transferencia de estos datos al software de impuestos para tener en cuenta todas las actividades financieras.

• Motor de reglas fiscales: El software de preparación de impuestos proporciona un motor de reglas actualizado regularmente que refleja las últimas leyes y regulaciones fiscales en diferentes jurisdicciones. Este motor aplica estas reglas a los datos financieros importados para determinar los hechos imponibles y calcular con precisión los impuestos adeudados. En el caso de las empresas, se ocupa de consideraciones como la depreciación, la amortización y las implicaciones fiscales transfronterizas.

• Detección de errores y comprobaciones de cumplimiento: Los algoritmos sofisticados escanean los datos en busca de incongruencias o entradas que puedan dar lugar a auditorías, como deducciones atípicas o informes de ingresos no coincidentes. Este componente reduce los riesgos de cumplimiento y garantiza que las presentaciones se adhieran a los códigos fiscales vigentes.

• Ajuste fino de impuestos: Las plataformas más avanzadas pueden tener una función que sugiera tácticas legales para reducir las obligaciones fiscales. Estos podrían incluir la transferencia de ingresos, el momento de la deducción o las contribuciones para la jubilación. Este ajuste fino utiliza análisis predictivos y simula escenarios fiscales futuros en función de las acciones propuestas.

• Presentación electrónica: Una vez que el software prepara y revisa las declaraciones, las presenta electrónicamente ante las autoridades fiscales correspondientes. El software también suele realizar un seguimiento del estado de la declaración y enviar notificaciones sobre cualquier problema, confirmaciones de aceptación y actualizaciones sobre posibles reembolsos o importes adeudados.

Beneficios de automatizar la preparación de impuestos

Estos son algunos de los posibles beneficios para las personas y empresas que automatizan su preparación de impuestos.

• Mayor precisión: El software de impuestos reduce los errores humanos en la entrada de datos y los cálculos mediante la aplicación de las últimas reglas fiscales de forma sistemática y precisa.

• Ahorro de tiempo: La automatización de tareas rutinarias como la recopilación de datos, los cálculos y la cumplimentación de formularios ahorra tiempo.

• Menores costos: La automatización de la preparación de impuestos requiere una inversión inicial, pero puede generar ahorros a largo plazo al reducir el trabajo manual y las tarifas pagadas a los preparadores de impuestos externos.

• Cumplimiento de la normativa: El software de impuestos se mantiene actualizado con los últimos códigos fiscales y cambios normativos para ayudar a los usuarios a cumplir con la normativa y evitar sanciones por incumplimiento.

• Información financiera: El software de impuestos a menudo incluye funciones de análisis que brindan información sobre la salud financiera, las obligaciones fiscales y las oportunidades de ahorro.

• Seguridad: Un software de impuestos de alta calidad utiliza fuertes medidas de seguridad para proteger los datos financieros y personales confidenciales.

• Proceso de presentación más sencillo: La presentación electrónica ante las autoridades fiscales es más fácil con el software de impuestos, lo que a menudo produce tiempos de procesamiento más rápidos y reembolsos más rápidos. El software también puede manejar escenarios fiscales complicados sin la necesidad de un conocimiento fiscal profundo por parte del usuario.

• Escala: A medida que aumentan las transacciones o que la empresa se expande a nuevas jurisdicciones fiscales, el software fiscal puede adaptarse a estos cambios sin inversiones adicionales.

• Asistencia tributaria continua: El software de impuestos puede monitorear las implicaciones fiscales de las decisiones financieras a lo largo del año para una mejor planificación fiscal y gestión de pasivos.

Desafíos de la automatización de la preparación de impuestos

Estos son algunos de los desafíos de la preparación automatizada de impuestos.

• Costos iniciales e integración: El software de automatización de impuestos puede implicar costos iniciales sustanciales, e integrarlo con los sistemas financieros y flujos de trabajo existentes puede llevar mucho tiempo y requerir conocimientos técnicos.

• Seguridad de los datos: El manejo de información financiera y datos personales confidenciales requiere fuertes medidas de seguridad para protegerse contra violaciones de datos y amenazas cibernéticas.

• Experiencia de usuario: Si bien el software de impuestos puede ayudar a simplificar el proceso de declaración de impuestos, algunos usuarios pueden tener dificultades a la hora de utilizarlo. La interfaz de usuario debe ser lo suficientemente intuitiva y accesible para aquellos con conocimientos fiscales limitados.

• Entrada de datos: Los sistemas automatizados dependen en gran medida de que los datos de entrada sean precisos y completos. Si los datos introducidos inicialmente son incorrectos o están incompletos, pueden producirse errores en los cálculos y las presentaciones de impuestos.

• Dependencia excesiva de la tecnología: Los usuarios pueden volverse demasiado dependientes de los sistemas automatizados y pasar por alto la necesidad de comprender sus propias situaciones financieras y obligaciones fiscales. Es posible que se desconecten de las finanzas de la empresa y tengan una capacidad reducida para verificar manualmente las decisiones fiscales.

• Soporte técnico: Al igual que con cualquier software, los usuarios pueden requerir soporte técnico y capacitación. Proporcionar esto puede exigir muchos recursos para las empresas.

• Excepciones: Es posible que el software de impuestos no siempre maneje de manera efectiva escenarios tributarios raros o únicos. Personalizar las soluciones para manejar estos casos puede ser complejo y costoso.

• Declaraciones de impuestos de multinacionales: Las corporaciones multinacionales deben seguir los códigos fiscales y los procedimientos de presentación de los diferentes países. Estas empresas deben elegir sistemas automatizados que puedan adaptarse a una amplia gama de entornos normativos.

• Posibilidad de errores: La automatización puede introducir errores si los usuarios no diseñan, prueban y actualizan correctamente el software. Por ejemplo, si el software malinterpreta las leyes fiscales, podría dar lugar a presentaciones incorrectas, lo que podría tener consecuencias legales y financieras.

Cómo elegir una solución de preparación de impuestos automatizada

Para elegir la solución adecuada para la automatización de la preparación de impuestos, deberás evaluar si el software satisface las necesidades de tu empresa. Aquí tienes una guía rápida del proceso de selección.

Determina las necesidades de tu empresa

• Ten en cuenta el tamaño de tu empresa y la complejidad de tu situación fiscal. Las empresas más grandes o con múltiples fuentes de ingresos, transacciones internacionales o regulaciones especializadas de su sector pueden necesitar un software más avanzado.

• Evalúa qué tan bien se integra el software con los sistemas financieros existentes, como el software de contabilidad, los servicios de nómina y los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).

• Piensa en quién usará el software (por ejemplo, contadores internos, un equipo de finanzas, profesionales de impuestos externos) y cuáles son sus necesidades específicas con respecto a la usabilidad y la funcionalidad.

Investiga las opciones disponibles

• Investiga el software de preparación de impuestos más popular para empresas. Busca reseñas, testimonios y estudios de casos.

• Resume las características clave de cada software. Estas pueden incluir capacidades de importación y exportación de datos, presentación en varios estados, actualizaciones automáticas de impuestos, comprobaciones de cumplimiento o análisis.

• Confirma que el software incluye medidas de seguridad sólidas, como cifrado de datos, autenticación segura de usuarios y auditorías de seguridad periódicas.

Evalúa el cumplimiento de las normativas

• Verifica que el software cumpla con las últimas leyes y regulaciones fiscales aplicables a tu empresa.

• Verifica con qué frecuencia se actualiza el software para las nuevas leyes fiscales y cuál es su proceso de actualización. Asegúrate de que el proveedor de software tenga un historial confiable de adaptación del software a los cambios fiscales.

Considera la escala y el soporte

• Elige un software que pueda adaptarse al crecimiento de tu empresa. Asegúrate de que pueda manejar el aumento de las transacciones y las posibles expansiones a nuevas jurisdicciones fiscales sin problemas de rendimiento.

• Evalúa el nivel y la calidad de la atención al cliente prestada. Comprueba si el proveedor ofrece recursos de formación, como tutoriales, seminarios web y manuales de usuario, para ayudar a tu equipo a utilizar el software.

Prueba la usabilidad y la interfaz

• Muchos proveedores de software ofrecen pruebas o demostraciones gratuitas. Úsalos para probar la interfaz y la usabilidad del software para ver si satisface las necesidades de tu negocio.
  

Analiza los costos y beneficios

• Determina la estructura de precios del software, que puede ser una compra única, una suscripción mensual o en función del volumen de presentaciones. Compara esto con el retorno esperado de la inversión, como el tiempo ahorrado, la reducción de errores y la mejora del cumplimiento.
  

Reúna comentarios y decida

• Si es posible, recopila comentarios de los miembros del equipo que participaron en el período de prueba sobre sus experiencias con el software.

• Utiliza toda la información y los comentarios para tomar una decisión bien informada que equilibre la funcionalidad, el costo, el soporte y la escala.

Prácticas recomendadas para la automatización de la preparación de impuestos

Estas prácticas recomendadas pueden ayudarte a sacar el máximo provecho de tu software de preparación de impuestos:

• Realiza una validación avanzada de datos: Desarrolla reglas de validación personalizadas que vayan más allá de la comprobación básica de errores. Utiliza el análisis predictivo para identificar patrones que podrían indicar discrepancias, o utiliza oportunidades de refinamiento y algoritmos de aprendizaje automático para mejorar la calidad de los datos a lo largo del tiempo.

• Utiliza la inteligencia artificial (IA) para la planificación fiscal: Utiliza la IA para predecir las implicaciones fiscales en función de diferentes escenarios empresariales. Esto puede ayudar con la planificación financiera estratégica y la preparación de cambios en la obligación tributaria bajo diferentes condiciones económicas.

• Personaliza tu software: En lugar de depender de soluciones listas para usar, desarrolla módulos personalizados que respalden los aspectos únicos de tu estructura comercial o sector. Estos pueden incluir procedimientos especializados para el cumplimiento de la normativa fiscal internacional, cálculos complicados de ganancias de capital o incentivos fiscales específicos del sector.

• Elige el procesamiento de datos en tiempo real: Pasa del procesamiento por lotes al procesamiento de datos en tiempo real para obtener información y actualizaciones inmediatas de los registros fiscales. Esto te permite tomar decisiones más oportunas basadas en la información financiera más actualizada, y puede mejorar tu planificación fiscal reactiva y proactiva.

• Mejora la integridad de los datos con blockchain: Explora el uso de la tecnología blockchain para proteger las transacciones de datos fiscales para una mayor integridad y trazabilidad de los datos. Esto puede ser particularmente ventajoso en escenarios de auditoría, ya que la tecnología blockchain proporciona registros inalterables y una pista de auditoría clara.

• Establece controles de acceso basados en roles: Implementa controles de acceso sofisticados que limiten quién puede acceder a datos fiscales confidenciales, y realiza un seguimiento y gestiona los cambios realizados por cada usuario. Esto genera una mayor responsabilidad y aumenta la seguridad al minimizar el acceso no autorizado y la posibilidad de fraude interno.

• Prepárate para los cambios normativos: Desarrolla un sistema para adaptarte rápidamente a los cambios normativos. Esto puede incluir alertas automáticas sobre nuevas leyes fiscales, integración con herramientas de análisis legal o prácticas de desarrollo de software para implementar rápidamente cambios en el sistema automatizado.

• Realiza evaluaciones detalladas de riesgos: Realiza periódicamente evaluaciones de riesgo exhaustivas en tus procesos fiscales y herramientas de automatización. Utiliza métodos estadísticos avanzados para determinar los factores de riesgo y los posibles impactos en la empresa, y luego ajusta las tácticas en consecuencia.

• Incorpora la supervisión humana: Combina la supervisión humana experta con la automatización para gestionar problemas complicados, proporcionar información estratégica y comprobar los resultados automatizados. Este enfoque híbrido maximiza la eficacia al combinar la velocidad y la precisión de la automatización con la comprensión matizada de profesionales de impuestos experimentados.

• Mejora el proceso a lo largo del tiempo: Utiliza metodologías ágiles para refinar y mejorar de forma iterativa el sistema automatizado. Brinda información a este ciclo de mejora continua mediante bucles de retroalimentación a partir de auditorías fiscales, experiencias de usuario y análisis de rendimiento del sistema.