En betalningspåminnelse är ett meddelande som ett företag skickar för att informera eller påminna en kund om en kommande eller försenad betalning. Företag skickar vanligtvis dessa påminnelser för att öka andelen betalningar som erhålls i tid. De kan skickas via en mängd olika kanaler, till exempel e-post, sms, brev eller automatiserade telefonsamtal.

Försenade betalningar är ett vanligt problem för företag. I Västeuropa påverkades till exempel nästan hälften av all B2B-försäljning av sena betalningar under andra kvartalet 2024. Betalningspåminnelser hjälper företag att få betalt. Nedan beskriver vi vad du bör veta om betalningspåminnelser, till exempel vad de ska innehålla, när du ska skicka dem och hur Stripe kan hjälpa till att automatisera processen.

Vad innehåller den här artikeln?

• När ska du skicka en betalningspåminnelse?
  
• Vad ska en betalningspåminnelse innehålla?
  
• Hur kan Stripe hjälpa till att automatisera betalningspåminnelser?
  
• Vilka är de vanligaste misstagen man bör undvika med betalningspåminnelser?
  

När ska du skicka en betalningspåminnelse?

Tidpunkten för en betalningspåminnelse beror på betalningens art och din relation till betalaren. Här är allmänna riktlinjer för när du ska skicka dem:

• _Påminnelser om kommande betalningar: _ Skicka påminnelser om kommande betalningar 3–7 dagar innan förfallodagen. Då får mottagaren tillräckligt med tid att förbereda betalningen och undvika förseningsavgifter eller avbrott i tjänsten. Denna typ av påminnelse är idealisk för abonnemangstjänster, regelbundna faktureringscykler eller andra situationer där upprepade meddelanden är till hjälp.
  
• Påminnelser om förfallodatum: Skicka påminnelser om förfallodatum den dag som betalningen förfaller. Dessa påminnelser ger betalaren en artig uppmaning att slutföra transaktionen om de inte redan har gjort det. Denna typ av påminnelse är idealisk för att säkerställa att betalningar görs i tid utan att skada relationer.
  
• Påminnelser om försenade betalningar: Skicka påminnelser om försenade betalningar 1–7 dagar efter förfallodagen. Detta är en vänlig påminnelse som görs med antagandet att tidsfristen missats oavsiktligt. Skicka en andra påminnelse 7–14 dagar efter förfallodagen om betalning fortfarande inte har gjorts, med ett bestämdare tonläge som betonar eventuella straffavgifter eller påföljder. Skicka en sista påminnelse när det passerat 30 dagar efter förfallodagen om den fortfarande är obetald. Denna påminnelse bör förmedla att ärendet kan komma att skickas vidare till inkasso eller att rättsliga åtgärder vidtas om betalning fortfarande inte erhålls.
  

Vad ska en betalningspåminnelse innehålla?

En betalningspåminnelse bör vara direkt, saklig och lätt att förstå samtidigt som den håller ett vänligt och professionellt .

Börja med en artig och vänlig hälsning för att skapa positiv stämning och undvika att låta för kort eller påträngande.

Exempel: ”Hej, [mottagarens namn], hoppas allt är bra!”

Påminn dem sedan varför du skickar meddelandet. Var noga med att inkludera följande:

• Det belopp som ska betalas
  
• Fakturanummer eller annan referens
  
• När betalningen förfaller (eller hur länge sedan den förföll)
  

Exempel: ”Detta är bara en snabb påminnelse om faktura #12345 uppgående till 250 dollar. Den förföll till betalning den 15 mars men vi har inte fått någon betalning ännu.

Efter fakturauppgifterna ska du påminna dem om hur de kan betala. Du kan inkludera följande:

• Betalningsmetoder du accepterar
  
• Betalningsuppgifter som de kan behöva (t.ex. en betalningslänk, dina bankuppgifter)
  
• Eventuella stegvisa instruktioner
  

Exempel: ”Du kan betala online här [länk], eller går det bra att överföra pengar direkt till vårt bankkonto (se uppgifter nedan).”

Om betalningen är sen kan du artigt nämna vilka förseningsavgifter eller påföljder som tillämpas för att påminna dem om följderna utan att vara för hård.

Exempel: ”Bara för information: en förseningsavgift på 15 dollar tillkommer om vi inte får betalning senast den 22 mars.”

Uppmuntra mottagaren att höra av sig vid problem eller frågor. Detta gör att påminnelsen förmedlar samarbetsvilja och är i linje med din affärsrelation snarare än konfronterande.

Exempel: ”Hör gärna av dig till oss vid eventuella problem eller om du behöver hjälp med att göra betalningen.”

Avsluta din påminnelse med en artig uppmaning som förmedlar din poäng samtidigt som mottagaren känner sig som en uppskattad kund och där det ges utrymme för frågor.

Exempel: ”Tack så mycket för att du tog hand om detta! Om du redan har skickat betalningen kan du bortse från denna påminnelse. Och om du undrar över något är det bara att höra av sig!”

Fullständigt exempel på e-postmeddelande

Ämne: Påminnelse – Betalning för faktura #12345

Hej, [mottagarens namn],

Hoppas allt är bra. Jag vill gärna påminna dig om den utestående betalningen för faktura #12345, totalt 250 dollar, som förföll till betalning den [datum].

Om du redan har betalat kan du bortse från det här meddelandet. I annat fall skulle vi uppskatta om du kunde ta itu med detta så snart som möjligt. Du kan göra betalningen via vår säkra portal här [länk] eller via banköverföring (se uppgifter nedan).

Bara en snabb upplysning: om vi inte får betalning senast den [datum] kan en förseningsavgift på 15 dollar tillkomma, såsom framgår av våra betalningsvillkor.

Meddela oss gärna om du har några frågor eller behöver hjälp. Tack för att du tar dig tid till denna fråga och vi skulle uppskatta ett snabbt svar från dig.

Vänliga hälsningar
[Ditt namn]
[Dina kontaktuppgifter]

Hur kan Stripe hjälpa till att automatisera betalningspåminnelser?

Stripe gör automatisering av betalnings--påminnelser enklare och minskar arbetet som krävs för att göra betalningar. Så här kan Stripe hjälpa till:

• _Fakturering och abonnemangspåminnelser: _ Stripe Billing är ett värdefullt verktyg för företag med abonnemangsbaserad verksamhet. Innan en betalning förfaller påminner systemet kunderna om en kommande debitering så att de inte blir tagna på sängen. I händelse av en misslyckad betalning meddelar Stripe kunderna och försöker debitera betalningen på nytt med tidsintervaller som du kan anpassa. Systemet kan också automatiskt meddela kunder förfallna saldon.
  
• Faktureringsverktyg: Med Stripe Invoicing kan du skapa fakturor och Stripe sköter uppföljningen. Stripe kan till exempel påminna kunder en vecka innan en faktura förfaller, skicka en påminnelse samma dag som betalningen passerar förfallodagen eller skicka regelbundna påminnelser efter förfallodagen.
  
• Betalningslänkar: Med Stripe kan du skapa unika betalningslänkar för engångsdebiteringar. Dessa är särskilt användbara för påminnelser, som du kan infoga i de e-postmeddelanden som Stripe skickar eller lägga in i dina uppföljningar. Att göra det så enkelt som möjligt för kunder att betala kan öka antalet betalningar som sker i tid utan att skapa mer arbete för dig.
  
• Hantera misslyckade betalningar: När betalningar misslyckas optimeras Stripes system Smart Retries när det försöker behandla transaktionen igen. Kunderna får meddelande om problemet och uppmanas att uppdatera sin betalningsmetod, och Stripe försöker debitera beloppet igen med optimerade tidsintervall.
  
• Kundportaler: Stripes självbetjäningsportal är en viktig innovation för företag. Kunder kan logga in, se sina fakturor, uppdatera sina betalningsuppgifter eller betala eventuella försenade saldon utan att behöva kontakta dig för att få hjälp. Detta gör det lättare för kunderna att övervaka och planera för betalningar samt minskar behovet av extra påminnelser.
  
• Programvaruintegration: Stripe kan integreras med verktyg som Mailchimp, Zapier eller CRM-system (Customer Relationship Management). Du kan till exempel använda Zapier för att aktivera en anpassad e-postpåminnelse när en Stripe-betalning har förfallit eller synkronisera Stripe med ditt CRM-system för att hålla dina försäljnings- och supportteam uppdaterade.
  
• Avancerad analys: Stripe sammanställer de data om betalningstrender som du behöver för att fatta välgrundade beslut. Du kan se vilka kunder som ofta betalar sent, när de flesta fakturor betalas och om ditt system har några problem. Om du till exempel märker att de flesta försenade betalningar inträffar på helger kan du justera din påminnelsetidpunkt därefter.
  
• Applikationsprogrammeringsgränssnitt (API:er) för total anpassning: Om du behöver lösningar anpassade efter dina kravspecifikationer kan Stripes API:er skapa anpassade arbetsflöden. Vill du skicka påminnelser via sms istället för e-post? Inga problem. Behöver du ett påminnelsesystem som anpassas efter specifika kundbeteenden? Du kan göra det också. Stripes API ger dig kontroll för att utforma det som fungerar bäst för ditt företag.
  

Vilka är de vanligaste misstagen man bör undvika med betalningspåminnelser?

Ändamålsenliga betalningspåminnelser måste formuleras med rätt tonläge och innehålla all relevant information. Att göra något fel i en påminnelse kan minska din möjlighet att få betalt eller skada relationen med mottagaren. Här följer några vanliga misstag att undvika:

• Att vara för vag: Om påminnelsen saknar viktiga uppgifter kan förbryllade kunder lägga den åt sidan utan att betala. Inkludera alltid faktura- eller referensnummer, det förfallna beloppet, betalningsfristen och instruktioner om hur man ska göra för att betala.
  
• Att använda ett olämpligt tonläge: Ett alltför hårt tonläge kan stöta bort kunderna, medan ett för vänligt eller passivt tonläge kanske inte förmedlar brådskan i tillräcklig grad. Använd ett artigt men bestämt språk. Till exempel kan ”Du måste betala omedelbart för att undvika allvarliga påföljder” låta för hårt, medan ”Hej, detta är bara en påminnelse att du är skyldig oss lite pengar!” kan låta för lättvindigt.
  
• _Att vänta för länge med att skicka påminnelser: _ Om du skickar påminnelser först efter att betalningen är försenad kan kunder glömma fakturan eller anta att saken inte var så brådskande. Skicka påminnelser några dagar före förfallodagen, på förfallodagen, strax efter att förfallodagen passerat (t.ex. 1–7 dagar) och med tätare intervall om betalningen fortfarande är utestående.
  
• Att överösa mottagaren med för många meddelanden: Påminnelser som skickas för ofta kan skapa irritation och få mottagarna att ignorera eller undvika dina meddelanden. Planera tidpunkten för dina påminnelser med omsorg. Skicka en första påminnelse om försenade betalningar några dagar efter förfallodagen, följ upp en eller två gånger inom en rimlig tidsram (t.ex. 7 och 14 dagar senare) och spara inkassokrav tills alla artiga försök har misslyckats.
  
• Att inte erbjuda hjälp eller lösningar: Om påminnelsen inte förmedlar att det kan finnas en logisk förklaring till varför mottagaren inte har betalat, till exempel ekonomiska svårigheter eller oklarhet över hur man betalar, kan meddelandet framstå som stelbent eller ohjälpsamt och göra att kunden känner att man inte får hjälp. Be istället kunden att höra av sig. Till exempel: ”Om du har några frågor om fakturan eller behöver hjälp är du välkommen att kontakta oss.”
  
• Att utelämna varumärke och inte vara professionell: Om din påminnelse upplevs informell eller inte stämmer överens med ditt företags tonläge eller stil, kan den verka mindre legitim, förbrylla kunder eller få dem att misstänka att det kan vara bedrägeri. Använd din logotyp, e-postmallar med ditt varumärke och ett konsekvent tonläge som överensstämmer med vad kunderna har kommit att förvänta sig från ditt företag.
  
• Att inte tillhandahålla betalningsalternativ: Komplicerade eller otydliga betalningsprocesser leder till förseningar eller utebliven betalning. Inkludera alltid en direkt betalningslänk (om möjligt), instruktioner för hur man betalar med banköverföringar eller andra metoder, och dina kontaktuppgifter vid eventuella frågor.
  
• Att inte debitera förseningsavgifter eller verkställa påföljder: Om förseningar inte leder till några påföljder kanske kunderna inte prioriterar betalning. För att uppmuntra snabb betalning kan du artigt beskriva förseningsavgifter eller potentiella åtgärder.
  
• Att inte följa upp: Om du skickar en påminnelse och inte kontaktar kunderna igen kan de glömma det. Skapa ett uppföljningsschema där tonläge och skyndsamheten trappas upp över tid.