การเตือนการชำระเงินคือการสื่อสารที่ธุรกิจส่งไปเพื่อแจ้งหรือเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการชำระเงินที่กำลังจะมาถึงหรือการชำระเงินที่ค้างชำระ ธุรกิจมักใช้การแจ้งเตือนเหล่านี้เพื่อเพิ่มอัตราการชำระเงินตรงเวลา สามารถส่งผ่านช่องทางต่างๆ เช่น อีเมล ข้อความสั้น จดหมาย หรือการโทรอัตโนมัติ

การชำระเงินที่ค้างชำระเป็นปัญหาที่พบบ่อยสำหรับธุรกิจ ในยุโรปตะวันตก ตัวอย่างเช่น เกือบครึ่งหนึ่งของการขายแบบ B2B ทั้งหมดได้รับผลกระทบจากการชำระเงินล่าช้าในไตรมาสที่สองของปี 2024 การแจ้งเตือนการชำระเงินจะช่วยให้ธุรกิจได้รับเงิน ด้านล่างนี้เราจะพูดถึงสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับการแจ้งเตือนการชำระเงิน เช่น สิ่งที่ควรระบุไว้ เมื่อใดควรส่ง และ Stripe สามารถช่วยทำให้กระบวนการอัตเป็นโนมัติได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• เมื่อใดควรส่งการแจ้งตือนการชำระเงิน
  
• การแจ้งเตือนคการชำระเงินควรมีข้อมูลอะไรบ้าง
  
• Stripe ช่วยเตือนการชำระเงินอัตโนมัติได้อย่างไร
  
• ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในการเตือนการชำระเงินมีอะไรบ้าง
  

เมื่อใดควรส่งการแจ้งตือนการชำระเงิน

เวลาที่เหมาะสมในการส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินขึ้นอยู่กับลักษณะของการชำระเงินและความสัมพันธ์ของคุณกับผู้ชำระเงิน ต่อไปนี้คือแนวทางทั่วไปเกี่ยวกับเวลาที่ควรส่ง:

• การแจ้งเตือนการชำระเงินที่กำลังจะมาถึง: ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินที่กำลังจะมาถึง 3–7 วันก่อนถึงวันครบกำหนด ซึ่งจะทำให้ผู้รับมีเวลาที่เพียงพอในการเตรียมการชำระเงินและหลีกเลี่ยงค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือการหยุดชะงักของบริการ การแจ้งเตือนประเภทนี้เหมาะสำหรับบริการสมัครสมาชิก รอบการเรียกเก็บเงินปกติ หรือสถานการณ์อื่นๆ ที่ต้องการการแจ้งล่วงหน้ามากขึ้น
  
• การแจ้งเตือนในวันครบกำหนด: ส่งการแจ้งเตือนวันครบกำหนดในวันที่การชำระเงินครบกำหนด การเตือนความจำเหล่านี้จะกระตุ้นผู้ชำระเงินอย่างสุภาพให้ทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นหากพวกเขายังไม่ได้ทำ การเตือนความจำประเภทนี้เหมาะสำหรับการรับประกันว่าการชำระเงินจะได้รับการดำเนินการในเวลาที่กำหนดโดยไม่ทำลายความสัมพันธ์
  
• การแจ้งเตือนการชำระเงินที่เกินกำหนด: ส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินที่เกินกำหนด 1–7 วันหลังจากวันครบกำหนด เป็นการเตือนความจำอย่างอ่อนโยนที่ทำด้วยสมมติฐานว่าอาจลืมกำหนดเวลาโดยไม่ได้ตั้งใจ ส่งการแจ้งเตือนครั้งที่สอง 7–14 วันหลังจากวันครบกำหนดหากยังไม่ได้ชำระ โดยใช้น้ำเสียงที่เข้มงวดขึ้นที่เน้นถึงบทลงโทษหรือผลที่ตามมา ส่งการแจ้งเตือนสุดท้าย 30 วันหรือนานกว่านั้นหลังจากวันครบกำหนดหากยังไม่ดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ การแจ้งเตือนนี้ควรส่งสัญญาณถึงความเป็นไปได้ในการเพิ่มระดับการเก็บหนี้หรือดำเนินการทางกฎหมายหากการชำระเงินยังไม่ได้รับ
  

การแจ้งเตือนคการชำระเงินควรมีข้อมูลอะไรบ้าง

การแจ้งเตือนการชำระเงินควรตรงไปตรงมา ชัดเจน และเข้าใจง่ายในขณะที่ยังคงรักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ

เริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างสุภาพและเป็นมิตรเพื่อสร้างบรรยากาศที่ดีและหลีกเลี่ยงสิ่งที่ดูหยาบคายหรือกดดันเกินไป

ตัวอย่าง: “สวัสดี คุณ[ชื่อผู้รับ] หวังว่าคุณจะได้รับข้อความนี้”

ถัดไป ให้เตือนถึงเหตุผลที่คุณส่งข้อความนี้ โดยระบุ:

• จำนวนเงินที่ครบกำหนด
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ หรือจุดอ้างอิงอื่นๆ
  
• เวลาที่การชำระเงินครบกำหนด (หรือเวลาที่เกินกำหนด)
  

ตัวอย่าง: “ข้อความนี้เป็นการแจ้งเตือนสั้นๆ เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ #12345 ยอดเงิน 250 ดอลลาร์ ครบกำหนดชำระเมื่อวันที่ 15 มีนาคม และเรายังไม่เห็นการชำระเงินเข้ามา”

หลังจากรายละเอียดใบแจ้งหนี้ ให้แจ้งเตือนถึงวิธีที่พวกเขาสามารถชำระเงินได้ โดยคุณสามารถระบุ:

• วิธีการชำระเงินที่คุณยอมรับ
  
• รายละเอียดการชำระเงินที่พวกเขาอาจต้องการ (เช่น ลิงก์การชำระเงิน รายละเอียดธนาคารของคุณ)
  
• คำแนะนำทีละขั้นตอน
  

ตัวอย่าง: “คุณสามารถทำการชำระเงินออนไลน์ใน[ลิงก์]ที่นี่ หรือสามารถโอนเงินไปยังบัญชีธนาคารของเราโดยตรง (ดูรายละเอียดด้านล่าง)”

หากการชำระเงินล่าช้า ให้พูดถึงค่าธรรมเนียมหรือผลที่ตามมาอย่างสุภาพ เพื่อเตือนให้พวกเขาทราบถึงผลที่ตามมาโดยไม่ต้องเข้มงวดจนเกินไป

ตัวอย่าง: “เพียงแจ้งให้ทราบล่วงหน้า: จะมีค่าธรรมเนียมล่าช้า 15 ดอลลาร์หากเราไม่ได้รับการชำระเงินภายในวันที่ 22 มีนาคม”

กระตุ้นผู้รับให้ติดต่อหากมีปัญหาหรือคำถาม สิ่งนี้ทำให้การแจ้งเตือนรู้สึกเป็นการร่วมมือและสอดคล้องกับความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณแทนที่จะเป็นการเผชิญหน้า

ตัวอย่าง: “หากมีปัญหาใดๆ หรือคุณต้องการความช่วยเหลือในการชำระเงิน โปรดติดต่อเราได้ตลอดเวลา”

ปิดท้ายการแจ้งเตือนของคุณด้วยการกระตุ้นเตือนอย่างสุภาพที่สื่อสารประเด็นของคุณออกไป ขณะเดียวกันก็ยังทำให้พวกเขารู้สึกเหมือนเป็นลูกค้าที่มีคุณค่าและเว้นที่ไว้สำหรับการถามคำถาม

ตัวอย่าง: “ขอบคุณมากที่ดูแลเรื่องนี้! หากคุณได้ส่งการชำระเงินแล้ว โปรดละเว้นการแจ้งเตือนนี้ และหากคุณต้องการอะไร เพียงแค่บอกเรา!”

อีเมลตัวอย่างเต็ม

หัวข้อ: การเตือนอย่างเป็นมิตร – การชำระเงินที่ครบกำหนดสำหรับใบแจ้งหนี้ #12345

สวัสดี คุณ[ชื่อผู้รับ]

เราหวังว่าคุณจะได้รับอีเมลฉบับนี้ เราต้องการแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับการชำระเงินค้างชำระสำหรับใบแจ้งหนี้หมายเลข #12345 รวมเป็นเงิน 250 ดอลลาร์ ซึ่งครบกำหนดชำระในวันที่ [วันที่]

หากคุณได้ทำการชำระเงินนี้แล้ว โปรดละเว้นข้อความนี้ หรือหากยังไม่ได้ชำระ เราจะขอบคุณมากหากคุณสามารถดำเนินชำระโดยเร็วที่สุด คุณสามารถชำระเงินได้โดยใช้พอร์ทัลที่ปลอดภัยของเราที่นี่ [ลิงก์] หรือผ่านการโอนเงินผ่านธนาคาร (รายละเอียดด้านล่าง)

หมายเหตุสั้นๆ: หากเราไม่ได้รับการชำระเงินภายในวันที่ [วันที่] อาจมีการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่าช้า 15 ดอลลาร์ตามที่ระบุไว้ในเงื่อนไขการชำระเงินของเรา

หากคุณมีคำถามหรือจำเป็นต้องการความช่วยเหลือ โปรดแจ้งให้เราทราบ ขอบคุณที่ให้ความสนใจกับเรื่องนี้ และเราขอขอบคุณสำหรับการตอบกลับที่รวดเร็วของคุณ

ขอแสดงความนับถือ
[ชื่อของคุณ]
[ข้อมูลติดต่อของคุณ]

Stripe ช่วยเตือนการชำระเงินอัตโนมัติได้อย่างไร

Stripe ช่วยทำให้การแจ้งเตือนการชำระเงินอัตโนมัติ ง่ายขึ้นและลดความพยายามในการติดตามการชำระเงิน ต่อไปนี้คือวิธีที่ Stripe สามารถช่วยได้ดังนี้

• การเตือนการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินตามรอบบิล: Stripe Billing เป็นเครื่องมืออันทรงคุณค่าสำหรับธุรกิจที่ใช้ระบบสมัครสมาชิก ก่อนถึงกำหนดชำระเงิน ระบบจะเตือนลูกค้าเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่จะครบกำหนดชำระ เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องตกใจ ในกรณีที่ชำระเงินไม่สำเร็จ Stripe จะแจ้งให้ลูกค้าทราบและลองชำระเงินใหม่อีกครั้งตามช่วงเวลาที่คุณกำหนดเองได้ นอกจากนี้ ระบบยังสามารถแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับยอดคงเหลือที่ค้างชำระโดยอัตโนมัติได้อีกด้วย
  
• เครื่องมือการออกใบแจ้งหนี้: ด้วย Stripe Invoicing คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ และ Stripe จะจัดการการติดตามผล ตัวอย่างเช่น Stripe สามารถเตือนลูกค้าได้หนึ่งสัปดาห์ก่อนถึงกำหนดชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนในวันที่การชำระเงินเกินกำหนด หรือส่งการแจ้งเตือนเป็นระยะหลังจากวันครบกำหนด
  
• ลิงก์การชำระเงิน: ด้วย Stripe คุณสามารถสร้างลิงก์การชำระเงินเฉพาะสำหรับการเรียกเก็บเงินครั้งเดียวได้ ลิงก์เหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการแจ้งเตือน ซึ่งคุณสามารถฝังไว้ในอีเมลที่ Stripe ส่ง หรือรวมไว้ในการติดตามผลก็ได้ การทำให้ลูกค้าชำระเงินได้ง่ายที่สุดจะช่วยเพิ่มการชำระเงินตรงเวลาโดยไม่ต้องเพิ่มงานให้กับคุณ
  
• การจัดการการชำระเงินที่ไม่สำเร็จ: เมื่อการชำระเงินไม่สำเร็จ ระบบ Smart Retries ของ Stripe จะปรับเวลาให้เหมาะสมที่สุดในการลองประมวลผลธุรกรรมอีกครั้ง ลูกค้าจะได้รับแจ้งถึงปัญหาและแจ้งให้ทำการอัปเดตวิธีการชำระเงิน จากนั้น Stripe จะพยายามเรียกเก็บเงินอีกครั้งในช่วงเวลาที่เหมาะสมที่สุด
  
• พอร์ทัลลูกค้า: พอร์ทัลบริการตนเอง ของ Stripe เป็นนวัตกรรมที่สำคัญสำหรับธุรกิจ ลูกค้าสามารถเข้าสู่ระบบ ดูใบแจ้งหนี้ของตน อัปเดตข้อมูลการชำระเงิน หรือชำระยอดค้างชำระโดยไม่ต้องติดต่อคุณเพื่อขอความช่วยเหลือ สิ่งนี้ทำให้ลูกค้าติดตามและวางแผนการชำระเงินได้ง่ายขึ้นและลดความจำเป็นในการเตือนเพิ่มเติม
  
• การผสานการทำงานซอฟต์แวร์: Stripe ผสานการทำงานกับเครื่องมือต่างๆ เช่น Mailchimp, Zapier หรือระบบการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ Zapier เพื่อส่งการเตือนทางอีเมลที่กำหนดเองเมื่อการชำระเงินของ Stripe เกินกำหนด หรือซิงค์ Stripe กับ CRM ของคุณเพื่อให้ทีมขายและสนับสนุนของคุณได้รับข้อมูล
  
• การวิเคราะห์ขั้นสูง: Stripe รวบรวมข้อมูลแนวโน้มการชำระเงินที่คุณต้องการเพื่อการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล คุณสามารถดูได้ว่าลูกค้ารายใดชำระเงินล่าช้าบ่อยที่สุด ใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ได้รับการชำระเมื่อใด และระบบของคุณมีปัญหาด้านใดหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณสังเกตเห็นว่าการชำระเงินล่าช้าส่วนใหญ่เกิดขึ้นในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ คุณสามารถปรับเวลาการแจ้งเตือนได้ตามนั้น
  
• อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) สำหรับการปรับแต่งทั้งหมด: หากคุณต้องการโซลูชันที่สร้างขึ้นตามข้อกำหนดของคุณ API ของ Stripe จะช่วยให้คุณสร้างการทำงานที่กำหนดเอง หากต้องการส่งการเตือนทางข้อความแทนทางอีเมล ก็ไม่มีปัญหา หรือหากต้องการระบบการเตือนที่ปรับให้เข้ากับพฤติกรรมของลูกค้าเฉพาะ คุณก็สามารถทำได้เช่นกัน API ของ Stripe ให้คุณควบคุมการออกแบบสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ
  

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในการเตือนการชำระเงินมีอะไรบ้าง

การเตือนการชำระเงินที่มีประสิทธิภาพต้องมีโทนเสียงที่เหมาะสมและระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด การทำผิดพลาดในการเตือนอาจทำให้โอกาสในการได้รับเงินลดลงหรือทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับเสียหาย นี่คือข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง:

• การไม่ชัดเจน: หากการแจ้งเตือนขาดรายละเอียดที่สำคัญ ลูกค้าที่สับสนอาจละเลยไปโดยไม่ชำระเงิน ควรระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขอ้างอิง จำนวนเงินที่ต้องชำระ วันครบกำหนดชำระเงิน และขั้นตอนในการชำระเงินเสมอ
  
• การใช้โทนเสียงที่ไม่เหมาะสม: น้ำเสียงที่รุนแรงเกินไปอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจ ในขณะที่น้ำเสียงที่เป็นมิตรหรือเฉยเมยเกินไปอาจไม่สื่อถึงความเร่งด่วนเพียงพอ ใช้ภาษาที่สุภาพแต่หนักแน่น เช่น "คุณต้องจ่ายเงินทันทีเพื่อหลีกเลี่ยงผลที่ตามมา" อาจฟังดูรุนแรงเกินไป ในขณะที่ "ว่าไง คุณติดเงินเราอยู่นะ!" อาจฟังดูสบายๆ เกินไป
  
• การรอนานเกินไปจนกว่าจะส่งคำเตือน: หากคุณส่งการแจ้งเตือนเฉพาะเมื่อเลยกำหนดชำระเงินแล้ว ลูกค้าอาจลืมใบแจ้งหนี้หรือคิดว่าไม่ใช่ปัญหาเร่งด่วน ให้ส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าสองสามวันก่อนถึงกำหนดชำระเงิน ในวันครบกำหนดชำระเงิน และทันทีหลังจากเลยกำหนดชำระเงิน (เช่น 1–7 วัน) และในช่วงเวลาที่เพิ่มขึ้นหากการชำระเงินยังคงค้างชำระ
  
• กการส่งข้อความมากเกินไปจนผู้รับรู้สึกอึดอัด: การเตือนที่ส่งบ่อยเกินไปอาจสร้างความหงุดหงิดและทำให้ผู้รับหลีกเลี่ยงหรือไม่สนใจการสื่อสารของคุณ พิจารณาอย่างรอบคอบว่าคุณจะกำหนดเวลาการแจ้งเตือนอย่างไร ส่งการแจ้งเตือนครั้งแรกเมื่อเลยกำหนดชำระไปแล้วสองสามวัน จากนั้นติดตามผลอีกครั้งหนึ่งหรือสองครั้งภายในกรอบเวลาที่เหมาะสม (เช่น 7 และ 14 วันต่อมา) และเก็บการแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายไว้ใช้เมื่อความพยายามอย่างสุภาพทั้งหมดล้มเหลว
  
• การไม่เสนอความช่วยเหลือหรือทางออก: หากการแจ้งเตือนไม่รับทราบว่าอาจมีเหตุผลที่ผู้รับการแจ้งเตือนจึงไม่ชำระเงิน เช่น มีปัญหาทางการเงินหรือสับสนว่าจะชำระเงินอย่างไร คำเตือนอาจดูแข็งกร้าวหรือไม่มีประโยชน์ และทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าไม่ได้รับการสนับสนุน ควรระบุคำเชิญชวนให้ติดต่อกลับ เช่น "หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้นี้หรือต้องการความช่วยเหลือ โปรดติดต่อเรา"
  
• การมองข้ามการสร้างแบรนด์และความเป็นมืออาชีพ: หากข้อความแจ้งเตือนของคุณดูเหมือนไม่เป็นทางการหรือไม่ตรงกับน้ำเสียงหรือสไตล์ของธุรกิจของคุณ ข้อความแจ้งเตือนนั้นอาจดูไม่น่าเชื่อถือ สร้างความสับสนให้กับลูกค้า หรือทำให้พวกเขาสงสัยว่าข้อความแจ้งเตือนนั้นอาจเป็นการฉ้อโกง ให้ใช้โลโก้ เทมเพลตอีเมลที่มีตราสินค้า และน้ำเสียงที่สอดคล้องกับสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังจากธุรกิจของคุณ
  
• การไม่ระบุตัวเลือกการชำระเงิน: กระบวนการชำระเงินที่ซับซ้อนหรือไม่ชัดเจนทำให้เกิดความล่าช้าหรือการไม่ชำระเงิน ควรระบุลิงก์การชำระเงิน โดยตรง (ถ้าเป็นไปได้) คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้การโอนเงินผ่านธนาคารหรือวิธีการอื่นๆ และข้อมูลติดต่อของคุณหากมีคำถามใดๆ
  
• การไม่กล่าวถึงค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือผลที่ตามมา: หากไม่มีผลที่ตามมาสำหรับความล่าช้า ลูกค้าอาจไม่ให้ความสำคัญกับการชำระเงิน เพื่อกระตุ้นให้ชำระเงินทันเวลา ควรชี้แจงค่าธรรมเนียมล่าช้าหรือการดำเนินการที่อาจเกิดขึ้น
  
• การไม่ติดตามผล: หากคุณส่งการแจ้งเตือนหนึ่งครั้งและไม่ได้ติดต่ออีก ลูกค้าอาจลืมเกี่ยวกับการแจ้งเตือนนั้น ให้สร้างตารางการติดตามผลที่เพิ่มระดับน้ำเสียงและความเร่งด่วนเมื่อเวลาผ่านไป