Um lembrete de pagamento é uma comunicação que uma empresa envia para informar ou lembrar um cliente sobre um pagamento futuro ou vencido. Normalmente, as empresas usam esses lembretes para aumentar o índice de pagamentos em dia. Eles podem ser enviados por meio de diversos canais, como e-mail, mensagens de texto, cartas ou chamadas telefônicas automatizadas.

Pagamentos em atraso são um problema comum para as empresas. Na Europa Ocidental, por exemplo, quase metade de todas as vendas B2B foram afetadas por pagamentos atrasados no segundo trimestre de 2024. Os lembretes de pagamento ajudam as empresas a receber os pagamentos. Abaixo, abordaremos o que você deve saber sobre lembretes de pagamento, como o que incluir, quando enviá-los e como a Stripe pode ajudar a automatizar o processo.

O que há neste artigo?

• Quando você deve enviar um lembrete de pagamento?
  
• O que um lembrete de pagamento deve incluir?
  
• Como a Stripe pode ajudar a automatizar os lembretes de pagamento?
  
• Quais são os erros comuns a serem evitados com lembretes de pagamento?
  

Quando você deve enviar um lembrete de pagamento?

O momento de enviar um lembrete de pagamento depende da natureza do pagamento e do relacionamento que você tem com o pagador. Aqui estão as orientações gerais sobre quando enviá-los:

• Lembretes de pagamentos futuros: envie lembretes de pagamentos futuros de 3 a 7 dias antes da data de vencimento. Isso dá ao destinatário tempo suficiente para se preparar para o pagamento e evitar tarifas por atraso ou interrupções no serviço. Esse tipo de lembrete é ideal para serviços de assinatura, ciclos regulares de cobrança ou outras situações em que um aviso com mais antecedência seja útil.
  
• Lembretes de data de vencimento: enviar lembretes de data de vencimento no dia do vencimento do pagamento. Esses lembretes incentivam educadamente o pagador a concluir a transação, caso ainda não o tenha feito. Esse tipo de lembrete é ideal para garantir que os pagamentos sejam feitos no prazo sem prejudicar os relacionamentos.
  
• Lembretes de pagamento em atraso: envie lembretes de pagamento em atraso de 1 a 7 dias após a data de vencimento. Esse é um lembrete gentil feito com a suposição de que o prazo foi perdido sem intenção. Envie um segundo lembrete de 7 a 14 dias após a data de vencimento se o pagamento ainda estiver atrasado, com um tom mais firme que destaque quaisquer penalidades ou consequências. Envie um último lembrete 30 dias ou mais após a data de vencimento se o pagamento ainda estiver incompleto. Esse lembrete deve sinalizar a possibilidade de escalonamento para cobranças ou de tomada de medidas legais se o pagamento ainda não tiver sido recebido.
  

O que um lembrete de pagamento deve incluir?

Um lembrete de pagamento deve ser direto e fácil de entender, mantendo um tom amigável e profissional.

Comece com uma saudação educada e amigável para estabelecer um tom positivo e evitar parecer muito abrupto ou insistente.

Exemplo: "Oi, [Nome do destinatário], espero que esta mensagem encontre você bem!"

Em seguida, lembre-o do motivo pelo qual você está enviando a nota. Não se esqueça de incluir:

• O valor devido
  
• O número da fatura ou outro ponto de referência
  
• Quando o pagamento é devido (ou há quanto tempo está atrasado)
  

Exemplo: "Este é apenas um lembrete rápido sobre a fatura n.º 12345 de US$ 250. Ela venceu em 15 de março e ainda não recebemos o pagamento."

Após os detalhes da fatura, lembre-os de como podem pagar. Você pode incluir:

• Formas de pagamento que você aceita
  
• Detalhes de pagamento que possam ser necessários (por exemplo, um link de pagamento, seus dados bancários)
  
• Qualquer instrução de passo a passo
  

Exemplo: "Você pode fazer o pagamento online aqui [link] ou pode transferi-lo diretamente para nossa conta bancária (veja os detalhes abaixo)."

Se o pagamento estiver atrasado, mencione educadamente quaisquer tarifas por atraso ou consequências para lembrá-los dos riscos sem ser muito duro.

Exemplo: "Este é apenas um aviso: uma tarifa por atraso de US$ 15 será aplicada se não recebermos o pagamento até 22 de março."

Incentive o destinatário a entrar em contato se houver problemas ou dúvidas. Isso faz com que o lembrete pareça colaborativo e alinhado com seu relacionamento comercial, em vez de confrontador.

Exemplo: "Se houver algum problema ou se você precisar de ajuda para fazer o pagamento, não hesite em entrar em contato conosco."

Encerre seu lembrete com uma cutucada educada que comunique seu ponto de vista e, ao mesmo tempo, faça com que o cliente se sinta valorizado e deixe espaço para perguntas.

Exemplo: "Muito obrigado por cuidar disso! Se você já enviou o pagamento, pedimos que desconsidere este lembrete. E, se você precisar de alguma coisa, é só me avisar!"

Exemplo completo de e-mail

Assunto: Lembrete amigável — Pagamento devido da fatura n.º 12345

Olá, [nome do destinatário],

Espero que esteja tudo bem. Gostaria de lembrar a você sobre o pagamento pendente da fatura n.º 12345, no valor total de US$ 250, que venceu em [data].

Se você já tiver efetuado o pagamento, desconsidere esta mensagem. Caso contrário, agradeceríamos se você pudesse resolver o problema o mais rápido possível. Você pode fazer o pagamento usando nosso portal seguro aqui [link] ou por meio de transferência bancária (detalhes abaixo).

Apenas uma observação rápida: se não recebermos o pagamento até [data], poderá ser aplicada uma tarifa por atraso de US$ 15, conforme descrito em nossas condições de pagamento.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de ajuda, entre em contato conosco. Agradecemos a atenção que você dedicou a esse assunto e agradecemos sua pronta resposta.

Atenciosamente,
[Seu Nome]
[Suas informações de contato].

Como a Stripe pode ajudar a automatizar os lembretes de pagamento?

A Stripe facilita os lembretes de automatização de pagamentos e reduz o esforço necessário para buscar pagamentos. Veja como a Stripe pode ajudar:

• Lembretes de cobrança e assinatura: o Stripe Billing é uma ferramenta valiosa para empresas baseadas em assinatura. Antes do vencimento de um pagamento, o sistema lembra os clientes de uma cobrança futura para que eles não sejam pegos de surpresa. Em caso de falha no pagamento, a Stripe notifica os clientes e tenta refazer o pagamento em intervalos que você pode personalizar. Ela também pode notificar automaticamente os clientes sobre saldos vencidos.
  
• Ferramentas de faturamento: com o Stripe Invoicing, você pode criar faturas, e a Stripe cuida do acompanhamento. Por exemplo, a Stripe pode lembrar os clientes uma semana antes do vencimento de uma fatura, enviar um aviso no dia em que o pagamento estiver vencido ou enviar lembretes periódicos após a data de vencimento.
  
• Links de pagamento: com a Stripe, você pode gerar links de pagamento exclusivos para cobranças únicas. Eles são especialmente úteis para lembretes, que você pode incorporar nos e-mails que a Stripe envia ou incluir em seus acompanhamentos. Facilitar ao máximo o pagamento dos clientes pode aumentar a pontualidade dos pagamentos sem gerar mais trabalho para você.
  
• Gerenciamento de pagamentos malsucedidos: quando os pagamentos falham, o sistema Smart Retries da Stripe faz a otimização quando tenta processar a transação novamente. Os clientes são notificados sobre o problema e solicitados a atualizar a forma de pagamento, e a Stripe tenta novamente a cobrança em intervalos otimizados.
  
• Portais de clientes: o portal de autoatendimento da Stripe é uma inovação fundamental para as empresas. Os clientes podem fazer login, ver suas faturas, atualizar suas informações de pagamento ou pagar saldos em atraso sem precisar entrar em contato com você para obter suporte. Isso facilita o monitoramento e o planejamento dos pagamentos pelos clientes e reduz a necessidade de lembretes adicionais.
  
• Integração de software: a Stripe se integra a ferramentas como Mailchimp, Zapier ou sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). Por exemplo, é possível usar o Zapier para acionar um lembrete de e-mail personalizado quando um pagamento da Stripe estiver vencido ou sincronizar a Stripe com seu CRM para manter suas equipes de vendas e suporte informadas.
  
• Análise avançada: a Stripe compila os dados de tendências de pagamento de que você precisa para tomar decisões informadas. Você pode ver quais clientes frequentemente pagam com atraso, quando a maioria das faturas é paga e se o seu sistema tem algum problema. Por exemplo, se você perceber que a maioria dos pagamentos atrasados ocorre nos fins de semana, poderá ajustar o momento de enviar lembretes.
  
• Interfaces de programação de aplicativos (APIs) para personalização total: se você precisar de soluções personalizadas de acordo com suas especificações, as APIs da Stripe permitem criar fluxos de trabalho personalizados. Deseja enviar lembretes por texto em vez de e-mail? Sem problemas. Você precisa de um sistema de lembretes que se adapte a comportamentos específicos dos clientes? Você também pode fazer isso. A API da Stripe oferece controle para projetar o que funciona melhor para o seu negócio.
  

Quais são os erros comuns a serem evitados com lembretes de pagamento?

Lembretes de pagamento eficazes precisam ter o tom certo e incluir todas as informações pertinentes. Cometer um erro em um lembrete pode prejudicar suas chances de receber o pagamento ou prejudicar o relacionamento com o destinatário. Veja a seguir os erros comuns a serem evitados:

• Ser muito vago: se o lembrete não tiver detalhes importantes, clientes confusos podem deixá-lo de lado sem pagar. Sempre inclua a fatura ou o número de referência, o valor devido, o prazo de pagamento e as instruções para efetuar o pagamento.
  
• Uso de um tom inadequado:um tom excessivamente áspero pode afastar os clientes, enquanto um tom muito amigável ou passivo pode não transmitir urgência suficiente. Use uma linguagem educada, mas firme. Por exemplo, "você precisa pagar imediatamente para evitar consequências graves" pode soar muito duro, enquanto "Ei, só um aviso, você nos deve dinheiro!" pode soar muito casual.
  
• Esperar muito tempo para enviar lembretes: se você enviar lembretes somente depois que o pagamento estiver vencido, os clientes poderão esquecer a fatura ou presumir que não se trata de uma preocupação urgente. Envie lembretes alguns dias antes da data de vencimento, na data de vencimento, logo após o pagamento estar vencido (por exemplo, de 1 a 7 dias) e periodicamente se o pagamento ainda estiver pendente.
  
• Sobrecarregar o destinatário com muitas mensagens: os lembretes enviados com muita frequência podem gerar frustração e levar os destinatários a ignorar ou evitar suas comunicações. Seja cuidadoso ao programar seus lembretes. Envie um primeiro lembrete de atraso alguns dias após a data de vencimento, faça o acompanhamento uma ou duas vezes dentro de um prazo razoável (por exemplo, 7 e 14 dias depois) e guarde os avisos finais para quando todos os esforços educados falharem.
  
• Não oferecer ajuda ou soluções: se o lembrete não reconhecer que pode haver uma explicação lógica para o fato de o destinatário não ter pago, como dificuldades financeiras ou confusão sobre como pagar, ele pode parecer rígido ou inútil e deixar o cliente sem apoio. Em vez disso, inclua um convite para entrar em contato. Por exemplo: "Se você tiver alguma dúvida sobre esta fatura ou precisar de ajuda, fique à vontade para entrar em contato conosco."
  
• Ignorar a identidade visual e o profissionalismo: se o seu lembrete parecer informal ou não corresponder ao tom ou estilo da sua empresa, ele pode parecer menos legítimo, confundir os clientes ou fazê-los suspeitar de fraude. Use seu logotipo, modelos de e-mail com a marca e um tom consistente de acordo com o que os clientes esperam de sua empresa.
  
• Deixar de incluir opções de pagamento: processos de pagamento complicados ou pouco claros levam a atrasos ou não pagamento. Sempre inclua um link de pagamento direto (se possível), instruções sobre como usar transferências bancárias ou outros métodos e suas informações de contato para qualquer dúvida.
  
• Não abordar as tarifas por atraso ou as consequências: se não houver consequências para os atrasos, os clientes podem não priorizar o pagamento. Para incentivar o pagamento imediato, descreva educadamente as tarifas por atraso ou as possíveis ações.
  
• Não fazer o acompanhamento: se você enviar um lembrete e não entrar em contato novamente, os clientes podem se esquecer dele. Crie um cronograma de acompanhamento que aumente o tom e a urgência ao longo do tempo.