Un rappel de paiement est une communication envoyée par une entreprise pour informer ou rappeler à un client un paiement à venir ou en retard. Les entreprises utilisent généralement ces rappels pour augmenter le taux de paiements effectués dans les délais. Ils peuvent être envoyés par divers moyens, tels que des e-mails, des SMS, des lettres ou des appels téléphoniques automatisés.

Les retards de paiement sont un problème courant pour les entreprises. En Europe occidentale, par exemple, près de la moitié des ventes B2B ont été affectées par des retards de paiement au deuxième trimestre 2024. Les rappels de paiement aident les entreprises à se faire payer. Ci-dessous, nous aborderons ce que vous devez savoir sur les rappels de paiement, notamment ce qu'il faut inclure, quand les envoyer et comment Stripe peut vous aider à automatiser le processus.

Sommaire

• Circonstances qui justifient l'envoi d'un rappel de paiement
  
• Éléments à inclure dans un rappel de paiement
  
• Comment Stripe peut vous aider à automatiser les rappels de paiement ?
  
• Quelles sont les erreurs courantes à éviter avec les rappels de paiement ?
  

Circonstances qui justifient l'envoi d'un rappel de paiement

Le moment choisi pour envoyer un rappel de paiement dépend de la nature du paiement et de votre relation avec le payeur. Voici quelques conseils généraux sur le moment où les envoyer :

• Rappels de paiement à venir : envoyez les rappels de paiement à venir 3 à 7 jours avant la date d'échéance. Cela donne au destinataire suffisamment de temps pour se préparer au paiement et éviter les frais de retard ou les interruptions de service. Ce type de rappel est idéal pour les services d'abonnement, les cycles de facturation réguliers ou d'autres situations dans lesquelles un préavis plus long est utile.
  
• Rappels de date d'échéance : envoyez des rappels de date d'échéance le jour où le paiement est dû. Ces rappels incitent poliment le payeur à effectuer la transaction s'il ne l'a pas encore fait. Ce type de rappel est idéal pour garantir que les paiements sont effectués à temps sans nuire aux relations.
  
• Rappels de paiement en retard : envoyez des rappels de paiement en retard 1 à 7 jours après la date d'échéance. Il s'agit d'un rappel courtois, envoyé en partant du principe que le délai n'a pas été respecté involontairement. Envoyez un deuxième rappel 7 à 14 jours après la date d'échéance si le paiement est toujours en retard, en adoptant un ton plus ferme et en soulignant les pénalités ou les conséquences éventuelles. Envoyez un dernier rappel 30 jours ou plus après la date d'échéance si le paiement n'a toujours pas été effectué. Ce rappel doit signaler la possibilité d'un recours à une agence de recouvrement ou d'une action en justice si le paiement n'a toujours pas été reçu.
  

Éléments à inclure dans un rappel de paiement

Un rappel de paiement doit être direct, concis et facile à comprendre, tout en conservant un ton amical et professionnel.

Commencez par une salutation polie et amicale afin de créer un ton positif et d'éviter de paraître trop brusque ou insistant.

Exemple : « Bonjour, [nom du destinataire], j’espère que ce message vous trouvera bien ! »

Ensuite, rappelez au destinataire la raison pour laquelle vous lui envoyez ce message. Veillez à inclure :

• le montant dû ;
  
• le numéro de facture ou toute autre référence ;
  
• la date d'échéance du paiement (ou depuis combien de temps il est en retard).
  

Exemple : « Ceci est un simple rappel concernant la facture nº 12345 d'un montant de 250 $. Elle était due le 15 mars et nous n'avons toujours pas reçu le paiement. »

Après les détails de la facture, rappelez au destinataire comment il peut payer. Vous pouvez indiquer :

• les moyens de paiement que vous acceptez ;
  
• les détails de paiement dont ils pourraient avoir besoin (par exemple, un lien de paiement, vos coordonnées bancaires) ;
  
• toutes les instructions étape par étape.
  

Exemple : « Vous pouvez effectuer le paiement en ligne ici [lien], ou le transférer directement sur notre compte bancaire (voir les coordonnées ci-dessous). »

Si le paiement est en retard, mentionnez poliment les éventuels frais de retard ou conséquences pour rappeler les enjeux au destinataire sans être trop sévère.

Exemple : « Attention : des frais de retard de 15 $ s'appliqueront si nous ne recevons pas le paiement avant le 22 mars. »

Encouragez le destinataire à vous contacter s'il a des questions ou des problèmes. Cela donne à votre rappel un caractère collaboratif et conforme à votre relation commerciale, plutôt que conflictuel.

Exemple : « Si vous rencontrez des difficultés ou avez besoin d'aide pour effectuer le paiement, n'hésitez pas à nous contacter. »

Terminez votre rappel par une remarque polie qui fait passer votre message tout en donnant au destinataire le sentiment d'être un client important et en laissant la possibilité de poser des questions.

Exemple : « Merci beaucoup de vous en occuper ! Si vous avez déjà effectué le paiement, n'hésitez pas à ignorer ce rappel. Et si vous avez besoin de quoi que ce soit, n'hésitez pas à me le faire savoir ! »

Exemple d'e-mail complet

Objet : Rappel amical – Paiement dû pour la facture nº 12345

Bonjour, [nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien. Je tenais à vous rappeler que le paiement de la facture nº 12345, d'un montant total de 250 $, était dû le [date].

Si vous avez déjà effectué ce paiement, veuillez ignorer ce message. Sinon, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir régler cette facture dès que possible. Vous pouvez effectuer le paiement via notre portail sécurisé ici [lien] ou par virement bancaire (coordonnées ci-dessous).

Remarque : si nous ne recevons pas le paiement avant le [date], des frais de retard de 15 $ pourraient s'appliquer, comme indiqué dans nos conditions de paiement.

Pour toute question, ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter. Nous vous remercions de votre attention et apprécions votre réponse rapide.

Cordialement,
[Votre prénom]
[Vos coordonnées]

Comment Stripe peut vous aider à automatiser les rappels de paiement ?

Stripe facilite l'automatisation des rappels de paiement et réduit les efforts nécessaires pour recouvrer les paiements. Voici comment Stripe peut vous aider :

• Rappels de facturation et d'abonnement : Stripe Billing est un outil précieux pour les entreprises proposant des abonnements. Avant qu'un paiement ne soit dû, le système rappelle aux clients le montant à payer afin qu'ils ne soient pas pris au dépourvu. En cas d'échec du paiement, Stripe en informe les clients et réessaie le paiement à des intervalles que vous pouvez personnaliser. Il peut également informer automatiquement les clients des soldes en souffrance.
  
• Outils de facturation : avec Stripe Invoicing, vous pouvez créer des factures et Stripe se charge du suivi. Par exemple, Stripe peut envoyer un rappel aux clients une semaine avant l'échéance d'une facture, le jour où le paiement devient en retard ou périodiquement après la date d'échéance.
  
• Liens de paiement : avec Stripe, vous pouvez générer des liens de paiement uniques pour les paiements ponctuels. Ceux-ci sont particulièrement utiles pour les rappels, que vous pouvez intégrer dans les e-mails envoyés par Stripe ou inclure dans vos suivis. En facilitant au maximum le paiement pour les clients, vous pouvez augmenter le nombre de paiements effectués à temps sans créer de travail supplémentaire pour vous.
  
• Gestion des échecs de paiement : lorsque les paiements échouent, le système Smart Retries de Stripe optimise le moment où il faut réessayer de traiter la transaction. Les clients sont informés du problème et invités à mettre à jour leur moyen de paiement, puis Stripe réessaie le prélèvement à des intervalles optimisés.
  
• Portails clients : le portail en libre-service de Stripe est une innovation clé pour les entreprises. Les clients peuvent se connecter, consulter leurs factures, mettre à jour leurs informations de paiement ou régler leurs impayés sans avoir à vous contacter pour obtenir de l'aide, ce qui leur permet de suivre et de planifier plus facilement leurs paiements tout en réduisant le besoin d’émettre des rappels supplémentaires.
  
• Intégration logicielle : Stripe s'intègre à des outils tels que Mailchimp, Zapier ou des systèmes de gestion de la relation client (CRM). Par exemple, vous pouvez utiliser Zapier pour déclencher un rappel par e-mail personnalisé lorsqu'un paiement Stripe est en retard ou synchroniser Stripe avec votre CRM afin de tenir vos équipes commerciales et d'assistance informées.
  
• Analyses avancées : Stripe compile les données sur les tendances de paiement dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées. Vous pouvez voir quels clients paient souvent en retard, quand la plupart des factures sont payées et si votre système présente des problèmes. Par exemple, si vous remarquez que la plupart des paiements en retard ont lieu le week-end, vous pouvez ajuster le timing de vos rappels en conséquence.
  
• Interfaces de programmation d'applications (API) pour une personnalisation totale : si vous avez besoin de solutions sur mesure, les API de Stripe vous permettent de créer des flux de travail personnalisés. Vous souhaitez envoyer des rappels par SMS plutôt que par e-mail ? Aucun problème. Vous avez besoin d'un système de rappel qui s'adapte aux comportements spécifiques de vos clients ? C'est également possible. L'API de Stripe vous permet de concevoir ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise.
  

Quelles sont les erreurs courantes à éviter avec les rappels de paiement ?

Pour être efficaces, les rappels de paiement doivent adopter le ton approprié et inclure toutes les informations pertinentes. Une erreur dans un rappel peut nuire à vos chances d'être payé ou endommager votre relation avec le destinataire. Voici les erreurs courantes à éviter :

• Être trop vague : si le rappel ne contient pas les détails importants, les clients confus pourraient le mettre de côté sans payer. Indiquez toujours le numéro de facture ou de référence, le montant dû, la date limite de paiement et les instructions pour effectuer le paiement.
  
• Utiliser un ton inapproprié : un ton trop sévère peut aliéner les clients, tandis qu'un ton trop amical ou passif peut ne pas traduire suffisamment l'urgence. Utilisez un langage poli mais ferme. Par exemple, « Vous devez payer immédiatement pour éviter de graves conséquences » peut sembler trop sévère, tandis que « Bonjour, juste pour information, vous nous devez de l'argent ! » semblera trop familier.
  
• Attendre trop longtemps avant d'envoyer des rappels : si vous n'envoyez des rappels qu'après l'échéance du paiement, les clients risquent d'oublier la facture ou de supposer qu'il ne s'agit pas d'une question urgente. Envoyez des rappels quelques jours avant la date d'échéance, à la date d'échéance, peu après l'échéance du paiement (par exemple, 1 à 7 jours), et à intervalles de plus en plus courts si le paiement n'a toujours pas été effectué.
  
• Submerger le destinataire d’un trop grand nombre de messages : les rappels envoyés trop fréquemment peuvent créer de la frustration et amener les destinataires à ignorer ou à éviter vos communications. Réfléchissez bien au moment où vous envoyez vos rappels. Envoyez un premier rappel de retard quelques jours après la date d'échéance, faites un ou deux suivis dans un délai raisonnable (par exemple, 7 et 14 jours plus tard), et gardez les derniers avis pour lorsque tous vos efforts polis auront échoué.
  
• Ne pas proposer d'aide ou de solutions : si le rappel ne tient pas compte du fait qu'il peut y avoir une explication logique au non-paiement du destinataire, telle que des difficultés financières ou une confusion quant au mode de paiement, il peut être perçu comme rigide ou inutile et donner au client le sentiment de ne pas être soutenu. Invitez plutôt le destinataire à vous contacter. Par exemple : « Si vous avez des questions concernant cette facture ou si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à nous contacter. »
  
• Négliger l'image de marque et le professionnalisme : si votre rappel semble informel ou non conforme au ton ou au style de votre entreprise, il peut paraître moins légitime, semer la confusion chez les clients ou les amener à soupçonner une fraude. Utilisez votre logo, des modèles d'e-mails à l'image de votre marque et un ton cohérent, conforme à ce que les clients attendent de votre entreprise.
  
• Oublier d'inclure les options de paiement : des processus de paiement compliqués ou peu clairs entraînent des retards ou des impayés. Incluez toujours un lien de paiement direct (si possible), des instructions sur la manière d'utiliser les virements bancaires ou d'autres méthodes, ainsi que vos coordonnées pour toute question.
  
• Ne pas mentionner les frais de retard ou les conséquences : s'il n'y a pas de conséquences en cas de retard, les clients risquent de ne pas donner la priorité au paiement. Pour encourager un paiement rapide, indiquez poliment les frais de retard ou les mesures potentielles.
  
• Ne pas faire de suivi : si vous envoyez un seul rappel et ne reprenez pas contact, les clients risquent de l'oublier. Créez un calendrier de suivi qui intensifie le ton et l'urgence au fil du temps.