支払いリマインド通知は、支払いの予定または支払いの遅延について顧客に通知・再確認するための重要な手段です。多くの企業では、期日どおりの支払い率を高める目的で、このようなリマインド通知を活用しています。メール、ショートメッセージ、郵送、自動音声など、複数の手段を通じて送信することができます。

支払い遅延は、企業にとって一般的な課題の 1 つです。たとえば、西ヨーロッパにおいては、2024 年第 2 四半期に B2B 売上の約半数が支払い遅延の影響を受けたという報告があります。支払いのリマインド通知は、そうした課題に対する有効な対応策の 1 つです。本記事では、支払いのリマインド通知に含めるべき要素、送付のタイミング、Stripe による自動化の活用方法など、実務に役立つ情報をご紹介しています。

この記事の内容

• 支払いのリマインド通知はいつ送付すべきですか
  
• 支払いのリマインド通知には何を含めるべきですか
  
• 支払いのリマインド通知の自動化における Stripe の活用方法
  
• 支払いのリマインド通知で避けるべき一般的なミス
  

支払いのリマインド通知はいつ送付すべきですか

支払いのリマインド通知を送信する最適なタイミングは、取引の性質や顧客との関係によって異なりますが、以下のような一般的な目安があります。

• 支払い前のリマインド通知: 支払い期日の 3 ～ 7 日前に支払いのリマインド通知を送信します。これにより、受取人は支払いの準備に十分な時間を確保でき、延滞手数料やサービスの中断を回避できます。これはサブスクリプションサービス、定期的な請求が発生する場面、より多くの通知が望ましい状況に特に有効です。
  
• 期日当日のリマインド通知: 支払い期日当日にリマインド通知を送信します。この通知は、支払いがまだ行われていない場合に、丁寧な形で取引の完了を促すものです。支払い期限内の対応を後押しし、顧客との関係を損なわずに支払いを完了してもらうために有効です。
  
• 期日超過後のリマインド通知: 支払い期日から 1 ～ 7 日後に最初の期日超過のリマインド通知を送り、意図せず支払いが遅れている可能性に配慮したトーンで知らせします。さらに支払いが未完了の場合は、7 ～ 14 日後に再度通知し、必要に応じて延滞による罰則や影響についても案内します。支払いが 30 日以上確認できない場合には、最終通知として、回収措置や法的対応の可能性について知らせします。
  

支払いのリマインド通知には何を含めるべきですか？

支払いのリマインド通知は、親しみやすさとプロフェッショナリズムを兼ね備えたトーンを保ちながら、簡潔でわかりやすく作成することが重要です。

冒頭では、丁寧な挨拶を添え、前向きな印象を与えるようにしましょう。唐突に聞こえたり、押しつけがましい印象になったりしないよう配慮することが重要です。

例: 「[受取人の名前]様、平素よりお世話になっております。」

次に、メモを送信する理由を相手に思い出させます。必ず以下の情報を記載するようにしてください:

• 請求金額
  
• 請求書番号 またはその他の参照点
  
• 支払い期日 (または支払い期限を過ぎてからの経過日数)
  

Example: 「これは、請求書#12345について$ 250 で簡単に思い出させるものです。期限は 3 月 15 日でしたが、まだ支払いが届いていません。」

請求書の詳細がわかったら、支払い方法を思い出させます。次のものを含めることができます:

• お支払い方法 を受け入れます
  
• 顧客が必要とする支払い情報 (決済用リンクや銀行口座情報など)
  
• 手順が必要な場合はステップごとの説明
  

例: 「お支払いは、[リンク] よりオンラインで完了いただけます。また、弊社の銀行口座へ直接ご送金いただくことも可能です (詳細は以下をご覧ください)。」

支払いの遅延が発生している場合は、延滞手数料やその影響について、威圧的にならないように丁寧に説明します。

例: 「念のためのご案内となりますが、3 月 22 日までにお支払いの確認が取れない場合は、$ 15 の延滞手数料が発生する可能性がございます。」

問題や質問がある場合は、受取人に連絡するように促します。これにより、リマインダーは対立的ではなく、協力的で、ビジネス関係に沿ったものになります。

例: 「ご不明な点やご事情がある場合は、どうぞお気軽に弊社までお問い合わせください。」

最後に、通知の要点を丁寧な言葉でまとめることで、顧客への敬意と配慮を伝え、あわせて質問や相談を受け付けている旨を知らせます。

Example: 「お世話になっていただき、本当にありがとうございます!すでに支払いを送金している場合は、このリマインダーを無視してもかまいません。そして、何か必要なものがあれば、私に知らせてください!」

サンプルメール全文

件名：フレンドリーなリマインダー–請求書#12345の支払い期限

[受取人の名前]様、平素よりお世話になっております。

お元気でお過ごしでしょうか。請求書#12345の未払金、合計$ 250、[日付]に支払われる予定についてのご確認でございます。

すでにこの支払いがお済みの場合は、このメッセージは無視してください。もしそうでなければ、できるだけ早くご対応いただければ幸いです。支払いは、こちらの安全なポータル[リンク]または銀行振込(詳細は以下)で行うことができます。

念のためのご案内となりますが、[日付] までにご入金の確認が取れない場合は、支払い規約に基づき$ 15 の延滞手数料が加算される可能性がございます。

ご不明な点やサポートが必要な場合は、お知らせください。この件についてご指摘いただき、誠にありがとうございます。また、迅速な対応に感謝いたします。

よろしくお願いいたします。
[差出人氏名]
[差出人連絡先情報]

支払いのリマインド通知の自動化における Stripe の活用方法

Stripe は、自動的な決済リマインド通知を簡単に実現し、決済業務にかかる負担を軽減できます。以下のような方法で、Stripe をご活用いただけます。

• Billing とサブスクリプションのリマインド通知: Stripe Billing は、サブスクリプションモデルを導入しているビジネスにとって有効なツールです。支払い期日の前に顧客へ通知を送ることで、安心して準備を進めてもらえます。支払いが失敗した場合には、Stripe が顧客に通知を行い、設定された間隔で支払いの再試行を行います。支払い期日を過ぎた残高についても、自動でリマインド通知を送信できます。
  
• Invoicing ツール: Stripe Invoicing をご利用いただくことで、請求書の作成や送付、リマインド通知のフォローアップまで自動化できます。たとえば、請求書の期日の 1 週間前、期日当日、期日後などに定期的な通知を送信することが可能です。
  
• 決済用リンク: Stripe では、1 回限りの支払い対応する一意の決済用リンクを生成できます。このリンクはメール本文に埋め込んだり、リマインド通知に添付したりしてご活用いただけます。顧客ができるだけスムーズに支払いを完了できるようにすることで、業務の手間を増やさずに、期日どおりの支払いを促すことが可能です。
  
• 失敗した支払いの管理: 支払いが失敗した場合、Stripe の Smart Retries が再試行のタイミングを自動的に最適化します。顧客には通知が送られ、決済手段の更新が求められます。最適な間隔で再試行が実施されるため、回収成功の可能性を高めることができます。
  
• カスタマーポータル: Stripe のセルフサービスポータルは、ビジネスにとって重要なイノベーションです。このポータルを利用することで、顧客は自身のアカウントにログインし、請求書の確認や支払い情報の更新、期日を過ぎた残高の支払いなどを行うことができます。サポートへの問い合わせなしで操作が完了するため、顧客の利便性が向上し、リマインド通知の送信頻度も抑えることが可能です。
  
• ソフトウェアとの連携: Stripe は、Mailchimp、Zapier、顧客関係管理 (CRM) ツールなどの外部サービスと連携できます。たとえば Zapier を使えば、支払い期日を過ぎた際にカスタマイズされたリマインド通知を送ることが可能です。また、Stripe を CRM と連携させることで、営業やサポートチームとの協業も促進できます。
  
• 高度な分析機能: 支払い傾向に関するデータが表示されるため、意思決定の参考として活用できます。たとえば、支払いが遅れがちな顧客、請求書の支払いが集中する時期、システムで発生している問題を把握することができます。支払いの遅延が週末に多く発生している場合は、それに合わせてリマインド通知の送信タイミングを調整することも可能です。
  
• 柔軟なカスタマイズのためのアプリケーションプログラミングインターフェース (API): 特定のビジネスニーズに合わせて構築されたソリューションをご希望の場合は、Stripe の API を利用して、独自のワークフローを構築することができます。たとえば、リマインド通知をメールではなくテキストメッセージで送信する、または顧客の行動に応じて通知の内容やタイミングを調整するといった対応も可能です。Stripe の API を活用することで、自社の運用に最適なリマインド通知システムを設計できます。
  

支払いのリマインド通知で避けるべき一般的なミス

支払いのリマインド通知を効果的に活用するには、適切なトーンを用い、必要な情報を過不足なく盛り込むことが大切です。不正確なリマインド通知は、支払いの実行率を下げるだけでなく、顧客との信頼関係を損なうおそれがあります。以下に、避けるべき一般的なミスをご紹介します。

• 内容が曖昧である: リマインド通知に必要な情報が欠けていると、顧客が混乱し、支払いを保留してしまうことがあります。請求書番号や請求金額、支払い期限、支払い方法などの基本情報を明確に記載するようにしましょう。
  
• トーンが不適切である: 厳しすぎるトーンは顧客の反感を招く恐れがあり、反対にくだけすぎた表現では緊急性が伝わりません。丁寧でありながら、誠実さや重要性が伝わる表現を心がけてください。たとえば、「重大な結果を避けるためにすぐにお支払いください」は強すぎる印象を与える一方で、「ご注意ください。お支払いをお忘れです」は軽く聞こえすぎる場合があります。
  
• リマインド通知の送信が遅すぎる: 支払い期限後に初めてリマインド通知を送ると、顧客が請求を忘れていたり、優先順位が低いと感じたりする可能性があります。期日の数日前、期日当日、期日後すぐ (1 ～ 7 日など) にリマインド通知を送信するのが効果的です。未払いが続く場合には、段階的に通知を続けてください。
  
• 通知の頻度が多すぎる: リマインド通知の送信回数が多すぎると、顧客が圧迫感を覚え、連絡を避けたり無視したりする恐れがあります。リマインド通知のタイミングについては慎重に検討してください。最初のリマインド通知は期日を数日過ぎた段階で送り、その後は 7 日後や 14 日後にフォローアップを行うなど、適切な間隔を設けましょう。すべての丁寧な通知が無効であった場合には、最終通知で締めくくるようにしてください。
  
• 支援や選択肢を提示しない: リマインド通知に、顧客が支払いに至らない背景として、経済的なご事情や支払い方法の混乱など、正当な理由がある可能性への配慮が欠けていると、通知が堅苦しく感じられたり、冷たく一方的な印象を与えてしまったりすることがあります。その結果、サポートが受けられないと感じさせてしまうかもしれません。そうした印象を避けるためにも、「ご不明な点がございましたらお気軽にご連絡ください」といった柔らかい一文を添えることをおすすめします。
  
• ブランドや信頼感に配慮していない: リマインド通知の文体や見た目が、普段のビジネスのスタイルやブランドイメージと一致していないと、正規の連絡と認識されない可能性があり、顧客を混乱させたり、不正利用の疑いを抱かせたりすることがあります。自社のロゴ、ブランドのメールテンプレート、一貫した文体を用い、正式な連絡であることが伝わるようにしましょう。
  
• 支払いの選択肢を提示しない: 支払い方法がわかりづらい場合、支払い遅延や未払いにつながることがあります。可能であれば、直接の決済用リンクの掲載、銀行振込やその他の手段の案内、問い合わせ先の明記を行ってください。
  
• 延滞による手数料や影響を説明しない: 支払いの遅れによる具体的な影響が伝わらなければ、顧客にとっての優先度が下がる場合があります。延滞手数料や提供サービスへの影響などについて、丁寧な表現で明確に伝えることが重要です。
  
• フォローアップを行わない: 1 回のリマインド通知では、見落とされたり忘れられてしまうこともあります。時間の経過とともに少しずつトーンと緊急度を高めたフォローアップスケジュールを計画してください。