Eine Zahlungserinnerung ist eine Mitteilung, die ein Unternehmen versendet, um einen Kunden/eine Kundin über eine anstehende oder überfällige Zahlung zu informieren oder daran zu erinnern. Unternehmen verwenden diese Erinnerungen in der Regel, um die Zahlungen pünktlich zu erhalten. Sie können über verschiedene Kanäle versendet werden, beispielsweise per E-Mail, SMS, Brief oder automatisiertem Telefonanruf.

Überfällige Zahlungen sind ein häufiges Problem für Unternehmen. In Westeuropa waren beispielsweise im zweiten Quartal 2024 fast die Hälfte aller B2B Verkäufe von verspäteten Zahlungen betroffen. Zahlungserinnerungen helfen Unternehmen, bezahlt zu werden. Im Folgenden werden wir behandeln, was Sie über Zahlungserinnerungen wissen sollten, wie z. B. was Sie einfügen, wann Sie sie senden und wie Stripe helfen kann, den Prozess zu automatisieren.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden?
  
• Was sollte eine Zahlungserinnerung enthalten?
  
• Wie kann Stripe helfen, Zahlungserinnerungen zu automatisieren?
  
• Welche häufigen Fehler sollten bei Zahlungserinnerungen vermieden werden?
  

Wann sollten Sie eine Zahlungserinnerung versenden?

Der Zeitpunkt einer Zahlungserinnerung hängt von der Art der Zahlung und Ihrer Beziehung zur zahlenden Person ab. Nachfolgend finden Sie allgemeine Richtlinien zum Versand von Zahlungserinnerungen:

• Erinnerungen an bevorstehende Zahlungen: Senden Sie Erinnerungen an bevorstehende Zahlungen 3–7 Tage vor dem Fälligkeitsdatum. Dies gibt dem/der Empfänger/in ausreichend Zeit, sich auf die Zahlung vorzubereiten und verspätete Gebühren oder Dienstunterbrechungen zu vermeiden. Diese Art von Erinnerung ist ideal für Abonnementdienste, regelmäßige Abrechnungszyklen oder andere Situationen, in denen mehr Vorankündigung hilfreich ist.
  
• Erinnerungen an Fälligkeitsdaten: Senden Sie Erinnerungen an Fälligkeitsdaten am Tag, an dem die Zahlung fällig ist. Diese Erinnerungen drängen die zahlende Person höflich, die Transaktion abzuschließen, falls dies noch nicht geschehen ist. Diese Art von Erinnerung ist ideal, um sicherzustellen, dass Zahlungen pünktlich erfolgen, ohne die Beziehungen zu schädigen.
  
• Erinnerungen an überfällige Zahlungen: Versenden Sie 1–7 Tage nach dem Fälligkeitsdatum Mahnungen für überfällige Zahlungen. Dies ist eine freundliche Erinnerung, die davon ausgeht, dass die Frist unbeabsichtigt versäumt wurde. Versenden Sie eine zweite Erinnerung 7–14 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, wenn die Zahlung immer noch aussteht, mit einem strengeren Ton, der auf Strafen oder Konsequenzen hinweist. Versenden Sie eine letzte Erinnerung 30 Tage oder mehr nach dem Fälligkeitsdatum, wenn die Zahlung immer noch nicht eingegangen ist. Diese Erinnerung sollte darauf hinweisen, dass bei Nichtzahlung ein Inkassoverfahren oder rechtliche Schritte eingeleitet werden können.
  

Was sollte eine Zahlungserinnerung enthalten?

Eine Zahlungserinnerung sollte direkt, prägnant und leicht verständlich sein und gleichzeitig einen freundlichen und professionellen Ton beibehalten.

Beginnen Sie mit einer höflichen und freundlichen Begrüßung, um einen positiven Ton zu setzen und zu vermeiden, zu abrupt oder aufdringlich zu klingen.

Beispiel: „Hallo, [Name des Empfängers/der Empfängerin], ich hoffe, es geht Ihnen gut!“

Erinnern Sie sie als Nächstes daran, warum Sie die Nachricht senden. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes einfügen:

• Den fälligen Betrag
  
• Die Rechnungsnummer oder einen anderen Bezugspunkt
  
• Wann die Zahlung fällig ist (oder wie lange sie überfällig ist)
  

Beispiel: „Dies ist nur eine kurze Erinnerung an die Rechnung #12345 über 250 $. Sie war am 15. März fällig, und wir haben die Zahlung noch nicht erhalten.“

Nach den Rechnungsdetails erinnern Sie sie daran, wie sie bezahlen können. Sie können Folgendes einfügen:

• Zahlungsmethoden, die Sie akzeptieren
  
• Erforderliche Zahlungsdetails (z. B. einen Zahlungslink, Ihre Bankdaten)
  
• Alle Schritt-für-Schritt-Anleitungen
  

Beispiel: „Sie können die Zahlung online hier [link] vornehmen oder sie direkt auf unser Bankkonto überweisen (siehe Details unten).“

Wenn die Zahlung verspätet ist, erwähnen Sie höflich etwaige Verspätungsgebühren oder Konsequenzen, um sie an die Risiken zu erinnern, ohne zu hart zu klingen.

Beispiel: „Nur ein Hinweis: Eine Verspätungsgebühren von 15 $ wird fällig, wenn wir die Zahlung bis zum 22. März nicht erhalten.“

Ermutigen Sie den/die Empfänger/in, sich zu melden, wenn es Probleme oder Fragen gibt. Dies lässt die Erinnerung kooperativ erscheinen und im Einklang mit Ihrer Geschäftsbeziehung, anstatt konfrontativ zu wirken.

Beispiel: „Wenn es ein Problem gibt oder Sie Hilfe bei der Zahlung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.“

Schließen Sie Ihre Erinnerung mit einem höflichen Hinweis ab, der Ihren Punkt kommuniziert, während Sie den/die Empfänger/in weiterhin als geschätzte/n Kunden/Kundin fühlen lassen und Raum für Fragen lassen.

Beispiel: „Vielen Dank, dass Sie sich darum kümmern! Wenn Sie die Zahlung bereits gesendet haben, können Sie diese Erinnerung ignorieren. Und wenn Sie etwas benötigen, lassen Sie es mich einfach wissen!“

Vollständige Beispiel-E-Mail

Betreff: Freundliche Erinnerung – Zahlung fällig für Rechnung #12345

Hallo [Name des/der Empfängers/Empfängerin],

Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie höflich an die ausstehende Zahlung für die Rechnung Nr. 12345 in Höhe von insgesamt 250 $ erinnern, die am [Datum] fällig war.

Sollten Sie die Zahlung bereits getätigt haben, ignorieren Sie diese Nachricht bitte. Andernfalls würden wir uns freuen, wenn Sie sich so bald wie möglich darum kümmern könnten. Sie können die Zahlung über unser sicheres Portal hier [Link] oder per Banküberweisung (Details siehe unten) vornehmen.

Bitte beachten Sie, dass gemäß unseren Zahlungsbedingungen eine Verspätungsgebühr in Höhe von 15 $ anfallen kann, wenn die Zahlung nicht bis zum [Datum] bei uns eingegangen ist.

Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an uns. Wir danken Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit und freuen uns auf Ihre baldige Antwort.

Herzliche Grüße
[Ihr Name]
[Ihre Kontaktdaten]

Wie kann Stripe bei der Automatisierung von Zahlungserinnerungen helfen?

Stripe erleichtert die Automatisierung von Zahlungen und reduziert den Aufwand, der erforderlich ist, um Zahlungen einzufordern. So kann Stripe helfen:

• Abrechnungs- und Abonnementerinnerungen: Stripe Billing ist ein wertvolles Tool für abonnementbasierte Unternehmen. Bevor eine Zahlung fällig ist, erinnert das System die Kundinnen und Kunden an eine bevorstehende Belastung, damit sie nicht überrascht werden. Im Falle einer fehlgeschlagenen Zahlung benachrichtigt Stripe die Kundinnen und Kunden und versucht, die Zahlung in von Ihnen anpassbaren Intervallen erneut zu verarbeiten. Es kann auch automatisch die Kundinnen und Kunden über überfällige Salden informieren.
  
• Rechnungsstellungstools: Mit Stripe Invoicing können Sie Rechnungen erstellen, und Stripe kümmert sich um die Nachverfolgung. Zum Beispiel kann Stripe die Kundinnen und Kunden eine Woche vor Fälligkeit der Rechnung erinnern, am Tag, an dem die Zahlung überfällig wird, eine Erinnerung senden oder nach dem Fälligkeitsdatum regelmäßige Erinnerungen senden.
  
• Zahlungslinks: Mit Stripe können Sie einzigartige Zahlungslinks für einmalige Belastungen generieren. Diese sind besonders nützlich für Erinnerungen, die Sie in den E-Mails, die Stripe sendet, einbetten oder in Ihren Nachverfolgungen einfügen können. Es so einfach wie möglich zu machen, damit Kundinnen und Kunden zahlen können, kann die pünktlichen Zahlungen erhöhen, ohne mehr Arbeit für Sie zu schaffen.
  
• Verwaltung fehlgeschlagener Zahlungen: Wenn Zahlungen fehlschlagen, optimiert das Smart Retries-System von Stripe, wann die Transaktion erneut verarbeitet werden soll. Die Kundinnen und Kunden werden über das Problem informiert und aufgefordert, ihre Zahlungsmethode zu aktualisieren, und Stripe versucht die Belastung in optimierten Intervallen erneut.
  
• Kundenportale: Das Self-Service-Portal von Stripe ist eine wichtige Innovation für Unternehmen. Kundinnen und Kunden können sich anmelden, ihre Rechnungen einsehen, ihre Zahlungsinformationen aktualisieren oder überfällige Salden bezahlen, ohne Sie für Unterstützung kontaktieren zu müssen. Kundinnen und Kunden können somit Zahlungen überwachen und planen, und zusätzliche Erinnerungen sind nicht mehr erforderlich.
  
• Softwareintegration: Stripe integriert sich mit Tools wie Mailchimp, Zapier oder Customer Relationship Management (CRM)-Systemen. Zum Beispiel können Sie Zapier verwenden, um eine nutzerdefinierte E-Mail-Erinnerung auszulösen, wenn eine Stripe-Zahlung überfällig ist, oder Stripe mit Ihrem CRM zu synchronisieren, um Ihre Vertriebs- und Supportteams auf dem Laufenden zu halten.
  
• Erweiterte Analysen: Stripe sammelt die Zahlungsdaten, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie können sehen, welche Kundinnen und Kunden häufig zu spät zahlen, wann die meisten Rechnungen bezahlt werden und ob Ihr System Probleme hat. Wenn Sie beispielsweise feststellen, dass die meisten überfälligen Zahlungen an Wochenenden erfolgen, können Sie Ihre Erinnerungszeit entsprechend anpassen.
  
• Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) für totale Anpassung: Wenn Sie Lösungen benötigen, die speziell nach Ihren Vorgaben erstellt wurden, ermöglichen Stripes APIs Ihnen, nutzerdefinierte Workflows zu erstellen. Möchten Sie Erinnerungen per SMS anstelle von E-Mail senden? Kein Problem. Benötigen Sie ein Erinnerungssystem, das sich an spezifisches Kundenverhalten anpasst? Das können Sie auch tun. Stripes API gibt Ihnen die Kontrolle, um das zu gestalten, was am besten für Ihr Unternehmen funktioniert.
  

Was sind häufige Fehler, die bei Zahlungserinnerungen vermieden werden sollten?

Effektive Zahlungserinnerungen müssen den richtigen Ton treffen und alle relevanten Informationen enthalten. Ein Fehler bei einer Erinnerung kann Ihre Chancen auf Zahlung beeinträchtigen oder Ihre Beziehung zum/zur Empfänger/in schädigen. Hier sind häufige Fehler, die vermieden werden sollten:

• Zu vage sein: Wenn die Erinnerung wichtige Details vermissen lässt, könnten irritierte Kundinnen und Kunden sie beiseitelegen, ohne zu zahlen. Immer die Rechnungs- oder Referenznummer, den fälligen Betrag, die Zahlungsfrist und Anweisungen zur Zahlung einfügen.
  
• Einen unangemessenen Ton verwenden: Ein übermäßig harter Ton kann Kundinnen und Kunden abschrecken, während ein zu freundlicher oder passiver Ton möglicherweise nicht genügend Dringlichkeit vermittelt. Verwenden Sie eine höfliche, aber bestimmte Sprache. Beispielsweise kann „Sie müssen sofort bezahlen, um schwerwiegende Konsequenzen zu vermeiden“ zu hart klingen, während „Hey, nur zur Erinnerung, Sie schulden uns noch etwas Geld!“ zu salopp wirken kann.
  
• Zu lange warten, um Erinnerungen zu senden: Wenn Sie Erinnerungen erst nach Ablauf der Zahlungsfrist versenden, könnten Kundinnen und Kunden die Rechnung vergessen oder davon ausgehen, dass sie nicht dringend ist. Versenden Sie Erinnerungen einige Tage vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum, kurz nach Ablauf der Zahlungsfrist (z. B. 1–7 Tage) und in immer kürzeren Abständen, wenn die Zahlung weiterhin aussteht.
  
• Den/die Empfänger/in mit zu vielen Nachrichten überfordern: Zu häufig versendete Erinnerungen können zu Frustration führen und dazu, dass Empfänger/innen Ihre Mitteilungen ignorieren oder vermeiden. Überlegen Sie sich daher sorgfältig, wann Sie Ihre Erinnerungen versenden. Versenden Sie eine erste Erinnerung einige Tage nach Ablauf der Frist, folgen Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums (z. B. 7 und 14 Tage später) ein- oder zweimal nach und versenden Sie letzte Mahnungen erst, wenn alle höflichen Bemühungen erfolglos geblieben sind.
  
• Keine Hilfe oder Lösungen anbieten: Wenn in der Erinnerung nicht darauf hingewiesen wird, dass es möglicherweise logische Gründe dafür gibt, warum der Empfänger noch nicht bezahlt hat, wie z. B. finanzielle Schwierigkeiten oder Unklarheiten bezüglich der Zahlungsweise, kann dies als unflexibel oder wenig hilfreich empfunden werden und beim Kunden/bei der Kundin das Gefühl der Nichtunterstützung hinterlassen. Fügen Sie stattdessen eine Aufforderung zur Kontaktaufnahme hinzu. Zum Beispiel: „Wenn Sie Fragen zu dieser Rechnung haben oder Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an uns.“
  
• Markenbildung und Professionalität ignorieren: Wenn Ihre Erinnerung informell wirkt oder nicht zum Ton oder Stil Ihres Unternehmens passt, kann sie weniger seriös wirken, Kundinnen und Kunden verwirren oder sie vermuten lassen, dass es sich um Betrug handelt. Verwenden Sie Ihr Logo, E-Mail-Vorlagen mit Ihrem Branding und einen einheitlichen Ton, der den Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden entspricht.
  
• Zahlungsoptionen nicht angeben: Komplizierte oder unklare Zahlungsprozesse führen zu Verzögerungen oder Nichtzahlungen. Immer einen direkten Zahlungslink (wenn möglich), Anweisungen zur Verwendung von Banküberweisungen oder anderen Methoden und Ihre Kontaktdaten für Fragen angeben.
  
• Versäumte Zahlungen oder Konsequenzen nicht ansprechen: Wenn es keine Konsequenzen für Zahlungsverzögerungen gibt, legen Kundinnen und Kunden möglicherweise keinen Wert auf eine pünktliche Zahlung. Um eine prompte Zahlung zu fördern, sollten Sie höflich auf Verzugsgebühren oder mögliche Maßnahmen hinweisen.
  
• Keine Nachverfolgung: Wenn Sie nur eine Erinnerung senden und sich danach nicht mehr melden, könnten Kundinnen und Kunden die Angelegenheit vergessen. Erstellen Sie einen Zeitplan für Folgemaßnahmen, der den Ton und die Dringlichkeit im Laufe der Zeit steigert.