Un promemoria di pagamento è una comunicazione inviata da un'attività per informare o ricordare a un cliente un pagamento imminente o scaduto. Le attività in genere utilizzano questi promemoria per aumentare il tasso di puntualità dei pagamenti. Possono essere recapitati tramite una varietà di canali, tra cui email, messaggi di testo, lettere o telefonate automatiche.

I pagamenti scaduti sono un problema comune per le attività. In Europa occidentale, ad esempio, quasi la metà di tutte le vendite B2B ha risentito dei ritardi di pagamento nel secondo trimestre del 2024. I promemoria di pagamento aiutano le attività a ottenere il pagamento. Di seguito spiegheremo tutto quello che devi sapere sui promemoria di pagamento, ad esempio cosa dovresti includere, quando inviarli e come Stripe può aiutarti ad automatizzare il processo.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quando è consigliabile inviare un promemoria di pagamento?
  
• Cosa deve includere un promemoria di pagamento?
  
• In che modo Stripe può aiutare ad automatizzare i promemoria di pagamento?
  
• Quali sono gli errori più comuni da evitare con i promemoria di pagamento?
  

Quando è consigliabile inviare un promemoria di pagamento?

La tempistica di un promemoria di pagamento dipende dal tipo di pagamento e dal rapporto dell'utente con il pagatore. Ecco alcune linee guida generali su quando inviarli.

• Promemoria di pagamento imminente: invia i promemoria di pagamento imminente 3-7 giorni prima della data di scadenza. Questo dà al destinatario il tempo sufficiente per prepararsi al pagamento ed evitare penali per ritardato pagamento o interruzioni del servizio. Questo tipo di promemoria è ideale per servizi in abbonamento, per cicli di addebito regolari o per altre situazioni in cui è utile un preavviso maggiore.
  
• _Promemoria sulla data di scadenza: _ invia promemoria sulla data di scadenza il giorno in cui il pagamento è dovuto. Questi promemoria invitano gentilmente il pagatore a completare la transazione se non l'ha già fatto. Questo tipo di promemoria è ideale per garantire che i pagamenti vengano effettuati in tempo senza danneggiare i rapporti.
  
• Promemoria di pagamento scaduto: invia promemoria per pagamenti scaduti 1-7 giorni dopo la data di scadenza. Si tratta di un sollecito cortese, basato sull’ipotesi che la scadenza sia stata dimenticata per errore. Se il pagamento risulta ancora non effettuato, invia un secondo promemoria 7-14 giorni dopo la scadenza, con un tono più deciso che evidenzi eventuali penali o conseguenze. In caso di mancato pagamento persistente, invia un promemoria finale 30 giorni o più dopo la scadenza. Questo messaggio dovrebbe segnalare la possibilità di escalation per il recupero crediti o azioni legali se il pagamento non è ancora stato ricevuto.
  

Cosa deve includere un promemoria di pagamento?

Un promemoria di pagamento deve essere diretto, pertinente e facile da capire, pur mantenendo un tono amichevole e professionale.

Inizia con un saluto cortese e amichevole per impostare un tono positivo ed evitare di risultare troppo insistente.

Esempio: "Salve, [nome del destinatario], spero che tutto proceda per il meglio!"

Quindi, ricorda al destinatario perché stai inviando la nota. Assicurati di includere:

• l'importo dovuto;
  
• il numero della fattura o altro riferimento;
  
• scadenza del pagamento (o tempo trascorso dalla scadenza).
  

Esempio: "Desidero ricordarle che la fattura n. 12345 dell'importo di 250 $ era in scadenza il 15 marzo e non abbiamo ancora ricevuto il pagamento."

Dopo i dettagli della fattura, ricorda al destinatario come può effettuare il pagamento. Puoi includere:

• Metodi di pagamento accettati;
  
• dati di pagamento di cui potrebbe aver bisogno (ad esempio, un link di pagamento, i tuoi dati bancari);
  
• eventuali istruzioni dettagliate.
  

_Esempio: _ "È possibile effettuare il pagamento online qui [link] o trasferirlo direttamente sul nostro conto bancario (vedere i dettagli di seguito)."

Se il pagamento è in ritardo, menziona cortesemente eventuali penali o conseguenze, per ricordare l’importanza della scadenza senza utilizzare un tono troppo duro.

Esempio: "Desideriamo informarla che verrà applicata una penale di 15 $ per ritardo se non riceviamo il pagamento entro il 22 marzo."

Invita il destinatario a contattarci in caso di problemi o domande. In questo modo il promemoria risulterà collaborativo e coerente con il rapporto commerciale, evitando un tono conflittuale.

_Esempio: _ "In caso di problemi o se necessita di assistenza per effettuare il pagamento, non esiti a contattarci."

Concludi il promemoria con un sollecito cortese che trasmetta chiaramente il messaggio, mantenendo comunque un tono rispettoso verso il cliente e lasciando spazio a eventuali domande.

Esempio: "Grazie per la cortese collaborazione. Qualora il pagamento fosse già stato effettuato, può tranquillamente ignorare questo promemoria. Per qualsiasi necessità o chiarimento, non esiti a contattarmi."

Esempio completo di email

Oggetto: Promemoria: pagamento scaduto della fattura n. 12345

Salve [nome del destinatario],

spero che tutto proceda per il meglio. Desidero gentilmente ricordarle il pagamento in sospeso relativo alla fattura n. 12345, per un importo totale di 250 $, scaduto in data [data].

Se ha già effettuato il pagamento, può ignorare questo messaggio. In caso contrario, la invitiamo gentilmente a provvedere al più presto. Può effettuare il pagamento tramite il nostro portale sicuro alla seguente pagina [link] oppure tramite bonifico bancario (dettagli di seguito).

Le ricordiamo che se non riceviamo il pagamento entro il [data], potrebbe essere applicata una commissione per ritardato pagamento pari a 15 $, come indicato nei nostri termini di pagamento.

In caso di domande o se necessita di assistenza, non esiti a contattarci. La ringraziamo per l'attenzione e restiamo in attesa di un sollecito riscontro.

Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Le tue informazioni di contatto]

In che modo Stripe può aiutare ad automatizzare i promemoria di pagamento?

Stripe semplifica l'automazione dei pagamenti e riduce gli sforzi necessari per eseguirli. Ecco come Stripe può aiutarti.

• Promemoria per addebiti e abbonamenti: Stripe Billing è uno strumento prezioso per le attività che utilizzano abbonamenti. Prima della scadenza del pagamento, il sistema avvisa i clienti dell'addebito imminente, evitando così spiacevoli sorprese. In caso di mancato pagamento, Stripe avvisa i clienti e ritenta il pagamento a intervalli personalizzabili. Può anche notificare automaticamente ai clienti eventuali saldi scaduti.
  

• Strumenti di fatturazione: con Stripe Invoicing, puoi creare le fatture e Stripe si occupa del follow-up. Ad esempio, Stripe può inviare un promemoria ai clienti una settimana prima della scadenza della fattura, inviare un sollecito il giorno in cui il pagamento risulta in ritardo o inviare promemoria periodici dopo la data di scadenza.

• Link di pagamento: con Stripe puoi generare link di pagamento unici per addebiti una tantum. Questi sono particolarmente utili per i promemoria, che puoi inserire nelle email inviate da Stripe o includere nei tuoi solleciti. Rendere il pagamento il più semplice possibile per i clienti può favorire i pagamenti puntuali senza aumentare il tuo carico di lavoro.

• Gestione dei pagamenti non riusciti: quando i pagamenti non vanno a buon fine, il sistema Smart Retries di Stripe ottimizza i tempi per ritentare l'elaborazione della transazione. I clienti vengono informati del problema e invitati ad aggiornare il metodo di pagamento, mentre Stripe ritenta l'addebito a intervalli ottimizzati.

• Portali per i clienti: il portale self-service di Stripe è un'innovazione fondamentale per le attività. I clienti possono accedere, visualizzare le fatture, aggiornare i dati di pagamento o pagare eventuali saldi scaduti senza doverti contattare per ricevere assistenza. Ciò semplifica il monitoraggio e la pianificazione dei pagamenti da parte dei clienti e riduce la necessità di ulteriori promemoria.

• Integrazione software: Stripe si integra con strumenti come Mailchimp, Zapier o sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM). Ad esempio, puoi utilizzare Zapier per attivare un promemoria email personalizzato quando un pagamento Stripe è scaduto o sincronizzare Stripe con il tuo CRM per tenere aggiornati i tuoi team di vendita e supporto.

• Analisi avanzate: Stripe compila i dati sulle tendenze dei pagamenti necessari per prendere decisioni informate. Puoi vedere quali clienti pagano spesso in ritardo, quando viene pagata la maggior parte delle fatture e se il tuo sistema ha problemi. Ad esempio, se noti che la maggior parte dei pagamenti scaduti avviene nei fine settimana, puoi modificare di conseguenza la tempistica dei promemoria.

• Interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per una personalizzazione totale: se hai bisogno di soluzioni personalizzate in base alle tue specifiche, le API di Stripe ti consentono di creare flussi di lavoro personalizzati. Vuoi inviare promemoria tramite testo anziché email? Nessun problema. Hai bisogno di un sistema di promemoria che si adatti ai comportamenti specifici dei clienti? Puoi farlo anche tu. L'API di Stripe ti offre il controllo necessario per creare la soluzione più adatta alla tua attività.

Quali sono gli errori più comuni da evitare con i promemoria di pagamento?

Un promemoria di pagamento efficace deve utilizzare il tono giusto e includere tutte le informazioni pertinenti. Un errore nel promemoria può compromettere le possibilità di essere pagati o danneggiare il rapporto con il destinatario. Ecco gli errori più comuni da evitare.

• Essere troppo vaghi: se il promemoria manca di dettagli importanti, i clienti potrebbero ignorarlo senza effettuare il pagamento. Includi sempre il numero di fattura o di riferimento, l'importo dovuto, il termine di pagamento e le istruzioni per effettuare il pagamento.
  
• Usare un tono inappropriato: un tono troppo duro può allontanare i clienti, mentre un tono troppo amichevole o passivo potrebbe non esprimere sufficiente urgenza. Usa un linguaggio educato ma deciso. Ad esempio, "Devi pagare immediatamente per evitare gravi conseguenze" può sembrare troppo duro, mentre «Ehi, ti ricordo solo che ci devi dei soldi!" può risultare troppo informale.
  
• _Aspettare troppo a lungo per inviare i promemoria: _ se invii promemoria solo dopo che il pagamento è scaduto, i clienti potrebbero dimenticare la fattura o presumere che non fosse un problema urgente. Invia promemoria qualche giorno prima della data di scadenza, alla data di scadenza, subito dopo la scadenza del pagamento (ad esempio, 1-7 giorni) e a intervalli crescenti se il pagamento è ancora in sospeso.
  
• Inviare troppi messaggi al destinatario: i promemoria inviati troppo spesso possono creare frustrazione e indurre i destinatari a ignorare o evitare le tue comunicazioni. Fai attenzione nel pianificare i promemoria. Invia un primo promemoria qualche giorno dopo la scadenza, effettua uno o due solleciti entro un intervallo ragionevole (ad esempio, dopo 7 e 14 giorni) e invia gli avvisi finali solo se tutti i solleciti cortesi non sono andati a buon fine.
  
• Non offrire assistenza o soluzioni: se un promemoria non riconosce che potrebbero esserci motivi validi per cui il destinatario non ha ancora pagato, come difficoltà finanziarie o incertezze sui metodi di pagamento, può apparire rigido o poco empatico, facendo sentire il cliente trascurato e non supportato. È meglio aggiungere un invito a richiedere assistenza. Ad esempio: "Se hai domande su questa fattura o hai bisogno di assistenza, non esitare a contattarci".
  
• Mancanza di attenzione al marchio e poca professionalità: se il promemoria è informale o non corrisponde al tono o allo stile della tua attività, può sembrare meno legittimo, confondere i clienti o farli sospettare che si tratti di una frode. Usa il tuo logo, modelli di email personalizzati e un tono coerente con ciò che i clienti si aspettano dalla tua attività.
  
• Mancata inclusione delle opzioni di pagamento: processi di pagamento complicati o poco chiari causano ritardi o mancati pagamenti. Includi sempre un link di pagamento diretto (se possibile), le istruzioni su come utilizzare i bonifici bancari o altri metodi e i tuoi dati di contatto per eventuali domande.
  
• _Non comunicare penali o conseguenze per ritardato pagamento: _ se non ci sono conseguenze per i ritardi, i clienti potrebbero non dare la priorità al pagamento. Per incoraggiare il pagamento tempestivo, indica cortesemente le penali per ritardato pagamento o le eventuali azioni che potrebbero essere intraprese.
  
• Non effettuare solleciti: se invii un solo promemoria e poi non contatti nuovamente i clienti, questi potrebbero dimenticarsene. Stabilisci un piano di solleciti che intensifichi gradualmente il tono e l'urgenza.