O faturamento eletrônico, ou e-fatura, está gradualmente se tornando o formato Standard no setor B2B na Alemanha. No entanto, existem isenções ao faturamento eletrônico obrigatório, o que frequentemente leva à incerteza na prática. Ao mesmo tempo, muitas vezes não está claro quais formatos de fatura a lei realmente considera eletrônicos.

Neste artigo, serão apresentadas as informações mais importantes sobre o faturamento digital exigido, inclusive em relação a pequenos empresários de pequena escala. Vamos desfazer equívocos comuns e fornecer uma visão geral dos tipos permitidos de faturas digitais. Também daremos uma explicação detalhada sobre quais obrigações se aplicam e a partir de quando, quais são as possíveis consequências do descumprimento das regulamentações e como preparar o sistema contábil para os novos requisitos.

O que este artigo aborda?

• Equívocos em torno do faturamento eletrônico obrigatório
  
• O que se qualifica como fatura eletrônica na Alemanha?
  
• Quem deve cumprir o faturamento eletrônico obrigatório e quando?
  
• Quais são os riscos de emitir faturas eletrônicas incorretas?
  
• Como o Stripe Invoicing ajuda pequenos empresários de pequena escala a cumprir o faturamento eletrônico obrigatório
  
• Checklist: faturas eletrônicas para pequenos empresários de pequena escala
  

Equívocos em torno do faturamento eletrônico obrigatório

Pequenas empresas na Alemanha, em particular, frequentemente presumem que estão isentas do faturamento eletrônico obrigatório. Abaixo estão alguns equívocos amplamente difundidos:

O faturamento eletrônico aplica-se a grandes empresas

Alguns autônomos presumem que o faturamento digital exigido se aplica apenas a empresas maiores. No entanto, o tamanho de uma empresa não tem influência direta sobre a necessidade, ou não, de faturamento eletrônico.

O faturamento eletrônico é exigido apenas para contratos governamentais

Durante muito tempo, o faturamento eletrônico obrigatório se aplicava principalmente a faturas emitidas para clientes do setor público. Algumas empresas, portanto, presumem que estão isentas desse tipo de faturamento, desde que enviem faturas exclusivamente para outras empresas. Ainda assim, as novas regulamentações estão gradualmente ampliando o uso de faturas eletrônicas, incluindo faturamento B2B. Isso significa que não são mais apenas contratos entre empresas e governo (B2G) que são afetados pelo faturamento digital exigido.

O volume de faturas determina se o faturamento eletrônico é obrigatório

Outro equívoco diz respeito ao volume de faturas. Algumas empresas emitem apenas alguns documentos de faturamento e presumem que as novas regulamentações digitais não se aplicam a elas. Na prática, porém, as regras legais se aplicam independentemente de quantas faturas uma empresa envia.

O que se qualifica como fatura eletrônica na Alemanha?

Uma fatura eletrônica é criada, enviada e recebida digitalmente. Ela contém os mesmos detalhes de um documento de faturamento em papel ou PDF. Ao contrário desses tipos de arquivo, usa um layout estruturado e legível por máquina que sistemas de contabilidade ou de planejamento de recursos empresariais (ERP) conseguem processar automaticamente. Para que uma fatura eletrônica seja considerada uma solicitação oficial de pagamento, ela precisa cumprir certos critérios jurídicos. Na Alemanha, os requisitos formais para faturas eletrônicas são regulados pela Seção 14 da Lei Alemã do IVA (UStG) e pela Diretiva 2014/55/EU da UE.

Documentos eletrônicos de faturamento simplificam processamento digital, arquivamento e auditoria. Eles reduzem erros, agilizam o tratamento e melhoram a segurança. Faturas eletrônicas também ajudam a dar suporte à conformidade com regulações legais e a evitar fraude ou evasão tributária.

Para garantir um tratamento fluido, faturas eletrônicas precisam seguir uma estrutura padronizada. Os principais padrões usados no país são XRechnung e ZUGFeRD.

XRechnung

A XRechnung funciona como a estrutura comum para faturamento eletrônico na Alemanha. Ela se baseia em XML (Extensible Markup Language), e muitas pessoas a chamam de fatura baseada em XML. Em vez de um documento legível, ela consiste exclusivamente em um conjunto de dados na forma de linhas de código. Por isso, exige software especializado para tornar legíveis para humanos os detalhes que contém. Todos os dados da fatura têm um espaço predeterminado e, assim, são configurados para serem totalmente lidos e processados por máquina.

Fatura ZUGFeRD

A fatura ZUGFeRD é um formato híbrido que combina um arquivo PDF e um arquivo XML em um único documento. Um ser humano pode ler o PDF, e ele se parece com um documento de faturamento típico. O conjunto de dados XML armazena dados legíveis por máquina que sistemas de contabilidade ou ERP conseguem processar por automação. Ao contrário da XRechnung, destinatários não precisam de ferramentas especiais para visualizar o documento.

Quem deve cumprir o faturamento eletrônico obrigatório e quando?

Vários Estados-membros da União Europeia vêm promovendo reformas voltadas à digitalização de faturas há vários anos. Em dezembro de 2022, a Comissão da UE apresentou uma proposta de diretiva como parte de sua iniciativa “IVA na Era Digital (ViDA)”. Um dos objetivos dessa diretiva é promover o faturamento eletrônico e servir como fonte confiável de dados sobre obrigações de declaração de imposto sobre valor agregado (IVA).

Em nível nacional, a Alemanha implementou essas regras por meio da Lei de Oportunidades de Crescimento, que o Bundesrat (Conselho Federal) ratificou em 2024. Como resultado, entidades B2B devem usar faturamento digital daqui em diante. Legisladores estão implementando gradualmente as exigências para dar suporte a uma transição fluida de documentos em papel e PDF para faturas eletrônicas padronizadas.

Cronograma de implementação

As autoridades estão implementando gradualmente o uso obrigatório de faturas eletrônicas da seguinte forma:

• A partir de 27 de novembro de 2020, emissores de faturas são obrigados a faturar fornecimentos a órgãos públicos como fatura eletrônica.

• A partir de 1º de janeiro de 2025, todas as empresas na Alemanha devem ser capazes de receber faturas eletrônicas. Empresas de faturamento podem emitir outros tipos de faturas, além de faturas eletrônicas, de 1º de janeiro de 2025 a 31 de dezembro de 2026. Documentos em papel permanecem permitidos em todos os momentos, enquanto qualquer formato de faturamento diferente de uma fatura eletrônica exige aprovação do destinatário.

• Empresas com receita inferior a €800.000 em 2026 podem continuar emitindo faturas em papel ou outras faturas eletrônicas até 31 de dezembro de 2027.

• Como regra geral, faturas eletrônicas se tornam o formato Standard a partir de 2028.

Isenções ao faturamento eletrônico obrigatório para pequenos empresários de pequena escala

Empresas alemãs cuja receita total não tenha ultrapassado €25.000 no ano civil anterior e que não se espere que ultrapasse €100.000 no ano civil atual poderiam aplicar a regra do pequeno empresário de pequena escala, nos termos da Seção 19 da UStG. Reivindicar esse status isenta a empresa do pagamento de IVA. Como resultado, faturas não precisam mostrar IVA, e nenhum IVA precisa ser repassado ao órgão tributário. Esse status também elimina certas obrigações administrativas, incluindo a obrigação de apresentar declarações preliminares de IVA.

A partir de 2025, pequenos empresários de pequena escala devem ser capazes de receber e processar faturas eletrônicas. Ao mesmo tempo, existe uma regra especial sobre a geração de faturas eletrônicas. A Lei Tributária Anual Alemã de 2024 esclareceu que eles não precisam enviar faturas eletrônicas. A Seção 34a do Regulamento de Implementação do IVA Alemão (UStDV) estabelece essa regra. De acordo com essa regulamentação, pequenos empresários de pequena escala continuam livres para emitir os chamados outros documentos de faturamento, como faturas em papel ou PDF. Como resultado, não serão obrigados a gerar faturas digitais estruturadas após 2027.

Outras isenções ao faturamento eletrônico obrigatório

Empresas no país não estão igualmente obrigadas a enviar uma fatura eletrônica nos seguintes casos:

• Faturas para pessoas físicas (B2C): remetentes não precisam criar digitalmente faturas para destinatários não comerciais. Emissores podem continuar fornecendo essas faturas como documentos em papel ou PDF.

• Faturas de pequeno valor: uma fatura de pequeno valor cobre um valor total de até €250, e emissores podem continuar usando outro formato de faturamento.

• Receita isenta de tributos: as regras sobre faturamento eletrônico obrigatório não se aplicam a muitos tipos de receita isenta de tributos, conforme definido na Seção 4 da UStG.

• Faturas para bilhetes de trânsito: faturas para bilhetes de trânsito, conforme definido na Seção 34 da UStDV, também estão isentas do faturamento eletrônico obrigatório.

Independentemente de o envio de faturas digitais ser exigido por lei, toda empresa na Alemanha deve ser capaz de receber, processar e arquivar faturas eletrônicas.

Quais são os riscos de emitir faturas eletrônicas incorretas?

Ferramentas modernas de faturamento eletrônico verificam automaticamente faturas em busca de erros antes do envio. Se faltarem informações obrigatórias ou se o arquivo não cumprir as especificações exigidas, o sistema sinalizará os problemas e, como regra geral, rejeitará a fatura. O sistema identifica esses problemas antes do envio, o que ajuda a evitar erros.

Ainda podem surgir problemas técnicos, e pessoas podem cometer erros, por exemplo, ao inserir valores, números de fatura ou alíquotas tributárias. O software nem sempre captará essas imprecisões por conta própria.

Em alguns casos, destinatários não conseguem ler corretamente faturas eletrônicas que contêm erros ou detalhes ausentes. Quando isso acontece, equipes de contas realizam verificações adicionais e podem recusar o documento de faturamento. O remetente então corrige os erros e o envia novamente, aumentando o trabalho administrativo e atrasando o pagamento.

Faturas eletrônicas que não cumprem as regras legais também podem causar problemas com autoridades fiscais e, no pior cenário, levar a penalidades e tributos retroativos. Por esse motivo, empresas precisam verificar se suas faturas eletrônicas atendem aos critérios formais e se o conteúdo foi conferido.

Como o Stripe Invoicing ajuda pequenos empresários de pequena escala a cumprir o faturamento eletrônico obrigatório

As obrigações de faturamento eletrônico também estão levando pequenos empresários de pequena escala a adaptar suas configurações contábeis, caso recebam, e não enviem, faturas digitais. Muitos ainda lidam com documentos de faturamento em papel ou como PDFs simples. Com a introdução de tipos padronizados de arquivo de fatura eletrônica, agora precisam ler faturas legíveis por máquina. Pequenos empresários de pequena escala também podem optar voluntariamente por enviar faturas eletrônicas.

O Stripe Invoicing ajuda pequenos empresários de pequena escala a gerar, enviar e gerenciar faturas eletrônicas. Com o Invoicing, gerar faturas eletrônicas avulsas ou recorrentes, revisadas por automação e em conformidade com os padrões, leva apenas alguns minutos. Ao automatizar a geração de faturas em larga escala, pequenos empresários de pequena escala podem minimizar erros e manter-se em conformidade com todas as regulamentações.

A Stripe acompanha automaticamente o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos. Enquanto isso, o Stripe Payments dá a pequenos empresários de pequena escala acesso a mais de 100 formas de pagamento que podem ser oferecidas a clientes.

Checklist: faturas eletrônicas para pequenos empresários de pequena escala

Pequenos empresários de pequena escala na Alemanha podem continuar emitindo suas próprias faturas, inclusive as enviadas após 2027. Ainda assim, familiarizar-se desde já com formatos estruturados de faturas eletrônicas é uma boa ideia, caso um de seus parceiros de negócios os prefira. Além disso, o faturamento eletrônico torna-se obrigatório para uma empresa quando ela ultrapassa o limite do pequeno empresário de pequena escala.

A transição para tipos de arquivo de fatura eletrônica não exige uma reformulação abrangente do sistema de contas, mas exige alguns ajustes organizacionais e técnicos. Ao adotar as etapas a seguir, pequenos empresários podem garantir conformidade com as regras legais e ajustar seus processos de faturamento no prazo.

Certifique-se de conseguir receber faturas eletrônicas

A partir de janeiro de 2025, todas as empresas na Alemanha, incluindo pequenos empresários de pequena escala, devem ser capazes de receber faturas eletrônicas. Por isso, cada operação precisa confirmar que tem capacidade técnica para processar formatos de fatura padronizados, como XRechnung ou ZUGFeRD. Para isso, é necessário ter o software certo ou um sistema contábil com capacidade para faturas eletrônicas.

Escolha o software contábil certo

Verifique se seu software de contabilidade ou escrituração contábil oferece suporte a tipos de arquivo padronizados de faturas eletrônicas. Idealmente, ele precisa ser capaz tanto de receber quanto de gerar faturas eletrônicas. Se o sistema atual não tiver essas capacidades, escolha um provedor adequado, como o Stripe Invoicing.

Ajuste os processos de faturamento

É uma boa ideia revisar cuidadosamente os fluxos de trabalho de faturamento e processamento já existentes. Os dados precisam ser capturados em um layout estruturado para que sejam processados automaticamente, conforme necessário. Ajuste esses métodos quando necessário.

Avise funcionários e clientes

Avise todos os funcionários envolvidos no processamento de faturas sobre os novos fluxos de trabalho e regras. Um treinamento breve sobre a ferramenta em uso ou sobre os novos formatos ajuda a evitar erros. Se houver intenção de enviar faturas eletrônicas, parceiros de negócios devem ser avisados com bastante antecedência.

Garanta que seu arquivamento esteja em conformidade

Faturas eletrônicas precisam ser arquivadas corretamente, assim como registros em papel. Armazene todas as faturas eletrônicas de maneira à prova de auditoria e mantenha-as fáceis de rastrear quando necessário.

Perguntas frequentes sobre faturas eletrônicas para pequenos empresários de pequena escala na Alemanha

Abaixo, estão respostas para as perguntas mais frequentes sobre faturamento eletrônico obrigatório para pequenos empresários de pequena escala.