Las declaraciones preliminares del impuesto al valor agregado (IVA) obligan a las empresas y a los comerciantes autónomos a declarar y pagar el IVA cobrado a sus clientes a la agencia fiscal trimestral o mensualmente. Este artículo explica el proceso de las declaraciones preliminares del IVA en Alemania y responde a algunas preguntas importantes sobre la normativa legal.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una declaración preliminar del IVA?
  
• ¿Quién está obligado a presentar una declaración preliminar del IVA?
  
• ¿Con qué frecuencia deben las empresas pagar el IVA a la agencia fiscal?
  
• ¿Qué ocurre si se incumplen los plazos para las declaraciones preliminares del IVA?
  
• ¿Cómo pueden las empresas ampliar el plazo para la declaración preliminar del IVA?
  
• ¿Cómo pueden las empresas registrar su declaración preliminar del IVA en Alemania?
  
• ¿Cuáles son las normativas especiales que se aplican a los sistemas fotovoltaicos?
  

¿Qué es una declaración preliminar del IVA?

La declaración preliminar del impuesto al valor agregado (IVA) es un formulario que debe presentarse a la agencia fiscal competente a intervalos regulares. Es el formulario que utilizan los comerciantes autónomos, los empresarios y los titulares de pequeñas empresas para informar cuánto IVA han cobrado de sus clientes. Por lo general, el IVA se grava sobre los productos y servicios y debe gravarse a la agencia fiscal. Esta declaración de IVA es provisional, ya que la declaración definitiva se presenta al final del ejercicio e incluye un cálculo del importe real del IVA que debe la empresa. Los dos métodos diferentes utilizados para calcular el IVA en la declaración preliminar del IVA son la tributación basada en el devengo y la tributación basada en el criterio de caja.

¿Qué son la tributación basada en el devengo y la basada en el efectivo?

En Alemania existen dos métodos para realizar las declaraciones preliminares del IVA y gravar el IVA a la agencia fiscal: la tributación basada en el devengo y la tributación basada en el criterio de caja. Los métodos difieren en la forma de gestionar el IVA calculado y el cobrado:

Tributación basada en el devengo

El IVA se devenga en el periodo en que se emite la factura a los clientes. Esto significa que el IVA es pagadero en cuanto se ha prestado el servicio, independientemente de si ya se ha recibido el pago. Las empresas deben declarar el IVA y pagarlo a la agencia fiscal correspondiente al periodo en el que se emitió la factura.

Tributación basada en el efectivo

El IVA solo se devenga una vez que el pago del cliente se ha recibido realmente en la cuenta de la empresa. Esto significa que el IVA solo se acepta sobre los ingresos que se contabilizan real y físicamente en forma de pagos. Las empresas solo están obligadas a declarar y pagar el IVA a la agencia fiscal en el periodo en el que han recibido realmente el pago respectivo de sus clientes.
La elección entre la tributación basada en el devengo y la basada en el efectivo suele establecerse a principios de año y se aplica durante todo el ejercicio. Depende del tamaño de la empresa y del tipo de servicios prestados.

¿Quién está obligado a presentar una declaración previa del IVA?

Por regla general, las empresas sujetas al IVA deben cumplimentar un formulario sobre las cantidades de IVA cobradas y presentar esta declaración. Esto se aplica generalmente a las empresas que venden bienes o servicios en Alemania y que tienen un volumen de negocios superior a un umbral determinado. Los titulares de pequeñas empresas con un volumen de negocios inferior a este umbral pueden estar exentos de esta obligación.

La obligación de declarar el IVA se aplica generalmente a:

• Empresarios/titulares de empresas: Incluye a particulares o empresas que realizan actividades comerciales o por cuenta propia y aceptan pagos del IVA sobre sus bienes o servicios.
  
• Comerciantes autónomos: Aquí se incluyen los particulares que trabajan por cuenta propia y aceptan pagos del IVA sobre sus ingresos, como los autónomos.
  

¿Cuándo están los titulares de pequeñas empresas exentos de la obligación de aceptar pagos del IVA?

La declaración preliminar del IVA para los titulares de pequeñas empresas está sujeta a una normativa especial. Según el artículo 19 de la Ley alemana del IVA (UStG), las empresas se consideran pequeñas empresas si su facturación anual prevista en el año natural anterior no superó los 22.000 euros y no supera los 50.000 euros en el año natural en curso.

La exención de la obligación de cargar el IVA a las pequeñas empresas les proporciona la ventaja de no poder cargar el IVA en sus facturas emitidas y, en consecuencia, no están obligadas a reclamar ningún impuesto ingresado. Para que esto suceda, deben hacer referencia a la solicitud de la norma small scale entrepreneur rule y añadir el siguiente aviso a la factura: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG" ("Sin IVA declarado como pequeña empresa de conformidad con el artículo 19 de la Ley alemana del IVA (UStG)"). Los titulares de pequeñas empresas deben presentar una declaración anual del IVA a pesar de la exención del IVA.

¿Quién puede estar exento de la obligación de pagar el IVA?

Los fundadores y los titulares de pequeñas empresas pueden optar por la regla del empresario a pequeña escala en el formulario de registro fiscal. Los criterios de volumen de negocios que se aplican en este caso son claros:

• El volumen de negocios no debe superar los 22.000 euros en el año de creación de la empresa, mientras que el umbral superior en el segundo año es de 50.000 euros.
  
• El volumen de negocios se calcula a prorrata si la empresa se fundó a mediados de año (por ejemplo, un fundador de empresa que lanza su negocio a principios de julio puede generar un volumen de negocios de 11.000 euros a finales de año).
  
• La opción de la regla del empresario de pequeña escala deja de aplicarse si los fundadores de la empresa esperan superar los umbrales de volumen de negocio especificados.
  

Cualquier renuncia voluntaria a la regla del pequeño empresario en los casos en los que se prevea un bajo volumen de negocios sólo podrá revertirse al cabo de cinco años. Por lo tanto, cualquier decisión sensata sobre la aplicación de la regla del pequeño empresario requiere una consideración precisa de las previsiones de ventas y de la planificación a largo plazo.

La elección del modelo de negocio adecuado depende de la situación particular de cada empresa. La regla del pequeño empresario puede ser beneficiosa para algunas empresas, sobre todo para las que operan principalmente con clientes particulares, ya que pueden ofrecer precios más bajos a estos clientes al no aplicárseles el IVA.

Ejemplo de estudio de caso sobre las declaraciones preliminares del IVA para los titulares de pequeñas empresas

¿Qué ocurre si los titulares de pequeñas empresas o los fundadores de Startups superan el umbral de ingresos en el ejercicio en curso?

Los titulares de pequeñas empresas no pueden solicitar la exención de la obligación de pagar el IVA en este caso, ya que el volumen de negocios supera el umbral de las pequeñas empresas. Las pequeñas empresas deben presentar la declaración preliminar del IVA a posteriori para el año en curso, compensar posteriormente el IVA con los precios y el volumen de negocios generado con éstos, y remitir el impuesto a la agencia fiscal. Los ingresos superiores al umbral se declaran y gravan en la declaración del impuesto sobre la renta de la empresa particular.

Superar el umbral de ingresos es un indicio de crecimiento de la empresa, lo que suele ser un factor positivo. Las herramientas de finanzas y automatización del volumen de negocios pueden ayudar en este sentido.

¿Con qué frecuencia deben las empresas pagar el IVA a la agencia fiscal?

La frecuencia de presentación de las declaraciones preliminares del IVA depende del importe del IVA que se haya pagado en el año natural anterior. Se aplica la siguiente normativa:

• Presentación mensual obligatoria: Estás obligado a presentar mensualmente la declaración previa del IVA si el IVA pagado en el año anterior ascendió a más de 7.500 euros.
  
• Presentaciones trimestrales obligatorias: Deberás presentar la declaración del IVA trimestralmente si el IVA pagado en el año anterior fue de entre 1.000 euros y 7.500 euros.
  
• Opción de exención: Tienes la opción de obtener una exención de la declaración previa si el IVA pagado en el año anterior fue inferior a 1.000 euros.
  
• Regulación especial para los fundadores de nuevas empresas: Quien funda una nueva empresa debe presentar la declaración preliminar del IVA mensualmente en el primer año de fundación de la empresa y en el año siguiente, independientemente de los impuestos que graven.
  

La regla general es que la agencia fiscal determina la frecuencia con la que deben presentarse las declaraciones preliminares del IVA.

¿Cuáles son los plazos para presentar las declaraciones preliminares del IVA en 2023 y 2024?

Actualmente, las declaraciones mensuales deben presentarse antes del día 10 del mes siguiente. Las declaraciones trimestrales del IVA deben presentarse antes del día 10 del mes siguiente al final del trimestre. Si el día 10 coincide con un fin de semana o un día festivo, la fecha límite es el siguiente día laborable. Estos son los plazos para las siguientes frecuencias de declaraciones preliminares del IVA:

• Declaraciones preliminares mensuales del IVA en 2023: 10 de enero, 10 de febrero, 10 de marzo, 11 de abril, 10 de mayo, 12 de junio, 10 de julio, 10 de agosto, 11 de septiembre, 10 de octubre, 10 de noviembre y 11 de diciembre.
  
• Declaraciones trimestrales preliminares del IVA en 2023: 10 de enero, 11 de abril, 10 de julio y 10 de octubre.
  
• Declaraciones preliminares mensuales del IVA en 2024: 10 de enero, 12 de febrero, 11 de marzo, 10 de abril, 10 de mayo, 10 de junio, 10 de julio, 12 de agosto, 10 de septiembre, 10 de octubre, 11 de noviembre y 10 de diciembre.
  
• Declaraciones trimestrales preliminares del IVA en 2024: 10 de enero, 10 de abril, 10 de julio y 10 de octubre.
  

¿Qué ocurre si se incumplen los plazos de las declaraciones preliminares del IVA?

La presentación tardía de la declaración preliminar de impuestos o el pago tardío de cualquier IVA adeudado puede dar lugar a intereses por mora y sanciones por pago tardío, cuyo importe exacto depende de la naturaleza y duración de la demora. Por intereses de demora se entienden los gastos adicionales que se gravan por cada formulario fiscal que se presente con demora o por cada pago fuera de plazo.

Además de los intereses de demora, también pueden exigirse sanciones por retraso en el pago, sobre todo en caso de incumplimientos reiterados o retrasos significativos. La agencia fiscal puede tomar otras medidas en caso de incumplimiento persistente, incluida la aplicación de procedimientos de ejecución para cobrar los impuestos pendientes, que pueden incluir el embargo de los activos o las cuentas bancarias de la empresa.

Los casos graves, como la evasión fiscal deliberada, pueden tener incluso consecuencias penales, incluyendo multas e incluso penas de prisión en casos extremos. Cualquier empresa que experimente dificultades o circunstancias imprevistas debería ponerse en contacto con las autoridades fiscales en una fase temprana y solicitar una extensión del plazo para su declaración preliminar del IVA.

¿Cómo pueden las empresas ampliar el plazo para la declaración preliminar del IVA?

Las empresas alemanas pueden prorrogar el plazo de su declaración preliminar del IVA si tienen razones de peso que les dificulten presentarla a tiempo. Deben ponerse en contacto con la agencia fiscal con tiempo suficiente antes de que venza el plazo original, idealmente por escrito, por teléfono o en persona. El motivo de la extensión debe ser claro y comprensible (por ejemplo, como consecuencia de problemas técnicos o circunstancias imprevistas). La extensión podrá concederse según corresponda una vez que haya sido revisada por la agencia fiscal. Una vez aprobada la solicitud, las empresas deben asegurarse de presentar la declaración preliminar del IVA dentro del nuevo plazo y de pagar a tiempo las cantidades adeudadas.

Si los titulares de una empresa están obligados a presentar declaraciones mensuales, pueden acogerse a una extensión permanente del plazo para que solo tengan que presentar su declaración preliminar del IVA correspondiente al mes de enero antes del 10 de marzo. En este caso, la solicitud y un pago especial por adelantado deben presentarse antes del 10 de febrero. El pago anticipado se deduce del IVA adeudado anteriormente.

¿Cómo pueden las empresas registrar su declaración preliminar del IVA en Alemania?

El formulario de declaración previa del IVA en Alemania puede registrarse y presentarse a través del portal electrónico de declaración de impuestos "ELSTER". ELSTER es el portal electrónico de las autoridades fiscales alemanas que permite a los usuarios presentar sus declaraciones de impuestos electrónicamente. Ofrece un método eficaz y seguro para ello.

Como alternativa, las empresas pueden utilizar el software especial de contabilidad o los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para generar sus declaraciones preliminares de impuestos de forma automática y presentarlas electrónicamente.

¿Cuáles son las normativas especiales que se aplican a los sistemas fotovoltaicos?

Desde el 1 de enero de 2023 han entrado en vigor algunos cambios en el IVA que prevén un tipo de IVA del 0% para la venta de sistemas de hasta 30 kWp junto con sus productos y servicios asociados, así como algunos sistemas más y excepciones. Los operadores de sistemas fotovoltaicos se consideran titulares de empresas a efectos fiscales, ya que suministran a la red la electricidad que generan y reciben una compensación por la energía que suministran. Por ello, están obligados a presentar una declaración previa del IVA.

La nueva norma del 0% también significa que ya no hay que pagar el impuesto sobre la renta por los ingresos de la venta de electricidad y por el consumo de su propia energía generada internamente. Esto significa que, como titulares de pequeñas empresas, la inmensa mayoría de los operadores privados de sistemas fotovoltaicos pueden utilizar estos sistemas exentos de IVA. El importe del impuesto a pagar es menor con la regla del pequeño empresario. Se aplican los umbrales generales de facturación de 22.000 euros en el año de fundación de la empresa y de 50.000 euros en el segundo año.

Sin embargo, la exención fiscal retroactiva para los sistemas heredados instalados antes de 2023 no es posible. En este caso, deberá seguir presentándose una declaración preliminar del IVA.

Nota: Si los operadores ya han registrado una empresa por otros motivos o trabajan por cuenta propia o ajena, no están obligados -y de hecho no pueden- a registrarse también como titulares de una pequeña empresa, ya que la agencia fiscal parte de la base de que existe una única entidad sujeta a impuestos y combina toda la facturación procedente del trabajo por cuenta propia, las pensiones y otros ingresos con la facturación de la venta de electricidad.

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