Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) verpflichtet Unternehmen und Selbständige, die von ihrer Kundschaft erhobene Umsatzsteuer vierteljährlich oder monatlich an das Finanzamt zu melden und abzuführen. In diesem Artikel erklären wir den Prozess der UStVA in Deutschland und beantworten wichtige Fragen zu gesetzlichen Regelungen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?
  
• Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?
  
• Wie oft müssen Unternehmen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen?
  
• Was passiert, wenn die Umsatzsteuervoranmeldung zu spät eingereicht wird?
  
• Wie können Unternehmen die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung verlängern?
  
• Wie können Unternehmen ihre Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland erfassen?
  
• Welche besonderen Regelungen gelten beim Verkauf von Photovoltaik-Anlagen (PV-Anlagen)?
  

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist ein Formular, das in regelmäßigen Abständen bei der zuständigen Finanzbehörde eingereicht werden muss. In diesem Formular geben Selbstständige, Unternehmer/innen und Kleinunternehmer/innen an, wie viel Umsatzsteuer sie von ihrer Kundschaft eingenommen haben. Die Umsatzsteuer wird in der Regel auf Produkte und Dienstleistungen erhoben und muss an das Finanzamt abgeführt werden. Dabei ist die Meldung der Umsatzsteuer vorläufig, da am Ende des Geschäftsjahres eine endgültige Steuererklärung eingereicht wird, in der der tatsächliche Umsatzsteuerbetrag berechnet wird, den das Unternehmen schuldet. Zwei unterschiedliche Methoden zur Berechnung der Umsatzsteuer bei der Umsatzsteuervoranmeldung bilden dabei die Soll- und Istversteuerung.

Was ist die Soll- und die Istversteuerung?

In Deutschland gibt es zwei Methoden, wie die Umsatzsteuervoranmeldung gemacht und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt wird - die Soll- und die Istversteuerung. Die Methoden unterscheiden sich darin, wie mit berechneter und vereinnahmter Umsatzsteuer umgegangen wird:

Sollversteuerung

Die Umsatzsteuer wird in dem Zeitraum fällig, in dem die Rechnung an Kundinnen und Kunden ausgestellt wird. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer zu zahlen ist, sobald die Leistung erbracht wurde, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits eingegangen ist. Unternehmen müssen die Umsatzsteuer melden und für den Zeitraum an das Finanzamt abführen, in dem die Rechnung gestellt wurde.

Istversteuerung

Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn die Zahlung der Kundinnen und Kunden tatsächlich auf das Konto des Unternehmens eingegangen ist. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer nur auf die Einnahmen erhoben wird, die tatsächlich und real in Form von Zahlungen verbucht werden. Unternehmen müssen die Umsatzsteuer erst in dem Zeitraum melden und an das Finanzamt abführen, in dem sie die Zahlung von ihrer Kundschaft tatsächlich empfangen haben.
Die Wahl zwischen Soll- und Istversteuerung wird in der Regel zu Beginn des Jahres getroffen und gilt dann für das gesamte Jahr gilt. Sie hängt von der Größe des Unternehmens und der Art der erbrachten Leistungen ab.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen?

In der Regel müssen Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, ein Formular über die eingenommenen Umsatzsteuerbeträge ausfüllen und die Meldung einreichen. Dies betrifft in der Regel Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in Deutschland verkaufen und deren Umsatz eine bestimmte Grenze überschreitet. Kleinunternehmer/innen mit einem Umsatz unterhalb dieser Umsatzgrenze können von dieser Pflicht befreit sein.

Die Pflicht zur Meldung der Umsatzsteuer betrifft in der Regel:

• Unternehmer/innen: Dies sind Personen oder Unternehmen, die gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeiten ausüben und für ihre Waren oder Dienstleistungen Umsatzsteuer berechnen.
  
• Selbständige: Dies schließt Personen ein, die selbständig tätig sind und Umsatzsteuer auf ihre Einnahmen erheben, wie beispielsweise Freiberufler/innen.
  

Wann sind Kleinunternehmer/innen von der Umsatzsteuerpflicht befreit?

Die Umsatzsteuervoranmeldung für Kleinunternehmer/innen unterliegt speziellen Regelungen. Gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind Unternehmen dann als Kleinunternehmen einzustufen, wenn ihr voraussichtlicher Jahresumsatz im laufenden Kalenderjahr 50.000 Euro nicht übersteigt und im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hatte.

Die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht bringt für Kleinunternehmen den Vorteil, dass sie in ihren Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer berechnen dürfen und dementsprechend auch keine Vorsteuer geltend machen müssen. Dazu ist es nötig, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinzuweisen und in der Rechnungen folgenden Zusatz einzufügen: "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Trotz der Umsatzsteuerbefreiung müssen Kleinunternehmer/innen eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen.

Wer kann sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen?

Gründer/innen und Kleinunternehmer/innen haben die Möglichkeit, im steuerlichen Erfassungsformular die Kleinunternehmerregelung zu wählen. Hierbei gelten klare Umsatzkriterien:

• Im Gründungsjahr darf der Umsatz 22.000 Euro nicht übersteigen, im zweiten Jahr liegt die Obergrenze bei 50.000 Euro.
  
• Bei einer Gründung mitten im Jahr wird der Umsatz anteilig berechnet – beispielsweise darf ein/e Gründer/in, der/die Anfang Juli startet, bis zum Jahresende 11.000 Euro erwirtschaften.
  
• Die Option auf die Kleinunternehmerregelung entfällt, wenn Gründer/innen erwarten, die festgelegten Umsatzgrenzen zu überschreiten.
  

Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei niedriger Umsatzerwartung ist erst nach fünf Jahren wieder umkehrbar. Eine fundierte Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung erfordert somit eine genaue Abwägung der Umsatzprognosen und langfristige Planung.

Die Wahl des richtigen Steuermodells hängt von der individuellen Geschäftssituation ab. Die Kleinunternehmerregelung kann für einige Unternehmen vorteilhaft sein, insbesondere wenn sie hauptsächlich Geschäfte mit der Privatkundschaft tätigen, weil diesen dann niedrigere Preise angeboten werden können, da die Umsatzsteuer nicht hinzugerechnet werden muss.

Fall-Beispiel zur Umsatzsteuervoranmeldung für Kleinunternehmer/innen

Was passiert, wenn Kleinunternehmer/innen oder Existenzgründer/innen im laufenden Geschäftsjahr die Einkommensgrenze überschreiten?

In diesem Fall können Kleinunternehmer/innen nicht von der Befreiung der Umsatzsteuerpflicht Gebrauch machen, da der Umsatz die Kleinunternehmergrenze überschreitet. Kleinunternehmen müssen die Umsatzsteuervoranmeldung rückwirkend für das laufende Jahr einreichen, die Umsatzsteuer nachträglich auf die Preise und die damit erzielten Umsätze anrechnen und ans Finanzamt abführen.
Das überschrittene Einkommen wird in der persönlichen Einkommensteuererklärung des Unternehmens deklariert und besteuert.

Das Überschreiten der Einkommensgrenze ist ein Indiz für ein wachsendes Geschäft, was grundsätzlich positiv ist. Hier helfen Tools für die Finanz- und Umsatzautomatisierung.

Wie oft müssen Unternehmen die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen?

Der Turnus zur Voranmeldung der Umsatzsteuer ist abhängig von der Höhe der im vorangegangenen Kalenderjahr gezahlten Umsatzsteuer. Es gilt folgende Regelung:

• Monatliche Abgabepflicht: Betrug die im vorherigen Jahr gezahlte Umsatzsteuer mehr als 7.500 EUR, sind Sie monatlich zur Abgabe der UStVA verpflichtet.
  
• Vierteljährliche Abgabepflicht: Liegt die im vorherigen Jahr gezahlte Umsatzsteuer zwischen 1.000 und 7.500 EUR, müssen Sie die UStVA quartalsweise einreichen.
  
• Möglichkeit der Befreiung: Sie haben die Möglichkeit, sich von der Voranmeldung befreien zu lassen, wenn die im vorherigen Jahr gezahlte Umsatzsteuer weniger als 1.000 EUR betrug.
  
• Besondere Regelung für Neugründer/innen: Gründer/innen müssen im ersten Jahr der Unternehmensgründung und im Folgejahr die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen, unabhängig von der Zahllast.
  

Generell gilt, dass das Finanzamt festlegt, welcher Turnus für die Umsatzsteuervoranmeldung einzuhalten ist.

Was sind die Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung in den Jahren 2023 und 2024?

Derzeit müssen monatliche Meldungen bis zum 10. Tag des Folgemonats eingereicht werden. Vierteljährliche Meldungen der Umsatzsteuer sind bis zum 10. Tag des Folgemonats nach dem Quartalsende fällig. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, gilt der nächste Werktage als Abgabefrist. Dies sind die Fristen für 2023 und 2024:

• Abgabefrist monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen 2023: 10.01., 10.02., 10.03., 11.04., 10.05., 12.06., 10.07., 10.08., 11.09., 10.10., 10.11., 11.12.
  Abgabefrist vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen 2023: 10.01., 11.04., 10.07., 10.10.
  
• Abgabefrist monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen 2024: 10.01., 12.02., 11.03., 10.04., 10.05., 10.06., 10.07., 12.08., 10.09., 10.10., 11.11., 10.12.
  
• Abgabefrist vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen 2024: 10.01., 10.04., 10.07., 10.10.
  

Was passiert, wenn die Fristen zur Umsatzsteuervoranmeldung versäumt werden?

Bei verspäteter Abgabe der Steuervoranmeldung oder Zahlung der Umsatzsteuerbeiträge können Verzugszinsen und Säumniszuschläge erhoben werden, deren genaue Höhe von Art und Dauer der Verspätung abhängt. Verzugszinsen bedeuten zusätzliche Kosten für jedes verspätet eingereichte Steuerformular oder verspätete Zahlung.

Neben den Verzugszinsen können Säumniszuschläge fällig werden, insbesondere bei wiederholten Versäumnissen oder erheblichen Verzögerungen. Bei anhaltender Nichterfüllung kann das Finanzamt weitere Schritte unternehmen, einschließlich Vollstreckungsverfahren, um ausstehende Steuern einzutreiben, was die Pfändung von Vermögenswerten oder Bankkonten des Unternehmens einschließen kann.

In schwerwiegenden Fällen, wie vorsätzlicher Steuerhinterziehung, können sogar strafrechtliche Konsequenzen drohen, darunter Geldstrafen und im Extremfall Haftstrafen. Unternehmen sollten bei Schwierigkeiten oder unvorhergesehenen Umständen frühzeitig Kontakt mit der Finanzbehörde aufnehmen und eine Fristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung beantragen.

Wie können Unternehmen die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung verlängern?

Unternehmen in Deutschland können die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung verlängern, wenn triftige Gründe die pünktliche Einreichung erschweren. Vor Ablauf der ursprünglichen Frist sollten sie das Finanzamt frühzeitig kontaktieren, idealerweise schriftlich, telefonisch oder persönlich. Die Begründung für die Verlängerung muss klar und nachvollziehbar sein, etwa durch technische Probleme oder unvorhergesehene Umstände. Nach Prüfung durch das Finanzamt wird gegebenenfalls die Verlängerung bewilligt. Sobald der Antrag genehmigt wurde, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie die Umsatzsteuervoranmeldung innerhalb der neuen Frist einreichen und die Beträge rechtzeitig zahlen.

Sind Unternehmer/innen zur monatlichen Abgabe verpflichtet, können sie mittels einer Dauerfristverlängerung die Umsatzsteuervoranmeldung für Januar erst bis zum Ablauf des 10. März übermitteln. Die Antragstellung und eine Sondervorauszahlung müssen in diesem Fall bis zum 10. Februar erfolgen. Die Vorauszahlung wird von der vorherigen Umsatzsteuerschuld abgezogen.

Wie können Unternehmen ihre Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland erfassen?

Das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung in Deutschland kann über "ELSTER" (Elektronische Steuererklärung) erfasst und eingereicht werden. ELSTER ist das elektronische Portal der deutschen Finanzverwaltung, das die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen ermöglicht. Dies ist eine effiziente und sichere Methode.

Alternativ können Unternehmen spezielle Buchführungssoftware oder ERP-Systeme verwenden, um die UStVA automatisch zu generieren und elektronisch zu übermitteln.

Welche besonderen Regelungen gelten bei Photovoltaik-Anlagen (PV-Anlagen)?

Seit dem 01.01.2023 sind umsatzsteuerliche Änderungen in Kraft getreten, die einen 0 % igen Umsatzsteuersatz für den Verkauf von Anlagen bis 30 kWp und den dazugehörigen Produkten und Dienstleistungen vorsehen sowie einigen weiteren Anlagen und Ausnahmen. Steuerlich gelten die Betreiber/innen von PV-Anlagen als Unternehmer/in, da sie selbst erzeugten Strom einspeisen und Einspeisevergütungen erhalten. Als solche müssten sie eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen.

Durch die neue 0 % Regelung wird auch die Einkommensteuer auf die Erlöse aus dem Stromverkauf und die Selbstentnahme nicht mehr fällig. Somit kann der überwiegende Teil der privaten Betreiber von PV-Anlagen diese umsatzsteuerbefreit als Kleinunternehmer/in nutzen. Mit der Kleinunternehmerregelung ist der steuerliche Aufwand am geringsten. Es gelten die allgemeinen Umsatzgrenzen von 22.000 Euro im Gründungsjahr bzw. 50.000 Euro im zweiten Jahr.

Für Bestandsanlagen, die vor 2023 installiert wurden, ist eine nachträgliche Steuerbefreiung allerdings nicht möglich. Sie müssen weiterhin eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben.

Hinweis: Haben die Betreiber/innen bereits aus anderen Gründen ein Gewerbe angemeldet oder sind freiberuflich tätig, müssen bzw. können sie sich nicht zusätzlich als Kleinunternehmer/in anmelden, da das Finanzamt von einer Steuerperson ausgeht und alle Umsätze aus einer selbstständigen Tätigkeit, Renten oder andere Einnahmen mit den Umsätzen aus dem Stromverkauf zusammenfasst.

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