La declaración preliminar del impuesto sobre el valor añadido (IVA) obliga a las empresas y a los comerciantes autónomos a declarar y pagar mensual o trimestralmente en la oficina fiscal el IVA que les han cobrado a sus clientes. En este artículo explicamos el proceso de la declaración preliminar del IVA en Alemania y damos respuesta a preguntas importantes sobre la legislación.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es la declaración preliminar del IVA?
  
• ¿Quién está obligado a presentar una declaración preliminar del IVA?
  
• ¿Con qué frecuencia deben pagar las empresas el IVA a la oficina fiscal?
  
• ¿Qué ocurre si se incumplen los plazos para la declaración preliminar del IVA?
  
• ¿Cómo pueden las empresas extender el plazo para la declaración preliminar del IVA?
  
• ¿Cómo pueden las empresas presentar la declaración preliminar del IVA en Alemania?
  
• ¿Qué legislación específica se aplica a los sistemas fotovoltaicos (FV)?
  

¿Qué es la declaración preliminar del IVA?

La declaración preliminar del IVA es un formulario que debe presentarse en la oficina fiscal competente de forma periódica. Este formulario lo utilizan los comerciantes autónomos, empresarios y propietarios de pequeñas empresas para declarar el IVA que les cobran a sus clientes. El IVA se cobra generalmente en los productos y servicios, y debe pagarse a la oficina fiscal. Esta declaración del IVA es provisional, ya que se presenta una declaración definitiva del impuesto al final del ejercicio que incluye un cálculo del IVA real que tiene la empresa. Los dos métodos que se utilizan para calcular el IVA en la declaración preliminar son fiscalidad de devengo y fiscalidad de caja.

¿Qué son la fiscalidad de devengo y la fiscalidad de caja?

En Alemania hay dos métodos para hacer la declaración preliminar del IVA y pagar este impuesto a la oficina fiscal: fiscalidad de devengo y fiscalidad de caja. Estos métodos se diferencian en la forma de tratar el IVA que se calcula y se cobra:

Fiscalidad de devengo

El IVA debe pagarse en el período en el que se emite la factura al cliente. Esto significa que debe pagarse tan pronto como se proporciona el servicio, independientemente de que se haya recibido o no el pago. Las empresas deben declarar y pagar en la oficina fiscal el IVA correspondiente al período en el que se emitió la factura.

Fiscalidad de caja

El IVA debe pagarse solamente una vez que se ha recibido realmente el pago del cliente en la cuenta de la empresa. Esto significa que solo se cobra el IVA de los ingresos reales que se han registrado físicamente en forma de pagos. Las empresas solo están obligadas a declarar y pagar en la oficina fiscal el IVA correspondiente al período en el que han recibido realmente el pago de sus clientes.
La elección entre fiscalidad de devengo y fiscalidad de caja suele hacerse al comienzo del ejercicio y se aplica a todo el ejercicio. Depende del tamaño de la empresa y del tipo de servicios que proporciona.

¿Quién está obligado a presentar una declaración preliminar del IVA?

Por norma general, las empresas sujetas al IVA deben rellenar en un formulario los importes de IVA que han cobrado y presentar esta declaración. Esto suele aplicarse a las empresas que venden bienes o servicios en Alemania y que tienen una facturación que supera un determinado umbral. Los propietarios de pequeñas empresas con una facturación inferior a este umbral pueden estar exentos de esta obligación.

La obligación de declarar el IVA se aplica generalmente a:

• Empresarios o propietarios de empresas: personas o negocios que realizan actividades comerciales o por cuenta propia y que cobran IVA en sus bienes o servicios.
  
• Comerciantes autónomos: personas que trabajan por cuenta propia y cobran IVA en sus ingresos.
  

¿Cuándo están exentos los propietarios de pequeñas empresas de la obligación de cobrar IVA?

En el caso de los propietarios de pequeñas empresas, la declaración preliminar del IVA está sujeta a varias disposiciones especiales. Según la sección 19 de la Ley del IVA (UStG) alemana, los negocios se consideran pequeñas empresas si su previsión de facturación anual en el año natural anterior no superó los 22.000 euros y no supera los 50.000 euros en el año en curso.

La exención de la obligación de cobrar el IVA les da a las pequeñas empresas el beneficio de no poder cobrarlo en las facturas emitidas y, por tanto, no tener que reclamar el impuesto soportado. Para que esto ocurra, deben hacer referencia a la aplicación del reglamento para pequeñas empresas y añadir el siguiente aviso a la factura: «Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG» (No se incluye IVA por ser pequeña empresa conforme a la sección 19 de la Ley del IVA (UStG) alemana). No obstante, los propietarios de pequeñas empresas deben hacer una declaración anual del IVA a pesar de estar exentos de este impuesto.

¿Quién está exento de la obligación de cobrar IVA?

Los fundadores y propietarios de pequeñas empresas pueden optar por someterse al reglamento para pequeñas empresas en el formulario de registro fiscal. Los criterios de facturación que se aplican en este caso son claros:

• No debe superar los 22.000 euros en el año de fundación de la empresa, mientras que el umbral en el segundo año es de 50.000 euros.
  
• La facturación se calcula de forma prorrateada si la empresa se fundó a mediados de año (por ejemplo, si un fundador pone en marcha su empresa a principios de julio, puede generar una facturación de 11.000 euros para finales de año).
  
• La opción del reglamento para pequeñas empresas deja de aplicarse si los fundadores de la empresa esperan superar los umbrales de facturación especificados.
  

La renuncia voluntaria al reglamento para pequeñas empresas en los casos en los que se prevé una facturación baja solo se puede anular pasados cinco años. Por tanto, la decisión de someterse o no al reglamento para pequeñas empresas requiere un análisis preciso de la previsión de ventas y de la planificación a largo plazo.

Seleccionar el modelo fiscal adecuado depende de la situación específica de cada empresa. El reglamento para pequeñas empresas puede ser beneficioso para algunos negocios (especialmente los que operan sobre todo con particulares), ya que pueden ofrecer precios más bajos a sus clientes al no tener que aplicar IVA.

Estudio de caso de ejemplo de la declaración preliminar del IVA para propietarios de pequeñas empresas

¿Qué ocurre si los propietarios de pequeñas empresas o fundadores de startups superan el umbral de ingresos en el ejercicio en cuso?

Los propietarios de pequeños negocios no pueden reclamar la exención de cobrar IVA si su facturación supera el umbral para pequeñas empresas. Las pequeñas empresas deben presentar la declaración preliminar del IVA a posteriori para el ejercicio en curso, compensar después el IVA con los precios y la facturación generada, y remitir el impuesto a la oficina fiscal. Los ingresos que superan el umbral se declaran y tributan en la declaración del impuesto sobre la renta de la empresa.

Superar el umbral de ingresos es indicativo de una empresa que está creciendo, lo que suele ser un factor positivo. En este caso, puede ser útil el uso de herramientas para la automatización de las finanzas y la facturación.

¿Con qué frecuencia deben pagar las empresas el IVA a la oficina fiscal?

La frecuencia para presentar la declaración preliminar del IVA depende de la cantidad de IVA que se pagó en el año natural anterior. Se aplica la siguiente normativa:

• Declaración mensual obligatoria: debes hacer la declaración preliminar del IVA mensualmente si el IVA que pagaste en el ejercicio anterior supera los 7500 euros.
  
• Declaración trimestral obligatoria: debes declarar el IVA trimestralmente si el IVA que pagaste en el ejercicio anterior es una cantidad entre 1000 y 7500 euros.
  
• Exención opcional: tienes la opción de estar exento de la declaración preliminar del IVA si, en el ejercicio anterior, pagaste una cantidad de IVA inferior a 1000 euros.
  
• Reglamento especial para fundadores de nuevas empresas: cualquier persona que funde una nueva empresa debe hacer la declaración preliminar del IVA el año en el que funda la empresa y el año siguiente, independientemente del impuesto al que esté sujeta.
  

La norma general es que la oficina fiscal determina la frecuencia con la que debe presentarse la declaración preliminar del IVA.

¿Cuáles son los plazos para la presentación de la declaración preliminar del IVA en 2023 y 2024?

Actualmente, las declaraciones mensuales deben presentarse antes del día 10 del mes siguiente. Las declaraciones trimestrales del IVA deben presentarse antes del día 10 del mes siguiente al final del trimestre. Si el día 10 cae en fin de semana o en un día festivo, el plazo vence el siguiente día laborable. A continuación se indican los plazos para las siguientes frecuencias de presentación de la declaración preliminar del IVA:

• Declaración preliminar mensual del IVA en 2023: 10 de enero, 10 de febrero, 10 de marzo, 11 de abril, 10 de mayo, 12 de junio, 10 de julio, 10 de agosto, 11 de septiembre, 10 de octubre, 10 de noviembre y 11 de diciembre.
  
• Declaración preliminar trimestral del IVA en 2023: 10 de enero, 11 de abril, 10 de julio y 10 de octubre.
  
• Declaración preliminar mensual del IVA en 2024: 10 de enero, 12 de febrero, 11 de marzo, 10 de abril, 10 de mayo, 10 de junio, 10 de julio, 12 de agosto, 10 de septiembre, 10 de octubre, 11 de noviembre y 10 de diciembre.
  
• Declaración preliminar trimestral del IVA en 2024: 10 de enero, 10 de abril, 10 de julio y 10 de octubre.
  

¿Qué ocurre si se incumplen los plazos para la declaración preliminar del IVA?

El retraso en la presentación de la declaración preliminar del IVA o el pago del impuesto puede dar lugar a intereses y sanciones por demora, cuya cantidad exacta depende de la naturaleza y la duración del retraso. Intereses de demora significa el cobro de un coste adicional por cada formulario fiscal que se presenta con retraso o cada pago que se realiza fuera de plazo.

Además del interés por el retraso en el pago, se pueden aplicar sanciones por demora, especialmente en el caso de impagos reiterados o retrasos importantes. La oficina fiscal puede tomar más medidas ante un incumplimiento persistente, como la aplicación de procedimientos ejecutivos para recaudar los impuestos pendientes que pueden incluir el embargo de los activos o las cuentas bancarias de la empresa.

En situaciones graves, como la evasión intencionada de impuestos, puede haber consecuencias penales, como multas e incluso penas de prisión en los casos extremos. Toda empresa que tenga dificultades o circunstancias imprevistas debe ponerse en contacto con la autoridad fiscal sin dilación y solicitar una extensión del plazo para la declaración preliminar del IVA.

¿Cómo pueden las empresas extender el plazo para la declaración preliminar del IVA?

Las empresas en Alemania pueden extender el plazo de presentación de la declaración preliminar del IVA si tienen razones de peso que les dificultan hacer la declaración a tiempo. Deben ponerse en contacto con la oficina fiscal con tiempo suficiente antes de que expire el plazo original, preferentemente por escrito, por teléfono o en persona. Deben especificar el motivo para la extensión de forma clara y comprensible (por ejemplo, a consecuencia de problemas técnicos o de circunstancias imprevistas). La oficina fiscal puede conceder la extensión después de revisarla. Una vez aprobada la solicitud, las empresas deben asegurarse de presentar la declaración preliminar del IVA dentro del nuevo plazo y pagar el importe adeudado a tiempo.

Si a las personas propietarias de empresas se les exige hacer declaraciones mensuales, pueden usar una extensión permanente del plazo, de modo que solo tienen que presentar la declaración preliminar del IVA de enero antes del final del día 10 de marzo. En este caso, la solicitud y un anticipo especial deben presentarse antes del 10 de febrero. El anticipo se deduce del IVA adeudado anteriormente.

¿Cómo pueden las empresas presentar la declaración preliminar del IVA en Alemania?

El formulario para la presentación preliminar del IVA en Alemania se puede presentar telemáticamente a través del portal «ELSTER». ELSTER es el portal electrónico del fisco alemán que permite a los usuarios presentar las declaraciones de impuestos telemáticamente. Proporciona un método eficiente y seguro para ello.

Como alternativa, las empresas pueden usar un software contable especial o sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para generar automáticamente la declaración preliminar del impuesto y presentarla telemáticamente.

¿Qué legislación específica se aplica a los sistemas fotovoltaicos (FV)?

Desde el 1 de enero de 2023 han entrado en vigor algunos cambios en materia de IVA que conceden un tipo de IVA del 0 % a la venta de sistemas de hasta 30 kWp, junto con los productos y servicios asociados, además de otros sistemas y excepciones. Los operadores de sistemas FV se consideran propietarios de empresas a efectos fiscales, puesto que suministran electricidad que ellos generan a la red y reciben una compensación por ello. Por tanto, están obligados a hacer una declaración preliminar del IVA.

El nuevo reglamento del 0 % significa también que ya no hay que pagar el impuesto sobre la renta por la venta de electricidad y el consumo de la energía que se genera internamente. Esto supone que, como personas propietarias de pequeñas empresas, la inmensa mayoría de los operadores privados de sistemas FV pueden usar estos sistemas exentos de IVA. La cantidad de impuesto adeudado es inferior aún con el reglamento para pequeñas empresas. Los umbrales de facturación en general son de 22.000 euros en el año en el que se funda la empresa y de 50.000 euros el siguiente año.

No obstante, no es posible una exención del impuesto con efecto retroactivo para sistemas instalados antes de 2023. En estos casos, todavía debe hacerse la declaración preliminar del IVA.

Nota: Si los operadores ya han registrado una empresa por otros motivos o trabajan por cuenta propia, no tienen que registrarse (y, de hecho, no pueden hacerlo) como propietarios de una pequeña empresa, ya que la oficina fiscal da por supuesto que hay un sujeto pasivo y combina todo el volumen procedente del trabajo por cuenta propia, pensiones y otros ingresos con la facturación por la venta de electricidad.

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