Hay formas muy distintas de preparar las declaraciones de impuestos: aparte de software comercial y aplicaciones para impuestos, ELSTER es una alternativa gratuita. En este artículo, podrás averiguar qué es ELSTER y qué funciones ofrece la plataforma. Asimismo, te explicaremos las distintas formas de registrarse y te ofreceremos una breve guía sobre cómo preparar la declaración de impuestos con ELSTER.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es ELSTER?
  
• ¿Cómo se hace el registro en ELSTER?
  
• ¿Cómo funciona el registro con un archivo de certificado?
  
• ¿Qué funciones ofrece ELSTER?
  
• ¿Cómo se presenta una declaración de impuestos con ELSTER?
  

¿Qué es ELSTER?

ELSTER es un proyecto conjunto entre las administraciones tributarias de Alemania y de todos los estados federales y el Gobierno federal para procesar digitalmente las declaraciones de impuestos y los registros. El portal ELSTER es una especie de oficina fiscal en línea para particulares, empresas y negocios, así como para asociaciones y profesionales de la asesoría fiscal. Mediante ELSTER, puedes crear tus datos fiscales de forma rápida, segura y, por encima de todo, gratuita, así como presentarlos ante las autoridades fiscales. Aunque utilices otro software o aplicación en vez de ELSTER para preparar la declaración de tus impuestos, sí usarás ELSTER indirectamente, ya que todos los programas fiscales envían los datos introducidos por quienes los utilizan a ELSTER y, desde ahí, se remiten a la oficina fiscal. La plataforma ELSTER lleva funcionando desde 1996 y todavía la coordina la Oficina Fiscal Estatal de Baviera. Su nombre es una abreviación del término alemán elektronische Steuererklärung, que significa «declaración de impuestos electrónica».

¿Qué es My ELSTER?

My ELSTER es el área de usuario personal de la plataforma ELSTER. Hasta la declaración de impuestos de 2019, también se ofrecía el software ELSTER form, que se podía instalar en ordenadores personales y servía para preparar las declaraciones de los impuestos. No obstante, esto ya no es posible. Desde el ejercicio fiscal de 2020, la aplicación web My ELSTER que funciona directamente en navegadores web, has sido la única opción. Una de las funciones que ofrece My ELSTER es la posibilidad de acceder a los recibos ya presentados a la oficina fiscal. Además, se pueden consultar los datos ya introducidos en la tarjeta electrónica del impuesto sobre la renta.

¿Cómo se hace el registro en ELSTER?

Si deseas utilizar ELSTER, tienes que registrarte y crear una cuenta de usuario. Hay tres formas de registrarse en ELSTER que están disponibles para todo el mundo sin coste alguno:

• Un archivo de certificado de ELSTER
  
• La aplicación ElsterSecure
  
• Un documento de identidad
  

Además, hay dos tipos de registro de pago: el uso de un USB criptográfico de seguridad (en ELSTER aparece como security stick), que resulta particularmente apropiado para personas empresarias, junto con el uso de una tarjeta de firma, que es de especial interés para profesionales de la asesoría fiscal.

La propia plataforma ELSTER recomienda el registro mediante certificado, proceso que explicaremos en mayor detalle en la sección siguiente. Si optas por la versión de aplicación, lo único que tienes que registrar es un smartphone o tableta con cámara. Acto seguido, se cargará la aplicación ElsterSecure. Puedes descargarte la aplicación de la Google Play Store o de la App Store de Apple. En la aplicación, selecciona la opción «ElsterSecure» en «Benutzerkonto erstellen» (Crear cuenta de usuario) y «How do you want to log in to My ELSTER?» (¿Cómo quieres iniciar sesión en My ELSTER?). Posteriormente, recibirás por correo electrónico un ID de activación y un código de activación por correo postal. Introduce el ID en la aplicación y escanea el código QR de la carta que habrás recibido por correo postal mediante la cámara de tu dispositivo. Cuando te hayas registrado correctamente, podrás utilizar ElsterSecure para iniciar sesión en My ELSTER.

Para registrarte mediante un documento de identidad, los datos del documento se deben poder leer de forma fiable. Para tal fin, una de las opciones disponibles consiste en utilizar un documento de identidad moderno en formato de tarjeta de crédito. Otra de las opciones es usar un lector de documentos de identidad adecuado y la aplicación AusweisApp2. Como lector de documentos de identidad, también puedes utilizar un smartphone con interfaz de comunicación de campo cercano (NFC, por sus siglas en inglés). Puedes descargarte la aplicación de la Google Play Store, de la App Store de Apple, y para Windows. Para registrarte con un documento de identidad, esta función debe estar activada en «My user account» (Mi cuenta de usuario) en tu cuenta personal de My ELSTER. Aquí puedes definir el método de registro que deseas utilizar. Si eliges el método con documento de identidad, recibirás un PIN de activación, que tendrás que sustituir por el que desees. De este modo, se activará el documento de identidad y permitirá su lectura.

Para empresas, ELSTER también recomienda utilizar un USB criptográfico de seguridad para registrase e iniciar sesión posteriormente. Se trata de un lápiz USB especial que almacena la identidad digital personal mediante un chip criptográfico. El USB tiene un coste único de 56,48 euros (precio a fecha de noviembre de 2023). Para utilizarlo, tienes que instalar el software ElsterAuthenticator. Puedes descargarte el software para Windows, macOS y Linux.

Registrarse mediante una tarjeta de firma también tiene un coste (normalmente, de entre 50 y 150 euros). Esto se debe a que la tarjeta de firma no la emite ELSTER, sino bancos, empresas especializadas o autoridades de certificación (conocidas como «organismos de confianza»). Son estas entidades las que se ocupan de la identificación personal, por lo que la tarjeta de firma de ELSTER solo tiene que ser legible. Por lo tanto, para esta versión, también hay que utilizar un lector de tarjetas y el software ElsterAuthenticator.

Obtén más información sobre la tarjeta de firma (por ejemplo, acerca de los proveedores y tarjetas aprobados).

¿Cómo funciona el registro con un archivo de certificado?

La mayoría de las personas que usan ELSTER se registran con la ayuda de un archivo de certificado, también conocido coloquialmente como el «certificado de ELSTER». Este es un archivo con un formato especial (pfx) cuyos datos están protegidos criptográficamente. Solo se puede activar con una contraseña y luego se vincula a una cuenta de usuario de My ELSTER. El archivo de certificado se puede almacenar en diversos medios (como, por ejemplo, discos duros o lápices USB) y copiar todas las veces que desees. Para registrarse con un archivo de certificado, hay que seguir cuatro pasos:

1. Crea una cuenta: para solicitar un archivo de certificado, primero tienes que crear una cuenta en ELSTER.
   
2. Envía tus datos personales: tras seleccionar «Certification File» (Archivo de certificado) en la lista de opciones de inicio de sesión, podrás introducir tus datos personales (nombre, fecha de nacimiento y número de identificación fiscal). Acto seguido, crea un nombre de usuario, selecciona una pregunta de seguridad y envía los datos a la administración tributaria a través de la plataforma.
   
3. Recibe los datos de activación: al cabo de unos 14 días, recibirás de la oficina fiscal un ID de activación por correo electrónico y un código de activación por correo postal. Dado que la correspondencia postal se envía automáticamente a la dirección registrada en la oficina de registro, debes comprobar que esté actualizada.
   
4. Descárgate el archivo de certificado: con ELSTER, introduce los datos transmitidos por la oficina fiscal. Si son correctos, podrás descargarte y guardar el archivo de certificado, que te permitirá iniciar sesión en My ELSTER y asignar tu propia contraseña si lo deseas. En el futuro, la autenticación en ELSTER se llevará a cabo mediante una combinación de un archivo de certificado y una contraseña.
   

¿Cómo se puede prolongar la validez del certificado de ELSTER?

Los certificados de ELSTER tienen una validez de tres años. Antes de que venza el período de validez, ELSTER te lo recordará con varios correos electrónicos. Si el archivo de certificado no ha caducado todavía, basta con prolongar su validez en tu cuenta personal de ELSTER. En la nota sobre la caducidad de la validez, verás el botón «Renew certificate now» (Renovar certificado ahora). Si haces clic en ese botón, se creará un nuevo archivo que podrás guardar y activar con tu contraseña.

Si el certificado de ELSTER ya ha caducado, tendrás que solicitar otro. Para ello, utiliza la opción «Certificate file lost or certificate expired?» (¿Has perdido el archivo de certificado o el certificado ha caducado?) al iniciar sesión. Otra opción es visitar esta página si el archivo de certificado ha caducado o has olvidado la contraseña.

¿Qué funciones ofrece ELSTER?

Por lo que más se conoce a ELSTER es como una plataforma para presentar declaraciones de impuestos por Internet. Estas declaraciones se pueden crear mediante ELSTER y presentar ante la administración tributaria. La declaración del impuesto sobre la renta es solo una de las muchas opciones posibles: también puedes presentar declaraciones del impuesto de sucesiones y donaciones, así como del impuesto sobre bienes inmuebles. Por ejemplo, las empresas pueden preparar sus declaraciones del impuesto sobre las ventas y sobre la renta con ELSTER. Los registros previos correspondientes se pueden efectuar a través de la plataforma. Para las declaraciones del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre los rendimientos del trabajo, los datos se tienen que presentar obligatoriamente a través de ELSTER. Por norma general, toda aquella persona que trabaje por cuenta propia o gestione una empresa está obligada a presentar electrónicamente declaraciones anticipadas y certificados del impuesto sobre la renta ante la administración tributaria. No obstante, las personas asalariadas, jubiladas y pensionistas también pueden utilizar formularios en papel.

Dado que ELSTER se expande continuamente, en la plataforma también hay disponibles varios tipos más de impuestos, declaraciones, registros, solicitudes y avisos. Consulta un resumen de los formularios actualmente disponibles.

Las personas registradas también tienen la opción de prolongar plazos o recurrir decisiones a través de ELSTER. Cuando se está cumplimentando el formulario pertinente, también se puede solicitar una suspensión de su aplicación. En cambio, los recursos ante el tribunal fiscal no se pueden presentar a través de ELSTER.

¿Cómo se presenta una declaración de impuestos con ELSTER?

En My ELSTER, selecciona el formulario «Income Tax» (Impuesto sobre la renta). En cuanto hayas especificado el ejercicio fiscal, podrás introducir tus datos. En el caso de que ya hayas presentado una declaración de impuestos a través de ELSTER, otra opción es transferir tus datos desde dicha declaración. Si es la primera vez que utilizas ELSTER, el siguiente paso es introducir tu nombre, tu número de identificación fiscal y, si procede, los datos de tu pareja. Ahora tienes la opción de activar un «asistente del sistema», lo cual suele ser recomendable.

A continuación, se te presentarán tres páginas de preguntas sobre tu situación profesional y personal:

• ¿Trabajas por cuenta ajena o eres pensionista?
  
• ¿Obtienes ingresos de un negocio o de trabajar por cuenta propia?
  
• ¿Tienes menores a tu cargo, un contrato de viaje, gastos especiales o extraordinarios?
  

ELSTER determina los sistemas pertinentes a partir de esta y otra información.

En la página siguiente, «Certificates» (Certificados), los datos ya disponibles en la administración tributaria se pueden transferir a la declaración de impuestos. Además de los datos personales principales, se incluyen el impuesto sobre la renta y el impuesto eclesiástico que retienen las empresas, así como el recargo de solidaridad, las cotizaciones al seguro médico, de dependencia, de pensiones y de desempleo, o los pagos recibidos de la pensión. Para poder recuperar los recibos, debes introducir un código de recuperación, que puedes solicitar por correo en «Forms and Services» (Formularios y servicios) y «Manage Certificate» (Gestionar certificado).

Por último, hay que cumplimentar todos los archivos adjuntos que la administración tributaria exige en función de los datos ya introducidos. ELSTER señala los posibles errores (por ejemplo, en lo referente a la plausibilidad) durante la última comprobación de los datos. Si no se corrigen estos errores, la declaración de impuestos no se podrá presentar. El último paso consiste en presentar la declaración por Internet.