Voorlopige btw-aangiften (belasting toegevoegde waarde) verplichten bedrijven en zelfstandigen om de btw die van hun klanten wordt geïnd op kwartaal- of maandbasis aan het belastingkantoor te melden en af te dragen. In dit artikel wordt de procedure voor voorlopige btw-aangiften in Duitsland uitgelegd en worden enkele belangrijke vragen over de juridische voorschriften beantwoord.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een voorlopige btw-aangifte?
  
• Wie is verplicht om een voorlopige btw-aangifte in te dienen?
  
• Hoe vaak moeten bedrijven btw afdragen aan de belastingdienst?
  
• Wat gebeurt er als de deadline voor voorlopige btw-aangiften wordt gemist?
  
• Hoe kunnen bedrijven de termijn voor een voorlopige btw-aangifte verlengen?
  
• Hoe kunnen bedrijven hun voorlopige btw-aangifte in Duitsland registreren?
  
• Wat zijn de speciale voorschriften die van toepassing zijn op fotovoltaïsche systemen (PV-systemen)?
  

Wat is een voorlopige btw-aangifte?

Een voorlopige aangifte belasting toegevoegde waarde (btw) is een formulier dat op gezette tijden bij het bevoegde belastingkantoor moet worden ingediend. Dit is het formulier dat door zelfstandigen, ondernemers en eigenaren van kleine ondernemingen wordt gebruikt om te melden hoeveel btw ze van hun klanten hebben geïnd. Btw wordt over het algemeen geheven over producten en diensten en moet worden betaald aan het belastingkantoor. Deze btw-aangifte is voorlopig, aangezien aan het einde van het boekjaar een definitieve belastingaangifte wordt ingediend die een berekening bevat van het werkelijke btw-bedrag dat de bedrijf verschuldigd is. De twee verschillende methoden die worden gebruikt voor de berekening van de btw in de voorlopige btw-aangifte zijn:belasting op transactiebasis en belasting op kasbasis.

Wat zijn belasting op transactiebasis en belasting op kasbasis?

Er zijn in Duitsland twee methoden om voorlopige btw-aangiften te doen en btw aan het belastingkantoor te betalen: belasting op transactiebasis en belasting op kasbasis. De methoden verschillen in de manier waarop wordt omgegaan met berekende en geïnde btw:

Belasting op transactiebasis

De btw is verschuldigd in de periode waarin de factuur aan de klant wordt uitgereikt. Dit betekent dat de btw verschuldigd is zodra de dienst is verricht, ongeacht of de betaling al is ontvangen. Bedrijven moeten de btw aangeven en afdragen aan het belastingkantoor over de periode waarin de factuur is uitgegeven.

Belasting op kasbasis

De btw is pas verschuldigd als de betaling van de klant daadwerkelijk is ontvangen op de rekening van het bedrijf. Dit betekent dat de btw alleen wordt geheven over inkomsten die daadwerkelijk en fysiek zijn geboekt in de vorm van betalingen. Bedrijven zijn alleen verplicht om de btw aan te geven en af te dragen aan het belastingkantoor in de periode waarin ze de betreffende betaling daadwerkelijk van hun klanten hebben ontvangen.
De keuze tussen belasting op transactiebasis en belasting op kasbasis wordt meestal aan het begin van het jaar gemaakt en geldt dan voor het hele jaar. Het hangt af van de grootte van de onderneming en het soort diensten dat wordt geleverd.

Wie moet een voorlopige btw-aangifte indienen?

Als algemene regel geldt dat bedrijven die btw-plichtig zijn, een formulier moeten invullen over de geïnde btw-bedragen en deze aangifte moeten indienen. Dit geldt over het algemeen voor bedrijven die goederen of diensten verkopen in Duitsland en die een omzet hebben die een bepaalde drempel overschrijdt. Eigenaren van kleine ondernemingen met een omzet onder deze drempel kunnen worden vrijgesteld van deze verplichting.

De meldingsplicht voor de btw geldt over het algemeen voor:

• Entrepreneurs/bedrijfseigenaren: Dit geldt ook voor personen of bedrijven die commerciële of freelance-activiteiten uitvoeren en btw betalen over hun goederen of diensten.
  
• Zelfstandige ondernemers: Dit geldt ook voor personen die als zzp'er werken en btw betalen over hun inkomsten, zoals freelancers.
  

Wanneer zijn eigenaren van kleine ondernemingen vrijgesteld van de plicht om btw te betalen?

De voorlopige btw-aangifte voor eigenaren van kleine ondernemingen is onderworpen aan speciale voorschriften. Volgens § 19 van de Duitse btw-wet (UStG) worden bedrijven gecategoriseerd als kleine bedrijven als hun verwachte jaaromzet in het voorgaande kalenderjaar niet meer dan 22.000 euro bedroeg en in het lopende kalenderjaar niet meer dan 50.000 euro.

Door kleine bedrijven vrij te stellen van de betaling btw hebben ze het voordeel dat ze geen betaling btw mogen betalen op hun uitgaande facturen, en hoeven ze dus geen input terug te vorderen belasting. Om dit te laten gebeuren, moeten zij verwijzen naar de regel voor kleine ondernemers en de volgende mededeling toevoegen aan de factuur: “Geen btw-aangifte vanwege de kleineondernemersregeling conform § 19 UStG" (No VAT stated as small business in accordance with Section 19 of the German VAT Act (UStG)"). Eigenaren van kleine ondernemingen moeten ondanks de vrijstelling van btw nog steeds jaarlijks een btw-aangifte indienen.

Wie kan worden vrijgesteld van de btw-plicht?

Oprichters en eigenaren van kleine ondernemingen kunnen in het belastingregistratieformulier kiezen voor de kleineondernemersregeling op het belastingregistratieformulier. De omzetcriteria die hier gelden zijn duidelijk:

• De omzet mag niet hoger zijn dan 22.000 euro in het jaar van oprichting van de onderneming, terwijl de bovengrens in het tweede jaar 50.000 euro is.
  
• De omzet wordt pro rata berekend als de onderneming midden in het jaar werd opgericht (een oprichter van een onderneming die begin juli zijn onderneming lanceert, kan bijvoorbeeld tegen het einde van het jaar een omzet van 11.000 euro genereren).
  
• De optie voor de kleineondernemersrekening vervalt als oprichters van ondernemingen verwachten de gestelde omzetdrempels te overschrijden.
  

Een vrijwillige opheffing van de regeling voor kleine ondernemingen in gevallen waarin de omzet naar verwachting laag zal zijn, kan pas na vijf jaar worden teruggedraaid. Een goede beslissing om de kleineondernemersregeling al dan niet toe te passen, vereist daarom een nauwkeurige afweging van verkoopprognoses en langetermijnplanning.

Het selecteren van het juiste belastingmodel hangt af van de specifieke bedrijfssituatie. De kleineondernemersregeling kan voor sommige bedrijven voordelig zijn, met name voor bedrijven die voornamelijk zaken doen met particuliere klanten, omdat ze dan deze klanten lagere prijzen kunnen aanbieden omdat er geen btw van toepassing is.

Voorbeeld casestudy over voorlopige btw-aangiften voor eigenaren van kleine ondernemingen

Wat gebeurt er als eigenaren van kleine ondernemingen of oprichters van start-ups in het lopende boekjaar de inkomstendrempel overschrijden?

Eigenaren van kleine ondernemingen kunnen in dit geval geen claim maken op vrijstelling van btw-plicht omdat de omzet de drempel voor kleine ondernemingen overschrijdt. Kleine ondernemers moeten de voorlopige btw-aangifte met terugwerkende kracht over het lopende jaar indienen, de btw vervolgens verrekenen met de prijzen en de daarmee behaalde omzet, en de belasting afdragen aan het belastingkantoor. De inkomsten boven de drempel worden aangegeven en belast in de specifieke aangifte inkomstenbelasting van de onderneming.

Het overschrijden van de inkomsten-drempel is een indicatie dat een onderneming groeit, wat over het algemeen een positieve factor is. Hulpmiddelen voorautomatisering van boekhouding en omzet kan hierbij helpen.

Hoe vaak moeten bedrijven btw afdragen aan het belastingkantoor?

De frequentie voor het indienen van voorlopige btw-aangiften is afhankelijk van de hoogte van de btw die in het voorgaande kalenderjaar is betaald. De volgende regeling is van toepassing:

• Maandelijks verplichte indieningen: Je bent verplicht om de voorlopige btw-aangifte maandelijks in te dienen als de btw die in het voorgaande jaar is betaald, meer dan 7.500 euro bedroeg.
  
• Driemaandelijks verplichte indieningen: Je moet de btw aangifte op kwartaalbasis indienen als de btw die in het voorgaande jaar is betaald, tussen 1.000 euro en 7.500 euro bedroeg.
  
• Vrijstellingsoptie: Je hebt de mogelijkheid om een vrijstelling te krijgen van de voorlopige aangifte als de btw die in het voorgaande jaar is betaald minder dan 1.000 euro bedroeg.
  
• Special regeling voor oprichters van nieuwe bedrijven: Wie een nieuwe onderneming opricht, moet in het eerste jaar nadat de onderneming is opgericht en in het daaropvolgende jaar maandelijks de voorlopige btw-aangifte indienen, ongeacht de belasting die verschuldigd is.
  

De algemene regel is dat de belastingdienst bepaalt met welke frequentie voorlopige btw-aangiften moeten worden ingediend.

Wat zijn de deadlines voor het indienen van voorlopige btw-aangiften in 2023 en 2024?

Maandelijkse aangiften moeten momenteel uiterlijk op de 10e dag van de volgende maand worden ingediend. Driemaandelijkse btw-aangiften moeten uiterlijk op de 10e dag van de maand volgend op het einde van het kwartaal worden ingediend. Als de 10e dag in een weekend of op een feestdag valt, is de deadline de eerstvolgende werkdag. Dit zijn de deadlines voor de volgende frequenties van voorlopige btw-aangiften:

• Maandelijks voorlopige btw-aangifte in 2023: 10 januari, 10 februari, 10 maart, 11 april, 10 mei, 12 juni, 10 juli, 10 augustus, 11 september, 10 oktober, 10 november en 11 december.
  
• _Driemaandelijkse voorlopige btw-aangifte in 2023: _ 10 januari, 11 april, 10 juli en 10 oktober.
  
• _Maandelijkse voorlopige btw-aangifte in 2024: _ 10 januari, 12 februari, 11 maart, 10 april, 10 mei, 10 juni, 10 juli, 12 augustus, 10 september, 10 oktober, 11 november en 10 december.
  
• _Driemaandelijkse voorlopige btw-aangifte in 2024: _ 10 januari, 10 april, 10 juli en 10 oktober.
  

Wat gebeurt er als de deadlines voor voorlopige btw-aangiften worden overschreden?

Te late indiening van de voorlopige belastingaangifte of te late betaling van verschuldigde btw kan leiden tot rente en boetes wegens te late betaling. Het exacte bedrag hiervan is afhankelijk van de aard en de duur van de vertraging.Rente op late betaling betekent extra kosten die in rekening worden gebracht voor elke belastingformulier die te laat wordt ingediend of voor elke te late betaling.

Naast de rente op te late betaling kunnen ook boetes voor te late betaling verschuldigd zijn, met name in geval van herhaalde wanbetalingen of aanzienlijke vertragingen. Het belastingkantoor kan verdere stappen ondernemen in het geval van aanhoudende niet-naleving, waaronder het uitvoeren van handhavingsprocedures om alle uitstaande belastingen te innen, wat beslaglegging op de activa of bankrekeningen van het bedrijf kan inhouden.

Ernstige gevallen zoals opzettelijke belastingontduiking kunnen zelfs strafrechtelijke gevolgen hebben, waaronder boetes en in extreme gevallen zelfs gevangenisstraffen. Bedrijven die moeilijkheden of onvoorziene omstandigheden ondervinden, moeten in een vroeg stadium contact opnemen met de belastingautoriteiten en uitstel aanvragen voor hun voorlopige btw-aangifte.

Hoe kunnen bedrijven de termijn voor een voorlopige btw-aangifte verlengen?

Bedrijven in Duitsland kunnen de termijn voor hun voorlopige btw-aangifte verlengen als ze dwingende redenen hebben die het voor hen moeilijk maken om hun aangifte op tijd in te dienen. Ze moeten tijdig voor het verstrijken van de oorspronkelijke deadline contact opnemen met het belastingkantoor, idealiter schriftelijk, telefonisch of persoonlijk. De reden voor het uitstel moet duidelijk en begrijpelijk zijn (bijvoorbeeld als gevolg van technische problemen of onvoorziene omstandigheden). Het uitstel kan in voorkomende gevallen worden toegekend na beoordeling door het belastingkantoor. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze de voorlopige btw-aangifte binnen de nieuwe termijn indienen en de verschuldigde bedragen op tijd betalen.

Als ondernemers maandelijks aangifte moeten doen, kunnen ze gebruikmaken van een permanente termijnverlenging, zodat ze hun voorlopige btw-aangifte voor januari pas einde 10 maart hoeven in te dienen. De aanvraag en een bijzondere voorschotbetaling moeten in dit geval uiterlijk op 10 februari worden ingediend. De voorschotbetaling wordt in mindering gebracht op de eerder verschuldigde btw.

Hoe kunnen bedrijven hun voorlopige btw-aangifte in Duitsland registreren?

Het formulier voor voorlopige btw-aangiften in Duitsland kan worden geregistreerd en ingediend via het elektronische belastingaangifteportaal "ELSTER". ELSTER is het elektronische portaal van de Duitse belasting dat gebruikers in staat stelt hun belastingaangifte elektronisch in te dienen. Het biedt hiervoor een efficiënte en veilige methode.

Als alternatief kunnen bedrijven gebruik maken van speciale boekhoudsoftware of enterprise resource planning (ERP)-systemen om hun voorlopige belastingaangiften automatisch te genereren en elektronisch in te dienen.

Wat zijn de speciale voorschriften die van toepassing zijn op fotovoltaïsche systemen (PV-systemen)?

Sinds 1 januari 2023 zijn enkele wijzigingen in de btw in werking getreden die voorzien in een btw-tarief van 0% voor de verkoop van systemen tot 30 kWp samen met de bijbehorende producten en diensten, evenalsenkele andere systemen en uitzonderingen. De beheerders van PV-systemen worden voor belastingdoeleinden beschouwd als eigenaren van ondernemingen, aangezien zij elektriciteit die zij opwekken aan het net leveren en een vergoeding ontvangen voor de stroom die zij leveren. Zij zijn verplicht om als gevolg hiervan een voorlopige btw-aangifte in te dienen.

De nieuwe 0%-regeling betekent ook dat er geen inkomstenbelasting meer verschuldigd is over de opbrengst van de verkoop van elektriciteit en over het verbruik van de zelf opgewekte stroom. Dit betekent dat de overgrote meerderheid van de particuliere exploitanten van PV-systemen, als eigenaren van kleine ondernemingen, deze systemen kan gebruiken met vrijstelling van btw. De hoogte van de te betalen belasting is het laagst bij de kleineondernemingsregeling. De algemene omzetdrempels gelden van 22.000 euro in het jaar van oprichting van het bedrijf en 50.000 euro in het tweede jaar.

Het is echter niet mogelijk om met terugwerkende kracht vrijstelling van belasting voor legacy-systemen die vóór 2023 zijn geïnstalleerd. In dit geval moet nog steeds een voorlopige btw-aangifte worden ingediend.

Opmerking: Als de operators om andere redenen al een onderneming hebben geregistreerd of als freelancer of zzp'er werken, zijn ze niet verplicht zich ook als eigenaar van een kleine onderneming te registreren en kunnen ze dat ook niet, aangezien de belastingdienst ervan uitgaat dat er één belastbare entiteit is en dat alle inkomsten uit zelfstandig ondernemerschap, pensioenen en andere inkomsten combineert met de inkomsten uit de verkoop van elektriciteit.

Lees meer over belastingen en compliance:Stripe Tax stelt bedrijven in staat om hun belastingen op al hun transacties te automatiseren en automatisch het juiste bedrag aan belasting te betalen. Hierdoor kun je je volledig richten op je core-onderneming en wereldwijd opereren in overeenstemming met de belastingregelgeving.Neem contact op met ons verkoopteam om te bespreken hoe Stripe je kan helpen met je financiële processen.