今日、ドイツの企業は電子的に請求書を作成、送信、アーカイブすることが増えており、紙のドキュメントと手動プロセスはますますデジタルソリューションに道を譲っています。デジタル請求も、電子請求の義務化の導入により注目を集めています。

この記事では、オンラインで請求書を作成するとはどういうことか、ドイツの請求書にどのような法的要件が適用されるか、そして請求書にはどのような情報を含める必要があるかについて説明します。また、請求書作成にソフトウェアソリューションを使用するメリットや、これらのソリューションを会計および決済システムに実装する方法についても説明します。

主なポイント

• 「オンラインでの請求書作成」とは、ソフトウェアやクラウドベースのシステムを使用して請求書の詳細を取得し、請求書を作成することを意味します。これらの請求書は電子的に送信されることもよくあります。
  
• 電子請求書は構造化データ形式に従う必要があるため、すべてのデジタル請求書が電子請求書 (e-invoice) であるわけではありません。
  
• ドイツ付加価値税 (VAT) 法 (UStG) の第 14 条、ドイツ国税通則法 (AO) の第 147 条、電子形式での帳簿、記録、文書の適切な保存と保持に関する原則 (GoBD) などの法的規制により、請求書の形式、コンテンツ、および保管に関するルールが定められています。
  
• Stripe Invoicing などのソフトウェアソリューションは、請求プロセスを自動化し、決済をよりシンプルにすることができます。
  

オンラインでの請求書作成とは

「オンラインでの請求書作成」とは、ソフトウェアやクラウドベースのプラットフォームを使用して、請求業務をデジタルで行うことを意味します。企業は請求書の詳細を電子的に取得し、その詳細を使用してデジタルドキュメントを作成し、顧客やビジネスパートナーに直接送信します。

今日では、オンラインでの請求はデジタルビジネスワークフローの重要な要素です。従来の紙の請求書とは異なり、デジタル請求書は企業の請求システムで直接作成されます。多くのソリューションは、請求書番号の割り当て、税金の計算、請求書のメール送信などの反復タスクを自動的に管理します。さらに、決済を会計やアーカイブのプロセスと同期させることが多いです。デジタルシステムは、特に継続課金、サブスクリプション、または国際的なビジネス活動を行っている企業にとって、効率的な請求書作成と構造化された支払い管理に役立ちます。

デジタル請求書と電子請求書

コンピューターで作成または送信されたすべての請求書が、法的な意味での「電子請求書」(e-invoice) に該当するわけではありません。たとえば、顧客にメールで送信された PDF ファイルは「デジタル請求書」と見なされます。これは、「電子請求書」と見なされるための法的要件を満たしていません。電子請求書には、自動化されたシステムで読み取って処理できる構造化データが含まれているためです。ドイツで使用されている標準化されたフォーマットには、XRechnung と Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany (ZUGFeRD) があります。

電子請求書への移行

ドイツの企業は、2020 年 11 月末から政府機関に電子形式で請求書を送信することが義務付けられています。また、2025 年 1 月 1 日から電子請求書を受信するケイパビリティを持つことも義務付けられています。電子請求書を発行する義務は現在、段階的に導入されています。企業は、一定の条件の下で、2026 年末まで紙の請求書や他の電子請求書フォーマットを引き続き送信できます。ただし、法的に定義された「電子請求書」以外のデジタルフォーマットには、受取人の同意が必要です。

2026 年の年間売上が 80 万ユーロ未満の中小企業には、2027 年末まで移行期間が設けられています。ただし、原則として、電子請求は 2028 年以降、標準になる予定です。つまり、オンラインでの請求書作成とデジタル処理がドイツの企業の標準になるということです。これらの規則は、最終顧客に発行される請求書や特定の非課税売上には限られた範囲でしか適用されません。

ドイツの請求書にはどのような法的規制が適用されますか？

ドイツの企業は、請求書を作成する際にさまざまな法的規制を遵守する必要があります。最も重要なのは、付加価値税 (VAT) 法 (UStG) 第 14 条です。以下の条項にも、保管とトレーサビリティーに関する重要な規制が含まれています: UStG 第 14b 条、ドイツ国税通則法 (AO) 第 147 条、および電子形式の帳簿、記録、書類の適切な管理および保存に関する原則 (GoBD)。

請求書の形式

UStG 第 14 条第 1 項によれば、「請求書」とは、文書の名称に関係なく、商品やサービスの代金請求に使用されるあらゆる文書を指します。ただし、法律では「電子請求書」と「その他の請求書」を区別しています。「電子請求書」は指令 2014/55/EUに準拠し、構造化された電子形式で送信される必要があります。一方、その他の電子形式または紙の請求書は、「その他の請求書」と見なされます。

真正性、完全性、可読性

UStG 第 14 条第 3 項によれば、請求書の出所の真正性、内容の完全性、および可読性が保証されなければなりません。「出所の真正性」とは、発行者の身元が確実に特定されることを意味します。「内容の完全性」は、法律で義務付けられている詳細情報を事後的に変更できないことを保証するものです。

原則として、企業は、請求書と基本となる取引内容の間に信頼できる監査証跡が存在する限り、これらの要件を満たすためにどの内部統制を使用するかを独自に決定できます。電子請求書の場合、適格電子署名または電子データ交換 (EDI) が使用されている場合、真正性と完全性が保証されていると見なされます。

適切な会計と GoBD

UStG 第 14 条に基づく要件に加えて、企業は請求書を作成する際に、電子形式での適切な会計の原則 (GoBD) も遵守する必要があります。GoBD は、企業がデジタルビジネス文書をどのように収集、処理、保存しなければならないかを規定しています。GoBD の最も重要な要件は、文書の追跡可能、監査可能、改ざん防止の機能があることです。原則として、企業は請求書を 8 年間保管する必要があります。過去の取引については、いつ発生したかによって異なる保管期間の対象となる場合があります。電子請求書の場合、少なくとも構造化された部分は、改ざんされていない元の形式でアクセスできるようにアーカイブされている必要があります。

請求書に記載すべき情報

オンラインで作成するか手動で作成するかにかかわらず、企業はすべての請求書に法定の必須情報を含める必要があります。標準の請求書には、以下の情報が含まれます。

• 製品またはサービスを提供する企業の完全な名前と住所
  
• 商品またはサービスの受取人の正式名称および住所
  
• 請求書の発行日
  
• 納品日またはその他の供給の日付 (すなわち、履行期間)
  
• 税務署が売り手に発行した税務識別番号 (ID)、または連邦中央税務署が発行した VAT ID 番号
  
• 連番の一意の請求書番号
  
• 提供される製品の数量と種類、または提供されるサービスの範囲と種類
  
• 価格 (税抜) と合計 (税込)
  
• 適用される税率と納付すべき税額
  

ドイツで請求書を作成する企業は、以下の任意の情報も含めることができます。

• 受取人が請求書を支払わなければならない期限
  
• 現金割引の詳細 (割引率、割引の有効期間など)
  
• 分割払いや出来高請求などの特別な支払条件の詳細
  
• 必要に応じて、国際銀行口座番号 (IBAN) と銀行識別コード (BIC) を含む売り手の銀行口座の詳細
  
• 登記裁判所や登録番号などの商業登記簿記載事項
  
• 売り手の経営陣またはオーナーに関する詳細
  
• 問い合わせ先となる売り手の電話番号、メールアドレス、またはウェブサイト
  

ソフトウェアソリューションを使用してオンラインで請求書を作成するメリットは何ですか？

オンライン請求書向けのソフトウェアソリューションは、日々のワークフローにおいて実務的および金銭的なさまざまなメリットを企業にもたらします。請求書を作成するだけでなく、請求からアーカイブまでのプロセス全体を円滑にします。

• 時間の節約と自動化
  主なメリットの 1 つは、繰り返しのタスクを自動化できることです。たとえば、最新のシステムでは、請求書番号の自動割り当て、税金の自動計算、保存された顧客データやテンプレートに基づく請求書の作成などが可能です。これにより手作業が大幅に削減され、時間が節約されるとともに、エラーの原因が最小限に抑えられます。

• ビジネスプロセスの効率化
  オンライン請求書ソリューションは、メディアの断絶がないシームレスなデジタルプロセスを提供します。請求書の作成、送信、処理を請求システム内で直接行うことができます。また、決済、督促、会計といったその他の作業を統合して、企業のワークフロー全体をスピードアップし、透明性を高めることも可能です。

• 監視と管理の強化
  企業は、いつでも支払い済みおよび未払いの請求書の状況を把握できます。多くのソフトウェアソリューションには、現在の支払い状況、売上、または未収売掛金の概要を示すダッシュボードや分析機能が備わっています。これにより、財務計画が容易になり、売掛金管理が改善されます。

• 法的確実性とコンプライアンス
  ソフトウェアソリューションはコンプライアンスのサポートも可能です。多くのシステムは、付加価値税法 (UStG) 第 14 条および GoBD の要件を考慮して設計されています。これらは、企業が請求書を正しく作成し、透明性のあるアーカイブを確保し、必要に応じて監査可能なドキュメントを保存するのに役立ちます。ただし、法的責任は引き続き企業にあります。

• どこからでも作業可能
  多くのソリューションがクラウドベースであるため、いつでもどこでも請求書を作成および取得できます。モバイルの作業モデル、国際的なビジネス関係、または複数の拠点を持つ企業にとって、これは大きな利点です。

オンライン請求書は会計システムや決済スキームとどのように連携しますか？

最新のシステムを使用すると、通常、API を介してオンライン請求書を会計システムや決済スキームと簡単に連携できます。オーナーとしての目標は、請求から支払いの転記までのプロセス全体を可能な限り再現し、手動による介入を不要にすることです。

API の使用

連携を成功させるための鍵の 1 つは、請求書データが会計システムに確実に転送されることです。請求書が作成されるとすぐに、関連するすべての詳細情報が API を介して構造化された形式で転送され、アカウントに自動的に転記される必要があります。これにより、二重入力がなくなり、手動転送によるエラーが減少します。また、アカウントはリアルタイムで更新されるため、財務状況の最新の概要を把握できます。

消込の自動化

支払いプロセスも直接連携されることがよくあります。請求書はさまざまな決済手段に関連付けることができるため、顧客は請求額を直接オンラインで支払うことができます。支払いが行われるとすぐに、システムでステータスが自動的に更新され、未決済の項目が決済済みとしてマークされます。これにより、支払いを受けるまでの時間が短縮され、督促の作業負荷が軽減されます。

継続課金モデルのサポート

連携されたシステムは、多くの場合、サブスクリプションなどの継続課金モデルもサポートしています。ここでは、請求書が設定された間隔で自動的に作成され、支払いプロセスがそれに応じて管理されます。これにより、利益を計画的に予測でき、継続的な取引をほぼ自動で処理できます。

Stripe Invoicing によるデジタル請求のサポート

Stripe Invoicing は、ドイツの企業が請求および決済のプロセス全体をデジタル化し、自動化するのに役立ちます。単発の請求書を使用しているか、継続課金を使用しているかに関係なく、企業の会計の作業負荷を軽減し、支払いを受けるまでの時間を短縮することができます。

請求書の自動作成と管理

Stripe Invoicing は、オンラインで請求書を迅速に作成、調整、送信します。請求書の詳細は、既存の顧客データベースから直接コピーできます。ステータスの監視、支払いのリマインダー、返金などの中心的なプロセスも自動化されるため、手動による管理作業の負荷が大幅に軽減されます。

より早く支払いを受けるためのサポート

Stripe を使用すると、ドイツの企業は顧客に 100 種類以上の決済手段、135 の通貨、25 の言語を提供できます。顧客に豊富な選択肢を提供することで、迅速に支払いが行われる可能性が高まります。さらに、AI を活用した督促ツールにより、未回収の債務の回収を支援します。

既存システムとの連携

Stripe Invoicing は、既存の会計システムや統合基幹業務システム (ERP) にシームレスに連携します。請求書と支払いの詳細は自動的に同期されるため、手動の介入なしで処理でき、請求から転記まで一貫したデータセットと単一のデジタルプロセスが実現します。

オンラインでの請求書作成に関する FAQ

以下に、ドイツでの請求書作成に関する最も重要な質問への回答を記載します。