Heutzutage erstellen, versenden und archivieren Unternehmen in Deutschland immer mehr ihrer Rechnungen elektronisch, wobei Papierdokumente und manuelle Prozesse zunehmend digitalen Lösungen weichen. Die digitale Rechnungsstellung rückt auch mit der Einführung des obligatorischen E-Invoicing stärker in den Fokus.

In diesem Artikel untersuchen wir, was es bedeutet, Rechnungen online zu erstellen, welche gesetzlichen Anforderungen für Rechnungen in Deutschland gelten und welche Informationen Rechnungen enthalten müssen. Wir gehen außerdem auf die Vorteile von Softwarelösungen für die Rechnungsstellung ein und zeigen auf, wie Sie diese Lösungen in Ihre Buchhaltungs- und Zahlungssysteme integrieren können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• „Eine Rechnung online erstellen“ bedeutet, Rechnungsdaten zu erfassen und Rechnungen mithilfe von Software oder cloudbasierten Systemen zu erstellen. Diese Rechnungen werden häufig auch elektronisch versendet.
  
• Nicht jede digitale Rechnung ist eine elektronische Rechnung (E-Rechnung), da E-Rechnungen strukturierten Datenformaten folgen müssen.
  
• Gesetzliche Vorschriften – wie § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG), § 147 der Abgabenordnung (AO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – legen die Regeln für Form, Inhalt und Aufbewahrung von Rechnungen fest.
  
• Softwarelösungen wie Stripe Invoicing können die Rechnungsstellungsprozesse automatisieren und die Zahlungsabwicklung vereinfachen.
  

Was bedeutet es, Rechnungen online zu erstellen?

„Eine Rechnung online erstellen“ bedeutet, die Rechnungsstellungsprozesse digital über eine Software oder eine cloudbasierte Plattform durchzuführen. Unternehmen erfassen Rechnungsdaten elektronisch und verwenden diese Daten dann, um digitale Dokumente zu erstellen, die sie direkt an ihre Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartner senden.

Heutzutage ist die Online-Rechnungsstellung ein zentraler Bestandteil digitaler Geschäftsabläufe. Im Gegensatz zu herkömmlichen Papierrechnungen werden digitale Rechnungen direkt im Rechnungssystem eines Unternehmens erstellt. Viele Lösungen verwalten wiederkehrende Aufgaben wie die Vergabe von Rechnungsnummern, die Berechnung der Steuer oder den E-Mail-Versand von Rechnungen automatisch. Darüber hinaus können sie die Zahlungsabwicklung häufig mit der Buchhaltung und den Archivierungsprozessen synchronisieren. Digitale Systeme helfen Unternehmen dabei, Rechnungen effizient zu erstellen und ihre Zahlungen strukturiert zu verwalten, insbesondere wenn sie wiederkehrende Zahlungen, Abonnements oder internationale Geschäftsaktivitäten haben.

Digitale Rechnungen vs. E-Invoicing

Nicht jede per Computer erstellte oder gesendete Rechnung stellt eine „elektronische Rechnung“ oder „E-Rechnung“ im rechtlichen Sinne dar. Eine PDF-Datei, die beispielsweise per E-Mail an Kundinnen und Kunden gesendet wird, würde als „digitale Rechnung“ gelten. Sie würde nicht die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, um als „E-Rechnung“ betrachtet zu werden. Das liegt daran, dass eine E-Rechnung strukturierte Daten enthält, die von automatisierten Systemen gelesen und verarbeitet werden können. Zu den standardisierten Formaten in Deutschland gehören XRechnung und der zentrale Leitfaden des Forums für elektronische Rechnungen in Deutschland (ZUGFeRD).

Umstellung auf E-Invoicing

Unternehmen in Deutschland müssen seit Ende November 2020 Rechnungen in elektronischer Form an Behörden senden. Seit dem 1. Januar 2025 müssen sie außerdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen wird derzeit schrittweise eingeführt. Unternehmen können unter bestimmten Bedingungen noch bis Ende 2026 Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungsformate versenden. Jedes andere digitale Format als die gesetzlich definierte „E-Rechnung“ erfordert jedoch die Zustimmung der Empfänger/innen.

Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 € im Jahr 2026 haben bis Ende 2027 Zeit für die Umstellung. Grundsätzlich soll die elektronische Rechnungsstellung jedoch ab 2028 zum Standard werden. Das bedeutet, dass die Online-Erstellung von Rechnungen und deren digitale Verarbeitung für Unternehmen in Deutschland zur Norm werden. Diese Regeln gelten nur bedingt für Rechnungen an Endkundinnen und -kunden und für bestimmte steuerfreie Umsätze.

Welche rechtlichen Vorschriften gelten für Rechnungen in Deutschland?

Unternehmen in Deutschland müssen bei der Erstellung von Rechnungen eine Vielzahl gesetzlicher Bestimmungen beachten. Die wichtigste davon ist § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Auch § 14b UStG, § 147 der Abgabenordnung (AO) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) enthalten relevante Vorschriften zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit.

Rechnungsformat

Eine „Rechnung“ im Sinne von § 14 Abs. 1 UStG ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig davon, wie dieses Dokument bezeichnet wird. Das Gesetz unterscheidet jedoch zwischen „elektronischen Rechnungen“ und „sonstigen Rechnungen“. Eine „elektronische Rechnung“ muss der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und in einem strukturierten elektronischen Format gesendet werden. Andere elektronische Formate oder Papierrechnungen gelten hingegen als „sonstige Rechnungen“.

Echtheit, Integrität und Lesbarkeit

Nach § 14 Abs. 3 UStG müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet sein. „Echtheit der Herkunft“ bedeutet, dass die Identität des Ausstellers sichergestellt ist. Die „Unversehrtheit des Inhalts“ stellt sicher, dass gesetzlich geforderte Angaben nicht nachträglich geändert werden können.

Grundsätzlich können Unternehmen selbst entscheiden, mit welchen internen Kontrollverfahren sie diese Anforderungen erfüllen, sofern ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Leistung besteht. Bei elektronischen Rechnungen gelten Echtheit und Unversehrtheit als gewährleistet, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI) verwendet wird.

Ordnungsgemäße Buchführung und GoBD

Neben den Anforderungen nach § 14 UStG müssen Unternehmen bei der Erstellung von Rechnungen auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form (GoBD) beachten. Die GoBD legen fest, wie Unternehmen digitale Geschäftsunterlagen erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen. Die wichtigsten Anforderungen der GoBD sind, dass Dokumentationen nachvollziehbar, nachprüfbar und manipulationssicher sind. In der Regel müssen Unternehmen Rechnungen acht Jahre lang aufbewahren. Ältere Transaktionen können je nach Zeitpunkt ihres Auftretens anderen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Beim E-Invoicing muss der strukturierte Teil zumindest so archiviert werden, dass er in seiner ursprünglichen, unverfälschten Form zugänglich ist.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Unabhängig davon, ob sie sie online oder manuell erstellen, müssen Unternehmen auf allen ihren Rechnungen die gesetzlichen Pflichtangaben machen. Bei Standardrechnungen gehören dazu:

• Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens, das das Produkt oder die Dienstleistung liefert
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungszeitraum)
  
• Die vom Finanzamt an Verkäufer/innen vergebene Steueridentifikationsnummer (IdNr.) oder die vom Bundeszentralamt für Steuern vergebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• Menge und Art des gelieferten Produkts oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistung
  
• der Preis (Netto) und der Gesamtbetrag (Brutto)
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag
  

Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen erstellen, können außerdem die folgenden optionalen Informationen angeben:

• Zahlungsfrist, bis wann die Rechnung zu begleichen ist
  
• Skontohinweis mit Angabe der Skontofrist und des vereinbarten Prozentsatzes
  
• Hinweis auf besondere Zahlungsbedingungen wie Raten- oder Abschlagszahlungen
  
• Die Bankdaten der Verkäufer/innen, einschließlich internationaler Bankkontonummer (IBAN) und Bankleitzahl (BIC), falls zutreffend
  
• Handelsregistereintrag mit Registergericht und Registernummer
  
• Angabe der Geschäftsführung oder der Inhaberin beziehungsweise des Inhabers des leistenden Unternehmens
  
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Webadresse des leistenden Unternehmens für Rückfragen
  

Was sind die Vorteile der Verwendung von Softwarelösungen zur Online-Erstellung von Rechnungen?

Softwarelösungen für Online-Rechnungen bieten Unternehmen in ihrem täglichen Arbeitsablauf eine Reihe praktischer und finanzieller Vorteile. Sie leisten weit mehr als nur die Erstellung von Rechnungen – sie erleichtern den gesamten Prozess von der Abrechnung bis zur Archivierung.

• Zeitersparnis und Automatisierung
  Einer der Hauptvorteile ist, dass Unternehmen wiederkehrende Aufgaben automatisieren können. Beispielsweise können moderne Systeme automatisch Rechnungsnummern vergeben, Steuern selbst berechnen und Rechnungen basierend auf gespeicherten Endkunden-/Endkundinnendaten oder Vorlagen erstellen. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich, spart Zeit und minimiert Fehlerquellen.

• Effizientere Geschäftsprozesse
  Online-Lösungen für das Invoicing sorgen für einen reibungslosen digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Rechnungen können direkt im Invoicing-System selbst erstellt, gesendet und abgewickelt werden. Oftmals können auch andere Aktivitäten wie Zahlungsabwicklung, Dunning und Buchhaltung integriert werden, um die Arbeitsabläufe eines Unternehmens auf ganzer Linie zu beschleunigen und die Transparenz zu erhöhen.

• Bessere Übersicht und Kontrolle
  Unternehmen können jederzeit eine Momentaufnahme ihrer bezahlten und unbezahlten Rechnungen erhalten. Viele Softwarelösungen verfügen über Dashboards oder Analysen, die eine Übersicht über den aktuellen Zahlungsstatus, den Umsatz oder ausstehende Forderungen bieten. Dies erleichtert die Finanzplanung und verbessert das Debitorenmanagement.

• Rechtssicherheit und Compliance
  Softwarelösungen können auch bei der Compliance helfen. Viele Systeme sind so konzipiert, dass sie die Anforderungen von § 14 UStG und den GoBD berücksichtigen. Sie helfen einem Unternehmen, Rechnungen korrekt zu erstellen, sorgen für eine transparente Archivierung und speichern bei Bedarf revisionssichere Dokumentationen. Die rechtliche Verantwortung bleibt jedoch beim Unternehmen.

• Arbeiten von überall aus
  Da viele Lösungen cloudbasiert sind, können Rechnungen jederzeit und überall erstellt und abgerufen werden. Für mobile Arbeitsmodelle, internationale Geschäftsbeziehungen oder Unternehmen mit mehreren Standorten ist dies ein großer Pluspunkt.

Wie lässt sich das Online-Invoicing in Buchhaltungssysteme und Zahlungssysteme integrieren?

Bei modernen Systemen lässt sich das Online-Invoicing in der Regel über APIs problemlos in Buchhaltungssysteme und Zahlungssysteme integrieren. Als Geschäftsinhaberin/Geschäftsinhaber ist es das Ziel, den gesamten Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Buchung einer Zahlung so weit wie möglich nachzubilden und so manuelle Eingriffe überflüssig zu machen.

Verwendung von APIs

Einer der Schlüssel zu einer erfolgreichen Integration besteht darin, sicherzustellen, dass Rechnungsdaten in Ihre Buchhaltungssysteme übertragen werden. Sobald eine Rechnung erstellt wird, müssen alle relevanten Details in einem strukturierten Format über APIs weitergeleitet und automatisch auf Ihren Konten verbucht werden. Dies eliminiert Doppelbuchungen und reduziert Fehler durch manuelle Übertragungen. Konten können auch in Echtzeit aktualisiert werden, sodass Sie eine aktuelle Übersicht über Ihre Finanzen haben.

Automatisierung des Abgleichs

Zahlungsprozesse werden oft auch direkt integriert. Rechnungen können mit verschiedenen Zahlungsmethoden verknüpft werden, sodass Kundinnen und Kunden den fälligen Betrag direkt online bezahlen können. Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird der Status im System automatisch aktualisiert und der ausstehende Posten wird als erledigt markiert. Das hilft Ihnen, schneller bezahlt zu werden und reduziert Ihren Aufwand für das Dunning.

Unterstützung wiederkehrender Zahlungsmodelle

Integrierte Systeme unterstützen oft auch wiederkehrende Zahlungsmodelle wie Abonnements. Dabei werden Rechnungen in festgelegten Intervallen automatisch erstellt und Zahlungsprozesse entsprechend verwaltet. So sind Einnahmen planbar und wiederkehrende Transaktionen können weitgehend automatisch abgewickelt werden.

Wie Stripe Invoicing Ihr digitales Invoicing unterstützen kann

Stripe Invoicing hilft Unternehmen in Deutschland bei der Digitalisierung und Automatisierung ihres gesamten Invoicing- und Zahlungsabwicklungsprozesses. Es kann Ihrem Unternehmen helfen, den Buchhaltungsaufwand und die Zeit bis zur Bezahlung zu reduzieren – unabhängig davon, ob Sie Einzelrechnungen oder eine wiederkehrende Abrechnung verwenden.

Automatische Erstellung und Verwaltung von Rechnungen

Stripe Invoicing erstellt, passt an und versendet Rechnungen schnell online. Rechnungsdetails können direkt aus bestehenden Kundendatenbanken übernommen werden. Zentrale Prozesse wie Statusüberwachung, Zahlungserinnerungen und Rückerstattungen werden ebenfalls automatisiert, wodurch Ihr manueller Verwaltungsaufwand erheblich reduziert wird.

Kann Ihnen helfen, schneller bezahlt zu werden

Mit Stripe können Unternehmen in Deutschland ihren Kundinnen und Kunden mehr als 100 Zahlungsmethoden, 135 Währungen und 25 Sprachen anbieten. Ihren Kundinnen und Kunden eine so große Auswahl zu geben, erhöht die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung. Darüber hinaus helfen Ihnen KI-gestützte Dunning-Tools beim Einzug ausstehender Forderungen.

Lässt sich in bestehende Systeme integrieren

Stripe Invoicing fügt sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme für Buchhaltung und Enterprise Resource Planning (ERP) ein. Rechnungs- und Zahlungsdetails werden automatisch synchronisiert, sodass sie ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. So erhalten Sie konsistente Datensätze und einen einzigen digitalen Prozess von der Rechnungsstellung bis zur Buchung.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zur Online-Erstellung von Rechnungen

Im Folgenden beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Rechnungserstellung in Deutschland.