Tegenwoordig maken, verzenden en archiveren ondernemingen in Duitsland steeds meer van hun facturen elektronisch. Papieren documenten en handmatige processen maken steeds vaker plaats voor digitale oplossingen. Digitale facturering komt ook scherper in beeld met de invoering van de verplichte elektronische facturering.

In dit artikel bekijken we wat het betekent om online facturen te maken, welke wettelijke vereisten van toepassing zijn op facturen in Duitsland en welke informatie facturen moeten bevatten. We bespreken ook de voordelen van het gebruik van softwareoplossingen voor facturering en hoe je deze oplossingen in je boekhoud- en betalingssystemen kunt integreren.

Kernpunten

• 'Online een factuur maken' betekent het vastleggen van factuurgegevens en het maken van facturen met behulp van software of cloudgebaseerde systemen. Deze facturen worden vaak ook elektronisch verzonden.
  
• Niet elke digitale factuur is een elektronische factuur (e-factuur), aangezien e-facturen gestructureerde gegevensformaten moeten volgen.
  
• Wettelijke voorschriften (zoals sectie 14 van de Duitse wet op de belasting over de toegevoegde waarde (UStG), sectie 147 van de Duitse fiscale code (AO) en de beginselen voor het correct bijhouden en bewaren van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm (GoBD)) stellen regels vast voor de vorm, de inhoud en de opslag van facturen.
  
• Softwareoplossingen zoals Stripe Invoicing kunnen factureringsprocessen automatiseren en vereffening eenvoudiger maken.
  

Wat betekent online facturen maken?

'Online een factuur maken' betekent dat je het factureringsproces digitaal uitvoert met software of een cloudplatform. Ondernemingen leggen factuurgegevens elektronisch vast en gebruiken deze om digitale documenten te maken die ze rechtstreeks naar hun klanten of zakelijke partners sturen.

Tegenwoordig is online facturering een belangrijk onderdeel van digitale bedrijfsprocessen. In tegenstelling tot traditionele papieren facturen worden digitale facturen rechtstreeks in het factureringssysteem van een onderneming gemaakt. Veel oplossingen beheren terugkerende taken automatisch, zoals het toewijzen van factuurnummers, het berekenen van belasting of het e-mailen van facturen. Daarnaast kunnen ze de vereffening vaak synchroniseren met boekhoud- en archiveringsprocessen. Digitale systemen helpen ondernemingen facturen efficiënt te maken en hun betalingen gestructureerd te beheren, vooral als ze terugkerende betalingen, abonnementen of internationale bedrijfsactiviteiten hebben.

Digitale facturen vs. e-facturen

Niet elke factuur die via een computer wordt gemaakt of verzonden, is in juridische zin een 'elektronische factuur' of 'e-factuur'. Een pdf-bestand dat naar een klant wordt gemaild, wordt bijvoorbeeld beschouwd als een 'digitale factuur'. Het zou niet voldoen aan de wettelijke vereisten om te worden beschouwd als een 'e-factuur'. Een e-factuur bevat namelijk gestructureerde gegevens die kunnen worden gelezen en verwerkt door geautomatiseerde systemen. De gestandaardiseerde formaten die in Duitsland worden gebruikt, omvatten XRechnung en Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany (ZUGFeRD).

Overstap naar e-facturering

Ondernemingen in Duitsland zijn sinds eind november 2020 verplicht om facturen in elektronische vorm naar overheidsinstanties te sturen. Sinds 1 januari 2025 zijn ze ook verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen. De verplichting om e-facturen uit te reiken, wordt momenteel gefaseerd ingevoerd. Ondernemingen kunnen onder bepaalde voorwaarden tot eind 2026 papieren facturen of andere elektronische factuurformaten blijven verzenden. Voor elk ander digitaal formaat dan de wettelijk gedefinieerde 'e-factuur' is echter de toestemming van de ontvanger vereist.

Kleinere ondernemingen met een jaaromzet van minder dan € 800.000 in 2026 hebben tot eind 2027 om de overstap te maken. In principe wordt elektronische facturering echter vanaf 2028 de standaard. Dat betekent dat online facturen maken en ze digitaal verwerken de norm wordt voor ondernemingen in Duitsland. Deze regels zijn slechts in beperkte mate van toepassing op facturen die worden uitgereikt aan eindklanten en voor bepaalde belastingvrije inkomsten.

Welke wettelijke voorschriften zijn van toepassing op facturen in Duitsland?

Ondernemingen in Duitsland moeten zich bij het maken van facturen houden aan verschillende wettelijke voorschriften. De belangrijkste hiervan is sectie 14 van de Duitse wet op de btw (UStG). De volgende bevatten ook relevante regels voor bewaring en traceerbaarheid: sectie 14b van de UStG, sectie 147 van de Duitse belastingwet (AO) en de principes voor het correct beheer en de opslag van boeken, administratie en documenten in elektronische vorm (GoBD).

Factuurindeling

Volgens sectie 14, paragraaf 1 van de UStG is een 'factuur' elk document dat wordt gebruikt om een levering of dienst te factureren, ongeacht hoe het document heet. De wet maakt echter onderscheid tussen 'elektronische facturen' en 'andere facturen'. Een 'elektronische factuur' moet voldoen aan Richtlijn 2014/55/EU en in een gestructureerde elektronische opmaak worden verzonden. Andere elektronische opmaken of papieren facturen worden daarentegen beschouwd als 'andere facturen'.

Authenticiteit, integriteit en leesbaarheid

Volgens sectie 14, paragraaf 3 van de UStG moet de authenticiteit van oorsprong, integriteit van de inhoud en leesbaarheid van een factuur zijn gewaarborgd. 'Authenticiteit van oorsprong' betekent dat de identiteit van de uitgever met zekerheid is vastgesteld. 'Integriteit van de inhoud' garandeert dat wettelijk vereiste gegevens niet met terugwerkende kracht kunnen worden gewijzigd.

In principe kunnen ondernemingen zelf beslissen welke interne controles ze inzetten om aan deze vereisten te voldoen, mits er een betrouwbaar auditspoor is tussen de factuur en de onderliggende prestatie. Bij elektronische facturen worden authenticiteit en integriteit geacht gewaarborgd te zijn als een gekwalificeerde elektronische handtekening of elektronische gegevensuitwisseling (EDI) wordt gebruikt.

Behoorlijk boekhouden en GoBD

Naast de eisen van sectie 14 van de UStG moeten ondernemingen bij het maken van facturen ook letten op de principes van behoorlijk boekhouden in elektronische vorm (GoBD). De GoBD bepalen hoe ondernemingen digitale zakelijke documentatie moeten verzamelen, verwerken en opslaan. De belangrijkste vereisten onder de GoBD zijn dat documentatie traceerbaar, controleerbaar en fraudebestendig is. In de regel moeten ondernemingen facturen acht jaar bewaren. Oudere transacties kunnen onderhevig zijn aan afwijkende bewaartermijnen, afhankelijk van het moment waarop ze hebben plaatsgevonden. Bij e-facturen moet het gestructureerde deel minimaal zo worden gearchiveerd dat het in de originele, ongewijzigde vorm kan worden geraadpleegd.

Welke informatie moet op een factuur staan?

Ongeacht of je ze online of handmatig maakt, ondernemingen moeten de wettelijke verplichte gegevens op al hun facturen vermelden. Voor standaardfacturen omvat dat:

• Volledige naam en adres van de onderneming die het product of de dienst levert
  
• Volledige naam en adres van de ontvanger van het product of de dienst
  
• Uitgiftedatum van de factuur
  
• Datum van levering of andere levering (d.w.z. de uitvoeringsperiode)
  
• Het belastingidentificatienummer (ID) dat is verstrekt aan de verkoper door het belastingkantoor of het btw-nummer dat is verstrekt door het federale centrale belastingkantoor
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• De hoeveelheid en het type product dat wordt geleverd, of de omvang en het type dienst dat wordt verleend
  
• Prijs (netto) en totaal (bruto)
  
• Toepasselijk belastingtarief en het verschuldigde belastingbedrag
  

Ondernemingen in Duitsland die facturen opstellen, kunnen ook de volgende optionele gegevens vermelden:

• De uiterste datum voor de vereffening van de factuur door de ontvanger
  
• Details over eventuele contante korting, inclusief het percentage dat wordt afgetrokken en de periode waarin de korting geldig is
  
• Details over speciale voorwaarden voor de vereffening, zoals termijnen of tussentijdse betalingen
  
• De bankgegevens van de verkoper, inclusief de IBAN (International Bank Account Number) en de BIC (Bank Identifier Code) waar van toepassing
  
• De gegevens uit het handelsregister, inclusief de bevoegde rechtbank en het registratienummer
  
• Details over het management of de eigenaren van de verkoper
  
• Het telefoonnummer, e-mailadres of de website van de verkoper voor vragen
  

Wat zijn de voordelen van het gebruik van softwareoplossingen om online facturen te maken?

Softwareoplossingen voor online facturen bieden ondernemingen een reeks praktische en financiële voordelen in de dagelijkse workflow. Ze doen veel meer dan alleen facturen maken: ze vergemakkelijken de hele procedure, van facturatie tot archivering.

• Tijdsbesparing en automatisering
  Een van de belangrijkste voordelen is dat ondernemingen terugkerende taken kunnen automatiseren. Moderne systemen kunnen bijvoorbeeld automatisch factuurnummers toewijzen, zelf belasting berekenen en facturen maken op basis van opgeslagen klantgegevens of sjablonen. Dit vermindert handmatig werk aanzienlijk, waardoor tijd wordt bespaard en foutbronnen worden geminimaliseerd.

• Efficiëntere bedrijfsprocessen
  Online facturatieoplossingen zorgen voor een naadloos digitaal proces zonder mediaonderbrekingen. Facturen kunnen direct in het facturatiesysteem zelf worden gemaakt, verzonden en verwerkt. Vaak kunnen ook andere activiteiten, zoals vereffening, incassoactiviteiten en boekhouding, worden geïntegreerd om de workflows van de onderneming over de hele linie te versnellen en transparanter te maken.

• Beter overzicht en meer controle
  Ondernemingen kunnen op elk gewenst moment een overzicht krijgen van hun betaalde en onbetaalde facturen. Veel softwareoplossingen worden geleverd met dashboards of analyses die een overzicht bieden van de huidige betaalstatus, inkomsten of openstaande vorderingen. Dit maakt de financiële planning eenvoudiger en verbetert het beheer van de debiteuren.

• Rechtszekerheid en compliance
  Softwareoplossingen kunnen ook helpen bij de compliance. Veel systemen zijn ontworpen om rekening te houden met de vereisten van sectie 14 van de UStG en de GoBD. Ze helpen een onderneming bij het correct maken van facturen, zorgen voor transparante archivering en slaan waar nodig controleerbare documentatie op. De wettelijke verantwoordelijkheid blijft echter bij de onderneming.

• Overal werken
  Omdat veel oplossingen cloudgebaseerd zijn, kunnen facturen altijd en overal worden gemaakt en opgehaald. Dit is een groot pluspunt voor mobiele werkmodellen, internationale zakelijke relaties of ondernemingen met meerdere locaties.

Hoe integreert online facturatie in boekhoudsystemen en betaalsystemen?

Met moderne systemen kan online facturatie meestal eenvoudig worden geïntegreerd in boekhoudsystemen en betaalsystemen met behulp van API's. Als eigenaar is het je doel om je volledige proces, van facturatie tot het boeken van een betaling, zoveel mogelijk na te bootsen, zodat er geen handmatige interventie meer nodig is.

API's gebruiken

Een van de sleutels tot succesvolle integratie is ervoor zorgen dat factuurgegevens worden overgedragen naar je boekhoudsystemen. Zodra er een factuur is gemaakt, moeten alle relevante gegevens in een gestructureerde opmaak via API's worden doorgestuurd en automatisch op je accounts worden geboekt. Dit voorkomt dubbele invoer en vermindert fouten veroorzaakt door handmatige overschrijvingen. Accounts kunnen ook in realtime worden bijgewerkt, zodat je een up-to-date overzicht van je financiën hebt.

Reconciliatie automatiseren

Betaalprocessen worden vaak ook direct geïntegreerd. Facturen kunnen worden gekoppeld aan verschillende betaalmethoden, zodat klanten het verschuldigde bedrag direct online kunnen betalen. Zodra de betaling is gedaan, wordt de status automatisch bijgewerkt in het systeem en wordt het openstaande item als vereffend gemarkeerd. Dit helpt je om sneller betalingen te ontvangen en vermindert je incassowerk.

Terugkerende betaalmodellen ondersteunen

Geïntegreerde systemen ondersteunen vaak ook terugkerende betaalmodellen zoals abonnementen. Hierbij worden facturen automatisch gemaakt met vaste intervallen, en worden betaalprocessen dienovereenkomstig beheerd. Dit zorgt ervoor dat inkomsten planbaar zijn en terugkerende transacties grotendeels automatisch kunnen worden verwerkt.

Hoe Stripe Invoicing je digitale facturatie kan ondersteunen

Stripe Invoicing helpt ondernemingen in Duitsland hun volledige facturatie- en vereffeningsproces te digitaliseren en automatiseren. Het kan de boekhoudkundige werklast van je onderneming verlagen en de tijd die nodig is om betalingen te ontvangen, verkorten, ongeacht of je losse facturen of terugkerende facturatie gebruikt.

Maakt en beheert facturen automatisch

Stripe Invoicing maakt, past en verzendt facturen snel online. Factuurgegevens kunnen direct worden gekopieerd uit bestaande klantendatabases. Centrale processen, zoals het monitoren van de status, betaalherinneringen en terugbetalingen, worden ook geautomatiseerd, wat je handmatige administratieve werklast aanzienlijk verlaagt.

Kan je helpen om sneller betalingen te ontvangen

Met Stripe kunnen ondernemingen in Duitsland hun klanten meer dan 100 betaalmethoden, 135 valuta's en 25 talen aanbieden. Door klanten zoveel keuze te bieden, is de kans groter dat ze snel betalen. Bovendien helpen AI-gestuurde incassotools je bij het innen van openstaande schulden.

Integreert in bestaande systemen

Stripe Invoicing integreert naadloos in je bestaande boekhoud- en ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). Factuur- en betaalgegevens worden automatisch gesynchroniseerd, zodat ze zonder handmatige interventies kunnen worden verwerkt. Hierdoor heb je consistente datasets en één digitaal proces, van facturatie tot boeking.

Veelgestelde vragen over het online maken van facturen

Hieronder geven we antwoord op de belangrijkste vragen over het maken van facturen in Duitsland.