Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises en Allemagne créent, envoient et archivent leurs factures par voie électronique, les documents papier et les processus manuels cédant de plus en plus la place aux solutions numériques. La facturation numérique est également de plus en plus mise de l'avant avec l'introduction de la facturation électronique obligatoire.

Dans cet article, nous explorerons ce que signifie la création de factures en ligne, quelles exigences légales s'appliquent aux factures en Allemagne et quels renseignements les factures doivent contenir. Nous examinerons également les avantages de l'utilisation de solutions logicielles pour la facturation et la façon dont vous pouvez intégrer ces solutions à vos systèmes comptables et de paiement.

Principaux points à retenir

• « Créer une facture en ligne » signifie saisir les détails d'une facture et créer des factures à l'aide d'un logiciel ou de systèmes infonuagiques. Ces factures sont souvent également envoyées par voie électronique.
  
• Ce ne sont pas toutes les factures numériques qui sont des factures électroniques, car les factures électroniques doivent suivre des formats de données structurées.
  
• La réglementation légale (comme l'article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (UStG), l'article 147 du code fiscal allemand (AO) et les principes pour la bonne tenue et la conservation des livres, des dossiers et des documents sous forme électronique (GoBD)) établit les règles relatives à la forme, au contenu et à la conservation des factures.
  
• Des solutions logicielles telles que Stripe Invoicing peuvent automatiser les processus de facturation et simplifier le règlement.
  

Que signifie la création de factures en ligne?

« Créer une facture en ligne » signifie effectuer les processus de facturation numériquement à l'aide d'un logiciel ou d'une plateforme infonuagique. Les entreprises saisissent les détails de la facture par voie électronique, puis utilisent ces détails pour créer des documents numériques qu'elles envoient directement à leurs clients ou partenaires commerciaux.

De nos jours, la facturation en ligne est un élément central des flux de travail commerciaux numériques. Contrairement aux factures papier traditionnelles, les factures numériques sont créées directement dans le système de facturation de l'entreprise. De nombreuses solutions gèrent automatiquement les tâches récurrentes, telles que l'attribution de numéros de facture, le calcul de la taxe ou l'envoi de factures par courriel. De plus, elles peuvent souvent synchroniser le règlement avec les processus de comptabilité et d'archivage. Les systèmes numériques aident les entreprises à créer des factures efficacement et à gérer leurs paiements de manière structurée, en particulier si elles ont des paiements récurrents, des abonnements ou des activités commerciales internationales.

Factures numériques par rapport aux factures électroniques

Ce n'est pas toutes les factures créées ou envoyées par ordinateur qui constituent une « facture électronique », au sens juridique du terme. Un fichier PDF envoyé par courriel à un client, par exemple, serait considéré comme une « facture numérique ». Il ne satisferait pas aux exigences légales pour être considéré comme une « facture électronique ». C'est parce qu'une facture électronique contient des données structurées qui peuvent être lues et traitées par des systèmes automatisés. Les formats normalisés utilisés en Allemagne comprennent XRechnung et le Guide d'utilisation central du Forum pour la facturation électronique en Allemagne (ZUGFeRD).

Transition vers la facturation électronique

Les entreprises en Allemagne sont tenues d'envoyer des factures aux organismes gouvernementaux sous forme électronique depuis la fin de novembre 2020. Elles sont également tenues d'avoir la capacité de recevoir des factures électroniques depuis le 1er janvier 2025. L'obligation d'émettre des factures électroniques est actuellement mise en place de manière progressive. Les entreprises peuvent continuer d'envoyer des factures papier ou d'autres formats de factures électroniques jusqu'à la fin de 2026, sous certaines conditions. Cependant, tout format numérique autre que la « facture électronique » définie par la loi exige le consentement du destinataire.

Les petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel sera inférieur à 800 000 € en 2026 auront jusqu'à la fin de l'année 2027 pour faire la transition. En principe, cependant, la facturation électronique est appelée à devenir la norme à partir de 2028. Cela signifie que la création de factures en ligne et leur traitement numérique deviendront la norme pour les entreprises en Allemagne. Ces règles ne s'appliquent que dans une mesure limitée aux factures émises aux clients finaux et à certains revenus exempts d'impôt.

Quelles réglementations légales s'appliquent aux factures en Allemagne?

Les entreprises en Allemagne doivent respecter diverses réglementations légales lors de la création de factures. La plus importante d'entre elles est l'article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) (UStG). Les dispositions suivantes contiennent également des réglementations pertinentes sur la conservation et la traçabilité : l'article 14b de l'UStG, l'article 147 du code des impôts allemand (AO) et les principes pour la gestion et la conservation appropriées des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD).

Format de la facture

Selon l'article 14, paragraphe 1 de l'UStG, une « facture » est tout document utilisé pour facturer une fourniture ou un service, peu importe son nom. Toutefois, la loi fait la distinction entre les « factures électroniques » et les « autres factures ». Une « facture électronique » doit être conforme à la directive 2014/55/UE et être envoyée dans un format électronique structuré. Les autres formats électroniques ou les factures papier, en revanche, sont considérés comme des « autres factures ».

Authenticité, intégrité et lisibilité

Selon l'article 14, paragraphe 3 de l'UStG, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture doivent être garanties. L'« authenticité de l'origine » signifie que l'identité de l'émetteur est établie avec certitude. L'« intégrité du contenu » garantit que les détails exigés par la loi ne peuvent pas être modifiés rétroactivement.

En principe, les entreprises peuvent décider elles-mêmes des contrôles internes à utiliser pour répondre à ces exigences, à condition qu'il y ait une piste de vérification fiable entre la facture et la performance sous-jacente. Pour les factures électroniques, l'authenticité et l'intégrité sont considérées comme garanties si une signature électronique qualifiée ou un échange de données informatisé (EDI) est utilisé.

Comptabilité appropriée et GoBD

Outre les exigences prévues à l'article 14 de l'UStG, les entreprises doivent également respecter les principes pour une comptabilité appropriée sous forme électronique lors de la création de factures (GoBD). Les GoBD précisent comment les entreprises doivent collecter, traiter et stocker la documentation commerciale numérique. Les exigences les plus importantes prévues par les GoBD sont que la documentation doit être traçable, vérifiable et infalsifiable. En règle générale, les entreprises doivent conserver les factures pendant huit ans. Les transactions plus anciennes peuvent être soumises à des périodes de conservation différentes, en fonction du moment où elles ont eu lieu. Avec les factures électroniques, la partie structurée doit, au minimum, être archivée de manière à pouvoir être consultée dans sa forme d'origine, non altérée.

Quelles sont les informations qui doivent figurer sur une facture?

Qu'elles les créent en ligne ou manuellement, les entreprises doivent inclure les renseignements obligatoires prévus par la loi sur toutes leurs factures. Pour les factures standard, cela comprend ce qui suit :

• Nom complet et adresse de l'entreprise fournissant le produit ou le service
  
• Le nom complet et l’adresse du destinataire du produit ou du service
  
• La date d’émission de la facture
  
• La date de livraison ou de toute autre prestation (c’est-à-dire la période d’exécution)
  
• L'identification fiscale (ID) délivrée au marchand par le bureau des services fiscaux ou le numéro de TVA délivré par l'Office central fédéral des impôts
  
• Un numéro de facture unique et séquentiel
  
• Quantité et type de produit fourni, ou portée et type de service rendu
  
• Le prix (net) et montant total (brut)
  
• Le Taux d’imposition applicable et le montant à de la taxe due
  

Les entreprises en Allemagne qui préparent des factures peuvent également inclure les renseignements facultatifs suivants :

• La date limite à laquelle le destinataire doit régler la facture
  
• Les détails relatifs à tout rabais pour paiement comptant, y compris le pourcentage et la durée de validité du rabais.
  
• Les informations relatives aux conditions spéciales de règlement, telles que les versements échelonnés ou les paiements progressifs
  
• Les coordonnées bancaires du marchand, y compris le numéro de compte bancaire international (IBAN) et le code d'identification bancaire (BIC), le cas échéant
  
• Les coordonnées du registre du commerce, y compris le tribunal d’enregistrement et le numéro d’enregistrement
  
• Les détails concernant la direction ou les propriétaires du marchand
  
• Le numéro de téléphone, l’adresse courriel ou le site Web du marchand en cas de questions
  

Quels sont les avantages de l'utilisation de solutions logicielles pour créer des factures en ligne?

Les solutions logicielles pour les factures en ligne offrent aux entreprises une gamme d'avantages pratiques et financiers dans leur flux de travail quotidien. Elles font bien plus que créer des factures : elles facilitent l'ensemble du processus, de la facturation à l'archivage.

• Gains de temps et automatisation
  L'un des principaux avantages est que les entreprises peuvent automatiser les tâches récurrentes. Par exemple, les systèmes modernes peuvent attribuer automatiquement des numéros de facture, calculer eux-mêmes la taxe et créer des factures à partir de données de clients sauvegardées ou de modèles. Cela réduit considérablement le travail manuel, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les sources d'erreurs.

• Processus d'entreprise plus efficaces
  Les solutions de facturation en ligne offrent un processus numérique fluide, sans rupture de support. Les factures peuvent être créées, envoyées et traitées directement dans le système de facturation lui-même. Souvent, d'autres activités, comme le règlement, la relance et la comptabilité, peuvent également être intégrées pour accélérer et accroître la transparence des flux de travail d'une entreprise à tous les niveaux.

• Meilleurs supervision et contrôle
  Les entreprises peuvent obtenir un aperçu de leurs factures payées et non payées à tout moment. De nombreuses solutions logicielles sont dotées de tableaux de bord ou d'analyses qui fournissent un aperçu de l'état actuel des paiements, des revenus ou des créances impayées. Cela facilite la planification financière et améliore la gestion des comptes clients.

• Sécurité juridique et conformité
  Les solutions logicielles peuvent également aider à assurer la conformité. De nombreux systèmes sont conçus pour tenir compte des exigences de l'article 14 de l'UStG et des GoBD. Ils aident une entreprise à créer des factures correctement, à assurer un archivage transparent et à conserver la documentation vérifiable si nécessaire. La responsabilité juridique incombe toutefois à l'entreprise.

• Travaillez de n'importe où
  Étant donné que de nombreuses solutions sont infonuagiques, les factures peuvent être créées et récupérées n'importe quand et n'importe où. Pour les modèles de travail mobile, les relations commerciales internationales ou les entreprises comptant plusieurs établissements, il s'agit d'un avantage majeur.

Comment la facturation en ligne s'intègre-t-elle aux systèmes comptables et aux systèmes de paiement?

Avec les systèmes modernes, la facturation en ligne peut généralement être intégrée facilement aux systèmes comptables et aux systèmes de paiement à l'aide d'API. En tant que propriétaire d'entreprise, l'objectif est de reproduire l'ensemble de votre processus, de la facturation à l'enregistrement d'un paiement, dans la mesure du possible, éliminant ainsi le besoin d'intervention manuelle.

Utilisation des API

L'une des clés d'une intégration réussie est de s'assurer que les données de facturation sont transférées vers vos systèmes comptables. Dès qu'une facture est créée, tous les détails pertinents doivent être transmis dans un format structuré au moyen d'API et enregistrés automatiquement dans vos comptes. Cela élimine les doubles saisies et réduit les erreurs causées par les transferts manuels. Les comptes peuvent également être mis à jour en temps réel, ce qui vous donne un aperçu à jour de vos finances.

Automatisation du rapprochement

Les processus de paiement sont souvent aussi intégrés directement. Les factures peuvent être liées à différents modes de paiement, de sorte que les clients peuvent payer le montant dû directement en ligne. Dès que le paiement est effectué, l'état est mis à jour automatiquement dans le système et le poste impayé est marqué comme réglé. Cela vous aide à vous faire payer plus rapidement et réduit votre charge de travail liée à la relance.

Prise en charge des modèles de paiement récurrents

Les systèmes intégrés prennent souvent aussi en charge les modèles de paiement récurrents tels que les abonnements. Dans ce cas, les factures sont créées automatiquement à des intervalles définis, et les processus de paiement sont gérés en conséquence. Cela garantit que le bénéfice est prévisible et que les transactions récurrentes peuvent être traitées en grande partie de manière automatique.

Comment Stripe Invoicing peut prendre en charge votre facturation numérique

Stripe Invoicing aide les entreprises en Allemagne à numériser et à automatiser l'ensemble de leur processus de facturation et de règlement. Elle peut aider votre entreprise à réduire sa charge de travail comptable et à réduire le temps nécessaire pour se faire payer, peu importe si vous utilisez des factures uniques ou la facturation récurrente.

Crée et gère les factures automatiquement

Stripe Invoicing crée, ajuste et envoie des factures en ligne rapidement. Les détails de la facture peuvent être copiés directement à partir des bases de données de clients existantes. Les processus centraux, tels que la surveillance de l'état, les rappels de paiement et les remboursements, sont également automatisés, ce qui réduit considérablement votre charge de travail administrative manuelle.

Peut vous aider à vous faire payer plus rapidement

Avec Stripe, les entreprises en Allemagne peuvent offrir à leurs clients plus de 100 modes de paiement, 135 devises et 25 langues. Offrir autant de choix à vos clients augmente les chances qu'ils paient rapidement. De plus, les outils de relance propulsés par l'IA vous aident à recouvrer les dettes impayées.

S'intègre aux systèmes existants

Stripe Invoicing s'intègre de manière transparente à vos systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (PRE) existants. Les détails des factures et des paiements sont automatiquement synchronisés afin qu'ils puissent être traités sans aucune intervention manuelle, vous offrant ainsi des ensembles de données cohérents et un processus numérique unique, de la facturation à l'enregistrement.

FAQ sur la création de factures en ligne

Ci-dessous, nous fournissons des réponses aux questions les plus importantes concernant la création de factures en Allemagne.