Unternehmen in Deutschland erstellen, versenden und archivieren Rechnungen heute immer häufiger elektronisch. Papierbelege und manuelle Prozesse werden zunehmend durch digitale Lösungen ersetzt. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht gewinnt die digitale Rechnungsstellung zusätzlich an Bedeutung.

In diesem Artikel erfahren Sie, was es bedeutet, eine Rechnung online zu erstellen, welche gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen in Deutschland gelten und welche Pflichtangaben sie enthalten müssen. Zudem erläutern wir, welche Vorteile Softwarelösungen bei der Rechnungsstellung haben und wie Sie diese in Buchhaltungs- und Zahlungssysteme integrieren können.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine Rechnung online zu erstellen bedeutet, Rechnungsdaten mit Software oder cloudbasierten Systemen digital zu erfassen, zu erstellen und häufig auch elektronisch zu versenden.
  
• Nicht jede digitale Rechnung ist eine E-Rechnung, da diese strukturierte Datenformate voraussetzt.
  
• Gesetzliche Vorgaben wie § 14 UStG, § 147 AO sowie die GoBD regeln Form, Inhalt und Aufbewahrung von Rechnungen.
  
• Softwarelösungen wie Stripe Invoicing automatisieren Rechnungsprozesse und erleichtern die Zahlungsabwicklung
  

Was bedeutet es, Rechnungen online zu erstellen?

Eine Rechnung online zu erstellen bedeutet, Rechnungsprozesse digital über eine Software oder eine cloudbasierte Plattform abzuwickeln. Unternehmen erfassen Rechnungsdaten elektronisch, erstellen daraus digitale Dokumente und versenden sie direkt an Kundinnen und Kunden oder Geschäftspartner/innen.

Die Online-Rechnungsstellung ist heute ein zentraler Bestandteil digitaler Unternehmensprozesse. Im Unterschied zu klassischen Papierrechnungen entstehen digitale Rechnungen direkt im System. Viele Lösungen übernehmen wiederkehrende Aufgaben automatisch, zum Beispiel die Vergabe von Rechnungsnummern, die Berechnung von Steuern oder den Versand per E-Mail. Oft lassen sich auch Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Archivierung miteinander verbinden. Vor allem bei wiederkehrenden Zahlungen, Abonnements oder internationalem Handel helfen digitale Systeme dabei, Rechnungen effizient zu erstellen und Zahlungen strukturiert zu verwalten.

Unterschied zwischen digitaler Rechnung und E-Rechnung

Nicht jede mit dem Computer erstellte und/oder versandte Rechnung ist im gesetzlichen Sinne eine elektronische Rechnung. Eine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt zwar als digitale Rechnung, erfüllt aber nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Denn eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Systeme automatisiert auslesen und verarbeiten können. Dafür kommen in Deutschland unter anderem die standardisierten Formate XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz.

Umstellung auf E-Rechnung

Bereits seit Ende November 2020 müssen Unternehmen Rechnungen an öffentliche Einrichtungen des Bundes in elektronischer Form übermitteln. Seit dem 1. Januar 2025 sind inländische Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Für die Ausstellung gelten derzeit noch Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Rechnungsformate nutzen. Andere digitale Formate als die gesetzlich definierte E-Rechnung setzen allerdings die Zustimmung der empfangenden Partei voraus.

Für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von weniger als 800.000 € im Jahr 2026 gelten verlängerte Übergangsregelungen bis Ende 2027. Ab dem Jahr 2028 soll die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr jedoch grundsätzlich zum Standard werden. Damit wird es für Unternehmen in Deutschland zur Regel, Rechnungen online zu erstellen und digital zu verarbeiten. Für Rechnungen an Endverbraucher/innen sowie für bestimmte steuerfreie Umsätze gelten diese Vorgaben nur eingeschränkt.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für Rechnungen in Deutschland?

Unternehmen in Deutschland müssen beim Erstellen einer Rechnung verschiedene gesetzliche Vorgaben beachten. Die zentrale rechtliche Grundlage bildet § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Für Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit sind außerdem § 14b UStG, § 147 AO und die GoBD relevant.

Rechnungsformat

Gemäß § 14 Abs. 1 UStG ist jede Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung eine Rechnung, unabhängig davon, wie das Dokument bezeichnet wird. Das Gesetz unterscheidet jedoch zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen. Eine E-Rechnung muss der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden. Andere elektronische Formate oder Papierrechnungen gelten dagegen als sonstige Rechnungen.

Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit

Nach § 14 Abs. 3 UStG müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit einer Rechnung gewährleistet werden. Dabei bedeutet Echtheit der Herkunft, dass die Identität der Rechnungsaussteller/innen feststeht. Die Unversehrtheit des Inhalts stellt sicher, dass gesetzlich vorgeschriebene Angaben nachträglich nicht geändert wurden.

Unternehmen können grundsätzlich selbst festlegen, mit welchen innerbetrieblichen Kontrollverfahren diese Anforderungen erfüllt werden. Voraussetzung ist, dass ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Leistung besteht. Bei elektronischen Rechnungen gelten Echtheit und Unversehrtheit insbesondere dann als gewährleistet, wenn eine qualifizierte elektronische Signatur oder elektronischer Datenaustausch (EDI) verwendet wird.

Ordnungsgemäße Buchführung und GoBD

Ergänzend zu den Anforderungen aus § 14 UStG müssen Unternehmen auch die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form beachten, wenn sie Rechnungen erstellen. Die GoBD konkretisieren, wie Unternehmen digitale Geschäftsunterlagen erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen. Wichtig sind dabei vor allem Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit und Unveränderbarkeit. Unternehmen müssen Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Für ältere Geschäftsvorfälle können je nach Entstehungszeitpunkt weiterhin andere Fristen gelten. Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil so zu archivieren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Unabhängig davon, ob Unternehmen ihre Rechnungen online oder manuell erstellen, müssen ihre Abrechnungsdokumente die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Für Standardrechnungen gehören dazu:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens
  
• vollständiger Name und vollständige Anschrift der Leistungsempfängerin beziehungsweise des Leistungsempfängers
  
• Datum der Rechnungsausstellung
  
• Datum der Lieferung oder sonstigen Leistung (Leistungszeitraum)
  
• die dem leistenden Unternehmen vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  
• die Menge und Art der gelieferten Produkte oder den Umfang und die Art der erbrachten Dienstleistung
  
• der Preis (Netto) und der Gesamtbetrag (Brutto)
  
• der anzuwendende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag
  

Darüber hinaus können Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen erstellen, die folgenden Angaben optional ergänzen:

• Zahlungsfrist, bis wann die Rechnung zu begleichen ist
  
• Skontohinweis mit Angabe der Skontofrist und des vereinbarten Prozentsatzes
  
• Hinweis auf besondere Zahlungsbedingungen wie Raten- oder Abschlagszahlungen
  
• Bankverbindung des leistenden Unternehmens mit IBAN und gegebenenfalls BIC
  
• Handelsregistereintrag mit Registergericht und Registernummer
  
• Angabe der Geschäftsführung oder der Inhaberin beziehungsweise des Inhabers des leistenden Unternehmens
  
• Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Webadresse des leistenden Unternehmens für Rückfragen
  

Welche Vorteile haben Softwarelösungen zur Online-Rechnungsstellung?

Softwarelösungen zur Online-Rechnungsstellung bieten Unternehmen eine Reihe praktischer und wirtschaftlicher Vorteile im täglichen Geschäftsablauf. Sie gehen deutlich über das reine Erstellen von Rechnungen hinaus und unterstützen den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung.

• Zeitersparnis und Automatisierung
  Ein wesentlicher Vorteil liegt in der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Moderne Systeme übernehmen beispielsweise die automatische Vergabe von Rechnungsnummern, berechnen Steuern selbstständig und erstellen Rechnungen auf Basis hinterlegter Kundendaten oder Vorlagen. Dadurch reduzieren sich manuelle Arbeitsschritte erheblich, was Zeit spart und Fehlerquellen minimiert.

• Effizientere Geschäftsprozesse
  Online-Rechnungsstellungssysteme ermöglichen einen durchgängigen digitalen Prozess ohne Medienbrüche. Rechnungen können direkt aus dem System heraus erstellt, versendet und verarbeitet werden. Oft lassen sich auch weitere Bereiche wie Zahlungsabwicklung, Mahnwesen und Buchhaltung integrieren. Dadurch werden Abläufe insgesamt schneller und transparenter.

• Bessere Übersicht und Kontrolle
  Unternehmen behalten jederzeit den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen. Viele Softwarelösungen bieten Dashboards oder Auswertungen, die den aktuellen Zahlungsstatus, Umsätze oder ausstehende Forderungen übersichtlich darstellen. Das erleichtert die Finanzplanung und verbessert das Forderungsmanagement

• Rechtssicherheit und gesetzliche Konformität
  Ein weiterer Vorteil liegt in der Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Viele Systeme sind darauf ausgelegt, Anforderungen aus § 14 UStG sowie aus den GoBD zu berücksichtigen. Sie helfen dabei, Rechnungen korrekt zu erstellen, nachvollziehbar zu archivieren und bei Bedarf prüfbar aufzubewahren. Die rechtliche Verantwortung bleibt jedoch beim Unternehmen.

• *Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten *
  Da viele Lösungen cloudbasiert sind, können Rechnungen jederzeit und von überall erstellt und abgerufen werden. Dies ist besonders vorteilhaft für mobile Arbeitsmodelle, internationale Geschäftsbeziehungen oder Unternehmen mit mehreren Standorten.

Wie erfolgt die Integration der Online-Rechnungsstellung in Buchhaltungs- und Zahlungssysteme?

Die Integration der Online-Rechnungsstellung in Buchhaltungs- und Zahlungssysteme ist bei modernen Systemen in der Regel über Schnittstellen problemlos möglich. Ziel sollte es sein, den gesamten Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Verbuchung einer Zahlung möglichst ohne manuelle Zwischenschritte abzubilden.

Technische Anbindung über Schnittstellen

Für die Integration ist die Übergabe von Rechnungsdaten an Buchhaltungssysteme besonders wichtig. Sobald eine Rechnung erstellt wird, werden alle relevanten Informationen strukturiert über Schnittstellen weitergegeben und dort automatisch verbucht. Dadurch entfällt die doppelte Dateneingabe und Fehler durch manuelle Übertragungen werden reduziert. Gleichzeitig können Buchhaltungsdaten in Echtzeit aktualisiert werden, was eine aktuelle finanzielle Übersicht ermöglicht.

Automatisierte Zahlungszuordnung

Auch Zahlungsprozesse sind häufig direkt eingebunden. Rechnungen können mit verschiedenen Zahlungsarten verknüpft werden, sodass Kundinnen und Kunden den offenen Betrag unmittelbar online begleichen können. Sobald eine Zahlung erfolgt, wird dieser Status automatisch im System aktualisiert und der offene Posten als beglichen markiert. Dies beschleunigt den Zahlungseingang und reduziert den Aufwand im Mahnwesen.

Unterstützung wiederkehrender Zahlungsmodelle

Integrierte Systeme unterstützen häufig auch wiederkehrende Zahlungsmodelle wie bei Abonnements. In diesen Fällen werden Rechnungen automatisch in definierten Intervallen erstellt und Zahlungsprozesse entsprechend gesteuert. Dies sorgt für planbare Einnahmen und eine weitgehend automatisierte Abwicklung wiederkehrender Geschäftsvorfälle.

So unterstützt Stripe Invoicing die digitale Rechnungserstellung

Stripe Invoicing unterstützt Unternehmen in Deutschland dabei, den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung digital und automatisiert abzubilden. Ziel ist es, den Aufwand in der Debitorenbuchhaltung zu reduzieren und gleichzeitig den Zahlungseingang zu beschleunigen, unabhängig davon, ob es sich um einmalige Rechnungen oder wiederkehrende Abrechnungen handelt.

Automatisierte Erstellung und Verwaltung von Rechnungen

Mit Invoicing lassen sich Rechnungen schnell online erstellen, anpassen und versenden. Rechnungsdaten können direkt aus bestehenden Kundendaten generiert werden. Zudem werden zentrale Prozesse wie die Statusverfolgung, der Versand von Zahlungserinnerungen oder die Abwicklung von Rückerstattungen automatisiert übernommen. Dadurch reduziert sich der manuelle Verwaltungsaufwand erheblich.

Beschleunigung des Zahlungseingangs

Unternehmen in Deutschland können ihren Kundinnen und Kunden mit Stripe mehr als 100 verschiedene Zahlungsarten, 135 Währungen und 25 Sprachen anbieten. Die große Auswahl macht eine schnelle Begleichung offener Rechnungen wahrscheinlicher. KI-gestützte Dunning-Tools helfen zusätzlich, Forderungen einzutreiben.

Integration in bestehende Systeme

Invoicing lässt sich in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme problemlos integrieren. Dadurch werden Rechnungs- und Zahlungsdaten automatisch synchronisiert und können ohne zusätzliche manuelle Eingriffe weiterverarbeitet werden. Dies sorgt für konsistente Datenbestände und einen durchgängigen digitalen Prozess von der Rechnungserstellung bis zur Verbuchung.

FAQ

Im Folgenden finden Sie Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Erstellen von Rechnungen in Deutschland.