Aujourd'hui, les entreprises en Allemagne créent, envoient et archivent de plus en plus leurs factures de manière électronique, les documents papier et les processus manuels cédant de plus en plus la place aux solutions numériques. La facturation numérique est également de plus en plus ciblée avec l'introduction de la facturation électronique obligatoire.

Dans cet article, nous verrons ce que signifie créer des factures en ligne, quelles sont les exigences légales applicables aux factures en Allemagne et quelles informations les factures doivent contenir. Nous examinerons également les avantages de l'utilisation de solutions logicielles pour la facturation et comment vous pouvez intégrer ces solutions dans vos systèmes de comptabilité et de paiement.

Points à retenir

• « Créer une facture en ligne » signifie capturer les détails de la facture et créer des factures à l'aide d'un logiciel ou de systèmes basés sur le cloud. Ces factures sont souvent également envoyées par voie électronique.
  
• Toute facture numérique n'est pas une facture électronique (e-invoice), car les factures électroniques doivent respecter des formats de données structurés.
  
• Les réglementations légales, telles que l'article 14 de la loi allemande sur la taxe sur la valeur ajoutée (UStG), l'article 147 du code fiscal allemand (AO) et les principes pour la tenue et la conservation appropriées des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD), établissent des règles concernant la forme, le contenu et le stockage des factures.
  
• Les solutions logicielles telles que Stripe Invoicing peuvent automatiser les processus de facturation et simplifier le règlement.
  

Que signifie créer des factures en ligne ?

« Créer une facture en ligne » signifie effectuer les processus de facturation de manière numérique à l'aide d'un logiciel ou d'une plateforme basée sur le cloud. Les entreprises capturent les détails de la facture de manière électronique, puis les utilisent pour créer des documents numériques qu'elles envoient directement à leurs clients ou partenaires commerciaux.

De nos jours, la facturation en ligne est un élément central des flux de travail numériques des entreprises. Contrairement aux factures papier traditionnelles, les factures numériques sont créées directement dans le système de facturation de l'entreprise. De nombreuses solutions gèrent automatiquement les tâches récurrentes, telles que l'attribution des numéros de facture, le calcul de la taxe ou l'envoi de factures par e-mail. De plus, elles peuvent souvent synchroniser le règlement avec les processus comptables et d'archivage. Les systèmes numériques aident les entreprises à créer des factures de manière efficace et à gérer leurs paiements de manière structurée, en particulier si elles ont des paiements récurrents, des abonnements ou des activités commerciales internationales.

Factures numériques vs. factures électroniques

Toute facture créée ou envoyée par ordinateur ne constitue pas une « facture électronique », ou « e-invoice », au sens juridique. Un fichier PDF envoyé par e-mail à un client, par exemple, serait considéré comme une « facture numérique ». Il ne répondrait pas aux exigences légales pour être considéré comme une « facture électronique ». En effet, une facture électronique contient des données structurées qui peuvent être lues et traitées par des systèmes automatisés. Les formats normalisés utilisés en Allemagne incluent XRechnung et le Guide utilisateur central du Forum for Electronic Invoices Germany (ZUGFeRD).

Transition vers la facturation électronique

En Allemagne, les entreprises sont tenues d'envoyer des factures aux organismes gouvernementaux sous forme électronique depuis fin novembre 2020. Elles sont également tenues d'avoir la capacité de recevoir des factures électroniques depuis le 1er janvier 2025. L'obligation d'émettre des factures électroniques est actuellement mise en place progressivement. Les entreprises peuvent continuer à envoyer des factures papier ou d'autres formats de factures électroniques jusqu'à la fin 2026, sous certaines conditions. Cependant, tout format numérique autre que la « facture électronique » définie par la loi nécessite le consentement du destinataire.

Les petites entreprises dont le chiffre d'affaires annuel est inférieur à 800 000 € en 2026 ont jusqu'à fin 2027 pour effectuer la transition. En principe, cependant, la facturation électronique devrait devenir la norme à partir de 2028. Cela signifie que la création de factures en ligne et leur traitement numérique deviendront la norme pour les entreprises en Allemagne. Ces règles ne s'appliquent que dans une mesure limitée aux factures émises aux clients finaux et à certains revenus exonérés d'impôt.

Quelles réglementations légales s'appliquent aux factures en Allemagne ?

Les entreprises en Allemagne doivent respecter diverses réglementations légales lors de la création de factures. La plus importante d'entre elles est l'article 14 de la loi allemande sur la taxe à la valeur ajoutée (UStG). Les textes suivants contiennent également des réglementations pertinentes sur la conservation et la traçabilité : l'article 14b de l'UStG, l'article 147 du code fiscal allemand (AO) et les principes pour la gestion et le stockage appropriés des livres, des enregistrements et des documents sous forme électronique (GoBD).

Format de la facture

Selon l'article 14, paragraphe 1 de l'UStG, une « facture » est tout document utilisé pour facturer une fourniture ou un service, quel que soit le nom de ce document. Cependant, la loi fait la distinction entre les « factures électroniques » et les « autres factures ». Une « facture électronique » doit être conforme à la Directive 2014/55/UE et être envoyée dans un format électronique structuré. Les autres formats électroniques ou les factures papier, en revanche, sont considérés comme d'« autres factures ».

Authenticité, intégrité et lisibilité

Selon l'article 14, paragraphe 3 de l'UStG, l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité d'une facture doivent être garanties. « L'authenticité de l'origine » signifie que l'identité de l'émetteur est établie avec certitude. « L'intégrité du contenu » garantit que les détails exigés par la loi ne peuvent pas être modifiés de manière rétroactive.

En principe, les entreprises peuvent décider elles-mêmes des contrôles internes à utiliser pour répondre à ces exigences, à condition qu'il existe une piste d'audit fiable entre la facture et la prestation sous-jacente. Avec les factures électroniques, l'authenticité et l'intégrité sont considérées comme garanties si une signature électronique qualifiée ou un échange de données informatisé (EDI) est utilisé.

Comptabilité appropriée et GoBD

Outre les exigences prévues à l'article 14 de l'UStG, les entreprises doivent également respecter les principes de comptabilité appropriée sous forme électronique lors de la création de factures (GoBD). Les GoBD précisent comment les entreprises doivent collecter, traiter et conserver les documents commerciaux numériques. Les exigences les plus importantes prévues par les GoBD sont que la documentation doit être traçable, vérifiable et infalsifiable. En règle générale, les entreprises doivent conserver les factures pendant huit ans. Les transactions plus anciennes peuvent être soumises à des périodes de conservation différentes, en fonction du moment où elles ont eu lieu. Avec les factures électroniques, la partie structurée doit, au minimum, être archivée de manière à pouvoir y accéder dans sa forme originale, sans altération.

Quelles informations doivent figurer sur une facture ?

Qu'elles soient créées en ligne ou manuellement, les entreprises doivent inclure les informations obligatoires prévues par la loi sur toutes leurs factures. Pour les factures standard, cela inclut :

• Nom complet et adresse de l'entreprise fournissant le produit ou le service
  
• Nom complet et adresse du destinataire du produit ou du service
  
• Date d’émission de la facture
  
• date de livraison ou de prestation (c’est-à-dire la période de prestation)
  
• L'identifiant fiscal (ID) délivré au commerçant par l'administration fiscale ou le numéro de TVA intracommunautaire délivré par l'Office central fédéral des impôts
  
• Un numéro de facture unique et séquentiel
  
• Quantité et type de produit fourni, ou étendue et type de service rendu
  
• Prix (net) et montant total (brut)
  
• Taux de taxe applicable et montant de la taxe
  

Les entreprises en Allemagne qui préparent des factures peuvent également inclure les informations facultatives suivantes :

• Le délai auquel le bénéficiaire doit régler la facture
  
• Informations sur tout escompte, y compris le pourcentage appliqué et la période pendant laquelle il est valable
  
• Informations sur des modalités de règlement spécifiques, telles que des versements échelonnés ou des paiements échelonnés selon l’avancement
  
• Les coordonnées bancaires du commerçant, y compris le numéro de compte bancaire international (IBAN) et le code d'identification bancaire (BIC), le cas échéant
  
• Informations relatives à l’inscription au registre du commerce, y compris le tribunal compétent et le numéro d’immatriculation
  
• Informations sur la direction ou les propriétaires du commerçant
  
• Numéro de téléphone, adresse e-mail ou site Web du commerçant en cas de question
  

Quels sont les avantages de l'utilisation de solutions logicielles pour créer des factures en ligne ?

Les solutions logicielles pour les factures en ligne offrent aux entreprises de nombreux avantages pratiques et financiers au quotidien. Elles font bien plus que créer des factures, elles facilitent l'ensemble du processus, de la facturation à l'archivage.

• Gain de temps et automatisation
  L'un des principaux avantages est que les entreprises peuvent automatiser les tâches récurrentes. Par exemple, les systèmes modernes peuvent attribuer automatiquement des numéros de facture, calculer la taxe par eux-mêmes et créer des factures en se basant sur les données du client sauvegardées ou sur des modèles. Cela réduit considérablement le travail manuel, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les sources d'erreurs.

• Processus d'entreprise plus efficaces
  Les solutions de facturation en ligne offrent un processus numérique fluide, sans discontinuité de support. Les factures peuvent être créées, envoyées et traitées directement dans le système de facturation. Souvent, d'autres activités, comme le règlement, la relance et la comptabilité, peuvent également être intégrées afin d'accélérer et d'accroître la transparence des flux de travail d'une entreprise à tous les niveaux.

• Amélioration de la supervision et du contrôle
  Les entreprises peuvent obtenir un aperçu de leurs factures payées et impayées à tout moment. De nombreuses solutions logicielles intègrent des tableaux de bord ou des analyses qui fournissent un aperçu de l'état actuel des paiements, des revenus ou des créances en souffrance. Cela facilite la planification financière et améliore la gestion des comptes clients.

• Sécurité juridique et conformité
  Les solutions logicielles peuvent également faciliter la conformité. De nombreux systèmes sont conçus pour prendre en compte les exigences de l'article 14 de l'UStG et des GoBD. Ils aident une entreprise à créer des factures correctement, à assurer un archivage transparent et à conserver des documents vérifiables si nécessaire. La responsabilité juridique incombe toutefois à l'entreprise.

• Travaillez de n'importe où
  Étant donné que de nombreuses solutions sont basées sur le cloud, les factures peuvent être créées et consultées à tout moment et en tout lieu. Pour les modèles de travail mobiles, les relations commerciales internationales ou les entreprises disposant de plusieurs sites, il s'agit d'un atout majeur.

Comment la facturation en ligne s'intègre-t-elle aux systèmes comptables et aux systèmes de paiement ?

Avec les systèmes modernes, la facturation en ligne peut généralement être intégrée facilement aux systèmes comptables et aux systèmes de paiement grâce à des API. En tant que propriétaire de l'entreprise, l'objectif est de reproduire l'ensemble de votre processus, de la facturation à l'enregistrement d'un paiement, dans la mesure du possible, en éliminant le besoin d'intervention manuelle.

Utilisation des API

L'une des clés d'une intégration réussie est de s'assurer que les données des factures sont transférées vers vos systèmes comptables. Dès qu'une facture est créée, toutes les informations pertinentes doivent être transmises dans un format structuré via des API et comptabilisées automatiquement sur vos comptes. Cela élimine les doubles saisies et réduit les erreurs causées par les transferts manuels. Les comptes peuvent également être mis à jour en temps réel, ce qui vous donne un aperçu actualisé de vos finances.

Automatisation du rapprochement

Les processus de paiement sont souvent aussi intégrés directement. Les factures peuvent être liées à différents moyens de paiement, de sorte que les clients puissent payer le montant dû directement en ligne. Dès que le paiement est effectué, l'état est automatiquement mis à jour dans le système et l'élément en souffrance est marqué comme réglé. Cela vous aide à vous faire payer plus rapidement et réduit votre charge de travail liée à la relance.

Prise en charge des modèles de paiement récurrents

Les systèmes intégrés prennent souvent en charge les modèles de paiement récurrents tels que les abonnements. Ici, les factures sont créées automatiquement à des intervalles définis, et les processus de paiement sont gérés en conséquence. Cela garantit que le bénéfice est prévisible et que les transactions récurrentes peuvent être traitées en grande partie automatiquement.

Comment Stripe Invoicing peut prendre en charge votre facturation numérique

Stripe Invoicing aide les entreprises en Allemagne à numériser et à automatiser l'ensemble de leur processus de facturation et de règlement. Cela peut aider votre entreprise à réduire sa charge de travail comptable et à diminuer le temps nécessaire pour se faire payer, que vous utilisiez des factures uniques ou la facturation récurrente.

Crée et gère les factures automatiquement

Stripe Invoicing crée, ajuste et envoie des factures en ligne rapidement. Les détails de la facture peuvent être copiés directement à partir des bases de données de clients existantes. Les processus centraux, tels que la surveillance de l'état, les rappels de paiement et les remboursements, sont également automatisés, ce qui réduit considérablement votre charge de travail administrative manuelle.

Peut vous aider à vous faire payer plus rapidement

Avec Stripe, les entreprises en Allemagne peuvent offrir à leurs clients plus de 100 moyens de paiement, 135 devises et 25 langues. Le fait de donner autant de choix à vos clients augmente les chances qu'ils paient rapidement. De plus, des outils de relance basés sur l'IA vous aident à collecter les dettes impayées.

S'intègre aux systèmes existants

Stripe Invoicing s'intègre parfaitement à vos systèmes de comptabilité et de planification des ressources de l'entreprise (ERP) existants. Les détails des factures et des paiements sont automatiquement synchronisés afin de pouvoir être traités sans aucune intervention manuelle, vous offrant ainsi des ensembles de données cohérents et un processus numérique unique, de la facturation à la comptabilisation.

FAQ sur la création de factures en ligne

Ci-dessous, nous répondons aux questions les plus importantes sur la création de factures en Allemagne.