Hoje em dia, as empresas na Alemanha estão criando, enviando e arquivando cada vez mais de suas faturas eletronicamente, com documentos em papel e processos manuais abrindo cada vez mais espaço para soluções digitais. O faturamento digital também está ganhando mais destaque com a introdução do faturamento eletrônico obrigatório.

Neste artigo, exploraremos o que significa criar faturas online, quais requisitos jurídicos se aplicam a faturas na Alemanha e quais informações as faturas devem conter. Também abordaremos os benefícios do uso de soluções de software para faturamento e como você pode integrar essas soluções aos seus sistemas de contabilidade e pagamentos.

Principais conclusões

• “Criar uma fatura online” significa capturar dados da fatura e criar faturas usando software ou sistemas baseados na nuvem. Essas faturas geralmente também são enviadas eletronicamente.
  
• Nem toda fatura digital é uma fatura eletrônica (e-invoice), pois as faturas eletrônicas devem seguir formatos de dados estruturados.
  
• Regulamentações jurídicas, como a Seção 14 da Lei do Imposto sobre Valor Agregado (IVA) alemão (UStG), a Seção 147 do Código Fiscal Alemão (AO) e os Princípios para a devida manutenção e retenção de livros, registros e documentos em formato eletrônico (GoBD), estabelecem regras sobre a forma, conteúdo e armazenamento da fatura.
  
• Soluções de software como o Stripe Invoicing podem automatizar os processos de faturamento e simplificar a liquidação de fundos.
  

O que significa criar faturas online?

“Criar uma fatura online” significa realizar processos de faturamento de forma digital usando software ou uma plataforma baseada na nuvem. As empresas capturam os detalhes da fatura eletronicamente e, em seguida, usam esses detalhes para criar documentos digitais que enviam diretamente para seus clientes ou parceiros de negócios.

Hoje em dia, o faturamento online é um componente central dos fluxos de trabalho de negócios digitais. Diferentemente das faturas em papel tradicionais, as faturas digitais são criadas diretamente no sistema de faturamento de uma empresa. Muitas soluções gerenciam tarefas recorrentes, como a atribuição de números de fatura, cálculo de imposto ou envio de faturas por e-mail, de forma automática. Além disso, muitas vezes elas podem sincronizar a liquidação de fundos com processos de contabilidade e arquivamento. Sistemas digitais ajudam as empresas a criar faturas de forma eficiente e gerenciar seus pagamentos de forma estruturada, especialmente se tiverem pagamentos recorrentes, assinaturas ou atividades de negócios internacionais.

Faturas digitais vs. faturas eletrônicas

Nem toda fatura criada ou enviada por computador constitui uma “fatura eletrônica” ou “e-invoice”, no sentido jurídico. Um arquivo PDF enviado por e-mail a um cliente, por exemplo, seria considerado uma “fatura digital”. Ele não atenderia aos requisitos legais para ser considerado uma “fatura eletrônica”. Isso ocorre porque uma fatura eletrônica contém dados estruturados que podem ser lidos e processados por sistemas automatizados. Os formatos padronizados usados na Alemanha incluem XRechnung e Guia de Usuário Central do Fórum de Faturas Eletrônicas da Alemanha (ZUGFeRD).

Transição para o faturamento eletrônico

Empresas na Alemanha são obrigadas a enviar faturas para órgãos governamentais em formato eletrônico desde o final de novembro de 2020. Elas também são obrigadas a ter a funcionalidade para receber faturas eletrônicas desde 1º de janeiro de 2025. A obrigação de emitir faturas eletrônicas está sendo implementada de forma gradual no momento. As empresas podem continuar enviando faturas em papel ou outros formatos de fatura eletrônica até o final de 2026, sujeitas a determinadas condições. No entanto, qualquer formato digital diferente da “fatura eletrônica” definida por lei requer o consentimento do destinatário.

Empresas menores com faturamento anual inferior a € 800.000 em 2026 têm até o final de 2027 para fazer a transição. Em princípio, no entanto, o faturamento eletrônico deve se tornar o padrão a partir de 2028. Isso significa que criar faturas online e processá-las digitalmente se tornará a norma para as empresas na Alemanha. Essas regras se aplicam apenas em medida limitada a faturas emitidas para clientes finais e para certa receita isenta de impostos.

Quais regulamentações legais se aplicam a faturas na Alemanha?

As empresas na Alemanha devem observar diversas normas jurídicas ao criar faturas. A mais importante delas é a Seção 14 da Lei do Imposto sobre Valor Agregado (IVA) da Alemanha (UStG). O texto a seguir também contém normas relevantes sobre retenção e rastreabilidade: Seção 14b da UStG, Seção 147 do Código Fiscal da Alemanha (AO) e os princípios para a gestão e o armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico (GoBD).

Formato da fatura

De acordo com a Seção 14, parágrafo 1 da UStG, uma "fatura" é qualquer documento usado para cobrar por um fornecimento ou serviço, independentemente do nome do documento. No entanto, a lei distingue entre "faturas eletrônicas" e "outras faturas". Uma "fatura eletrônica" deve cumprir a Diretiva 2014/55/UE e ser enviada em um formato eletrônico estruturado. Outros formatos eletrônicos ou faturas em papel, por outro lado, são considerados "outras faturas".

Autenticidade, integridade e legibilidade

De acordo com a Seção 14, parágrafo 3 da UStG, a autenticidade de origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade de uma fatura devem ser garantidas. "Autenticidade de origem" significa que a identidade do emissor é estabelecida com certeza. "Integridade do conteúdo" garante que os detalhes exigidos por lei não podem ser alterados retroativamente.

Em princípio, as próprias empresas podem decidir quais controles internos usarão para atender a esses requisitos, desde que haja uma trilha de auditoria confiável entre a fatura e o desempenho subjacente. Nas faturas eletrônicas, a autenticidade e a integridade são consideradas garantidas se for usada uma assinatura eletrônica qualificada ou o intercâmbio eletrônico de dados (EDI).

Contabilidade adequada e GoBD

Além dos requisitos da Seção 14 da UStG, as empresas também devem observar os princípios de contabilidade adequada em formato eletrônico ao criarem faturas (GoBD). A GoBD especifica como as empresas devem coletar, processar e armazenar documentação comercial digital. Os requisitos mais importantes da GoBD são os de que a documentação deve ser rastreável, auditável e à prova de adulteração. Via de regra, as empresas devem guardar faturas por oito anos. Transações mais antigas podem estar sujeitas a períodos de retenção diferentes, dependendo da data em que ocorreram. Nas faturas eletrônicas, a parte estruturada deve, no mínimo, ser arquivada para que possa ser acessada na sua forma original, sem adulteração.

Quais dados são necessários em uma fatura?

Independentemente de se as estão criando online ou manualmente, as empresas devem incluir as informações obrigatórias por lei em todas as suas faturas. Para faturas padrão, isso inclui:

• Nome completo e endereço da empresa que fornece o produto ou serviço
  
• Nome completo e endereço do destinatário do produto ou serviço
  
• Data de emissão da fatura
  
• Data da entrega ou de outro fornecimento, isto é, o período da prestação
  
• A identificação fiscal (ID) emitida para o vendedor pelo órgão tributário ou o número de ID do IVA emitido pela Agência Central de Impostos Federais
  
• Um número sequencial e exclusivo de fatura
  
• Quantidade e tipo de produto fornecido, ou o escopo e tipo de serviço prestado
  
• Preço (líquido) e total (bruto)
  
• alíquota de imposto aplicável e o valor do imposto devido
  

Empresas na Alemanha que preparam faturas também podem incluir as seguintes informações opcionais:

• O prazo em que o destinatário deve liquidar a fatura
  
• Detalhes sobre qualquer desconto por pagamento antecipado, incluindo o percentual concedido e o prazo em que o desconto é válido
  
• Detalhes sobre termos especiais de liquidação, como parcelas ou pagamentos por etapa
  
• Os dados bancários do vendedor, incluindo o número de conta bancária internacional (IBAN) e o código identificador de banco (BIC), quando aplicável
  
• Os dados de registro comercial, incluindo o tribunal de registro e o número registrado
  
• Detalhes sobre a administração ou as pessoas proprietárias do vendedor
  
• O número de telefone, endereço de e-mail ou site do vendedor em caso de dúvidas
  

Quais são as vantagens de usar soluções de software para criar faturas online?

As soluções de software para faturas online oferecem às empresas diversas vantagens práticas e financeiras no fluxo de trabalho diário. Elas fazem muito mais do que apenas criar faturas: facilitam todo o processo, desde o faturamento até o arquivamento.

• Economia de tempo e automação
  Uma das principais vantagens é que as empresas podem automatizar tarefas recorrentes. Por exemplo, os sistemas modernos podem atribuir automaticamente números de fatura, calcular o imposto por conta própria e criar faturas com base em dados ou modelos de clientes armazenados. Isso reduz o trabalho manual de forma significativa, economizando tempo e minimizando as fontes de erro.

• Processos comerciais mais eficientes
  As soluções de faturamento online proporcionam um processo digital contínuo, sem descontinuidades de mídia. As faturas podem ser criadas, enviadas e processadas diretamente no próprio sistema de faturamento. Muitas vezes, outras atividades, como liquidação de fundos, cobrança e contabilidade, também podem ser integradas para acelerar e aumentar a transparência dos fluxos de trabalho de uma empresa em geral.

• Melhor visão geral e controle
  As empresas podem obter um panorama de suas faturas pagas e não pagas a qualquer momento. Muitas soluções de software vêm com painéis ou análises que fornecem uma visão geral do status de pagamento atual, da receita ou de recebíveis pendentes. Isso facilita o planejamento financeiro e aprimora a gestão de contas a receber.

• Segurança jurídica e conformidade
  As soluções de software também podem ajudar na conformidade. Muitos sistemas foram projetados para considerar os requisitos da Seção 14 da UStG e da GoBD. Elas ajudam as empresas a criarem faturas corretamente, garantem o arquivamento transparente e armazenam documentação auditável quando necessário. A responsabilidade legal, no entanto, continua sendo da empresa.

• Trabalhe de qualquer lugar
  Como muitas soluções são baseadas em nuvem, as faturas podem ser criadas e recuperadas a qualquer hora, em qualquer lugar. Para modelos de trabalho para dispositivos móveis, relações comerciais internacionais ou empresas com vários locais, essa é uma grande vantagem.

Como o faturamento online se integra aos sistemas de contabilidade e aos sistemas de pagamento?

Com os sistemas modernos, o faturamento online costuma ser integrado aos sistemas de contabilidade e sistemas de pagamento com facilidade usando APIs. Como proprietário da empresa, o objetivo é replicar todo o seu processo, desde o faturamento até a contabilização de um pagamento, na medida do possível, eliminando a necessidade de intervenção manual.

Usando APIs

Uma das chaves para a integração bem-sucedida é garantir que os dados da fatura sejam transferidos para seus sistemas de contabilidade. Assim que uma fatura é criada, todos os dados relevantes precisam ser encaminhados em formato estruturado por meio de APIs e lançados nas suas contas automaticamente. Isso elimina entradas duplas e reduz erros causados por transferências manuais. As contas também podem ser atualizadas em tempo real, fornecendo uma visão geral atualizada de suas finanças.

Automatizando a reconciliação

Os processos de pagamento costumam ser integrados diretamente também. As faturas podem ser vinculadas a diferentes formas de pagamento para que os clientes paguem o valor devido diretamente online. Assim que o pagamento é feito, o status é atualizado automaticamente no sistema e o item pendente é marcado como liquidado. Isso ajuda a receber pagamentos mais rápido e reduz seu trabalho de cobrança.

Aceitando modelos de pagamento recorrentes

Geralmente, os sistemas integrados também aceitam modelos de pagamentos recorrentes, como assinaturas. Aqui, as faturas são criadas automaticamente em intervalos definidos, com processos de pagamento gerenciados de acordo. Isso garante que as receitas sejam planejáveis e as transações recorrentes possam ser processadas em grande parte automaticamente.

Como o Stripe Invoicing pode dar suporte ao seu faturamento digital

O Stripe Invoicing ajuda as empresas na Alemanha a digitalizarem e automatizarem todo o processo de faturamento e liquidação de fundos. Ele pode ajudar sua empresa a reduzir a carga de trabalho de contabilidade e o tempo necessário para receber pagamentos, independentemente de você estar usando faturas únicas ou cobrança recorrente.

Cria e gerencia faturas automaticamente

O Stripe Invoicing cria, ajusta e envia faturas online rapidamente. Os dados da fatura podem ser copiados diretamente das bases de dados de clientes existentes. Processos centrais, como monitoramento de status, lembretes de pagamento e reembolsos também são automatizados, reduzindo significativamente seu trabalho administrativo manual.

Pode ajudar você a receber pagamentos mais rápido

Com a Stripe, as empresas na Alemanha podem oferecer a seus clientes mais de 100 formas de pagamento, 135 moedas e 25 idiomas. Dar tanta opção aos seus clientes aumenta as chances de eles pagarem rapidamente. Além disso, as ferramentas de cobrança com inteligência artificial ajudam a recolher dívidas pendentes.

Integração com sistemas existentes

O Stripe Invoicing se integra perfeitamente aos seus sistemas de contabilidade e de planejamento de recursos empresariais (ERP) existentes. Os dados da fatura e de pagamento são sincronizados automaticamente para que possam ser processados sem nenhuma intervenção manual, o que proporciona bases de dados consistentes e um processo digital único, do faturamento ao lançamento.

Perguntas frequentes sobre a criação de faturas online

Abaixo, respondemos às perguntas mais importantes sobre a criação de faturas na Alemanha.