Hoy en día, las empresas en Alemania crean, envían y archivan cada vez más sus facturas de forma electrónica, de modo que los documentos en papel y los procesos manuales dan paso cada vez más a las soluciones digitales. La facturación digital también está cobrando mayor protagonismo con la introducción de la facturación electrónica obligatoria.

En este artículo, exploraremos qué significa crear facturas en línea, qué requisitos jurídicos se aplican a las facturas en Alemania y qué información deben contener las facturas. También repasaremos las ventajas de usar soluciones de software para la facturación y cómo puedes integrar estas soluciones en tus sistemas de contabilidad y pago.

Conclusiones principales

• «Crear una factura en línea» significa capturar los detalles de la factura y crear facturas utilizando software o sistemas basados en la nube. A menudo, estas facturas también se envían de forma electrónica.
  
• No todas las facturas digitales son facturas electrónicas, ya que las facturas electrónicas deben seguir formatos de datos estructurados.
  
• Las normativas jurídicas —como el artículo 14 de la Ley del impuesto sobre el valor añadido (IVA) de Alemania (UStG), el artículo 147 del Código Fiscal de Alemania (AO) y los Principios para el correcto mantenimiento y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD)— establecen normas sobre el formato, el contenido y el almacenamiento de las facturas.
  
• Las soluciones de software como Stripe Invoicing pueden automatizar los procesos de facturación y simplificar el cobro.
  

¿Qué significa crear facturas online?

«Crear una factura online» significa realizar procesos de facturación digitalmente utilizando software o una plataforma basada en la nube. Las empresas capturan electrónicamente los datos de la factura y luego utilizan esta información para crear documentos digitales que envían directamente a sus clientes o socios comerciales.

Hoy en día, la facturación online es un componente central de los flujos de trabajo empresariales digitales. A diferencia de las facturas en papel tradicionales, las facturas digitales se crean directamente en el sistema de facturación de una empresa. Muchas soluciones gestionan automáticamente las tareas recurrentes, como la asignación de números de factura, el cálculo de impuestos o el envío de facturas por correo electrónico. Además, a menudo pueden sincronizar el cobro con los procesos contables y de archivado. Los sistemas digitales ayudan a las empresas a crear facturas de manera eficiente y a gestionar sus pagos de forma estructurada, especialmente si tienen pagos recurrentes, suscripciones o actividades comerciales a nivel internacional.

Facturas digitales frente a facturas electrónicas

No todas las facturas creadas o enviadas por ordenador constituyen una «factura electrónica» en el sentido jurídico. Por ejemplo, un archivo PDF que se envía por correo electrónico a un cliente se consideraría una «factura digital». No cumpliría con los requisitos legales para considerarse una «factura electrónica». Esto se debe a que una factura electrónica contiene datos estructurados que pueden leer y procesar los sistemas automatizados. Los formatos normalizados que se utilizan en Alemania incluyen XRechnung y Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany (ZUGFeRD).

Transición a la facturación electrónica

Las empresas en Alemania están obligadas a enviar sus facturas a los organismos públicos en formato electrónico desde finales de noviembre de 2020. También están obligadas a tener la capacidad de recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. La obligación de emitir facturas electrónicas se está introduciendo actualmente de forma gradual. Las empresas pueden seguir enviando facturas en papel u otros formatos de factura electrónica hasta finales de 2026, sujetos a ciertas condiciones. Sin embargo, cualquier formato digital distinto de la «factura electrónica» legalmente definida requiere el consentimiento del destinatario.

Las empresas más pequeñas con unos ingresos anuales inferiores a 800.000 € en 2026 tienen de plazo hasta finales de 2027 para hacer el cambio. En principio, sin embargo, se prevé que la facturación electrónica se convierta en el estándar a partir de 2028. Esto significa que la creación de facturas online y su procesamiento digital se convertirá en la norma para las empresas en Alemania. Estas normas solo se aplican en una medida limitada a las facturas emitidas a los clientes finales y en el caso de determinados ingresos exentos de impuestos.

¿Qué normativas legales se aplican a las facturas en Alemania?

Las empresas en Alemania deben cumplir diversas normativas legales al crear facturas. La más importante de ellas es el artículo 14 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (UStG) de Alemania. Las siguientes normativas también contienen disposiciones relevantes sobre la conservación y trazabilidad: el artículo 14b de la UStG, el artículo 147 del Código Fiscal de Alemania (AO) y los principios para la correcta gestión y almacenamiento de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD).

Formato de la factura

De acuerdo con el artículo 14, apartado 1 de la UStG, una «factura» es cualquier documento utilizado para facturar un suministro o servicio, independientemente de cómo se llame el documento. Sin embargo, la ley distingue entre «facturas electrónicas» y «otras facturas». Una «factura electrónica» debe cumplir la Directiva 2014/55/UE y enviarse en un formato electrónico estructurado. Por otro lado, otros formatos electrónicos o las facturas en papel se consideran «otras facturas».

Autenticidad, integridad y legibilidad

Según el artículo 14, apartado 3 de la UStG, se debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura. «Autenticidad del origen» significa que la identidad del emisor se establece con certeza. La «integridad del contenido» garantiza que los datos exigidos por la ley no se puedan modificar de forma retroactiva.

En principio, las empresas pueden decidir por sí mismas qué controles internos utilizar para cumplir estos requisitos, siempre y cuando exista un rastro de auditoría fiable entre la factura y la prestación subyacente. En el caso de las facturas electrónicas, la autenticidad y la integridad se consideran garantizadas si se utiliza una firma electrónica cualificada o el intercambio electrónico de datos (EDI).

Contabilidad adecuada y GoBD

Además de los requisitos del artículo 14 de la UStG, las empresas también deben observar los principios de contabilidad adecuada en formato electrónico al crear facturas (GoBD). Los GoBD especifican cómo las empresas deben recopilar, procesar y almacenar la documentación empresarial digital. Los requisitos más importantes de los GoBD son que la documentación sea trazable, auditable y a prueba de manipulaciones. Por lo general, las empresas deben conservar las facturas durante ocho años. Las transacciones más antiguas podrían estar sujetas a períodos de retención diferentes, en función de cuándo se hayan producido. En el caso de las facturas electrónicas, la parte estructurada debe archivarse como mínimo de modo que se pueda acceder a ella en su formato original y sin manipulaciones.

¿Qué información se requiere en una factura?

Tanto si las crean online como si lo hacen manualmente, las empresas deben incluir la información obligatoria legal en todas sus facturas. Para las facturas estándar, esto incluye:

• Nombre completo y dirección de la empresa que suministra el producto o servicio
  
• Nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio.
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• La fecha de entrega u otro suministro (es decir, el plazo de ejecución)
  
• El número de identificación fiscal (NIF) emitido al vendedor por la oficina fiscal o el número de identificación a efectos del IVA emitido por la Oficina Central de Impuestos de la República Federal
  
• Un número de factura único y secuencial.
  
• Cantidad y tipo de producto suministrado, o alcance y tipo de servicio prestado
  
• Precio (neto) y total (bruto)
  
• Tipo impositivo aplicable e importe del impuesto adeudado
  

Las empresas en Alemania que emiten facturas también pueden incluir la siguiente información opcional:

• El plazo en el que el destinatario debe liquidar la factura
  
• Detalles sobre cualquier descuento en efectivo, incluido el porcentaje retirado y el plazo durante el cual el descuento es válido
  
• Detalles sobre las condiciones especiales de liquidación, como cuotas o pagos progresivos
  
• Los datos bancarios del vendedor, incluidos el código internacional de cuenta bancaria (IBAN) y el código de identificación bancaria (BIC), cuando proceda
  
• Los datos de inscripción en el registro mercantil, incluido el tribunal del registro y el número de registro
  
• Detalles sobre la gerencia o los propietarios del vendedor
  
• El número de teléfono, la dirección de correo electrónico o el sitio web del vendedor, en caso de consultas
  

¿Cuáles son las ventajas de utilizar soluciones de software para crear facturas en línea?

Las soluciones de software para facturas en línea ofrecen a las empresas diversas ventajas prácticas y financieras en su flujo de trabajo diario. Hacen mucho más que crear facturas, ya que facilitan todo el proceso, desde la facturación hasta el archivo.

• Ahorro de tiempo y automatización
  Una de las principales ventajas es que las empresas pueden automatizar las tareas recurrentes. Por ejemplo, los sistemas modernos pueden asignar automáticamente números de factura, calcular los impuestos por sí mismos y crear facturas basadas en los datos de los clientes o en plantillas almacenadas. Esto reduce el trabajo manual de forma significativa, lo que ahorra tiempo y minimiza las fuentes de error.

• Procesos empresariales más eficientes
  Las soluciones de facturación en línea proporcionan un proceso digital fluido y sin interrupciones. Las facturas se pueden crear, enviar y procesar directamente en el propio sistema de facturación. A menudo, otras actividades (como el cobro, la reclamación del pago y la contabilidad) se pueden integrar también para acelerar y aumentar la transparencia de los flujos de trabajo de una empresa a todos los niveles.

• Mejor supervisión y control
  Las empresas pueden obtener una instantánea de sus facturas pagadas y no pagadas en cualquier momento. Muchas soluciones de software incluyen dashboards o análisis que ofrecen un resumen del estatus actual del pago, los ingresos o las cuentas por cobrar pendientes. Esto facilita la planificación financiera y mejora la gestión de las cuentas por cobrar.

• Seguridad jurídica y cumplimiento de la normativa
  Las soluciones de software también pueden ayudar con el cumplimiento de la normativa. Muchos sistemas están diseñados para tener en cuenta los requisitos del artículo 14 de la UStG y de los GoBD. Ayudan a una empresa a crear facturas correctamente, garantizar un archivo transparente y almacenar documentación auditable cuando sea necesario. No obstante, la responsabilidad jurídica sigue recayendo en la empresa.

• Trabajo desde cualquier lugar
  Dado que muchas soluciones están basadas en la nube, las facturas se pueden crear y recuperar en cualquier momento y lugar. Para los modelos de trabajo móvil, las relaciones empresariales internacionales o las empresas con múltiples ubicaciones, esto supone una gran ventaja.

¿Cómo se integra la facturación en línea en los sistemas de contabilidad y el sistema de pago?

Con los sistemas modernos, la facturación en línea se suele poder integrar fácilmente en los sistemas de contabilidad y el sistema de pago mediante API. Como propietario de la empresa, el objetivo es replicar todo tu proceso, desde la facturación hasta la contabilización de un pago, en la medida de lo posible, eliminando así la necesidad de intervención manual.

Uso de API

Una de las claves para una integración exitosa es garantizar que los datos de la factura se transfieran a tus sistemas de contabilidad. Tan pronto como se crea una factura, todos los detalles relevantes deben enviarse en un formato estructurado a través de API y contabilizarse en tus cuentas automáticamente. Esto elimina las entradas dobles y reduce los errores provocados por las transferencias manuales. Las cuentas también se pueden actualizar en tiempo real, lo que te ofrece un resumen actualizado de tus finanzas.

Automatización de la conciliación

A menudo, los procesos de pago también se integran directamente. Las facturas se pueden vincular a distintos métodos de pago, de modo que los clientes puedan pagar el importe adeudado directamente en línea. Tan pronto como se realiza el pago, el estatus se actualiza automáticamente en el sistema y la partida pendiente se marca como cobrada. Esto te ayuda a recibir pagos más rápido y reduce tu carga de trabajo de reclamación del pago.

Aceptación de modelos de pago recurrentes

A menudo, los sistemas integrados también aceptan modelos de pago recurrentes, como las suscripciones. En este caso, las facturas se crean automáticamente en intervalos establecidos y los procesos de pago se gestionan en consecuencia. Esto garantiza que los beneficios se puedan planificar y que las transacciones recurrentes se puedan procesar de manera automatizada en gran medida.

Cómo Stripe Invoicing puede ofrecer soporte para tu facturación digital

Stripe Invoicing ayuda a las empresas en Alemania a digitalizar y automatizar todo su proceso de facturación y cobro. Puede ayudar a tu empresa a reducir su carga de trabajo de contabilidad y el tiempo que se tarda en recibir pagos, independientemente de si estás utilizando facturas únicas o facturación recurrente.

Crea y gestiona facturas automáticamente

Stripe Invoicing crea, ajusta y envía facturas en línea rápidamente. Los detalles de la factura se pueden copiar directamente de las bases de datos de clientes existentes. Los procesos centrales, como la supervisión del estatus, los recordatorios de pago y los rembolsos, también se automatizan, lo que reduce tu carga de trabajo administrativo manual de forma significativa.

Puede ayudarte a recibir pagos más rápido

Con Stripe, las empresas en Alemania pueden ofrecer a sus clientes más de 100 métodos de pago, 135 divisas y 25 idiomas. Ofrecer a tus clientes tantas opciones aumenta las posibilidades de que paguen rápidamente. Además, las herramientas de reclamación del pago impulsadas por IA te ayudan a cobrar las deudas pendientes.

Se integra en los sistemas existentes

Stripe Invoicing se integra a la perfección en tus sistemas de contabilidad y de planificación de recursos empresariales (ERP) existentes. Los detalles de la factura y del pago se sincronizan automáticamente para que puedan procesarse sin intervención manual, lo que te ofrece conjuntos de datos coherentes y un único proceso digital, desde la facturación hasta la contabilización.

Preguntas frecuentes sobre la creación de facturas online

A continuación, respondemos a las preguntas más importantes sobre la creación de facturas en Alemania.