Oggi, in Germania, le aziende creano, inviano e archiviano sempre più fatture elettronicamente, con i documenti cartacei e i processi manuali che lasciano sempre più spazio alle soluzioni digitali. La fatturazione digitale sta inoltre assumendo maggiore importanza con l'introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria.

In questo articolo esploreremo cosa significa creare fatture online, quali requisiti legali si applicano alle fatture in Germania e quali informazioni devono contenere le fatture. Esamineremo inoltre i vantaggi dell'utilizzo di soluzioni software per la fatturazione e come è possibile integrare queste soluzioni nei sistemi contabili e di pagamento.

Punti salienti

• "Creare una fattura online" significa acquisire i dettagli della fattura e creare le fatture utilizzando un software o sistemi basati su cloud. Spesso, inoltre, queste fatture vengono inviate in formato elettronico.
  
• Non tutte le fatture digitali sono fatture elettroniche (e-invoice), poiché le fatture elettroniche devono seguire formati di dati strutturati.
  
• Le normative legali, come la Sezione 14 della legge sull'imposta sul valore aggiunto (UStG) tedesca, la Sezione 147 del codice fiscale tedesco (AO) e i Principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD), stabiliscono regole relative alla forma, al contenuto e all'archiviazione delle fatture.
  
• Le soluzioni software come Stripe Invoicing possono automatizzare i processi di fatturazione e semplificare il regolamento dei pagamenti.
  

Cosa significa creare fatture online?

"Creare una fattura online" significa eseguire i processi di fatturazione digitalmente utilizzando un software o una piattaforma basata su cloud. Le aziende acquisiscono elettronicamente i dettagli della fattura e li utilizzano per creare documenti digitali che inviano direttamente ai clienti o ai partner commerciali.

Oggi la fatturazione online è una componente fondamentale dei flussi di lavoro aziendali digitali. A differenza delle fatture cartacee tradizionali, le fatture digitali vengono create direttamente nel sistema di fatturazione dell'azienda. Molte soluzioni gestiscono automaticamente attività ricorrenti, come l'assegnazione dei numeri di fattura, il calcolo delle imposte o l'invio delle fatture tramite email. Inoltre, possono spesso sincronizzare il regolamento dei pagamenti con i processi di contabilità e archiviazione. I sistemi digitali aiutano le aziende a creare fatture in modo efficiente e a gestire i pagamenti in modo strutturato, specialmente se gestiscono pagamenti ricorrenti, abbonamenti o attività commerciali internazionali.

Fatture digitali vs. fatture elettroniche

Non tutte le fatture create o inviate tramite computer costituiscono una "fattura elettronica", o "e-invoice", in senso giuridico. Un file PDF inviato tramite email a un cliente, ad esempio, verrebbe considerato una "fattura digitale". Non soddisferebbe i requisiti di legge per essere considerata una "fattura elettronica". Questo perché una fattura elettronica contiene dati strutturati che possono essere letti ed elaborati da sistemi automatizzati. I formati standardizzati utilizzati in Germania includono XRechnung e Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany (ZUGFeRD).

Transizione alla fatturazione elettronica

Le aziende in Germania sono tenute a inviare le fatture agli enti governativi in formato elettronico dalla fine di novembre 2020. Inoltre, a partire dal 1° gennaio 2025, sono tenute a disporre della capacità di ricevere fatture elettroniche. L'obbligo di emissione delle fatture elettroniche viene attualmente introdotto in modo graduale. Le aziende possono continuare a inviare fatture cartacee o altri formati di fattura elettronica fino alla fine del 2026, a determinate condizioni. Tuttavia, qualsiasi formato digitale diverso dalla "fattura elettronica" definita per legge richiede il consenso del destinatario.

Le aziende più piccole con un fatturato annuo inferiore a 800.000 € nel 2026 hanno tempo fino alla fine del 2027 per effettuare il passaggio. In linea di principio, tuttavia, la fatturazione elettronica è destinata a diventare lo standard a partire dal 2028. Ciò significa che la creazione di fatture online e la loro elaborazione digitale diventeranno la norma per le aziende in Germania. Queste regole si applicano solo in misura limitata alle fatture emesse ai clienti finali e per determinati ricavi esenti da imposte.

Quali norme di legge si applicano alle fatture in Germania?

Nel creare le fatture, le attività in Germania devono rispettare diverse normative di legge. La più importante è l'Articolo 14 della legge tedesca sull'imposta sul valore aggiunto (UStG). Anche i seguenti documenti contengono norme pertinenti in materia di conservazione e tracciabilità: l'Articolo 14b della legge UStG, l'Articolo 147 del codice fiscale tedesco (AO) e i principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD).

Formato della fattura

Ai sensi dell'Articolo 14, comma 1 della legge UStG, si intende per "fattura" qualsiasi documento utilizzato per addebitare una fornitura o un servizio, a prescindere dal nome del documento stesso. Tuttavia, la legge fa una distinzione tra "fatture elettroniche" e "altre fatture". Una "fattura elettronica" deve essere conforme alla Direttiva 2014/55/UE ed essere inviata in un formato elettronico strutturato. Altri formati elettronici o fatture cartacee sono invece considerati "altre fatture".

Autenticità, integrità e leggibilità

Ai sensi dell'Articolo 14, comma 3 della legge UStG, devono essere garantite l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità di una fattura. Per "autenticità dell'origine" si intende che l'identità dell'emittente è stabilita con certezza. L'"integrità del contenuto" garantisce che i dettagli richiesti dalla legge non possano essere modificati retroattivamente.

In linea di principio, le attività possono decidere in autonomia quali controlli interni utilizzare per soddisfare questi requisiti, a condizione che vi sia un audit trail affidabile tra la fattura e le prestazioni sottostanti. Nelle fatture elettroniche, l'autenticità e l'integrità sono considerate garantite se viene utilizzata una firma elettronica qualificata o l'interscambio di dati elettronici (EDI).

Contabilità adeguata e principi GoBD

Oltre ai requisiti di cui all'Articolo 14 della legge UStG, le attività devono inoltre rispettare i principi di una corretta contabilità in formato elettronico durante la creazione delle fatture (GoBD). I principi GoBD specificano in che modo le attività devono raccogliere, elaborare e archiviare la documentazione aziendale in formato digitale. I requisiti più importanti previsti dai principi GoBD stabiliscono che la documentazione deve essere tracciabile, verificabile e non manomettibile. Di norma, le attività devono conservare le fatture per otto anni. Le transazioni più vecchie potrebbero essere soggette a periodi di conservazione diversi a seconda di quando si sono verificate. Con le fatture elettroniche, la parte strutturata deve, perlomeno, essere archiviata in modo tale che sia possibile accedervi nella sua forma originale e non alterata.

Quali informazioni sono necessarie su una fattura?

Indipendentemente dal fatto che vengano create online o manualmente, le aziende devono includere le informazioni obbligatorie previste dalla legge su tutte le loro fatture. Per le fatture standard, queste includono:

• Nome completo e indirizzo dell'azienda che fornisce il prodotto o il servizio
  
• Ragione sociale completa e indirizzo del destinatario del prodotto o del servizio
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data di consegna o altra data di fornitura (ad esempio, periodo di prestazione)
  
• Il codice di identificazione fiscale (ID) rilasciato al venditore dall'ufficio tributario o la partita IVA rilasciata dal Federal Central Tax Office
  
• Numero di fattura sequenziale e univoco
  
• Quantità e tipo di prodotto fornito, o la portata e il tipo di servizio reso
  
• Prezzo (netto) e totale (lordo)
  
• Aliquota applicabile e importo dell'imposta
  

Le aziende in Germania che predispongono le fatture possono includere anche le seguenti informazioni facoltative:

• Termine entro cui il destinatario deve saldare la fattura
  
• Dettagli di eventuali sconti di cassa, inclusi la percentuale dello sconto e il relativo periodo di validità
  
• Dettagli sui termini speciali per il regolamento dei pagamenti, come pagamenti rateali o pagamenti ad avanzamento lavori
  
• I dati bancari del venditore, incluso il codice IBAN (International Bank Account Number) e il codice identificativo della banca (BIC), ove applicabile
  
• Dati dell'iscrizione al Registro delle imprese, incluso il tribunale e il numero della registrazione
  
• Dettagli sui dirigenti o titolari del venditore
  
• Numero di telefono, indirizzo email o sito web del venditore, per eventuali domande
  

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di soluzioni software per creare fatture online?

Le soluzioni software per le fatture online offrono alle attività una serie di vantaggi pratici e finanziari nel loro flusso di lavoro quotidiano. Fanno molto di più che creare semplici fatture: facilitano l'intera procedura, dalla fatturazione all'archiviazione.

• Risparmio di tempo e automazione
  Uno dei vantaggi principali è che le attività possono automatizzare le attività ricorrenti. Ad esempio, i sistemi moderni possono assegnare automaticamente i numeri di fattura, calcolare l'imposta in autonomia e creare fatture basate sui dati dei clienti o sui modelli salvati. Ciò riduce notevolmente il lavoro manuale, consentendo di risparmiare tempo e di ridurre al minimo le fonti di errore.

• Processi aziendali più efficienti
  Le soluzioni di fatturazione online offrono un processo digitale fluido senza discontinuità nei media. Le fatture possono essere create, inviate ed elaborate direttamente all'interno del sistema di fatturazione. Spesso è possibile integrare anche altre attività, come il regolamento dei pagamenti, il sollecito e la contabilità, per velocizzare e aumentare la trasparenza dei flussi di lavoro di un'attività su tutta la linea.

• Migliore supervisione e controllo
  Le attività possono ottenere un'istantanea delle fatture pagate e non pagate in qualsiasi momento. Numerose soluzioni software includono dashboard o dati analitici che forniscono una panoramica dello stato attuale dei pagamenti, dei ricavi o dei crediti in sospeso. In questo modo è più facile pianificare le finanze e si migliora la gestione della contabilità clienti.

• Certezza del diritto e compliance
  Le soluzioni software possono anche aiutare a garantire la compliance. Numerosi sistemi sono progettati per tenere conto dei requisiti previsti dall'Articolo 14 della legge sull'IVA (UStG) e dei principi GoBD. Aiutano un'attività a creare fatture in modo corretto, a garantire un'archiviazione trasparente e a salvare la documentazione verificabile ove necessario. La responsabilità di carattere giuridico rimane tuttavia in capo all'attività.

• Lavoro da qualsiasi luogo
  Poiché numerose soluzioni sono basate sul cloud, le fatture possono essere create e recuperate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Per i modelli di lavoro su dispositivo mobile, i rapporti d'affari internazionali o le attività con più sedi, questo è un grande vantaggio.

In che modo la fatturazione online si integra nei sistemi di contabilità e negli schemi di pagamento?

Con i sistemi moderni, di solito è possibile integrare facilmente la fatturazione online nei sistemi di contabilità e negli schemi di pagamento utilizzando le API. Come titolare dell'attività, l'obiettivo è replicare il più possibile l'intero processo, dalla fatturazione alla registrazione di un pagamento, eliminando la necessità di interventi manuali.

Utilizzo delle API

Una delle chiavi per un'integrazione di successo è garantire che i dati delle fatture vengano trasferiti ai sistemi di contabilità. Non appena viene creata una fattura, tutti i dettagli rilevanti devono essere inoltrati in formato strutturato tramite API e registrati automaticamente sui conti. In questo modo si eliminano le doppie registrazioni e si riducono gli errori causati dai trasferimenti manuali. Inoltre, i conti possono essere aggiornati in tempo reale, per offrire una panoramica aggiornata delle finanze.

Riconciliazione automatizzata

Spesso anche i processi di pagamento sono integrati direttamente. Le fatture possono essere collegate a diversi metodi di pagamento, in modo che i clienti possano pagare l'importo dovuto direttamente online. Non appena viene effettuato il pagamento, lo stato viene aggiornato automaticamente nel sistema e l'articolo in sospeso viene contrassegnato come saldato. In questo modo potrai essere pagato più velocemente e si ridurrà il carico di lavoro per i solleciti.

Supporto per modelli di pagamento ricorrente

I sistemi integrati spesso supportano anche modelli di pagamento ricorrente come gli abbonamenti. In questo caso, le fatture vengono create automaticamente a intervalli prestabiliti e le procedure di pagamento vengono gestite di conseguenza. In questo modo si garantisce che i guadagni siano programmabili e che le transazioni ricorrenti possano essere elaborate in gran parte in modo automatico.

In che modo Stripe Invoicing può supportare la fatturazione digitale

Stripe Invoicing aiuta le attività in Germania a digitalizzare e automatizzare l'intera procedura di fatturazione e di regolamento dei pagamenti. Può aiutare la tua attività a ridurre il carico di lavoro contabile e i tempi necessari per essere pagato, indipendentemente dal fatto che tu utilizzi fatture singole o addebiti ricorrenti.

Creazione e gestione automatica delle fatture

Stripe Invoicing crea, modifica e invia fatture online in modo rapido. I dettagli della fattura possono essere copiati direttamente dai database dei clienti esistenti. Anche i processi centrali, come il monitoraggio dello stato, i promemoria di pagamento e i rimborsi, sono automatizzati, il che riduce notevolmente il carico di lavoro amministrativo manuale.

Può aiutarti a essere pagato più velocemente

Con Stripe, le attività in Germania possono offrire ai clienti più di 100 metodi di pagamento, 135 valute e 25 lingue. Offrendo ai clienti un'ampia scelta, aumentano le probabilità di ricevere pagamenti in modo rapido. Inoltre, gli strumenti per i solleciti basati sull'intelligenza artificiale ti aiutano a riscuotere i crediti in sospeso.

Integrazione nei sistemi esistenti

Stripe Invoicing si integra perfettamente nei sistemi di contabilità e di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) esistenti. I dettagli della fattura e dei pagamenti sono sincronizzati automaticamente in modo da poter essere elaborati senza alcun intervento manuale. In questo modo otterrai dataset omogenei e una procedura digitale unica, dalla fatturazione alla registrazione.

Domande frequenti sulla creazione di fatture online

Di seguito, forniamo le risposte alle domande più importanti sulla creazione di fatture in Germania.