Actualmente, cada vez más empresas en Alemania crean, envían y archivan sus facturas electrónicamente, y los documentos en papel y los procesos manuales dan paso paulatinamente a las soluciones digitales. Además, la facturación digital está adquiriendo mayor relevancia debido a la introducción de la facturación electrónica obligatoria.

En este artículo, analizaremos qué significa crear facturas en línea, qué requisitos legales se aplican a las facturas en Alemania y qué información deben contener las facturas. También repasaremos los beneficios de usar soluciones de software para la facturación y cómo puedes integrar estas soluciones a tus sistemas contables y de pago.

Puntos clave

• «Crear una factura en línea» significa capturar los datos de la factura y crearlas mediante un software o sistemas basados en la nube. Estas facturas a menudo también se envían electrónicamente.
  
• No toda factura digital es una factura electrónica, ya que las facturas electrónicas deben seguir los formatos de datos estructurados.
  
• Las normativas vigentes, como el artículo 14 de la Ley del impuesto al valor agregado (UStG) de Alemania, el artículo 147 del Código fiscal alemán (AO) y los principios relativos al mantenimiento y almacenamiento correctos de los libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD), establecen las reglas relacionadas con la forma, el contenido y el almacenamiento de las facturas.
  
• Las soluciones de software, como Stripe Invoicing, pueden automatizar los procesos de facturación y facilitar la acreditación de fondos.
  

¿Qué significa crear facturas en línea?

«Crear una factura en línea» significa realizar procesos de facturación de forma digital mediante un software o una plataforma basada en la nube. Las empresas capturan los detalles de la factura electrónicamente y, a continuación, utilizan estos detalles para crear documentos digitales que envían directamente a sus clientes o socios comerciales.

Actualmente, la facturación en línea es un componente fundamental de los flujos de trabajo de las empresas digitales. A diferencia de las facturas en papel tradicionales, las facturas digitales se crean directamente en el sistema de facturación de una empresa. Muchas soluciones administran automáticamente las tareas recurrentes, como la asignación de números de factura, el cálculo de los impuestos o el envío de facturas por correo electrónico. Además, a menudo pueden sincronizar la acreditación de fondos con los procesos contables y de archivado. Los sistemas digitales ayudan a las empresas a crear facturas de manera eficiente y a administrar sus pagos de forma estructurada, especialmente si tienen pagos recurrentes, suscripciones o actividades comerciales internacionales.

Facturas digitales frente a facturas electrónicas

No todas las facturas que se crean o envían por computadora constituyen una «factura electrónica» en el sentido legal. Por ejemplo, un archivo PDF que se envía por correo electrónico a un cliente se consideraría una «factura digital», pero no cumpliría los requisitos legales para considerarse una factura electrónica. Esto se debe a que una factura electrónica contiene datos estructurados que los sistemas automatizados pueden leer y procesar. En Alemania, los formatos estandarizados incluyen XRechnung y la guía de uso central del foro para la facturación electrónica en Alemania (ZUGFeRD).

Transición a la facturación electrónica

En Alemania, se exige a las empresas que envíen las facturas a los organismos públicos en formato electrónico desde fines de noviembre de 2020. También están obligadas a poder recibir facturas electrónicas desde el 1 de enero de 2025. La obligación de emitir facturas electrónicas se está implementando de forma gradual en este momento. Las empresas pueden seguir enviando facturas en papel u otros formatos de facturas electrónicas hasta fines de 2026, siempre que cumplan ciertas condiciones. Sin embargo, cualquier formato digital que no sea la «factura electrónica» legalmente definida requiere el consentimiento del destinatario.

Las pequeñas empresas cuya facturación anual sea inferior a 800,000 € en 2026 tienen tiempo hasta fines de 2027 para realizar el cambio. Sin embargo, en principio, está previsto que la facturación electrónica se convierta en la norma a partir de 2028. Esto significa que la creación de facturas en línea y su procesamiento digital se convertirán en la norma para las empresas de Alemania. Estas reglas se aplican solo de forma limitada a las facturas que se emiten para los clientes finales y en el caso de ciertos ingresos libres de impuestos.

Qué normativas legales se aplican a las facturas en Alemania

Al crear facturas, las empresas en Alemania deben cumplir con diversas normativas legales. La más importante es la Sección 14 de la Ley del impuesto al valor agregado (IVA) de Alemania (UStG). Las siguientes normativas también incluyen regulaciones relevantes sobre la conservación y trazabilidad: la Sección 14b de la UStG, la Sección 147 del Código Fiscal de Alemania (AO) y los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD).

Formato de factura

Según el párrafo 1 de la Sección 14 de la UStG, una «factura» es cualquier documento que se utiliza para facturar un suministro o servicio, sin importar cómo se llame el documento. Sin embargo, la ley distingue entre las «facturas electrónicas» y «otras facturas». Una «factura electrónica» debe cumplir con la Directiva 2014/55/UE y enviarse en un formato electrónico estructurado. Por otro lado, otros formatos electrónicos o las facturas en papel se consideran «otras facturas».

Autenticidad, integridad y legibilidad

Según el párrafo 3 de la Sección 14 de la UStG, se debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura. «Autenticidad del origen» significa que la identidad del emisor se establece con seguridad. «Integridad del contenido» garantiza que los datos exigidos por ley no se puedan modificar con carácter retroactivo.

En principio, las empresas pueden decidir por sí mismas qué controles internos usar para cumplir con estos requisitos, siempre que haya un seguimiento de auditoría confiable entre la factura y el rendimiento subyacente. Con las facturas electrónicas, se considera que la autenticidad y la integridad están garantizadas si se usa un intercambio de datos electrónicos (EDI) o una firma electrónica cualificada.

Contabilidad adecuada y GoBD

Además de los requisitos en virtud de la Sección 14 de la UStG, las empresas también deben observar los principios para una contabilidad adecuada en formato electrónico al crear facturas (GoBD). Los GoBD especifican cómo las empresas deben recopilar, procesar y almacenar la documentación empresarial digital. Los requisitos más importantes en virtud de los GoBD son que la documentación sea trazable, auditable y a prueba de manipulaciones. Por regla general, las empresas deben conservar las facturas durante ocho años. Es posible que las transacciones más antiguas estén sujetas a períodos de conservación diferentes, según cuándo hayan ocurrido. Con las facturas electrónicas, la parte estructurada se debe archivar, como mínimo, de manera que se pueda acceder a ella en su formato original y sin manipular.

¿Qué información se requiere en una factura?

Independientemente de si las crean en línea o manualmente, las empresas deben incluir la información obligatoria por ley en todas sus facturas. En el caso de las facturas estándar, se incluye lo siguiente:

• El nombre completo y la dirección de la empresa que suministra el producto o servicio
  
• Nombre completo y dirección del destinatario del producto o servicio
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• La fecha de entrega u otro suministro (es decir, el período de ejecución)
  
• La identificación fiscal (ID) que emitió la agencia fiscal para el vendedor o el número de ID para el IVA que emitió la Oficina Central Federal de Impuestos
  
• El número de factura único y secuencial
  
• La cantidad y el tipo del producto suministrado, o el alcance y el tipo de servicio prestado
  
• Precio (neto) y total (bruto)
  
• Tasa impositiva aplicable y monto del impuesto adeudado
  

Las empresas de Alemania que preparan facturas también pueden incluir la siguiente información opcional:

• El plazo en el que el beneficiario debe acreditar la factura
  
• Detalles sobre cualquier descuento en efectivo, incluido el porcentaje retirado y el plazo durante el cual el descuento es válido
  
• Detalles sobre Condiciones especiales de acreditación de fondos, como cuotas o pagos progresivos
  
• Los datos bancarios del vendedor, que incluyen el código internacional de cuenta bancaria (IBAN) y el código de identificación bancaria (BIC), si corresponde
  
• Los datos de inscripción en el registro mercantil, incluido el tribunal del registro y el número de registro
  
• Detalles sobre la gerencia del vendedor o los propietarios
  
• El número de teléfono, la dirección de correo electrónico o el sitio web del vendedor en caso de consultas
  

Cuáles son las ventajas de usar soluciones de software para crear facturas en línea

Las soluciones de software para facturas en línea ofrecen a las empresas diversas ventajas prácticas y financieras en su flujo de trabajo diario. Hacen mucho más que solo crear facturas: facilitan todo el proceso, desde la facturación hasta el archivo.

• Ahorro de tiempo y automatización
  Una de las principales ventajas es que las empresas pueden automatizar tareas recurrentes. Por ejemplo, los sistemas modernos pueden asignar números de factura automáticamente, calcular el impuesto por sí solos y crear facturas en función de plantillas o datos almacenados del cliente. Esto reduce significativamente el trabajo manual, ahorra tiempo y minimiza las fuentes de error.

• Procesos empresariales más eficientes
  Las soluciones de facturación en línea permiten un proceso digital sin interrupciones. Las facturas se pueden crear, enviar y procesar directamente en el propio sistema de facturación. Con frecuencia, también se pueden integrar otras actividades, como la acreditación de fondos, la reclamación de pagos y la contabilidad, para acelerar y aumentar la transparencia de los flujos de trabajo de la empresa a nivel general.

• Mejor supervisión y control
  Las empresas pueden obtener un resumen de sus facturas pagadas y no pagadas en cualquier momento. Muchas soluciones de software incluyen paneles o análisis que proporcionan un resumen del estado del pago actual, los ingresos o las cuentas por cobrar pendientes. Esto facilita la planificación financiera y mejora la gestión de las cuentas por cobrar.

• Certeza jurídica y cumplimiento de la normativa
  Las soluciones de software también pueden ayudar con el cumplimiento de la normativa. Muchos sistemas están diseñados para tener en cuenta los requisitos de la Sección 14 de la UStG y los GoBD. Ayudan a la empresa a crear facturas correctamente, garantizan un archivo transparente y almacenan documentación auditable cuando es necesario. Sin embargo, la responsabilidad legal sigue siendo de la empresa.

• Trabajo desde cualquier lugar
  Como muchas soluciones están basadas en la nube, las facturas se pueden crear y recuperar en cualquier momento y lugar. Para los modelos de trabajo móvil, las relaciones empresariales internacionales o las empresas con múltiples ubicaciones, esto es una gran ventaja.

Cómo se integra la facturación en línea en los sistemas contables y sistemas de pago

Con los sistemas modernos, la facturación en línea suele integrarse fácilmente en los sistemas contables y sistemas de pago mediante API. Como titular de una empresa, el objetivo es replicar todo tu proceso, desde la facturación hasta el registro de un pago, en la medida de lo posible, para eliminar la necesidad de intervención manual.

Uso de API

Una de las claves para que la integración sea exitosa es garantizar que los datos de la factura se transfieran a tus sistemas contables. Tan pronto como se crea una factura, todos los detalles relevantes se deben enviar en un formato estructurado a través de API y registrar en tus cuentas automáticamente. Esto elimina las entradas dobles y reduce los errores provocados por las transferencias manuales. Además, las cuentas se pueden actualizar en tiempo real, lo que te ofrece un resumen actualizado de tus finanzas.

Automatización de la conciliación

Los procesos de pago también suelen estar integrados de forma directa. Las facturas se pueden vincular a diferentes métodos de pago, de modo que los clientes puedan pagar el importe adeudado directamente en línea. Una vez que se realiza el pago, el estado se actualiza automáticamente en el sistema y la partida pendiente se marca como liquidada. Esto te ayuda a recibir pagos más rápido y reduce la carga de trabajo relacionada con la reclamación de pagos.

Compatibilidad con modelos de pago recurrentes

Los sistemas integrados suelen admitir modelos de pago recurrentes, como las suscripciones. En este caso, las facturas se crean automáticamente en intervalos establecidos y los procesos de pago se gestionan de la manera correspondiente. Esto garantiza que las ganancias se puedan planificar y que las transacciones recurrentes se procesen en gran medida de forma automática.

Cómo Stripe Invoicing puede admitir tu facturación digital

Stripe Invoicing ayuda a las empresas de Alemania a digitalizar y automatizar todo el proceso de facturación y acreditación de fondos. Puede ayudar a tu empresa a reducir la carga de trabajo contable y el tiempo que tardas en recibir pagos, independientemente de si usas facturas individuales o facturación recurrente.

Crea y gestiona facturas de forma automática

Stripe Invoicing crea, ajusta y envía facturas en línea rápidamente. Los datos de la factura se pueden copiar directamente de las bases de datos de clientes existentes. Los procesos centrales, como la supervisión del estado, los recordatorios de pago y los rembolsos, también están automatizados, lo que reduce tu carga de trabajo administrativo manual de forma significativa.

Te ayuda a recibir pagos más rápido

Con Stripe, las empresas en Alemania pueden ofrecer a sus clientes más de 100 métodos de pago, 135 monedas y 25 idiomas. Darles tantas opciones a tus clientes aumenta las posibilidades de que paguen rápido. Además, las herramientas de reclamación de pagos basadas en IA te ayudan a cobrar las deudas pendientes.

Se integra en los sistemas existentes

Stripe Invoicing se integra a la perfección en tus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y sistemas contables existentes. Los detalles de los pagos y las facturas se sincronizan automáticamente para que se puedan procesar sin ninguna intervención manual, lo que te proporciona conjuntos de datos consistentes y un único proceso digital, desde la facturación hasta el registro.

Preguntas frecuentes sobre cómo crear facturas en línea

A continuación, respondemos a las preguntas más importantes sobre la creación de facturas en Alemania.