如今，在德国，越来越多的商家以电子方式创建、发送和归档其账单，纸质文档和手动流程正日益被数字解决方案所取代。随着引入强制性电子账单，数字账单也正成为更受关注的焦点。
在这篇文章中，我们将探讨在线开具账单意味着什么，德国有哪些适用于账单的法律要求，以及账单必须包含哪些信息。我们还将探讨使用软件解决方案开具账单的好处，以及您如何将这些解决方案集成到您的会计和支付系统中。
要点
- “在线开具账单”意味着使用软件或基于云的系统获取账单详细信息并创建账单。这些账单通常也以电子方式发送。
- 并非所有数字账单都是电子账单，因为电子账单必须遵循结构化的数据格式。
- 法律法规——如《德国增值税法》（UStG）第 14 条、《德国税务法》（AO）第 147 条，以及以电子形式妥善记账、记录和保存文件及数据的原则（GoBD）——制定了有关账单格式、内容和存储的规则。
- Stripe Invoicing 等软件解决方案可以自动执行开具账单流程并简化结算。
在线开具账单意味着什么？
“在线开具账单”是指使用软件或基于云的平台以数字方式执行开具账单流程。商家以电子方式获取账单详细信息，然后使用这些详细信息创建数字文档，直接发送给其客户或业务合作伙伴。
如今，在线开具账单是数字化业务工作流的核心组成部分。与传统的纸质账单不同，数字账单是直接在商家的开具账单系统中创建的。许多解决方案能够自动管理定期任务，如分配账单编号、计算税务或通过电子邮件发送账单。此外，它们通常还可以将结算与会计和归档流程同步。数字系统有助于商家高效地创建账单并以结构化的方式管理其付款，特别是当他们有定期付款、订阅或国际业务活动时。
数字账单与电子账单
并非所有由计算机创建或发送的账单在法律意义上都构成“电子账单”。例如，通过电子邮件发送给客户的 PDF 文件会被视为“数字账单”。它不符合被视为“电子账单”的法定要求。这是因为电子账单包含可由自动化系统读取和处理的结构化数据。德国使用的标准化格式包括 XRechnung 和德国电子账单论坛中央用户指南（ZUGFeRD）。
过渡到电子账单
自 2020 年 11 月底起，德国的商家就被要求以电子形式向政府机构发送账单。自 2025 年 1 月 1 日起，他们还被要求具备接收电子账单的功能。目前正在逐步强制实施开具电子账单的义务。在符合某些条件的情况下，商家可以在 2026 年底之前继续发送纸质账单或其他格式的电子账单。然而，除法定“电子账单”之外的任何其他数字格式均需要获得收款人的同意。
2026 年年营业额低于 80 万欧元的小型商家可以在 2027 年底之前完成转换。然而，原则上，电子账单将从 2028 年起成为标准。这意味着，对德国的商家而言，在线开具账单并对其进行数字处理将成为常态。这些规则仅在有限的范围内适用于开具给最终客户的账单以及某些免税收入。
德国的账单适用哪些法定规定？
在德国的商家在创建账单时必须遵守各种法定规定。其中最重要的是 《德国增值税法》(UStG) 第 14 条。以下内容也包含有关保留和可追溯性的相关规定：UStG 第 14b 条、《德国税收通则》(AO) 第 147 条以及 以电子形式正确管理和存储账簿、记录和文件的原则 (GoBD)。
发票格式
根据 UStG 第 14 条第 1 款，“账单”是用于对提供产品或服务进行收费的任何文件，无论该文件叫什么名称。然而，法律区分了“电子账单”和“其他账单”。“电子账单”必须遵守 第 2014/55/EU 号指令，并以结构化电子格式发送。另一方面，其他电子格式或纸质账单被视为“其他账单”。
真实性、完整性和可读性
根据 UStG 第 14 条第 3 款，必须保证账单来源的真实性、内容的完整性和可读性。“来源的真实性”意味着确定开具方的身份。“内容的完整性”确保法律要求的详细信息不能被追溯修改。
原则上，商家可以自行决定使用哪些内部控制来满足这些要求，前提是账单与潜在表现之间存在可靠的审计线索。对于电子账单，如果使用合格的电子签名或电子数据交换 (EDI)，则认为已保证其真实性和完整性。
正确会计和 GoBD
除了 UStG 第 14 条规定的要求外，商家在创建账单时还必须遵守电子形式的正确会计原则 (GoBD)。GoBD 规定了商家必须如何收集、处理和存储数字商业文档。GoBD 下的最重要要求是文档具有可追溯性、可审计性和防篡改性。通常，商家必须将账单保留八年。较早的交易可能适用不同的保留期限，具体取决于发生时间。对于电子账单，至少必须将其结构化部分进行存档，以便能够以原始、未篡改的形式访问。
发票上需要哪些必要信息？
无论是在线开具还是手动开具，商家都必须在其所有账单上包含法定强制性信息。对于标准账单，这包括：
- 提供产品或服务的公司的全称和地址
- 产品或服务接收方的全名和地址
- 账单的开具日期
- 交付或其他服务的日期（即履约期间）
- 税务局发给卖方的税务标识号（ID）或联邦中央税务局（Federal Central Tax Office）发给卖方的增值税号
- 一个连续且唯一的账单编号
- 所提供产品的数量和类型，或所提供服务的范围和类型
- 价格（净价）与总价（总额）
- 适用的税率及应缴税款金额
在德国准备账单的商家也可以包含以下可选信息：
使用软件解决方案在线创建账单有哪些优势？
在线账单的软件解决方案在商家的日常工作流程中提供了许多实用和财务优势。其作用远不止创建账单——还能促进从开单到归档的整个流程。
节省时间并实现自动化
主要优势之一是商家可以自动处理周期性任务。例如，现代系统可以自动分配账单号、自行计算税务并基于已存储的客户数据或模板创建账单。这显着减少了人工劳动，节省了时间并将错误源降至最低。更高效的业务流程
在线开单解决方案提供了无缝的数字流程，没有介质中断。可以直接在开单系统本身中创建、发送和处理账单。通常，其他活动（例如结算、催款和会计）也可以集成，以全面加快和提高商家工作流程的透明度。更好的监督和控制
商家可以随时获取其已付和未付账单的快照。许多软件解决方案带有管理平台或分析功能，可提供当前支付状态、收入或未结应收账款的概览。这使财务规划更加轻松，并改进了应收账款管理。法律确定性和监管合规
软件解决方案也可以帮助实现监管合规。许多系统旨在考虑 UStG 第 14 条和 GoBD 的要求。它们帮助商家正确创建账单、确保透明归档并在必要时存储可审计的文档。然而，法律责任仍由商家承担。随处办公
由于许多解决方案是基于云的，因此随时随地都可以创建和检索账单。对于移动工作模式、国际业务关系或拥有多个地点的商家来说，这是一大优势。
在线开单如何集成到会计系统和支付组织中？
借助现代系统，通常可以使用 API 轻松将在线开单集成到会计系统和支付组织中。作为商家所有者，目标是尽可能复制从开单到过账付款的整个流程，从而消除人工干预的需要。
使用 API
成功集成的关键之一是确保账单数据传输到您的会计系统。一旦创建了账单，所有相关详细信息必须通过 API 以结构化格式转发，并自动过账到您的账户。这消除了重复录入并减少了由于手动传输导致的错误。账户也可以实时更新，为您提供最新的财务概览。
自动化对账
支付流程通常也直接集成。账单可以链接到不同的支付方式，以便客户可以在线直接支付应付金额。一旦完成支付，状态会在系统中自动更新，未结项将被标记为已结算。这有助于您更快地收款，并减少您的催款工作量。
支持周期性支付模式
集成系统通常也支持周期性支付模式（例如订阅）。在此模式下，系统会按设定的时间间隔自动创建账单，并相应地管理支付流程。这确保了收益可规划，并能够基本自动地处理周期性交易。
Stripe Invoicing 如何支持您的数字开单
Stripe Invoicing 帮助德国的商家数字化和自动化其整个开单和结算流程。它可以帮助您的商家减少会计工作量，并缩短收款所需的时间——无论您使用的是单次账单还是定期开单。
自动创建和管理账单
Stripe Invoicing 可在线快速创建、调整和发送账单。可以直接从现有的客户数据库中复制账单详情。集中流程（例如状态监控、付款提醒和退款）也是自动化的，这显着减少了您的手动管理工作量。
助您更快速收款
通过 Stripe，在德国的商家可以为他们的客户提供超过 100 种支付方式、135 种货币和 25 种语言。为客户提供如此多的选择可以增加他们快速支付的机会。此外，人工智能驱动的催款工具可帮助您收取未偿债务。
集成到现有系统中
Stripe Invoicing 可以无缝集成到您现有的会计和企业资源规划 (ERP) 系统中。账单和支付详细信息会自动同步，因此无需任何人工干预即可进行处理，为您提供一致的数据集和从开单到过账的单一数字流程。
关于在线开具账单的常见问题解答
在下方，我们提供了有关在德国开具账单的最重要问题的答案。
本文中的内容仅供一般信息和教育目的，不应被解释为法律或税务建议。Stripe 不保证或担保文章中信息的准确性、完整性、充分性或时效性。您应该寻求在您的司法管辖区获得执业许可的合格律师或会计师的建议，以就您的特定情况提供建议。