I dag skapar, skickar och arkiverar företag i Tyskland allt fler av sina fakturor elektroniskt, varvid pappersdokument och manuella processer i allt högre grad ger vika för digitala lösningar. Digital fakturering hamnar också i skarpare fokus i samband med införandet av obligatorisk elektronisk fakturering.

I den här artikeln undersöker vi vad det innebär att skapa fakturor online, vilka juridiska krav som gäller för fakturor i Tyskland och vilken information fakturor måste innehålla. Vi går även igenom fördelarna med att använda programvarulösningar för fakturering och hur du kan integrera dessa lösningar i dina bokförings- och betalningssystem.

Viktiga lärdomar

• ”Skapa en faktura online” innebär att du hämtar fakturauppgifter och skapar fakturor med hjälp av en programvara eller molnbaserade system. Sådana fakturor skickas ofta även elektroniskt.
  
• Det är inte alla digitala fakturor som är elektroniska fakturor (e-fakturor), eftersom e-fakturor måste följa strukturerade dataformat.
  
• Lagbestämmelser – såsom paragraf 14 i den tyska mervärdesskattelagen (UStG), paragraf 147 i den tyska skattelagen (AO) och principerna för korrekt förande och bevarande av böcker, register och dokument i elektronisk form (GoBD) – fastställer regler för fakturaform, -innehåll och -lagring.
  
• Programvarulösningar som Stripe Invoicing kan automatisera faktureringsprocesser och förenkla avräkningen.
  

Vad innebär det att skapa fakturor online?

Att ”skapa en faktura online” innebär att man utför faktureringsprocesser digitalt med hjälp av en programvara eller en molnbaserad plattform. Företag samlar in fakturauppgifter elektroniskt och använder sedan dessa uppgifter för att skapa digitala dokument som de skickar direkt till sina kunder eller samarbetspartner.

I dag är onlinefakturering en central del av digitala affärsflöden. Till skillnad från traditionella pappersfakturor skapas digitala fakturor direkt i ett företags faktureringssystem. Många lösningar hanterar återkommande uppgifter, såsom att tilldela fakturanummer, beräkna skatt eller e-posta fakturor automatiskt. Dessutom kan de ofta synkronisera avräkningen med bokförings- och arkiveringsprocesser. Digitala system hjälper företag att skapa fakturor effektivt och hantera sina betalningar strukturerat, särskilt om de har återkommande betalningar, prenumerationer eller internationell affärsverksamhet.

Digitala fakturor vs. e-fakturor

Det är inte alla fakturor som skapas eller skickas via datorn som utgör en ”elektronisk faktura” eller ”e-faktura” i juridisk mening. En PDF-fil som mejlas till en kund skulle till exempel betraktas som en ”digital faktura”. Den skulle inte uppfylla de lagstadgade kraven för att betraktas som en e-faktura. Det beror på att en e-faktura innehåller strukturerade data som kan läsas och behandlas av automatiserade system. De standardiserade format som används i Tyskland är bland annat XRechnung och ZUGFeRD (Central User Guide of the Forum for Electronic Invoices Germany).

Övergång till e-fakturering

Företag i Tyskland har varit skyldiga att skicka fakturor till myndigheter i elektronisk form sedan slutet av november 2020. De har också varit skyldiga att ha förmåga att ta emot e-fakturor sedan den 1 januari 2025. Skyldigheten att utfärda e-fakturor fasas för närvarande in. Företag kan fortsätta att skicka pappersfakturor eller andra elektroniska fakturaformat fram till slutet av 2026, på vissa villkor. Alla digitala format utöver den i lag definierade e-fakturan kräver emellertid mottagarens samtycke.

Mindre företag med en årsomsättning på mindre än 800 000 EUR 2026 har fram till slutet av 2027 på sig att genomföra bytet. I princip kommer dock elektronisk fakturering att bli standard från och med 2028. Detta innebär att det kommer att bli norm för företag i Tyskland att skapa fakturor online och hantera dem digitalt. Dessa regler gäller endast i begränsad utsträckning för fakturor som utfärdas till slutkunder och för vissa skattefria intäkter.

Vilka lagstadgade bestämmelser gäller för fakturor i Tyskland?

Företag i Tyskland måste iaktta en rad olika lagstadgade bestämmelser när de skapar fakturor. Den viktigaste av dessa är § 14 i den tyska mervärdesskattelagen (UStG). Följande innehåller också relevanta bestämmelser om bevarande och spårbarhet: § 14b i UStG, § 147 i den tyska skattelagen (AO) samt principerna för korrekt hantering och lagring av böcker, register och dokument i elektronisk form (GoBD).

Fakturaformat

Enligt avsnitt 14 punkt 1 i UStG är en "faktura" varje dokument som används för att fakturera en leverans eller tjänst, oavsett vad dokumentet kallas. Lagen skiljer dock mellan "elektroniska fakturor" och "övriga fakturor". En "elektronisk faktura" måste uppfylla direktiv 2014/55/EU och skickas i ett strukturerat elektroniskt format. Andra elektroniska format eller pappersfakturor betraktas däremot som "andra fakturor".

Äkthet, integritet och läsbarhet

Enligt avsnitt 14 punkt 3 i UStG måste en fakturas äkthet, innehållets integritet och läsbarhet garanteras. Med ”ursprungets äkthet” avses att utfärdarens identitet är fastställd med säkerhet. ”Innehållets integritet” säkerställer att lagstadgade detaljer inte kan ändras i efterhand.

I princip kan företag själva bestämma vilka interna kontroller som ska användas för att uppfylla dessa krav, förutsatt att det finns ett tillförlitligt granskningsspår mellan fakturan och den underliggande prestationen. För elektroniska fakturor anses äkthet och integritet vara garanterade om en kvalificerad elektronisk signatur eller elektroniskt datautbyte (EDI) används.

Korrekt bokföring och GoBD

Förutom kraven enligt avsnitt 14 i UStG måste företag också iaktta principerna för korrekt bokföring i elektronisk form när de skapar fakturor (GoBD). GoBD anger hur företag måste samla in, behandla och lagra digital affärsdokumentation. De viktigaste kraven enligt GoBD är att dokumentationen är spårbar, granskningsbar och manipuleringssäker. Som regel måste företag bevara fakturor i åtta år. Äldre transaktioner kan omfattas av andra lagringsperioder, beroende på när de inträffade. Vid e-fakturering måste den strukturerade delen som ett minimum arkiveras så att den kan nås i sin ursprungliga form och inte i manipulerat skick.

Vilka uppgifter krävs på en faktura?

Oavsett om de skapar dem online eller manuellt måste företag inkludera den lagstadgade obligatoriska informationen på alla sina fakturor. För vanliga fakturor inbegriper detta:

• Fullständigt namn på och adress till det företag som levererar produkten eller tjänsten
  
• Fullständigt namn och adress till mottagaren av produkten eller tjänsten
  
• Fakturans utfärdandedatum
  
• Datum för leverans eller annan försäljning (dvs. prestationsperioden)
  
• Skatteidentifikationsnumret (skatte-id) som säljaren tilldelats av ett skattekontor eller det momsregistreringsnummer som utfärdats av det federala skattekontoret
  
• Ett sekventiellt, unikt fakturanummer
  
• Kvantitet och typ av levererad produkt, eller omfattning och typ av utförd tjänst
  
• Pris (netto) och totalt (brutto)
  
• Tillämplig skattesats och det skattebelopp som ska beskattas
  

Företag i Tyskland som utarbetar fakturor kan även inkludera följande frivilliga information:

• Tidsfrist inom vilken mottagaren måste avräkna fakturan
  
• Uppgifter om eventuell kontantrabatt, inklusive den procentandel som dragits av och den tidsram under vilken rabatten är giltig
  
• Uppgifter om särskilda villkor för avräkning, t.ex. delbetalningar eller förloppsbetalningar
  
• Säljarens bankuppgifter, inklusive IBAN och BIC i tillämpliga fall
  
• Uppgifter om handelsregistret, inklusive registreringsdomstol och registrerat nummer
  
• Uppgifter om säljarens ledning eller ägare
  
• Säljarens telefonnummer, e-post eller webbplats vid frågor
  

Vilka är fördelarna med att använda programvarulösningar för att skapa fakturor online?

Programvarulösningar för onlinefakturor erbjuder företag en rad praktiska och ekonomiska fördelar i deras dagliga arbetsflöden. De gör mycket mer än att bara skapa fakturor – de underlättar hela processen, från fakturering till arkivering.

• Tidsbesparing och automatisering
  En av de främsta fördelarna är att företag kan automatisera återkommande uppgifter. Moderna system kan till exempel automatiskt tilldela fakturanummer, själva beräkna skatt och skapa fakturor baserat på sparade kunduppgifter eller mallar. Detta minskar det manuella arbetet avsevärt, vilket sparar tid och minimerar felkällor.

• Effektivare affärsprocesser
  Lösningar för onlinefakturering ger en smidig digital process utan avbrott mellan olika medier. Fakturor kan skapas, skickas och behandlas direkt i själva faktureringssystemet. Ofta kan även andra aktiviteter – såsom avräkning, dunning och bokföring – integreras för att snabba upp och öka transparensen i företagets arbetsflöden överlag.

• Bättre översikt och kontroll
  Företag kan få en ögonblicksbild av sina betalda och obetalda fakturor när som helst. Många programvarulösningar är utrustade med instrumentpaneler eller analyser som ger en översikt över aktuell betalningsstatus, intäkter eller utestående fordringar. Detta underlättar den ekonomiska planeringen och förbättrar hanteringen av kundfordringar.

• Rättssäkerhet och efterlevnad
  Programvarulösningar kan också hjälpa till med regelefterlevnad. Många system är utformade för att väga in kraven i avsnitt 14 i UStG och GoBD. De hjälper ett företag att skapa fakturor korrekt, säkerställa transparent arkivering och lagra granskningsbar dokumentation vid behov. Det juridiska ansvaret ligger dock kvar hos företaget.

• Arbeta var som helst ifrån
  Eftersom många lösningar är molnbaserade kan fakturor skapas och hämtas när som helst och var som helst. För mobila arbetsmodeller, internationella affärsrelationer eller företag med flera platser är detta ett stort plus.

Hur integreras onlinefakturering i bokföringssystem och betalsystem?

Med moderna system kan onlinefakturering oftast enkelt integreras i bokföringssystem och betalsystem med hjälp av API:er. Som innehavare av ett företag är målet att i största möjliga mån replikera hela din process, från fakturering till bokföring av en betalning, och därmed eliminera behovet av manuella ingripanden.

Användning av API:er

En av nycklarna till framgångsrik integration är att säkerställa att fakturadata överförs till dina bokföringssystem. Så snart en faktura har skapats måste alla relevanta detaljer vidarebefordras i ett strukturerat format via API:er och bokföras på dina konton automatiskt. Detta eliminerar dubbla poster och minskar fel orsakade av manuella överföringar. Konton kan också uppdateras i realtid, vilket ger dig en aktuell översikt över din ekonomi.

Automatiserad avstämning

Betalningsprocesser integreras ofta också direkt. Fakturor kan kopplas till olika betalningsmetoder så att kunderna kan betala det förfallna beloppet direkt online. Så snart betalningen är gjord uppdateras statusen automatiskt i systemet och den utestående radposten markeras som avräknad. Detta hjälper dig att få betalt snabbare och minskar din dunning-arbetsbelastning.

Stöd för återkommande betalningsmodeller

Integrerade system stöder ofta också återkommande betalningsmodeller, till exempel abonnemang. Här skapas fakturor automatiskt med bestämda intervall och betalningsprocesser hanteras därefter. Detta säkerställer att intäkterna är planerbara och att återkommande transaktioner kan behandlas i stor utsträckning automatiskt.

Hur Stripe Invoicing kan stödja din digitala fakturering

Stripe Invoicing hjälper företag i Tyskland att digitalisera och automatisera hela sin fakturerings- och avräkningsprocess. Det kan hjälpa ditt företag att minska sin bokföringsbörda och korta ned tiden det tar att få betalt – oavsett om du använder enstaka fakturor eller återkommande fakturering.

Skapar och hanterar fakturor automatiskt

Stripe Invoicing skapar, justerar och skickar fakturor online snabbt. Fakturauppgifter kan kopieras direkt från befintliga kunddatabaser. Centrala processer, såsom statusövervakning, betalningspåminnelser och återbetalningar, är också automatiserade, vilket minskar din manuella administrativa arbetsbelastning avsevärt.

Kan hjälpa dig att få betalt snabbare

Med Stripe kan företag i Tyskland erbjuda sina kunder mer än 100 betalningsmetoder, 135 valutor och 25 språk. Att ge dina kunder så mycket valmöjligheter ökar chanserna för att de ska betala snabbt. Dessutom hjälper AI-drivna dunning-verktyg dig att driva in utestående skulder.

Integreras i befintliga system

Stripe Invoicing integreras smidigt i dina befintliga bokförings- och affärssystem (ERP). Faktura- och betalningsuppgifter synkroniseras automatiskt så att de kan behandlas utan några manuella ingripanden, vilket ger dig konsekventa dataset och en enda digital process, från fakturering till bokföring.

Vanliga frågor om att skapa fakturor online

Nedan ger vi svar på de viktigaste frågorna om att skapa fakturor i Tyskland.