För att starta ett företag i Tyskland kan man behöva registrera det i handelsregistret. I den här artikeln förklarar vi vad handelsregistret är, vem som behöver registrera sig och vilka händelser man behöver rapportera. Vi förklarar också hur man registrerar sig, kostnaderna för registreringen och hur man avbryter en registrering. Vi tipsar också om hur man skyddar sig mot eventuella bedrägerier i samband med handelsregistreringar.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är handelsregistret?
  
• När är det obligatoriskt att registrera sig i handelsregistret?
  
• När är det inte obligatoriskt att registrera sig i handelsregistret?
  
• Vad är HRA och HRB?
  
• Hur fungerar det att registrera sig i handelsregistret?
  
• Vad kostar det att registrera sig i handelsregistret?
  
• Vilka händelser måste företag rapportera till handelsregistret?
  
• Hur kan företag skydda sig mot bedrägeriförsök när de registrerar sig i handelsregistret?
  
• När måste en post tas bort ur handelsregistret?
  

Vad är handelsregistret?

Handelsregistret eller företagsregistret är en offentlig katalog med attesterad information om företagens rättsliga och ekonomiska förhållanden. Registret sköts av de lokala domstolarna och syftar i första hand till att skapa öppenhet och förtroende i näringslivet.

Företag som är registrerade i handelsregistret har högre trovärdighet än företag som inte är registrerade. Potentiella partner, investerare, banker, borgenärer och myndigheter kräver ofta ett utdrag ur handelsregistret innan de inleder nya affärsförbindelser. Företagsregistret förs endast i elektronisk form. Vem som helst, även privatpersoner, kan söka efter företag och se den information som finns sparad om dem gratis.

För företag innebär registrering en annan fördel: Företagsnamnet får ytterligare skydd mot att liknande namn används i regionen. Ett namn får i affärstransaktioner endast användas av företag som är registrerade i handelsregistret.

När är det obligatoriskt att registrera sig i handelsregistret?

Alla personer och företag som i Tyskland är juridiskt definierade som säljföretag är skyldiga att registrera sig i handelsregistret. Vissa juridiska former klassificeras automatiskt som säljföretag. Dessa inkluderar:

• Bolag med begränsat ansvar (GmbH)
  
• Entreprenörsföretag med begränsat ansvar (UG)
  
• Handelsbolag (OHG)
  
• Kommanditbolag (KG)
  
• Aktiebolag (AG)
  

Registrering i handelsregistret är också obligatoriskt för registrerade säljföretag (dvs. enskilda näringsidkare som bedriver kommersiell verksamhet). Förutsättningen är att deras verksamhet kräver en kommersiell verksamhet. Om så är fallet är de "de facto-säljföretag". Om företaget inte kräver en kommersiell verksamhet kallas de för ett "valfritt registrerbart säljföretag". Även om de facto-säljföretag är skyldiga att registrera sig i handelsregistret, kan valfritt registrerbara säljföretag välja om de vill registrera sig eller inte.

I enskilda fall kan det dock vara svårt att avgöra om det bedrivs en kommersiell verksamhet eftersom det inte finns några tydliga lagkrav. Bedömningskriterierna är omsättning, affärstillgångar, antal anställda och platser samt typen av och mängden tillhandahållna tjänster eller antalet produkter.

När är det inte obligatoriskt att registrera sig i handelsregistret?

Det är inte obligatoriskt för alla juridiska former att registrera sig i handelsregistret. Till exempel behöver små företag som inte driver en kommersiell verksamhet inte registrera sig, men de kan göra det frivilligt. I detta fall blir de automatiskt registrerade säljföretag med alla tillhörande rättigheter och skyldigheter, som att lägga till förkortningen "e.K." i företagsnamnet. När ett GbR registreras i handelsregistret blir det automatiskt ett OHG.

Frilansare registreras däremot vanligtvis inte i handelsregistret. Detta gäller även om man skapar ett GbR eller partnerskap för frilansverksamhet med andra personer. Dessa juridiska former registreras i partnerskapsregistret för frilansyrken.

Följande tabell ger en översikt över vilka juridiska personer som måste registreras i handelsregistret och vilka som inte behöver göra det.

Skyldighet att registrera sig i handelsregistret på grundval av juridisk form

Vad är HRA och HRB?

Den som vill registrera sig i handelsregistret i Tyskland kommer oundvikligen att stöta på förkortningarna "HRA" och "HRB". De står för två avdelningar av handelsregistret, som skiljer sig åt när det gäller vilka typer av företag som registreras.

Registrerade näringsidkare, handels- och kommanditbolag som KG och OHG och juridiska kommersiella sammanslutningar registreras i "Commercial Register Division A" (HRA). "Commercial Register Division B" (HRB), å andra sidan, innehåller all information som rör bolag - inklusive GmbH, UG och AG. Företagens registreringsnummer i handelsregistret börjar med den aktuella avdelningens förkortning (dvs. HRA eller HRB).

Hur fungerar det att registrera sig i handelsregistret?

För att bli registrerad i handelsregistret i Tyskland måste man gå igenom följande steg:

• Val av juridisk form och förberedelse: Det första steget är att bestämma vilken juridisk form ditt företag ska ha. Kontrollera också om det valda företagsnamnet är tillåtet och upprätta de dokument för bildande som krävs för den juridiska formen, till exempel bolagsordning.
  
• Samråd med en notarie: Du kan inte registrera dig i handelsregistret på egen hand. Du behöver en notarie som upprättar och skickar in dina registreringsdokument. Hitta därför en notarie först och boka ett rådgivningsmöte.
  
• Lämna nödvändig information: Notarien behöver viss obligatorisk information för att inleda registreringen i handelsregistret. Informationen kan variera beroende på det aktuella företagets juridiska form. Oavsett vilket krävs bland annat följande information, och du ska lämna den till notariens kontor:
  
  • Företagets juridiska form och bransch
    
  • Företagsnamn
    
  • Namn på och adress till företagets huvudkontor och alla filialer
    
  • Namn på ägare och personligt ansvariga bolagsmän
    
  • Namn på behöriga ombud
    
  • Belopp för grundkapital, aktiekapital eller insats i handels-/kommanditbolag
    
• Intygande av notarie: Alla dokument och formaliteter kommer att kontrolleras av din notarie. Om allt är fullständigt och korrekt undertecknar företagets grundare eller verkställande direktörer, och underskriften intygas.
  
• Insättning av aktiekapital: Om den bolagsform du har valt kräver aktiekapital ska detta sättas in på ditt företagskonto. Skicka sedan insättningskvittot till din notarie.
  
• Inlämning av handlingar: Notarien lämnar in all information och alla handlingar elektroniskt till den ansvariga lokala domstolen.
  
• Granskning av den lokala domstolen: Domstolen granskar de inlämnade handlingarna för att säkerställa att de är fullständiga och uppfyller lagen. Beroende på den juridiska formen och den lokala domstolen kan denna process ta flera dagar upp till högst några veckor.
  
• Betalning av registreringsavgifter: Den lokala domstolen utfärdar ett avgiftsbeslut som omfattar kostnaderna för registrering och, om tillämpligt, offentliggörande. Registreringsavgifterna måste betalas för att registreringen i handelsregistret ska slutföras.
  
• Registrering och officiellt meddelande: Registreringen av företaget i handelsregistret är det sista steget. Uppgifterna offentliggörs i den elektroniska Federal Gazette.
  Mottagande av utdrag ur handelsregistret: När registreringen är klar får du ett utdrag ur handelsregistret som dokumenterar ditt företags aktuella status i registret. Om viktig information ändras måste du rapportera detta till ansvarig lokal domstol.
  

Införande i handelsregistret i Tyskland: Steg för steg

Vad kostar det att registrera sig i handelsregistret?

Kostnaderna för registrering i handelsregistret i Tyskland varierar beroende på flera faktorer, bland annat den valda juridiska formen, aktiekapitalets storlek och antalet delägare. För en ungefärlig kostnadsberäkning är det bra att börja hos industri- och handelskammaren (DIHK). I många fall hittar du tillförlitliga avgiftstabeller där, som i bästa fall inkluderar kostnaderna för registreringen i handelsregistret och kostnaderna för notarien.

IHK Koblenz beräknar till exempel att de totala kostnaderna för att registrera ett handelsbolag med två delägare i handelsregistret uppgår till 240 euro. För registrerade näringsidkare kostar den första registreringen 170 euro, och för ett KG (kommanditbolag) kostar den första registreringen mellan 208 och 253,60 euro, beroende på insättningen.

Närmare uppgifter om de officiella avgifterna finns även i förordningen om avgifter till handelsregistret (HRegGebV).

Vilka händelser måste företag rapportera till handelsregistret?

Företag måste omedelbart rapportera vissa händelser eller ändringar som påverkar de uppgifter som förs in i handelsregistret, samt se till att de uppdateras i enlighet med detta. Ändringarna träder inte i kraft förrän uppgifterna i handelsregistret har uppdaterats. Händelser som måste rapporteras är bland annat:

• Namnändringar
  
• Flytt av företagets huvudkontor
  
• Öppning, flyttning eller stängning av filialer
  
• Förändringar i ledningen eller förändringar i ombudskap
  
• Delägares inträde eller utträde
  
• Ändring av bolagsordningen
  
• Förändringar i verksamhetens syfte eller verksamhetsområde
  
• Ökning eller minskning av aktiekapitalet
  
• Insolvensförfaranden
  
• Upplösning och likvidation av företaget
  

De flesta händelserna kräver nytt intygande från notarie. Företag som inte uppfyller sin skyldighet att registrera eller uppdatera information kan bötfällas av ansvarig lokal domstol. Enligt § 14 i den tyska handelslagen (HGB) får detta belopp inte överstiga 5 000 euro.

Hur kan företag skydda sig mot bedrägeriförsök när de registrerar sig i handelsregistret?

Vissa brottslingar utnyttjar det faktum att uppgifter och ändringar i handelsregistret offentliggörs på nätet. Baserat på denna information upprättar och skickar de falska fakturor eller tvivelaktiga erbjudanden till företag. Vissa företag får vad som ser ut att vara fakturor från handelsregistret som är svåra att skilja från officiella brev. Ibland får företag erbjudanden om att mot en avgift ingå i andra förment befintliga register och databaser.

Det är viktigt att titta noga för att identifiera falska dokument och tvivelaktiga förfrågningar. Namnen på avsändarna kan vara en ledtråd. Dessa är vanligtvis baserade på frasen "handelsregister" och innehåller termer som "handel", "kommersiell" och "register". Resultatet är vilseledande företagsnamn som "Bundesverlag Anzeiger Handelsregister" eller "Deutscher Gewerberegisterverlag".

Du bör också kontrollera vem pengarna ska överföras till. Privata mottagare anges vanligtvis på falska fakturor. Betalningar till handelsregistret sker dock normalt via den ansvariga förbundsstatens statskassa. Om det internationella bankkontonumret (IBAN) inte börjar med "DE" men anger ett utländskt konto, kan det antas handla om bedrägeriförsök.

Du bör också vara uppmärksam på betalningsvillkor och förseningsavgifter. Officiella fakturor har vanligtvis en betalningsfrist på 14 dagar. För falska fakturor är betalningsfristen ofta bara några få arbetsdagar. De kan också hota med höga avgifter om pengarna inte överförs snabbt.

Om du är osäker på om du har fått ett äkta eller falskt brev, kontakta din notarie.

När måste en post tas bort ur handelsregistret?

En post kan när som helst tas bort ur handelsregistret. För att göra det behöver företag bara få en skriftlig begäran om radering intygad av notarie samt lämna in begäran till den lokala domstolen. När posten är borttagen ur handelsregistret upphör företaget officiellt och det existerar inte längre juridiskt.

Borttagning ur handelsregistret är obligatoriskt i vissa fall, bland annat följande:

• Avveckling av företaget
  
• Fusion eller överföring till ett annat företag
  
• Ombildning av ett kommersiellt företag till ett frilansföretag
  
• Degradering av ett kommersiellt företag till ett icke-kommersiellt företag