Wer in Deutschland ein Unternehmen gründen möchte, muss in einigen Fällen zuvor eine Handelsregistereintragung vornehmen lassen. In diesem Artikel erfahren Sie, was das Handelsregister ist, wer sich eintragen lassen muss und welche meldepflichtigen Ereignisse es gibt. Zudem erläutern wir, wie Sie sich registrieren können, welche Kosten entstehen und wie Sie eine Eintragung wieder löschen. Sie erhalten außerdem einige Tipps, wie Sie sich vor möglichen Betrugsversuchen rund um den Handelsregistereintrag schützen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Handelsregister?
  
• In welchen Fällen ist eine Handelsregistereintragung verpflichtend?
  
• In welchen Fällen ist eine Handelsregistereintragung nicht verpflichtend?
  
• Was ist HRA und HRB?
  
• Wie funktioniert ein Handelsregistereintrag?
  
• Wie hoch sind die Kosten für einen Handelsregistereintrag?
  
• Welche Ereignisse müssen Unternehmen dem Handelsregister melden?
  
• Wie können sich Unternehmen vor Betrugsversuchen beim Handelsregistereintrag schützen?
  
• In welchen Fällen muss ein Handelsregistereintrag gelöscht werden?
  

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister oder Unternehmensregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das notariell beglaubigte Informationen über die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse von Unternehmen enthält. Es wird von den Amtsgerichten geführt und dient vorrangig dazu, Transparenz und Vertrauen im Geschäftsleben zu schaffen.

Unternehmen mit Handelsregistereintrag genießen durch die formelle Registrierung eine höhere Glaubwürdigkeit als Unternehmen ohne Handelsregistereintrag. Potenzielle Partner/innen, Investorinnen und Investoren, Banken, Gläubiger/innen oder Behörden bestehen vor der Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen in vielen Fällen auf einen Handelsregisterauszug. Im ausschließlich elektronisch geführten Handelsregister können alle, demnach auch Privatpersonen, kostenlos nach Firmen suchen und sich deren hinterlegte Informationen anzeigen lassen.

Für Unternehmen hat der Handelsregistereintrag einen weiteren Vorteil: Ihr Firmenname erhält gegenüber ähnlichen Firmennamen der Region einen zusätzlichen Schutz. Denn ein Firmenname darf im Geschäftsverkehr ausschließlich von Unternehmen geführt werden, die im Handelsregister eingetragen sind.

In welchen Fällen ist eine Handelsregistereintragung verpflichtend?

Alle Personen und Gesellschaften, die in Deutschland im juristischen Sinne als Kaufleute definiert werden, sind verpflichtet, einen Handelsregistereintrag vorzunehmen. Einige Rechtsformen werden automatisch als Kaufleute eingestuft. Dies sind:

• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
  
• Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt (UG)
  
• Offene Handelsgesellschaft (OHG)
  
• Kommanditgesellschaft (KG)
  
• Aktiengesellschaft (AG)
  

Darüber hinaus ist eine Handelsregistereintragung verpflichtend für eingetragene Kaufleute, das heißt Einzelunternehmer/innen, die ein Handelsgewerbe betreiben. Voraussetzung ist, dass ihre Tätigkeit einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Ist dies der Fall, handelt es sich um Ist-Kaufleute. Erfordert die Tätigkeit keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb, spricht man von Kann-Kaufleuten. Während sich Ist-Kaufleute im Handelsregister zwingend eintragen müssen, ist die Eintragung für Kann-Kaufleute freiwillig. Es kann im Einzelfall allerdings schwierig sein, zu bestimmen, ob ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vorliegt – denn klare gesetzliche Vorgaben gibt es nicht. Beurteilungskriterien sind unter anderem der Umsatz, das Betriebsvermögen, die Anzahl der Mitarbeiter/innen und Standorte sowie die Art und Vielfalt der erbrachten Dienstleistungen oder die Menge der Produkte.

In welchen Fällen ist eine Handelsregistereintragung nicht verpflichtend?

Ein Handelsregistereintrag ist nicht für alle Rechtsformen verpflichtend. Kleingewerbe, die keinen kaufmännischen Betrieb führen, müssen sich beispielsweise nicht registrieren, können dies aber freiwillig tun. In diesem Fall werden sie automatisch zu eingetragenen Kaufleuten mit allen dazugehörigen Rechten und Pflichten – wie der Ergänzung des Firmennamens um das Kürzel „e.K.“. Eine GbR wird durch einen Handelsregistereintrag automatisch in eine OHG umgewandelt.

Freiberufler/innen werden hingegen grundsätzlich nicht ins Handelsregister eingetragen. Dies gilt auch, wenn sie mit anderen Personen eine Freiberufler-GbR oder Partnerschaftsgesellschaft gründen. Diese Rechtsformen werden im Partnerschaftsregister für freie Berufe eingetragen.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, für welche Rechtsformen ein Handelsregistereintrag verpflichtend ist und für welche nicht.

Pflicht zum Handelsregistereintrag nach Rechtsform

Was ist HRA und HRB?

Wer in Deutschland einen Handelsregistereintrag vornehmen möchte, stößt zwangsläufig auf die Abkürzungen „HRA“ und „HRB“. Sie stehen für zwei Abteilungen des Handelsregisters, die sich hinsichtlich der Art der eingetragenen Gesellschaften unterscheiden.

In die „Handelsregister Abteilung A“ (HRA) werden eingetragene Kaufleute, Personengesellschaften wie die KG und OHG sowie rechtsfähige wirtschaftliche Vereine eingetragen. Die „Handelsregister Abteilung B“ (HRB) enthält hingegen alle Informationen, die Kapitalgesellschaften betreffen – darunter die GmbH, UG oder AG. Die Handelsregisternummern der Unternehmen beginnen jeweils mit dem Kürzel der Abteilung, der sie zugeordnet sind, das heißt „HRA“ oder „HRB“.

Wie funktioniert ein Handelsregistereintrag?

Ein Handelsregistereintrag ist in Deutschland in wenigen Schritten möglich:

• Rechtsformwahl und Vorbereitung: Im ersten Schritt müssen Sie festlegen, welche Rechtsform Ihr Unternehmen haben soll. Prüfen Sie zudem, ob der gewählte Firmenname zulässig ist und erstellen Sie die je nach Rechtsform erforderlichen Gründungsdokumente – beispielsweise einen Gesellschaftsvertrag.
  
• Beratung durch Notar/in: Die Handelsregistereintragung können Sie nicht persönlich vornehmen. Sie benötigen eine Notarin beziehungsweise einen Notar, der Ihre Anmeldeunterlagen erstellt und schließlich einreicht. Suchen Sie daher zunächst eine Notarin oder einen Notar und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
  
• Übermittlung erforderlicher Informationen: Die Notarin beziehungsweise der Notar benötigt einige Pflichtangaben, um den Handelsregistereintrag anzustoßen. Diese unterscheiden sich je nach Rechtsform des Unternehmens. In jedem Fall benötigt werden unter anderem folgende Informationen, die Sie dem Notarbüro übermitteln sollten:
  
  • Rechtsform und Branche des Unternehmens
    
  • Firmenname
    
  • Name und Anschrift des Firmensitzes sowie sämtlicher Zweigstellen
    
  • Namen der Inhaberinnen sowie der persönlich haftenden Gesellschafterinnen
    
  • Namen der vertretungsberechtigten Personen
    
  • Höhe des Grund-, Stamm- oder Kommanditkapitals
    
• Notarielle Beglaubigung: Sämtliche Unterlagen und Formalitäten werden von Ihrer Notarin beziehungsweise Ihrem Notar geprüft. Ist alles vollständig und korrekt, leisten die Gründer/innen beziehungsweise Geschäftsführer/innen des Unternehmens eine Unterschrift, die notariell beglaubigt wird.
  
• Einzahlung des Stammkapitals: Sofern die von Ihnen gewählte Rechtsform ein Stammkapital vorsieht, müssen Sie dieses auf Ihr Geschäftskonto einzahlen. Senden Sie den Einzahlungsbeleg anschließend an Ihre Notarin oder Ihren Notar.
  
• Einreichung der Unterlagen: Die Notarin oder der Notar übermittelt schließlich sämtliche Informationen und Dokumente elektronisch an das zuständige Amtsgericht.
  
• Prüfung durch das Amtsgericht: Das Amtsgericht prüft die eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit und Rechtskonformität. Dies kann je nach Rechtsform und Amtsgericht einige Tage bis maximal wenige Wochen dauern.
  
• Zahlung der Eintragungsgebühren: Das Amtsgericht stellt einen Gebührenbescheid aus, der die Kosten für die Eintragung sowie gegebenenfalls die Veröffentlichung enthält. Diese Eintragungsgebühren müssen Sie bezahlen, um den Handelsregistereintrag abzuschließen.
  
• Eintragung und Bekanntmachung: Schließlich erfolgt die Eintragung Ihres Unternehmens ins Handelsregister. Die Eintragung wird im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht.
  
• Erhalt des Handelsregisterauszugs: Nach der Eintragung erhalten Sie einen Handelsregisterauszug, der den aktuellen Stand Ihres Unternehmens im Handelsregister dokumentiert. Sollten sich wesentliche Daten ändern, muss dies dem zuständigen Amtsgericht gemeldet werden.
  

Handelsregistereintrag in Deutschland: Schritt für Schritt

Wie hoch sind die Kosten für einen Handelsregistereintrag?

Die Kosten für einen Handelsregistereintrag in Deutschland variieren in Abhängigkeit mehrerer Faktoren – darunter die gewählte Rechtsform, die Höhe des Stammkapitals sowie die Anzahl der Gesellschafter/innen. Eine gute Anlaufstelle für eine ungefähre Kostenschätzung sind die Industrie- und Handelskammern. Hier finden Sie in vielen Fällen zuverlässige Gebührenübersichten, die bestenfalls nicht nur die Kosten für den eigentlichen Handelsregistereintrag beinhalten, sondern zusätzlich die Kosten für die Notarin beziehungsweise den Notar.

Die IHK Koblenz berechnet beispielsweise die Gesamtkosten für den Handelsregistereintrag einer OHG mit zwei Gesellschafterinnen beziehungsweise Gesellschaftern mit 240 €. Bei eingetragenen Kaufleuten sind es 170 € für eine Erstanmeldung, bei einer KG je nach Einlage 208 bis 253,60 €.

Weitere Details zu den amtlichen Gebühren finden Sie auch in der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV).

Welche Ereignisse müssen Unternehmen dem Handelsregister melden?

Unternehmen müssen bestimmte Ereignisse oder Änderungen, die die im Handelsregister eingetragenen Informationen betreffen, unverzüglich melden und entsprechend im Handelsregister aktualisieren lassen. Erst nach der Aktualisierung des Handelsregistereintrags sind die Änderungen rechtsgültig. Die meldepflichtigen Ereignisse umfassen:

• Umfirmierungen
  
• Verlegung des Firmensitzes
  
• Eröffnung, Verlegung oder Schließung von Zweigniederlassungen
  
• Wechsel in der Geschäftsführung oder Änderungen der Vertretungsregelungen
  
• Ein- oder Austritt von Gesellschafterinnen und Gesellschaftern
  
• Satzungsänderungen
  
• Änderungen des Unternehmensgegenstandes oder Tätigkeitsfeldes
  
• Erhöhung oder Herabsetzung des Stammkapitals
  
• Insolvenzverfahren
  
• Auflösung und Liquidation des Unternehmens
  

Die Mehrzahl der Ereignisse erfordert eine erneute notarielle Beglaubigung. Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Anmeldung oder Aktualisierung der Daten nicht nachkommen, können vom zuständigen Amtsgericht mit einem Zwangsgeld belegt werden. Dieses darf laut § 14 HGB 5.000 € nicht überschreiten.

Wie können sich Unternehmen vor Betrugsversuchen beim Handelsregistereintrag schützen?

Einige Kriminelle machen sich den Umstand zunutze, dass Eintragungen und Änderungen im Handelsregister im Internet veröffentlicht werden. Auf Grundlage dieser Daten erstellen und versenden sie falsche Rechnungen oder unseriöse Angebote an Unternehmen. So erhalten Unternehmen immer wieder vermeintliche Rechnungen vom Handelsregister, die von amtlichen Schreiben nur schwer zu unterscheiden sind. Mitunter wird auch die kostenpflichtige Aufnahme in andere, angeblich existierende Register und Datenbanken angeboten.

Es gilt, genau hinzuschauen, um falsche Dokumente und unseriöse Anfragen zu erkennen. Einen Hinweis können die Namen der Absender/innen geben. Meist sind diese an das Wort „Handelsregister“ angelehnt und beinhalten Begrifflichkeiten wie „Handel“, „Gewerbe“ und „Register“. Das Resultat sind dann irreführende Firmennamen wie „Bundesverlag Anzeiger Handelsregister“ oder „Deutscher Gewerberegisterverlag“.

Es sollte zudem geprüft werden, an wen das Geld überwiesen werden soll. Auf falschen Rechnungen sind meist private Empfänger/innen aufgeführt. Zahlungen ans Handelsregister werden jedoch im Normalfall über die Justizkasse des zuständigen Bundeslandes abgewickelt. Wenn die IBAN nicht mit „DE“ beginnt, sondern auf ein ausländisches Konto hinweist, kann von einem Betrugsversuch ausgegangen werden.

Auch die angegebenen Zahlungsfristen und Säumnisgebühren sollten Sie sich genau anschauen. Bei offiziellen Rechnungen wird im Regelfall ein Zahlungsziel von 14 Tagen angegeben. Die Zahlungsfristen auf gefälschten Rechnungen betragen häufig nur wenige Werktage. Darüber hinaus werden hohe Gebühren angedroht, wenn das Geld nicht schnell überwiesen wird.

Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie ein echtes oder ein gefälschtes Schreiben erhalten haben, nehmen Sie im Zweifelsfall Kontakt mit Ihrer Notarin beziehungsweise Ihrem Notar auf.

In welchen Fällen muss ein Handelsregistereintrag gelöscht werden?

Ein Handelsregistereintrag kann jederzeit wieder gelöscht werden. Hierfür müssen Unternehmen lediglich einen schriftlichen Antrag auf Löschung notariell beglaubigen und beim Amtsgericht einreichen lassen. Durch die Löschung des Handelsregistereintrags wird das Unternehmen offiziell beendet und ist damit rechtlich nicht mehr existent.

Eine Löschung der Handelsregistereintragung ist in einigen Fällen verpflichtend, unter anderem bei der:

• Auflösung des Unternehmens
  
• Verschmelzung oder Übertragung auf ein anderes Unternehmen
  
• Umwandlung eines gewerblichen in ein freiberufliches Unternehmen
  
• Herabstufung eines kaufmännischen Betriebs auf einen nicht-kaufmännischen Betrieb