Per avviare un'attività in Germania, potrebbe essere necessario registrarla nel registro delle imprese. Questo articolo spiega cos'è il registro delle imprese, chi deve registrarsi e quali eventi è necessario segnalare. Spieghiamo inoltre come registrarsi, i costi di registrazione e come annullare una registrazione. Infine, forniamo consigli su come proteggersi da possibili frodi in relazione alle registrazioni commerciali.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è il registro delle imprese?
  
• Quando è obbligatorio iscriversi al registro delle imprese?
  
• Quando non è obbligatorio iscriversi al registro delle imprese?
  
• Cosa sono HRA e HRB?
  
• Come funziona l'iscrizione al registro delle imprese?
  
• Quanto costa l'iscrizione al registro delle imprese?
  
• Quali sono gli eventi che le attività devono segnalare al registro delle imprese?
  
• In che modo le attività possono proteggersi da tentativi di frode durante l'iscrizione al registro delle imprese?
  
• Quando è necessario cancellare un'iscrizione al registro delle imprese?
  

Cos'è il registro delle imprese?

Il registro delle imprese è un elenco pubblico che contiene informazioni autenticate sulla situazione giuridica ed economica delle attività. È gestito dai tribunali locali e serve principalmente a creare trasparenza e fiducia nella vita aziendale.

Le attività iscritte al registro delle imprese godono di una maggiore credibilità rispetto alle attività non iscritte. Potenziali partner, investitori, banche, creditori o autorità spesso insistono per un estratto del registro delle imprese prima di avviare nuovi rapporti commerciali. Il registro delle imprese è tenuto esclusivamente in formato elettronico. Chiunque, compresi i privati, può ricercare attività e visualizzare gratuitamente le relative informazioni memorizzate.

Per le attività, la registrazione offre un altro vantaggio: La ragione sociale riceve una protezione aggiuntiva contro nomi simili in quell'area geografica. Solo le attività iscritte al registro delle imprese possono utilizzare una ragione sociale nelle transazioni commerciali.

Quando è obbligatorio iscriversi al registro delle imprese?

Tutte le persone fisiche e giuridiche legalmente definite in Germania come commercianti sono tenute a registrarsi nel registro delle imprese. Alcune forme giuridiche vengono automaticamente classificate come commercianti. Nello specifico:

• Società a responsabilità limitata (GmbH)
  
• Società imprenditoriale a responsabilità limitata (UG)
  
• Società in nome collettivo (OHG)
  
• Società in accomandita semplice (KG)
  
• Società per azioni (AG)
  

L'iscrizione al registro delle imprese è obbligatoria anche per i commercianti registrati (vale a dire, i titolari di ditte individuali che gestiscono un'attività commerciale). La condizione è che la loro attività richieda un'attività commerciale. Se questo è il caso, si tratta di un "commerciante di fatto". Se l'attività non richiede un'operazione commerciale, viene definita "commerciante registrabile facoltativamente". Sebbene i commercianti di fatto siano tenuti a registrarsi nel registro delle imprese, i commercianti registrabili facoltativamente possono scegliere se registrarsi o meno.

In alcuni casi, tuttavia, può essere difficile determinare se esiste un'attività commerciale perché non ci sono chiari requisiti legali. I criteri di valutazione includono il fatturato, i beni aziendali, il numero di dipendenti e di sedi e il tipo e la varietà dei servizi forniti o la quantità dei prodotti.

Quando non è obbligatorio iscriversi al registro delle imprese?

L'iscrizione al registro delle imprese non è obbligatoria per tutte le forme giuridiche. Ad esempio, le piccole imprese che non gestiscono un'attività commerciale non sono tenute a registrarsi, ma possono farlo su base volontaria. In questo caso, diventano automaticamente commercianti registrati con tutti i diritti e gli obblighi del caso, come l'aggiunta dell'abbreviazione "e.K." alla ragione sociale. Quando una GbR viene iscritta al registro delle imprese, diventa automaticamente una OHG.

I liberi professionisti, invece, di norma non sono iscritti al registro delle imprese. Questo vale anche se si costituisce una GbR di libera professione o una società con altre persone. Queste forme giuridiche sono iscritte al registro delle società di persone per le libere professioni.

La tabella seguente fornisce una panoramica delle persone giuridiche che richiedono l'iscrizione al registro delle imprese e di quelle che non la richiedono.

Obbligo di iscrizione al registro delle imprese in base alla forma giuridica

Cosa sono HRA e HRB?

Chiunque voglia effettuare un'iscrizione al registro delle imprese in Germania si imbatterà inevitabilmente nelle abbreviazioni "HRA" e "HRB". Rappresentano due divisioni del registro delle imprese, che differiscono per quanto riguarda i tipi di attività registrate.

Gli operatori registrati, le società di persone come KG e OHG e le associazioni commerciali legali sono iscritti nella "Divisione A del registro delle imprese" (HRA). La "Divisione B del registro delle imprese" (HRB), invece, contiene tutte le informazioni relative alle società, tra cui GmbH, UG o AG. I numeri delle attività nel registro delle imprese iniziano con l'abbreviazione della divisione pertinente (ad es. HRA o HRB).

Come funziona l'iscrizione al registro delle imprese?

L'iscrizione al registro delle imprese in Germania richiede alcuni passaggi:

• Selezione della forma giuridica e preparazione: Il primo passo è determinare quale forma giuridica avrà la tua attività. Verifica inoltre se la ragione sociale scelta è ammissibile e crea i documenti costitutivi necessari per la costituzione giuridica, ad esempio lo statuto.
  
• Servizi di consulenza da parte di un notaio: Non è possibile effettuare un'iscrizione al registro delle imprese da soli. Avrai bisogno di un notaio per preparare e presentare i tuoi documenti di registrazione. Pertanto, trova innanzitutto un notaio e fissa un appuntamento per una consulenza.
  
• Trasferimento delle informazioni richieste: Il notaio ha bisogno di alcune informazioni obbligatorie per avviare l'iscrizione al registro delle imprese. Queste informazioni possono variare a seconda del tipo di forma giuridica dell'attività. In ogni caso, sono richieste, tra le altre cose, le seguenti informazioni, che dovresti fornire allo studio notarile:
  
  • Forma giuridica dell'attività e settore
    
  • Ragione sociale
    
  • Nome e indirizzo della sede centrale dell'attività e di tutte le filiali
    
  • Nomi dei proprietari e dei soci personalmente responsabili
    
  • Nomi dei rappresentanti autorizzati
    
  • Importo del capitale di base, sociale o della società in accomandita semplice
    
• Certificazione notarile: Tutti i documenti e le formalità saranno verificati dal vostro notaio. Se tutto è completo e corretto, i fondatori o gli amministratori delegati dell'attività forniscono una firma, che viene autenticata.
  
• Deposito del capitale sociale: Se la forma giuridica che hai scelto richiede un capitale sociale, devi depositarlo sul tuo conto aziendale. Quindi invia la ricevuta di deposito al tuo notaio.
  
• Invio dei documenti: Il notaio trasmette tutte le informazioni e i documenti per via elettronica al tribunale locale competente.
  
• Revisione da parte del tribunale locale: Il tribunale distrettuale esamina i documenti presentati per verificarne la completezza e la conformità giuridica. A seconda della forma giuridica e del tribunale locale, questo processo può richiedere da alcuni giorni a, al massimo, qualche settimana.
  
• Pagamento delle imposte di registro: Il tribunale distrettuale emette un avviso di contribuzione che include i costi per la registrazione e, se necessario, la pubblicazione. È necessario pagare le imposte di registro per finalizzare l'iscrizione al registro delle imprese.
  
• Registrazione e avviso ufficiale: L'iscrizione della vostra attività al registro delle imprese è il passo finale. L'iscrizione è pubblicata nella Gazzetta federale elettronica.
  Ricezione dell'estratto del registro delle imprese: Dopo la registrazione, riceverete un estratto del registro delle imprese che documenta lo stato attuale della vostra attività nel registro. Se cambiano informazioni importanti, è necessario segnalarlo al tribunale locale competente.
  

Iscrizione al registro delle imprese in Germania: guida dettagliata

Quanto costa l'iscrizione al registro delle imprese?

I costi per l'iscrizione al registro delle imprese in Germania variano a seconda di diversi fattori, tra cui la forma giuridica scelta, l'importo del capitale sociale e il numero di soci. Un buon punto di partenza per una stima approssimativa dei costi è la Camera di commercio e dell'industria (DIHK). In molti casi, qui troverete una panoramica affidabile delle tariffe, che idealmente include i costi per l'iscrizione al registro delle imprese e i costi per il notaio.

L'IHK Koblenz, ad esempio, calcola in 240 euro i costi totali per l'iscrizione al registro delle imprese di una società in nome collettivo con due soci. Per gli operatori registrati, la registrazione iniziale costa 170 euro e per una KG (società in accomandita semplice), la registrazione iniziale costa tra 208 e 253,60 euro, a seconda del deposito.

Ulteriori dettagli sulle tariffe ufficiali sono disponibili anche nell'Ordinanza sulle tariffe del registro delle imprese (HRegGebV).

Quali sono gli eventi che le attività devono segnalare al registro delle imprese?

Le attività sono tenute a segnalare immediatamente determinati eventi o modifiche che incidono sulle informazioni iscritte nel registro delle imprese e a farle aggiornare di conseguenza. Le modifiche saranno giuridicamente efficaci solo dopo l'aggiornamento dell'iscrizione nel registro delle imprese. Gli eventi che devono essere segnalati includono:

• Cambi di nome
  
• Trasferimento della sede centrale dell'attività
  
• Apertura, trasferimento o chiusura di filiali
  
• Cambiamenti nella gestione o nella rappresentanza
  
• Entrata o uscita di partner
  
• Modifiche statutarie
  
• Cambiamenti nello scopo o nel settore di attività dell'attività
  
• Aumento o diminuzione del capitale sociale
  
• Procedure d'insolvenza
  
• Scioglimento e liquidazione dell'attività
  

La maggior parte degli eventi richiede una nuova certificazione notarile. Le attività che non rispettano l'obbligo di registrare o aggiornare le informazioni possono essere multate dal tribunale locale competente. Ai sensi dell'articolo 14 del Codice commerciale tedesco (HGB), tale importo non può superare i 5.000 euro.

In che modo le attività possono proteggersi da tentativi di frode durante l'iscrizione al registro delle imprese?

Alcuni criminali approfittano del fatto che le iscrizioni e le modifiche al registro delle imprese vengono pubblicate online. Sulla base di queste informazioni, creano e inviano fatture false o offerte dubbie alle attività. Alcune imprese ricevono quelle che sembrano essere fatture del registro delle imprese che sono difficili da distinguere dalle lettere ufficiali. A volte le attività ricevono offerte per essere incluse in altri registri e banche dati presumibilmente esistenti a pagamento.

È importante un esame attento per identificare documenti falsi e richieste dubbie. I nomi dei mittenti possono essere un indizio. Di solito si basano sulla frase "Registro delle imprese" e contengono termini come "commercio", "commerciale" e "registro". Il risultato sono ragioni sociali fuorvianti come "Bundesverlag Anzeiger Handelsregister" o "Deutscher Gewerberegisterverlag".

Dovresti inoltre controllare a chi verrà trasferito il denaro. Solitamente nelle fatture false sono elencati riceventi privati. Tuttavia, i pagamenti al registro delle imprese sono normalmente elaborati tramite la tesoreria giudiziaria dello Stato federale competente. Se il numero di conto (IBAN) non inizia con "DE" ma indica un conto estero, si può presumere che si tratti di un tentativo di frode.

Dovresti anche prestare molta attenzione ai termini di pagamento e alle penali per i ritardi. Le fatture ufficiali di solito hanno una scadenza di pagamento di 14 giorni. Le scadenze per il pagamento delle fatture false spesso sono a pochi giorni lavorativi di distanza. Potrebbe inoltre essere presente la minaccia di commissioni elevate se il denaro non viene trasferito rapidamente.

Se non sei sicuro se hai ricevuto una lettera autentica o falsa, contatta il tuo notaio.

Quando è necessario cancellare un'iscrizione al registro delle imprese?

L'iscrizione al registro delle imprese può essere cancellata in qualsiasi momento. A tal fine, le attività devono semplicemente far autenticare una richiesta scritta di cancellazione e presentarla al tribunale locale. La cancellazione dell'iscrizione al registro delle imprese pone ufficialmente fine all'attività, che non esiste più per legge.

La cancellazione dal registro delle imprese è obbligatoria in alcuni casi, tra cui:

• Scioglimento dell'attività
  
• Fusione o trasferimento ad altra attività
  
• Trasformazione di un'attività commerciale in un'attività di libera professione
  
• Declassamento di un'attività commerciale a un'attività non commerciale