En Alemania, si quieres constituir una empresa, primero tienes que cumplir con ciertos requisitos. Uno de los más importantes es conseguir un número fiscal. Es imprescindible, porque los autónomos y las empresas no pueden hacer negocios en Alemania sin él.

En este artículo te explicamos qué es un número fiscal, quién lo necesita y por qué es necesario para las actividades comerciales cotidianas. También te explicamos la manera de solicitarlo en Alemania, qué documentos necesitas y qué plazos debes tener en cuenta.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un número fiscal?
  
• ¿Quién tiene que solicitar un número fiscal?
  
• ¿Por qué las empresas alemanas necesitan un número fiscal?
  
• ¿Cómo solicitan un número fiscal las empresas alemanas?
  
• ¿Qué documentos necesitan las empresas para solicitar un número fiscal alemán?
  
• ¿Qué plazos deben conocer las empresas alemanas?
  

¿Qué es un número fiscal?

El número fiscal es un número que identifica de forma exclusiva a las personas físicas y jurídicas que pagan impuestos en Alemania. La oficina de impuestos correspondiente los asigna para que las declaraciones y los pagos de impuestos se puedan identificar claramente. Los números fiscales son imprescindibles para que las empresas, los autónomos y los freelancers puedan cumplir con sus obligaciones fiscales según las normas.

La longitud del número fiscal varía según el estado federado. En muchos estados federados alemanes, este número sigue un esquema estándar de 10 a 11 dígitos. Sin embargo, también existe un esquema nacional de 13 dígitos que se desarrolló para presentar declaraciones de impuestos electrónicas a través del portal ELSTER.

El número fiscal contiene diversa información que permite identificar claramente al sujeto pasivo. Esto incluye el número de la oficina tributaria y el número de distrito, que representa la región geográfica dentro de la oficina tributaria. Además, el número contiene el número de identificación personal del sujeto pasivo y un código de verificación para validar el número completo.

En la página web de la Oficina Federal Central de Impuestos (Bundeszentralamts für Steuern, o BZSt) encontrarás una tabla para convertir tu número fiscal al sistema nacional.

Número fiscal frente a ID fiscal

En Alemania, existe una diferencia entre el número fiscal y el número de identificación fiscal (ID fiscal). Todos los ciudadanos alemanes reciben un ID fiscal de la BZSt al nacer. Este número es válido durante toda la vida y no cambia aunque la persona modifique su nombre o su lugar de residencia.

Los ID fiscales se utilizan principalmente para identificar claramente a los ciudadanos en el sistema fiscal. Son obligatorios cuando se comunican con la oficina tributaria, abren una cuenta bancaria, informan a las aseguradoras o solicitan prestaciones por cuidado de los hijos. Además, los empleadores utilizan los ID fiscales para pagar la cantidad correcta de impuesto sobre la renta a la oficina tributaria.

Mientras que el número fiscal es específico para el sujeto pasivo en su función como empresario o autónomo, el ID fiscal está destinado exclusivamente a personas físicas.

¿Quién tiene que solicitar un número fiscal?

Las siguientes formas de negocio en Alemania deben solicitar un número fiscal:

• Empresas unipersonales, incluidos profesionales autónomos, pequeñas empresas y comerciantes registrados

• Asociaciones, como las sociedades generales y las sociedades comanditarias

• Sociedades anónimas, como las sociedades de responsabilidad limitada (GmbH) y las sociedades anónimas (AG)

• Empresas extranjeras con locales comerciales o actividad imponible en Alemania

¿Por qué las empresas alemanas necesitan un número fiscal?

En las actividades diarias de una empresa, el número fiscal es importante, ya que es necesario para cumplir correctamente con determinadas obligaciones fiscales. Entre ellas, las siguientes:

• Declaraciones de impuestos: el número fiscal es necesario para presentar declaraciones de impuestos. Esto se aplica a las declaraciones presentadas por empresas unipersonales y autónomos, así como a las declaraciones del impuesto sobre sociedades y las declaraciones preliminares del impuesto sobre el valor añadido (IVA) presentadas por sociedades.

• Pagos a la oficina tributaria: para cada pago de impuestos, como el impuesto sobre la renta, el impuesto sobre actividades económicas o el IVA, las empresas deben proporcionar el número fiscal para que los pagos puedan documentarse correctamente.

• Comunicación con la oficina tributaria: todas las cartas relevantes enviadas a la oficina tributaria, ya sean consultas, respuestas u objeciones, deben incluir el número fiscal. Esto permite al organismo asignar correctamente la carta a la empresa.

• Facturas: las empresas deben indicar su número fiscal en sus facturas, especialmente si están sujetas al IVA.

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¿Cómo solicitan un número fiscal las empresas alemanas?

Si necesitas un número fiscal en Alemania, debes presentar el cuestionario de registro de impuestos a la oficina de impuestos. Este contiene la información más importante de su empresa y constituye la base de tu registro de impuestos. Los pasos que debes seguir para presentar el cuestionario de registro fiscal son:

Obtén o solicita el cuestionario

Si creas una empresa en Alemania, recibirás automáticamente el cuestionario de registro de impuestos, o deberás solicitarlo. Por ejemplo, cuando registras una empresa o inscribes tu empresa en el Registro Mercantil, no es necesario solicitarlo. En estos casos, la oficina tributaria te lo envía automáticamente.

Por otro lado, los autónomos deben solicitar este formulario a la oficina tributaria. Esto se puede hacer por teléfono o descargando el formulario a través del Ministerio Federal de Finanzas (Bundesministerium der Finanzen o BMF). También se puede rellenar el cuestionario por Internet a través de ELSTER.

Solicita un número fiscal: paso a paso

Regístrate en ELSTER

Para solicitar un número fiscal en Alemania, primero debes registrarte en ELSTER. Esta es la forma más sencilla de completar el cuestionario de registro de impuestos. Para crear una cuenta ELSTER, puedes utilizar un archivo de certificado, un documento de identidad con un dispositivo de lectura y una aplicación de identidad, una llave de seguridad o una tarjeta de firma.

Selecciona el cuestionario de registro de impuestos

Después de registrarte en ELSTER, busca el cuestionario de registro de impuestos en el Centro de formularios. Aquí, debes seleccionar el cuestionario adecuado en función de la forma jurídica de tu empresa. Existen versiones especiales para empresas unipersonales, sociedades, sociedades anónimas y empresas extranjeras que están sujetas a impuestos en Alemania. Asegúrate de seleccionar el formulario adecuado, ya que los requisitos pueden variar según la estructura de la empresa.

Introduce los datos de la empresa

En el siguiente paso, completa el cuestionario, que tiene varias secciones. Debes introducir algunos datos básicos sobre tu empresa, como los siguientes:

• Nombre de la empresa

• Forma jurídica

• Tipo de actividad de la empresa

• Fecha de constitución

• Beneficios estimados

Proporciona datos adicionales

Dependiendo del tipo de empresa, es posible que tengas que introducir información adicional. Las sociedades anónimas, por ejemplo, deben responder a preguntas relativas al impuesto de sociedades, el impuesto sobre actividades económicas y los accionistas de la empresa. En el caso de las empresas individuales, se requiere información adicional sobre los ingresos y la obligación de pagar el IVA.

Revisa el cuestionario y envíalo

Una vez rellenados todos los campos pertinentes, revisa cuidadosamente el cuestionario. Asegúrate de que los datos sean correctos y estén completos. Los datos incompletos o incorrectos pueden provocar retrasos en la tramitación. Si tienes dudas, utiliza la función de ayuda de ELSTER o consulta a un asesor fiscal. Cuando tengas todo listo, puedes enviar el cuestionario cumplimentado.

Recibe tu número fiscal

Después de tramitar la solicitud y revisar el cuestionario, la oficina tributaria te enviará tu número fiscal. Por lo general, se envía por correo postal a la dirección facilitada. El tiempo de tramitación varía entre unos días y varias semanas, dependiendo de la oficina tributaria que realice la revisión y de la cantidad de documentación que hayas presentado. En cuanto recibas tu número fiscal, podrás utilizarlo para asuntos relacionados con los impuestos, como presentar declaraciones y emitir facturas.

¿Qué documentos necesitan las empresas para solicitar un número fiscal alemán?

Para solicitar un número fiscal en Alemania, hay ciertos documentos que debes tener, que dependen del tipo de empresa y de su actividad. Generalmente, se requieren los siguientes documentos:

• Cuestionario registro de impuestos: el cuestionario cumplimentado constituye la base para la solicitud del número fiscal.

• Documento de identidad o pasaporte: necesitas un documento de identificación válido que confirme tu identidad.

• ID fiscal: es necesario tu ID fiscal para registrarte como sujeto pasivo. Esto se aplica especialmente a las empresas unipersonales y a los autónomos.

• Registro mercantil: si operas un negocio, debes presentar el registro mercantil que recibiste del municipio o ciudad correspondiente.

• Información sobre la actividad empresarial y la facturación prevista: en el cuestionario de registro de impuestos, debes indicar el tipo de actividad empresarial y la facturación prevista. Asegúrate de que tus previsiones de facturación y beneficios para el primer y segundo ejercicio financiero sean lo más realistas posible. Las cantidades demasiado bajas o demasiado altas pueden dar lugar a problemas con tu clasificación fiscal.

• Datos bancarios: se necesitan los datos de la cuenta para posibles reembolsos o adeudos directos.

¿Qué plazos deben conocer las empresas alemanas?

De acuerdo con el artículo 138 del Código Fiscal alemán (Abgabenordnung o AO), debes completar y presentar tu formulario de registro de impuestos en un plazo de cuatro semanas desde el inicio de las operaciones comerciales.

Si no cumples con el plazo, normalmente deberás pagar una multa por presentación tardía, de conformidad con la Sección 240 del AO. Si la presentación se retrasa considerablemente, la oficina tributaria tiene la opción de definir las bases imponibles según sus propias estimaciones. Por lo general, estas estimaciones no son favorables para el contribuyente, ya que se basan en supuestos que pueden no corresponder con los ingresos reales. Los retrasos adicionales en el registro pueden dar lugar a multas o procedimientos penales relacionados con los impuestos.